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Programmation d’un événement

19 mars 2019 09:13:27 / by Victoria

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À l'époque, en dehors du networking, les personnes assistaient surtout à des événements pour obtenir de précieuses informations à partir  des séances de travail et des intervenants de renom. Assister à un événement signifiait avoir un nouveau point de vue sur différents sujets.

Des actualités industrielles aux stratégies novatrices, en passant par les statistiques et le benchmarking, les personnes pouvaient acquérir des données importantes auxquelles les participants qui n'ont pas assisté à l'événement mettaient des semaines, voire des mois à découvrir.

Mais les temps changent, et de nos jours, de plus en plus de canaux de communications séduisent l’audience avec des idées intéressantes et des informations pertinentes comme les vidéos sur YouTube, les groupes sur Facebook et les groupes mastermind en ligne, pour n'en nommer que quelques-uns.

Compte tenu de toutes les options qui sont à leur disposition, vous constaterez sûrement que les gens sont moins attirés par la programmation de votre événement.

Vous pourriez inviter un leader d'opinion à parler de son nouveau livre, mais que se passerait-il si le discours pour le lancement de son livre avait déjà été publié sur YouTube, il y a un mois ? Bien sûr, certaines personnes pourraient venir pour avoir son autographe ou le rencontrer en personne. Mais quelle valeur votre événement pourrait-il apporter s’il ne faisait qu'accueillir une personne qui va répéter le même discours que celui qui est déjà disponible en ligne ?

D'autre part, concevoir la programmation d’un événement efficace est essentiel pour inciter les gens à participer et pour renforcer la marque de votre événement.

Comment procéder ?

Voici une série de conseils que vous pourriez avoir envie de suivre lors de la préparation des prochaines programmations  :

Conseil n° 1. Adoptez des approches inhabituelles

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Les personnes qui partagent les mêmes idées se concentrent généralement sur les mêmes sujets. Les personnes qui veulent devenir entrepreneurs se concentrent sur des sujets tels que la motivation, l'investissement, le développement, le recrutement, la gestion d'équipes, etc. Les personnes qui veulent lancer une chaîne YouTube s’intéressent à des sujets tels que les équipements vidéo, au référencement sur YouTube, à la manière d’enregistrer leur vie quotidienne, etc.

Les professionnels essaient toujours de gérer tous les éléments importants, il s’en ressent alors un certain manque d'imagination en termes de nouvelles approches.

C’est là que vous pourriez intervenir pour améliorer la programmation de l'événement.

Par exemple, au lieu d'organiser un autre événement sur le digital marketing, vous pourriez faire le lien entre les réactions physiques des personnes qui font face aux interruptions des publicités en ligne lorsqu'ils regardent des vidéos YouTube, ainsi que les conséquences à long terme que cette stratégie va apporter à la marque.

Ici, l'idée est de proposer de nouvelles approches ou de nouvelles choses dont les personnes ne discutent pas habituellement et d'offrir à vos participants un programme réellement novateur et intéressant.

Conseil n° 2. Donnez aux participants le plus d’opportunités possible

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Il est difficile de cibler les bons participants lorsque les sujets sont vastes. En outre, il est d’autant plus difficile d'attirer du monde à votre événement lorsque les sujets que vous allez aborder ne sont pas assez spécifiques. Si nous prenons l'exemple précédent et annonçons que vous planifiez un événement sur le digital marketing, vous devrez trouver un sujet spécifique et établir la programmation de votre événement en fonction de ce sujet en particulier.

Il peut s'agir, par exemple, de l’Inbound marketing pour les experts SEO, ou des astuces sur le référencement naturel pour les rédacteurs freelance, ou même de la stratégie de contenu pour les entreprises qui utilisent le SaaS.

Les sujets spécifiques déterminent non seulement le groupe cible de votre événement, mais il vous donne également la possibilité d'offrir à vos participants des informations pertinentes et approfondies sur un sujet qui a de l’importance pour eux.

Ne vous limitez pas à de grands thèmes.

Essayez toujours d'affiner autant que possible vos thématiques et d’en tirer toutes les informations significatives que vos participants ne pourront trouver nulle part ailleurs.

Conseil n° 3. Invitez des auteurs ainsi que les personnes dont ils parlent dans leurs livres

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Les auteurs récemment publiés sont toujours captivants. Ils peuvent donner des aperçus fascinants sur les recherches qu'ils ont menées dans l’écriture de leurs livres. Mais ces informations deviennent obsolètes assez rapidement, c’est la raison pour laquelle de petites astuces en plus sont les bienvenues.

Par exemple, vous pourriez organiser une table ronde avec le(s) auteur(s) et les personnes dont il(s) parle(nt) pour discuter du sujet du livre selon leurs différentes perspectives.

Le Reagan Foundation Forum and the conversation nous fourni un exemple récent, avec le multimilliardaire et entrepreneur Peter Thiel ainsi que le célèbre marketeur Ryan Holiday qui a écrit un livre sur le conflit entre Thiel et Gawker.

Cette formule va certainement intriguer vos participants, car c'est quelque chose qui sort de l'ordinaire.

Conseil n° 4. Offrez des “master class” avec des chefs d’entreprise

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Invitez vos participants non seulement à écouter les intervenants de votre événement, mais aussi à apprendre d'eux. Au lieu de faire des conversations formelles, des tables rondes ou de séances plénières, vous pourriez enrichir le programme de votre événement à partir d'une série de petits ateliers et de séances données par vos conférenciers.

Cela boosterait la qualité de votre événement qui offrira à la fois partage de connaissances et de compétences. Cela constitue un atout non négligeable et une expérience unique que vos participants apprécieront.

Conseil n° 5. Organisez des débats entre des leaders d'opinion controversés

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Vouloir corser un petit peu le jeu n’est pas forcément une mauvaise chose. Voir des conférenciers qui représentent deux points de vue opposés sur un sujet pourrait intéresser plusieurs personnes.  

Vous pourriez par exemple inviter un représentant d'Airbnb et un gérant d'hôtel qui a été affecté par la nouvelle économie du partage. Ou bien, vous pourriez présenter à vos participants un débat entre des personnes influentes qui sont pour ou contre la légalisation de la marijuana.

L'idée ici est d'aborder des sujets sensibles qui seront particulièrement intéressants pour vos participants.

Évidemment, ce n'est pas toujours aussi facile de garder une conversation civilisée, mais ces débats peuvent générer des idées intéressantes pour vos participants et leur fournir une expérience enrichissante.

Conseil n° 6. Idées de Crowdsourcing pour la programmation de votre événement

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Avant de créer la programmation de l'événement, faites un sondage rapide dans les réseaux sociaux, demandez à votre audience de vous faire part de leurs avis. Énumérez une série de sujets d'événements potentiels et demandez aux participants de voter sur ceux qu'ils trouvent les plus intéressants.

Vous pouvez aussi demander directement à vos abonnés leurs plus grandes difficultés puis les questions auxquelles ils aimeraient avoir des réponses au cours de l'événement.

Ce feedback vous permettra de mieux comprendre ce que votre audience attend de votre événement. Il vous donnera également les informations nécessaires sur ce à quoi le programme de votre événement devrait ressembler.

Conseil n° 7. N'oubliez pas le newsjacking

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Enfin, pour que la programmation de votre événement soit réellement attrayante, vous pouvez toujours essayer le newsjacking qui est une pratique marketing dans laquelle vous intégrez votre marque ou votre produit dans les médias afin de la/le faire connaître et de la/le promouvoir.

Un newsjacking fait par Google est un exemple assez judicieux. À un certain moment, le drone était devenu une vraie tendance dans le domaine médiatique. Tout le monde s’est renseigné sur les drones car le sujet a généré énormément de trafic.

Ryan Holiday explique : “ Le concept a été évident pour Amazon : à la veille du Cyber Monday, qui est considéré comme l’un des plus grands événements de l’année pour faire du shopping en ligne, Amazon a fait une publicité qui montre leur système de livraison avec un drone qui dépose des colis marqués Amazon sur le pas de la porte des personnes, partout en Amérique. L’astuce, c’est que le système de livraison par drone n’existe pas. Même au moment où j’écris ceci, le système n’existe toujours pas. Mais ça n'a jamais été le but. Amazon a exploité l’actualité à son avantage. Et tout le monde était ébloui pendant 60 minutes puisque Amazon l’a bien réalisé”.

Voici quelques astuces pour que la programmation de votre événement soit mille fois plus attrayante : regardez autour de vous et évaluez ce qui attire réellement l’attention des médias, déterminez la façon dont cela peut vous servir en intégrant un sujet ou une présentation dans le programme. Ainsi, vous susciterez l’attention de l’audience et vous augmenterez vos chances d'obtenir un taux de participation plus élevé.

Créé pour séduire

La programmation d’un événement ne devrait pas simplement être une feuille de route pour vos participants et conçue pour les aider à découvrir l’intégralité de la dynamique du transfert de connaissance. Au contraire, elle devrait promouvoir la valeur réelle de votre événement et pousser plus de personnes à s'inscrire.  

Arrêtez de considérer la programmation de vos événements comme une simple étape logistique que vous devez franchir. Soyez créatif et établissez un agenda impressionnant qui promet de multiples et inoubliables expériences aux participants.

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.