Tendencias en Eventos | Eventtia Blog

Configurar múltiples tipos de asistentes a eventos

10-oct-2017 3:14:42 / by Victoria

Normalmente, cuando navegas a través de la página de funcionalidades de diversos softwares de eventos, encontrarás breves explicaciones de lo que puedes hacer o lograr con estas herramientas digitales. No obstante, si no entiendes completamente el potencial de dicha solución, puedes pasar por alto oportunidades importantes para mejorar la calidad de tu evento. Es por eso que hemos decidido crear una serie de artículos educacionales para ayudarte a maximizar el uso de las herramientas que te ofrece Eventtia. Iniciemos entonces el diálogo acerca de por qué y cómo configurar múltiples tipos de asistentes cuando preparas la inscripción en línea.

Desde miembros del equipo hasta personas VIP, oradores, asistentes, hay un amplio rango de visitantes en cada evento. Los tipos de asistentes podrán variar de un evento al otro. Por ejemplo, si organizas una conferencia médica, podrás configurar múltiples tipos de asistentes tales como investigadores, empleados de la salud, representantes de farmacéuticas, vendedores de equipos médicos y autoridades en políticas de salud.

De esta forma te será posible,

  • Segmentar tu comunicación

Personaliza las comunicaciones de tu evento (invitaciones, campañas masivas de emails, etc.) para cada grupo. No querrás enviar una carta de invitación a tus oradores diciendo “Regístrate y ten acceso a reconocidores oradores de talla mundial”.

Por el contrario, necesitarás configurar múltiples tipos de asistentes y acorde a ellos, confeccionar las comunicaciones. Esto te ayudará a planear una poderosa estrategia de email. Tendrás una mejor comprensión acerca de cómo construir mensajes eficientes y ajustar la estrategia de comunicación a tus necesidades.

  • Diseña diferentes formularios de inscripción

Cuando invitas a alguien a diligenciar el formulario de inscripción, desearás recibir información específica de cada tipo de asistente. Supongamos que tu intención es invitar a los expositores o a los miembros VIP (¡únicamente!) a una cena cóctel y necesitas saber si atenderán o no. En este caso, debes preparar un formulario separado para ellos, haciéndoles esta pregunta en específico.

  • Establece varias categorías para los gastos de inscripción

Los eventos han de tener varios planes de precios. Configura varios tipos de asistentes y define cuánto, por ejemplo, deben pagar los expositores comparados a los asistentes regulares. Adquiere pleno control sobre el proceso de pago al fijar diferentes precios en función de la categoría de asistente.

  • Diversos protocolos de inscripción

Imagina que organizas un evento para pequeños negocios, startups e inversionistas y terminas con una horda de asistentes que no tienen mucho que aportar a tu evento.

Tenemos una solución para eso. Configura múltiples tipos de asistentes y activa un proceso de filtrado para los usuarios que se registran. Así podrás decidir cuáles son relevantes para tu evento. De esta forma, tendrás un mejor control de tu audiencia, decidiendo quién puede asistir y quién no.

  • Determina las reglas de participación

No todos los tipos de asistentes son iguales. Algunos de ellos, los oradores, por ejemplo, pueden tener acceso a ciertos privilegios y zonas del evento. Puedes definir entonces un plan de acción en cada categoría.

¿Cómo puedes configurar diferentes tipos de asistentes? Es muy sencillo.

Paso 1. Ve al módulo de Registro y haz click en Tipos.

Página para registro de asistentes

Paso 2. Haz click en Editar para configurar la información del tipo de asistente.

Configurar tipos de asistentes a eventos

Paso 3. Configura la información de cada tipo de asistente qué desees: (información general, campos del formulario de inscripción, tipo de identificación -badge-, mensajes).

Identificación para asistentes a eventos

Paso 4. Agrega cuántos tipos de asistentes como desees.

Configurar tipos de asistentes a eventos

Sistema para planear eventos

¡Y ya está! No dudes en intentarlo cuándo planees tu próximo evento.

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.