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Cómo manejar fácilmente tu lista de asistentes [Eventtia]

12-oct-2017 17:04:31 / by Victoria

Manejar eficientemente una lista de asistentes es crucial para realizar tareas como el check-in, la concepción de las comunicaciones antes y después del evento, tener mejor control sobre quien puede acceder a ciertas actividades del evento, etc. Al tener criterios claros de segmentación, sacas provecho de tu lista de invitados y la utilizas para diferentes propósitos. He aquí una lista de los beneficios adiciones que tu lista de invitados puede darte:

Beneficio 1. Personaliza tus emails

Cuando tratas con diferentes tipos de asistentes (oradores, VIP, expositores, participantes, etc.), los profesionales de eventos usualmente necesitan enviar varios emails, creando mensajes de acuerdo a los perfiles de los asistentes. No comunicarás las mismas cosas a oradores y expositores. Una lista de invitados te ayudará en organizar tu audiencia y decidir cómo personalizar estos emails.

Beneficio 2. Invita a la gente a dinámicas privadas dentro del evento

Otro aspecto a destacar de la lista de asistentes es que te posibilita segmentar tu público así como enviar invitaciones especiales a cada tipo de asistentes; por ejemplo, invitando a los huéspedes o a los oradores a un cóctel privado planeado exclusivamente para ello.

Beneficio 3. Organiza la información sobre tus asistentes

Tener la lista de tus invitados facilita el seguimiento en tiempo real de su estatus. ¿Quién se ha registrado pero todavía no ha pagado? ¿Quién ha comprado un tiquete de estudiante, pero todavía necesita comprobar su inscripción en una institución educativa? Una buena lista de asistentes te ayuda a visualizar el estatus de cada asistente en todo momento.

Sin embargo, tratando de organizar la lista de asistentes al evento, sin entender quién es quién… ¿Cuántos errores cometemos y cuántas horas de frustración desperdiciamos en todo ésto?

Por eso es que necesitas un software de eventos eficiente para asistirte. Eventtia puede ahorrarte mucho tiempo y estrés.

Aquí mira como puedes manejar tu lista de invitados solo con unos clicks.

Paso 1. Ve al módulo de Registro y haz click en Tipos

Módulo de registro de evento - Software

Paso 2. Pulsa Agregar para exportar tu lista de asistentes en Excel

Lista de asistentes en excel y en plataforma

Paso 3. Da click en Buscar, selecciona la lista de Excel y da click en Siguiente

Subir lista de excel con asistentes a eventos

Agregar asistentes a eventos en plataforma de organización de eventos

Paso  4. Verifica el perfil de tus asistentes

Software para perfilar de asistentes

Segmentar asistentes a eventos con Eventtia

Cómo puedes ver, gestionar una lista de invitados de Eventtia es la cosa más sencilla al momento de planear tu próximo evento. Así que hazte un favor y comenzar a automatizar este procedimiento.

 

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.