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SOFTWARE PARA EVENTOS ¿CÓMO SABER QUE ESCOGES LA OPCIÓN CORRECTA?

21-feb-2017 12:31:49 / by Victoria

¿Quieres que tu día tenga al menos 35 horas? ¿Buscas desesperadamente que alguien te ayude con tus tareas? ¿Piensas todo el día en palabras como ingresos, salidas, participantes, expositores, feria comercial, conferencias y exhibiciones?

¡Definitivamente eres un organizador de eventos!

La vida de un organizador de eventos nunca es aburrida. Ese es el lado bueno. También trae algo de estrés. Afortunadamente, existen soluciones para facilitar este trabajo. Sin embargo, la diversidad de opciones puede ser abrumadora.

Por eso, encontrar la opción correcta para ti puede tornarse complicado. Pero esto no debe ser una razón para perder el entusiasmo: con seguridad el software para eventos puede traer muchas ventajas a tu labor de organizador de eventos.

¿Cuáles son las tendencias para 2017?

Estadísticas recientemente publicadas por Losberger Temporary Event Structures & Modular Construction muestran lo siguiente:

94% de los gestores de eventos comprarán tecnología para optimizar su rendimiento en el trabajo
75% de los administradores de eventos adquieren apps para fidelizar la relación con sus clientes.1 de cada 4 administradores de eventos manifestaron su deseo de adquirir aplicaciones que integren todo el proceso de registro.

Seguro, uno de tus objetivos para el próximo evento puede ser fidelizar a tus clientes y agilizar el registro. Pero siguen existiendo otros objetivos igualmente deseables. Además, una nueva ola de soluciones tecnológicas incursionan en la industria de eventos y exhibiciones, prometiendo diversos beneficios a sus clientes:

  • Mejorar la eficiencia de la organización de tus eventos
  • Reducir los costos al tiempo que prestas un servicio de primera calidad
  • Obtener valor de la información que obtienes con el fin de ser un líder en tu sector
  • Aumentar tus ingresos
  • Proporcionar una mejor experiencia de evento para tus clientes en cada nuevo encuentro
  • Fortalecer la asistencia a tus muestras comerciales
  • Permitir a los expositores un mejor rendimiento sobre su inversión
  • Eliminación de tareas tediosas en la organización de eventos
  • Y así...

Son promesas muy atractivas. Pero, ¿Cómo se qué puedo confiar en esos beneficios? Además, ¿Puedo estar seguro qué me ayudarán a alcanzar mis metas?

Escoger el software de eventos apropiado para tus necesidades

Ahora sí, entremos en materia. ¿Qué factores necesito considerar para escoger mi proveedor de software? ¿Elijo el software de registro que mi colega mencionó en el trabajo? ¿Me decido por la aplicación que proporcione la mejor experiencia para el usuario? ¿O adquiero simplemente la opción que más acogida tenga en el mercado?

¡No te apresures! Recuerda que adquirir estas tecnologías puede representar una gran inversión para tu empresa, tanto en dinero como en tiempo de trabajo. Por eso esta decisión no la debes tomar precipitadamente.

Cuando se trata de eventos, existen soluciones para casi cualquier cosas que puedas imaginar: desde la reservación de los espacios, el mapeado de proyecciones, manejo de organizadores, etc.

Por eso es necesario que tomes tu tiempo para informarte, probar algunas opciones (sobretodo si puedes hacerlo gratuitamente), comparar diferentes proveedores para asegurarte de estar adquiriendo la solución que mejor corresponde a tus necesidades.

Así, hay ciertos tips que facilitarán tu búsqueda. Hagamos un recuento de estos pasos esenciales que te ayudarán a encontrar el mejor software para ti. ¡Comencemos!

10 PASOS PARA ENCONTRAR EL SOFTWARE DE EVENTOS AJUSTADO A TUS NECESIDADES

DEFINE TUS OBJETIVOS:

Primero lo primero. Antes de comparar las características de potenciales proveedores, debes pensar en cuáles son exactamente tus metas. Esto exige analizar los objetivos de negocio e identificar el porqué de la adquisición de una de estas tecnologías.

Tal vez desees atraer a expositores de más reconocimiento. O tu objetivo podría ser incentivar la realización de negocios dentro del evento. También podrías enfocarte en los visitantes y tu objetivo sería entonces ofrecerles una experiencia de evento única. Aquello que aparezca como un fin prioritario de tu organización determinará en gran medida lo que necesitas.

Reúne a tu equipo y pregunta sobre las dificultades que afrontan y las tareas más críticas. Así puedes especificar mejor la solución que estás buscando.

¡Cuidado! No adquieras un producto solo porque todos están hablando de él. Es verdad, sabemos que muros sociales como iBeacon, impresión 3D y graffiti LCD fueron el trending topic hasta hace poco. Esto no debería impulsarte a adquirir una de esas opciones.

Conclusión: pregúntate porqué quieres implementar un software de eventos y que deseas lograr. Esto te dirá lo que estás buscando.

CONOCE A TU PÚBLICO:

Ahora que has definido tus metas, reflexiona sobre tu audiencia. ¿Quiénes son los participantes en tus eventos? ¿Qué buscan? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Qué puedes ofrecerles para satisfacer sus expectativas?


¿Hacen lo posible para obtener la experiencia de usuario más personalizada posible? ¿Acaso necesitan una presencia fuerte y convincente para promover su evento? ¿Es su prioridad colectar  información valiosa sobre sus visitantes?

¿Ya respondiste estas preguntas? ¡Perfecto! Ya tienes las bases para decidir que tecnología escoger. Estás listo para enfrentarte a todas las opciones que tienes afuera.

ENCUENTRA UN PROVEEDOR ORIENTADO AL CLIENTE:

Asegúrate de encontrar un proveedor que entienda las necesidades que identificaste. Es decir, busca una solución que corresponda a tus metas de negocio, a los retos que afrontas y a las necesidades de tu público.

Tu proveedor puede proporcionarte la solución que buscas únicamente en el caso que entienda quien eres tu y quien es tu público. Si no responden a estos interrogantes, puedes tranquilamente descartar esta opción.

UNA SOLUCIÓN INTEGRAL:

Como bien es sabido, los profesionales de eventos dedican una considerable parte de su tiempo a integrar todos los aspectos de su actividad. Integrar estas diversas áreas es una tarea tediosa y exigente. Tanto el contenido como el tamaño de nuestra lista de cosas pendientes nos parece abrumadora:

  • Coordinar el equipo y todas las áreas involucradas
  • Adjudicar los espacios de exhibición
  • Conseguir patrocinio
  • Promover el evento
  • Logística: entradas, salidas, visitantes, etc.
  • Registro de asistentes
  • Seguridad del evento

Y la lista continúa. Muchos eventos necesitan meses de preparación y al momento de su ejecución, todo debe producirse satisfactoriamente. Para facilitar el manejo del proyecto, busca una solución integral que ofrezca:

  • Sistema de registro
  • Página web del evento
  • Funciones de marketing digital
  • Gestión de ventas de expositores
  • Mapa del sitio de la feria
  • Manejo de datos de participantes
  • Aplicaciones móviles para el evento

La principal ventaja es que no debes tratar con diferentes soluciones para cada una de las tareas que requiere tu evento.

BUSCA UNA HERRAMIENTA DE ANÁLISIS DE DATOS:

En caso de no elegir una solución integral, verifica que tu software de eventos es completamente compatible con otros programas, aplicaciones y plataformas. Debe ser posible integrar esta tecnología de eventos con tu CRM, el sistema de registro y demás áreas de tu actividad.


Es esencial que la herramienta te permita obtener el máximo beneficio de la información que colectaste. Recuerda que exportar e importar información de un sistema a otro puede costarte un tiempo valioso para otras tareas.

¿Cómo puedes ofrecer una mejor experiencia para todos tus usuarios? Para esto te hará falta un programa que te ayude a reunir, categorizar y manipular la información que arrojan tus eventos de la forma más eficiente posible.

¿Deseas impulsar tus ventas y adelantar una labor de mercadeo más efectiva? Averigua por una herramienta que incluya captura de perfiles de los expositores al igual que de sus roles e intereses. Así podrás identificar mejor a cada asistente para proporcionarle un contenido personalizado.

Para tener éxito en el largo plazo es crucial poder decir si has cumplido tus metas tal como las habías concebido al principio. Exige un tablero de control en tiempo real para que puedas seguir el paso a la información que se genera en tu evento.

¡LA MOVILIDAD LO ES TODO!:

¿Tu proveedor te ofrece una integración móvil integrada? La compañía debería ofrecerte una app móvil para cada evento. Mientras más fácil, mejor. Estos son algunas características ineludibles para toda aplicación:

  • Notificaciones push
  • Calendarios
  • Información relevante del evento
  • Programación de reuniones

¿En qué radica la importancia de las aplicaciones móviles? Dejemos que los números hablen por si mismos:

Según una investigación publicada por Statistica, las aplicacionesen la categoría “Usos y Productividad” experimentaron un crecimiento del 125% en ingresos de usuarios durante el año 2015.

CONECTA CLIENTES Y EMPRESAS:

Cada asistente de un evento se encuentra allí por una razón. El éxito de tu evento depende de la satisfacción de las necesidades de los participantes. Un buen software de eventos debe hacer esto posible.

El sistema que escojas debe ofrecer a los participantes la opción de programar sus citas. Así involucras más al cliente, incentivas la comunicación entre la gente correcta y aceleras el ritmo de los negocios.

CONCÉNTRATE EN PROGRESAR:

Como uno de tus objetivos es, seguramente, expandir tu negocio, la herramienta que adoptes también debe adaptarse a ese escenario y acompañarte en tu crecimiento.

Puedes asegurarte de que tu proveedor progresa constantemente si te ofrece:

  • Actualizaciones frecuentes del producto
  • Nuevas características
  • Un blog de ayuda y activo
  • Newsletter

De esta manera sabrás si la compañía se esfuerza en tener a sus clientes informados sobre actualizaciones pertinentes para su actividad y si está produciendo contenido de valor para la industria.

Decídete por una herramienta que usarás en varios eventos y por largos períodos. Considera el tiempo que te tomará a ti y a tu equipo sacar el máximo provecho a la nueva solución. No te desgastes con programas que en realidad no necesitas. Un software de eventos ha de permitirte concentrarte en las actividades críticas de la organización de eventos y no en tareas dispendiosas que consuman tu tiempo.

Lo cual nos lleva a un punto muy importante:

EXIGE UN FANTÁSTICO SERVICIO AL CLIENTE:

Dado que migrar a una nueva tecnología puede traer algunos desafíos, te recomendamos un proveedor de tecnología que te ofrezca soporte 24/7.

Cerciórate de encontrar un equipo de soporte para formarte en las diferentes posibilidades del software. ¿Te ofrecen un demo del programa?¿Soporte técnico?¿Formaciones? Si tu proveedor está dispuesto a asistirte en la transición, tal vez sean la opción indicada para ti.

MIDE TU PRESUPUESTO:

¡Ay, lo sabemos, esta suele ser la principal preocupación! El presupuesto juega un gran papel en la decisión de cual herramienta informática adoptar. Pero debes ser precavido: ¡No caigas en la trampa de escoger un proveedor simplemente porque te ofrecen un buen precio!

Así el presupuesto constituya tu principal restricción, tu prioridad debe ser encontrar la solución que se ajusta a tus necesidades y satisface las expectativas de tus clientes.

Conclusión:

Decidirte por un software de eventos no es tarea fácil. Las consecuencias de las decisiones que tomes pueden llevarte al cumplimiento de tus objetivos o decepcionarte. Por eso debes asegurarte de tomar la mejor opción.

¿Sientes que has hallado un software que te ayuda en la consecución de tus metas, facilita tu  actividad y hace felices a tus participantes? ¿El proveedor tiene buenas referencias y te sientes satisfecho con el demo que te ofrecen? ¡Felicitaciones! Posiblemente has encontrado la solución perfecta para ti. ¡Ya estás listo para tomarte la industria de eventos!

Ahora te toca a ti: Si tienes algo para agregar a esta guía respecto a la elección de la tecnología de eventos apropiada, no dudes en escribirnos. Estaremos más que satisfechos de leer tus opiniones en la sección de comentarios.

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.