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Mettre en place une équipe d’organisation d’événement en interne

16 mai 2019 04:21:18 / by Victoria

 

Mettez en place votre équipe d'organisation d'événement en interne

Que vous soyez le représentant d'une entreprise ou d'une institution, vous n’êtes pas sans savoir que l’organisation de plusieurs événements nécessite beaucoup d’efforts et de temps.

Particulièrement lorsque vous confiez le travail aux départements Marketing et Communication, ou pire , à votre assistant personnel.

Ne vous méprenez pas : les assistants peuvent apporter une grande aide au niveau de la logistique. Mais sans une réelle expérience en organisation d’événement ou sans l’aide nécessaire, ils pourraient se sentir dépassés et finir par être surmenés.

D’autre part, il y a beaucoup d’organisations ou d’entreprises qui décident de compter sur l’aide d’une agence d’événementiel à chaque fois qu’ils organisent un événement.

Par contre, le problème de ce choix réside dans les dépenses qui pourraient engendrer un énorme trou dans votre budget (et les dépenses vont s’élever d’autant plus à chaque événement).

Y a-t-il une autre alternative ?

Aussi, si vous représentez une grande entreprise ou une institution et si vous organisez de multiples événements chaque année, vous pourriez considérer la possibilité de créer une équipe d’organisation d’événement en interne.

Pourquoi en auriez-vous besoin ?

Premièrement, vous serez à même de concentrer vos efforts et votre propre équipe organisatrice en interne pourra mettre en place une stratégie événementielle suivant vos objectifs marketing.

Deuxièmement, votre équipe logistique vous aidera à développer un savoir-faire spécifique en matière d’événement qui sera votre marque de fabrique, et en même temps elle vous aideront à réunir les bonnes pratiques alignées avec les attentes de votre audience.

Troisièmement, vous aurez un meilleur sur l’organisation de l’événement et le budget.

Comment pourriez-vous mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne?

Voici quelques étapes que vous souhaiteriez prendre en compte :   

Étape #1. Définissez les rôles clés de l’équipe organisatrice

Définissez les rôles clés de l'équipe organisatrice

S’il y a une chose à retenir dès le départ, c’est qu’il est presque impossible pour une personne de gérer la logistique d’un événement à lui tout seul. Une organisation d’équipe, ainsi que la distribution des rôles et des missions sont vraiment nécessaires.

Aujourd’hui, on attend d’un responsable événementiel qu’il exécute toutes sortes de missions (de la création d’un Facebook ads ou d’une application mobile à la négociation avec les fournisseurs en passant par l’analyse des données de l’événement). En fait, vous aurez envie d’engager des professionnels du secteur dont la collaboration fructueuse résultera à des événements grandioses et parfaits.  

Parmi les rôles clés dans une équipe d’organisation d’événement typique, nous retrouvons :

  • un coordinateur
  • un concepteur
  • un analyste des données de l’événement
  • un professionnel de l’événement marketing
  • un concepteur d'expérience pour une marque
  • un responsable média
  • un responsable de l’équipe de production,
  • etc. 
L’important c’est de déterminer la composition de votre équipe.

Étape #2. Choisissez le leader de l’équipe

Choisissez le leader de l'équipe - Eventtia

C’est la personne qui va assurer la stratégie événementielle et qui s’assurera que cette dernière s’aligne avec les objectifs de votre entreprise ou de votre organisation. Il ou elle sera aussi en charge de transmettre la culture de votre institution ou de votre entreprise aux autres membres de l’équipe, en y intégrant les valeurs et la philosophie de votre marque.    

Étant à la tête de l’équipe organisatrice entière, cette personne vous aidera à décider et à faire de la vision de l’événement une réalité, en exploitant pour cela la force de collaboration de son équipe.  

Étape #3. Ne vous focalisez pas sur les diplômes académiques

Focalisez pas sur les diplômes académiques

Dans certains cas, vous serez amené à engager une personne ayant un diplôme spécialisé, tel que des avocats ou des comptables. Toutefois, en ce qui concerne votre équipe d’organisation d’événement, les choses sont un peu différentes.  

L’offre académique pour les professionnels de l’organisation événementielle est un peu rare.

En outre ce travail s’apprend dans la pratique et non en s'asseyant derrière un bureau tout en prenant des notes pendant qu’un professeur dicte les principes de l’organisation événementielle.

Donc au lieu de chercher des diplômes en Management d’événement prestigieux dans les CV des candidats, concentrez-vous sur leurs expériences professionnelles.

  • Combien d’années ont-ils travaillé dans l’industrie de l’événementiel?
  • Est-ce qu’ils ont travaillé pour une agence d’événementiel ou faisaient-ils partie d’une équipe d’organisation d’événement interne?
  • Quelle est leur expertise?

Quand vous engagez une personne, tous ces points ont beaucoup plus de valeur que ses diplômes.

Étape #4. Établissez un travail dynamique

Établissez un travail dynamique

Une fois que vous aurez créé votre équipe d’organisation d’événement interne, vous allez devoir passer à la mise en place d’un calendrier annuel ensemble, établir les dates des événements à venir, et discuter des caractéristiques de chaque événement.

Ensuite, vous devrez décider de la dynamique de travail et de la manière dont votre équipe organisera les événements.

Pour obtenir un résultat proche de vos attentes, demandez à votre nouvelle équipe d’évaluer leurs besoins et décidez des outils digitaux dont ils auront besoin pour accomplir leur mission.

Puis, vous établirez un protocole d’organisation et un système de responsabilisation qui aidera chacun à suivre la progression de leur mission et à évaluer les KPI identifiés.

Pour conclure

Si votre institution ou votre entreprise organise plusieurs événements par année, pas besoin de mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne. Vous pouvez externaliser le travail à une agence d’événementielle ou même laisser votre équipe marketing gérer la logistique (en utilisant une plateforme de gestion d’événement, évidemment).

Cependant, si votre organisation ou votre entreprise organise un grand nombre d’événements, le mieux est d’investir dans une équipe organisatrice d’événement efficace qui travaillera en interne et s’assurera que la stratégie mise en place s’aligne avec les objectifs de vos événements.

Topics: Event Planning

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.