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Comment choisir la ville idéale pour votre prochain événement ?

16 avr. 2019 09:04:06 / by Victoria

 

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Vivre et travailler au niveau mondial est plus qu’une simple tendance.

De nos jours, des compagnies se forment et se développent en étant coordonnées à distance par des équipes réparties à travers le monde entier. Des marques ont combiné les aspects locaux avec un rayonnement international. Des professionnels voyagent partout dans le monde pour faire des affaires, travailler, et pour faire du networking.

Le mouvement à l’international des actifs, des ressources, et des personnes a imposé un changement radical et nous a amenés à reconsidérer la manière de construire de grandes marques, échanger des valeurs, et interagir avec d’autres personnes.

Manifestement, cela est aussi le cas dans l’industrie de l’événementiel.

Le lieu qui va accueillir un événement—que ce soit une ville, un état, un pays — a un impact multidimensionnel.

Premièrement, il est question de logistique et de prix, en plus de la facilité (ou de la difficulté) à se familiariser avec le lieu, trouver des organismes qui peuvent fournir de l’aide (tel que Convention Bureaus), et organiser l’événement.

Deuxièmement, le lieu affectera l'expérience “holistique” de vos participants, impliquant le voyage et l'interaction avec le nouvel environnement.

Pour finir, la portée de votre événement s'étendra sur l’économie locale, incluant le financement des fournisseurs de l’événement, l'accroissement du flux de personne ayant un pouvoir d’achat, et la garantie du retour sur investissement de l’installation.

C’est pourquoi le choix de la ville pour votre prochain événement n’est pas une tâche à prendre à la légère—il y a de multiples aspects et conditions qui doivent être pris en compte.

Si les grandes villes sont habituellement plus attrayantes pour les organisateurs et les participants internationaux, grâce à la facilité d’accès et aux infrastructures mises en place lors de l’événement, les petites villes commencent doucement à être vraiment prometteuses.

Se développer … dans de petites villes

Dans un article de Skift, Allan Leibowitz a déclaré que « Les petites villes veulent constamment accueillir des événements majeurs pour capitaliser la hausse du prix et les contraintes de disponibilité dans les capitales mondiales accueillant traditionnellement des conventions. »  

Il a aussi ajouté, «  Les villes comme Manchester au Royaume Uni, Gothemburg en Suède, et Adélaïde en Australie utilisent toutes leurs ressources dans les secteurs privés et publics ainsi que leurs ressources académiques pour attirer des événements majeurs et pour assurer les bons résultats des organisateurs et des délégués.”

Moins chers, les petites villes se développent rapidement et veulent attirer de grands événements pour construire un lieu de marque et renforcer l’économie locale, elles ont pris une place importante dans l’industrie internationale de l’événement, accompagné de plusieurs villes catégorisées MICE.   

Selon Leibowitz, «  Les villes accueillants traditionnellement des conférences sont toujours les choix par défaut pour les organisateurs d’événements mais la hausse des prix et le manque de capacité rendent les villes secondaires plus attractives. Et quelques-unes travaillent pour mettre en avant leur unique bénéfice. »

En considérant ces nouvelles options infinies, comment allez-vous choisir la meilleure ville pour votre prochain événement ?

Voici quelques conseils pour vous aider :

Conseil #1. Définissez le calibre de l’expertise locale

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Organiser un congrès international dans une ville différente (ou un pays) implique plusieurs risques et problèmes.

Toutefois, vous pouvez surmonter ces challenges en vous préparant à l’avance avec des recherches approfondies sur la destination, en visitant le lieu et en interagissant étroitement avec le bureau de la convention.

Il n’est pas question ici d’estimer l’ampleur de l’événement ou l’expérience de votre équipe, il est probable que vous aurez besoin de l’aide de professionnels locaux de ou d’institutions. Pas seulement parce qu’ils connaissent les coutumes locales et la manière pour améliorer le travail, mais ils peuvent aussi apporter une valeur locale inattendue qui peut donner plus d’impact à votre événement et le rendre inoubliable.

Donc, avant de choisir une ville pour organiser votre prochain événement, vous devez d’abord évaluer ce qu’elle peut offrir et définir le calibre de l’expertise locale en analysant les événements organisés dans la ville et savoir qui les ont organisés.

Conseil #2. Évaluez les efforts marketing de la destination

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Il y a une grande différence entre les petites villes et les petites villes qui veulent attirer plus d’événements internationaux.

Les premières se consacrent peut-être à générer les meilleurs programmes pour les touristes tandis que les secondes construisent les infrastructures nécessaires à un événement qui attireront les différents représentants internationaux de l’industrie.

À part cela, dans l’espoir de transformer leur ville en une destination attirante qui vaut la peine d’être visitée, elles mettront en place une forte stratégie marketing de destination.

Il faut que vous prêtiez attention aux efforts marketing que ces autorités locales font dans leur ville afin d’attirer des événements internationaux.

Conseil #3. Évaluez le profil des autorités locales

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Il est important de connaître le niveau de collaboration existant entre les secteurs publics et privés quand vous choisissez la ville pour votre événement.

Vous avez aussi besoin d’analyser l’implication des autorités locales dans la promotion de leur ville afin de devenir une destination phare en matière d’événement. Généralement, le niveau d’implication vous montrera comment l’infrastructure pour l’événement est développée et combien la ville est conviviale.   

Conseil #4. Cherchez des opportunités de  networking organiques

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Selon Skift report, « Les villes développent leurs campagnes en « Districts d’innovation » pour mieux relier leurs industries high-tech et créatives, les institutions de recherche, les lieux culturels et les centres de convention dans les districts. L’objectif est de créer une expérience plus riche pour les participants à un networking organique et un partage de savoir entre les leaders de l’industrie locale et de l’étranger. »  


La présence de différents clusters de l’industrie et de pôles de connaissance  multipliera les opportunités de networking dont vos participants pourront profiter quand ils assisteront à votre événement. Cela rendra leur expérience plus gratifiante et apportera plus de valeur ajoutée en termes d’affaire et de collaboration avec les institutions locales.

Conseil #5. Identifiez de potentiels challenges logistiques

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Du voyage à l’hébergement, en passant par l’accessibilité du lieu et le transport public, vous devez scruter chaque aspect qui pourrait compliquer l’organisation.

La ville est-elle une destination facile à atteindre? Alors qu’un lieu exotique semble enthousiasmant, si vos participants doivent voyager deux jours avant d’arriver à la ville, cela n’en vaut peut-être pas la peine. S’il y a peu d’alternatives de lieu, peut-être que vous devez chercher d’autres horizons.  

Pour finir, si la ville manque de moyen de transport et que cela risque de causer des problèmes aux participants de partir de leur hôtel pour rejoindre le lieu de l’événement, le mieux est de chercher ailleurs.

En d’autres termes, avant de choisir une destination pour un événement, il est important de considérer les aspects logistiques pour réduire le niveau d’incertitude, et fournir une vraie expérience gratifiante à vos participants.

Une petite ville pleine d’impacte

Londres, Barcelone, Amsterdam, Miami, Las Vegas … toutes ces destinations sont des destinations populaires pour des événements majeurs.   

Toutefois, il y a beaucoup d’autres opportunités et les petites villes ne sont pas seulement bénéfiques en termes de retour sur investissement, elles peuvent aussi fournir une organisation et une expérience authentique incroyable aux participants.

Donc au lieu d’opter pour la prochaine grande ville « en vogue » , peut-être qu’il est temps d’opter pour de plus petites est d’augmenter l’impact de votre événement en choisissant une ville peu reconnue, mais plus confortable et plus intime, une ville où vous pourrez inviter vos participants à se réunir et profiter de quelques jours de plaisir ensemble.

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.