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Mettre en place une équipe d’organisation d’événement en interne

16 mai 2019 04:21:18 / by Victoria posted in Event Planning

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Mettez en place votre équipe d'organisation d'événement en interne

Que vous soyez le représentant d'une entreprise ou d'une institution, vous n’êtes pas sans savoir que l’organisation de plusieurs événements nécessite beaucoup d’efforts et de temps.

Particulièrement lorsque vous confiez le travail aux départements Marketing et Communication, ou pire , à votre assistant personnel.

Ne vous méprenez pas : les assistants peuvent apporter une grande aide au niveau de la logistique. Mais sans une réelle expérience en organisation d’événement ou sans l’aide nécessaire, ils pourraient se sentir dépassés et finir par être surmenés.

D’autre part, il y a beaucoup d’organisations ou d’entreprises qui décident de compter sur l’aide d’une agence d’événementiel à chaque fois qu’ils organisent un événement.

Par contre, le problème de ce choix réside dans les dépenses qui pourraient engendrer un énorme trou dans votre budget (et les dépenses vont s’élever d’autant plus à chaque événement).

Y a-t-il une autre alternative ?

Aussi, si vous représentez une grande entreprise ou une institution et si vous organisez de multiples événements chaque année, vous pourriez considérer la possibilité de créer une équipe d’organisation d’événement en interne.

Pourquoi en auriez-vous besoin ?

Premièrement, vous serez à même de concentrer vos efforts et votre propre équipe organisatrice en interne pourra mettre en place une stratégie événementielle suivant vos objectifs marketing.

Deuxièmement, votre équipe logistique vous aidera à développer un savoir-faire spécifique en matière d’événement qui sera votre marque de fabrique, et en même temps elle vous aideront à réunir les bonnes pratiques alignées avec les attentes de votre audience.

Troisièmement, vous aurez un meilleur sur l’organisation de l’événement et le budget.

Comment pourriez-vous mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne?

Voici quelques étapes que vous souhaiteriez prendre en compte :   

Étape #1. Définissez les rôles clés de l’équipe organisatrice

Définissez les rôles clés de l'équipe organisatrice

S’il y a une chose à retenir dès le départ, c’est qu’il est presque impossible pour une personne de gérer la logistique d’un événement à lui tout seul. Une organisation d’équipe, ainsi que la distribution des rôles et des missions sont vraiment nécessaires.

Aujourd’hui, on attend d’un responsable événementiel qu’il exécute toutes sortes de missions (de la création d’un Facebook ads ou d’une application mobile à la négociation avec les fournisseurs en passant par l’analyse des données de l’événement). En fait, vous aurez envie d’engager des professionnels du secteur dont la collaboration fructueuse résultera à des événements grandioses et parfaits.  

Parmi les rôles clés dans une équipe d’organisation d’événement typique, nous retrouvons :

  • un coordinateur
  • un concepteur
  • un analyste des données de l’événement
  • un professionnel de l’événement marketing
  • un concepteur d'expérience pour une marque
  • un responsable média
  • un responsable de l’équipe de production,
  • etc. 
L’important c’est de déterminer la composition de votre équipe.

Étape #2. Choisissez le leader de l’équipe

Choisissez le leader de l'équipe - Eventtia

C’est la personne qui va assurer la stratégie événementielle et qui s’assurera que cette dernière s’aligne avec les objectifs de votre entreprise ou de votre organisation. Il ou elle sera aussi en charge de transmettre la culture de votre institution ou de votre entreprise aux autres membres de l’équipe, en y intégrant les valeurs et la philosophie de votre marque.    

Étant à la tête de l’équipe organisatrice entière, cette personne vous aidera à décider et à faire de la vision de l’événement une réalité, en exploitant pour cela la force de collaboration de son équipe.  

Étape #3. Ne vous focalisez pas sur les diplômes académiques

Focalisez pas sur les diplômes académiques

Dans certains cas, vous serez amené à engager une personne ayant un diplôme spécialisé, tel que des avocats ou des comptables. Toutefois, en ce qui concerne votre équipe d’organisation d’événement, les choses sont un peu différentes.  

L’offre académique pour les professionnels de l’organisation événementielle est un peu rare.

En outre ce travail s’apprend dans la pratique et non en s'asseyant derrière un bureau tout en prenant des notes pendant qu’un professeur dicte les principes de l’organisation événementielle.

Donc au lieu de chercher des diplômes en Management d’événement prestigieux dans les CV des candidats, concentrez-vous sur leurs expériences professionnelles.

  • Combien d’années ont-ils travaillé dans l’industrie de l’événementiel?
  • Est-ce qu’ils ont travaillé pour une agence d’événementiel ou faisaient-ils partie d’une équipe d’organisation d’événement interne?
  • Quelle est leur expertise?

Quand vous engagez une personne, tous ces points ont beaucoup plus de valeur que ses diplômes.

Étape #4. Établissez un travail dynamique

Établissez un travail dynamique

Une fois que vous aurez créé votre équipe d’organisation d’événement interne, vous allez devoir passer à la mise en place d’un calendrier annuel ensemble, établir les dates des événements à venir, et discuter des caractéristiques de chaque événement.

Ensuite, vous devrez décider de la dynamique de travail et de la manière dont votre équipe organisera les événements.

Pour obtenir un résultat proche de vos attentes, demandez à votre nouvelle équipe d’évaluer leurs besoins et décidez des outils digitaux dont ils auront besoin pour accomplir leur mission.

Puis, vous établirez un protocole d’organisation et un système de responsabilisation qui aidera chacun à suivre la progression de leur mission et à évaluer les KPI identifiés.

Pour conclure

Si votre institution ou votre entreprise organise plusieurs événements par année, pas besoin de mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne. Vous pouvez externaliser le travail à une agence d’événementielle ou même laisser votre équipe marketing gérer la logistique (en utilisant une plateforme de gestion d’événement, évidemment).

Cependant, si votre organisation ou votre entreprise organise un grand nombre d’événements, le mieux est d’investir dans une équipe organisatrice d’événement efficace qui travaillera en interne et s’assurera que la stratégie mise en place s’aligne avec les objectifs de vos événements.

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Comment choisir la ville idéale pour votre prochain événement ?

16 avr. 2019 09:04:06 / by Victoria posted in Event Planning

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Vivre et travailler au niveau mondial est plus qu’une simple tendance.

De nos jours, des compagnies se forment et se développent en étant coordonnées à distance par des équipes réparties à travers le monde entier. Des marques ont combiné les aspects locaux avec un rayonnement international. Des professionnels voyagent partout dans le monde pour faire des affaires, travailler, et pour faire du networking.

Le mouvement à l’international des actifs, des ressources, et des personnes a imposé un changement radical et nous a amenés à reconsidérer la manière de construire de grandes marques, échanger des valeurs, et interagir avec d’autres personnes.

Manifestement, cela est aussi le cas dans l’industrie de l’événementiel.

Le lieu qui va accueillir un événement—que ce soit une ville, un état, un pays — a un impact multidimensionnel.

Premièrement, il est question de logistique et de prix, en plus de la facilité (ou de la difficulté) à se familiariser avec le lieu, trouver des organismes qui peuvent fournir de l’aide (tel que Convention Bureaus), et organiser l’événement.

Deuxièmement, le lieu affectera l'expérience “holistique” de vos participants, impliquant le voyage et l'interaction avec le nouvel environnement.

Pour finir, la portée de votre événement s'étendra sur l’économie locale, incluant le financement des fournisseurs de l’événement, l'accroissement du flux de personne ayant un pouvoir d’achat, et la garantie du retour sur investissement de l’installation.

C’est pourquoi le choix de la ville pour votre prochain événement n’est pas une tâche à prendre à la légère—il y a de multiples aspects et conditions qui doivent être pris en compte.

Si les grandes villes sont habituellement plus attrayantes pour les organisateurs et les participants internationaux, grâce à la facilité d’accès et aux infrastructures mises en place lors de l’événement, les petites villes commencent doucement à être vraiment prometteuses.

Se développer … dans de petites villes

Dans un article de Skift, Allan Leibowitz a déclaré que « Les petites villes veulent constamment accueillir des événements majeurs pour capitaliser la hausse du prix et les contraintes de disponibilité dans les capitales mondiales accueillant traditionnellement des conventions. »  

Il a aussi ajouté, «  Les villes comme Manchester au Royaume Uni, Gothemburg en Suède, et Adélaïde en Australie utilisent toutes leurs ressources dans les secteurs privés et publics ainsi que leurs ressources académiques pour attirer des événements majeurs et pour assurer les bons résultats des organisateurs et des délégués.”

Moins chers, les petites villes se développent rapidement et veulent attirer de grands événements pour construire un lieu de marque et renforcer l’économie locale, elles ont pris une place importante dans l’industrie internationale de l’événement, accompagné de plusieurs villes catégorisées MICE.   

Selon Leibowitz, «  Les villes accueillants traditionnellement des conférences sont toujours les choix par défaut pour les organisateurs d’événements mais la hausse des prix et le manque de capacité rendent les villes secondaires plus attractives. Et quelques-unes travaillent pour mettre en avant leur unique bénéfice. »

En considérant ces nouvelles options infinies, comment allez-vous choisir la meilleure ville pour votre prochain événement ?

Voici quelques conseils pour vous aider :

Conseil #1. Définissez le calibre de l’expertise locale

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Organiser un congrès international dans une ville différente (ou un pays) implique plusieurs risques et problèmes.

Toutefois, vous pouvez surmonter ces challenges en vous préparant à l’avance avec des recherches approfondies sur la destination, en visitant le lieu et en interagissant étroitement avec le bureau de la convention.

Il n’est pas question ici d’estimer l’ampleur de l’événement ou l’expérience de votre équipe, il est probable que vous aurez besoin de l’aide de professionnels locaux de ou d’institutions. Pas seulement parce qu’ils connaissent les coutumes locales et la manière pour améliorer le travail, mais ils peuvent aussi apporter une valeur locale inattendue qui peut donner plus d’impact à votre événement et le rendre inoubliable.

Donc, avant de choisir une ville pour organiser votre prochain événement, vous devez d’abord évaluer ce qu’elle peut offrir et définir le calibre de l’expertise locale en analysant les événements organisés dans la ville et savoir qui les ont organisés.

Conseil #2. Évaluez les efforts marketing de la destination

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Il y a une grande différence entre les petites villes et les petites villes qui veulent attirer plus d’événements internationaux.

Les premières se consacrent peut-être à générer les meilleurs programmes pour les touristes tandis que les secondes construisent les infrastructures nécessaires à un événement qui attireront les différents représentants internationaux de l’industrie.

À part cela, dans l’espoir de transformer leur ville en une destination attirante qui vaut la peine d’être visitée, elles mettront en place une forte stratégie marketing de destination.

Il faut que vous prêtiez attention aux efforts marketing que ces autorités locales font dans leur ville afin d’attirer des événements internationaux.

Conseil #3. Évaluez le profil des autorités locales

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Il est important de connaître le niveau de collaboration existant entre les secteurs publics et privés quand vous choisissez la ville pour votre événement.

Vous avez aussi besoin d’analyser l’implication des autorités locales dans la promotion de leur ville afin de devenir une destination phare en matière d’événement. Généralement, le niveau d’implication vous montrera comment l’infrastructure pour l’événement est développée et combien la ville est conviviale.   

Conseil #4. Cherchez des opportunités de  networking organiques

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Selon Skift report, « Les villes développent leurs campagnes en « Districts d’innovation » pour mieux relier leurs industries high-tech et créatives, les institutions de recherche, les lieux culturels et les centres de convention dans les districts. L’objectif est de créer une expérience plus riche pour les participants à un networking organique et un partage de savoir entre les leaders de l’industrie locale et de l’étranger. »  


La présence de différents clusters de l’industrie et de pôles de connaissance  multipliera les opportunités de networking dont vos participants pourront profiter quand ils assisteront à votre événement. Cela rendra leur expérience plus gratifiante et apportera plus de valeur ajoutée en termes d’affaire et de collaboration avec les institutions locales.

Conseil #5. Identifiez de potentiels challenges logistiques

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Du voyage à l’hébergement, en passant par l’accessibilité du lieu et le transport public, vous devez scruter chaque aspect qui pourrait compliquer l’organisation.

La ville est-elle une destination facile à atteindre? Alors qu’un lieu exotique semble enthousiasmant, si vos participants doivent voyager deux jours avant d’arriver à la ville, cela n’en vaut peut-être pas la peine. S’il y a peu d’alternatives de lieu, peut-être que vous devez chercher d’autres horizons.  

Pour finir, si la ville manque de moyen de transport et que cela risque de causer des problèmes aux participants de partir de leur hôtel pour rejoindre le lieu de l’événement, le mieux est de chercher ailleurs.

En d’autres termes, avant de choisir une destination pour un événement, il est important de considérer les aspects logistiques pour réduire le niveau d’incertitude, et fournir une vraie expérience gratifiante à vos participants.

Une petite ville pleine d’impacte

Londres, Barcelone, Amsterdam, Miami, Las Vegas … toutes ces destinations sont des destinations populaires pour des événements majeurs.   

Toutefois, il y a beaucoup d’autres opportunités et les petites villes ne sont pas seulement bénéfiques en termes de retour sur investissement, elles peuvent aussi fournir une organisation et une expérience authentique incroyable aux participants.

Donc au lieu d’opter pour la prochaine grande ville « en vogue » , peut-être qu’il est temps d’opter pour de plus petites est d’augmenter l’impact de votre événement en choisissant une ville peu reconnue, mais plus confortable et plus intime, une ville où vous pourrez inviter vos participants à se réunir et profiter de quelques jours de plaisir ensemble.

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Comment améliorer la planification du workflow de votre équipe

3 avr. 2019 08:54:12 / by Victoria posted in Event Planning

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Vous avez un événement à organiser. Accompagné d’une multitude d’institutions et de marques, vous saisissez l’importance du véritable pouvoir du marketing événementiel et accordez beaucoup de temps et de ressources dans l’organisation de la logistique. Vous avez une équipe organisatrice (qui n’est peut-être pas constituée d’organisateurs professionnels) et vous avez convenu d’un calendrier des événements que vous essaierez d’assurer pendant toute l'année.

Ce qui est déjà un bon début ; cependant, vous allez bientôt découvrir que planifier quelque chose (ou plusieurs événements de marque, si vous avez un calendrier d’événement chargé ou avez une grande entreprise ) nécessite beaucoup d’efforts.

À part cela, vous réaliserez peut-être que votre équipe n’a pas vraiment les connaissances requises ou les moyens nécessaires pour atteindre le maximum de leur potentiel et rationaliser le workflow de l’organisation, ce qui peut causer un manque d’efficacité et une mauvaise gestion des ressources.

Alors, comment allez-vous améliorer le workflow de l’organisation au sein de votre équipe et assurer que les résultats attendus soient bien atteints avec moins de problèmes et de difficultés ?

Ci-dessous quelques recommandations que vous pourriez prendre en considération:

Conseil #1. Soyez attentifs aux besoins de votre équipe

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Si vous n’êtes pas directement impliqué dans la logistique et la communication de l’événement, vous raterez les principaux obstacles que votre équipe organisatrice pourrait rencontrer. Une fois que l’équipe commence à organiser un événement, elle va probablement rencontrer de nombreux problèmes.

De la création d’un site web sympa à la conception des formulaires d’inscription pour automatiser le paiement des factures, sans parler de se mettre d’accord sur la procédure d’enregistrement, l’équipe rencontrera plusieurs obstacles.

Votre tâche prioritaire est de déterminer à quel moment votre équipe rencontre de vraies difficultés pour pouvoir y travailler ensemble et trouver des solutions. En d’autres termes, il faudra organiser une réunion exhaustive avec votre équipe pour discuter et analyser tout le processus d’organisation de l’événement et identifier les points sensibles qui doivent être éliminés pour améliorer le workflow.

Conseil #2. Établissez une communication qui ne souffre aucune distraction

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La manière dont votre équipe travaille ensemble pour résoudre les soucis logistiques de l’événement peut influencer le résultat final. Cela est encore plus important quand des membres opérationnels clés font partie de différentes équipes de l’entreprise ( par exemple, si une personne fait partie du département de marketing et les autres venant d’autres départements administratifs).

Ils pourraient passer leur journée entière à répondre à des emails pour faire office de relayeurs d’information. Cette approche ne fera que les distraire et les empêcher de concevoir des expériences inédites pour les futurs participants.

Votre devoir est de fournir à votre équipe un espace (physique et virtuel) où elle pourra échanger ensemble sans aucune distraction.

Par exemple, vous pourriez configurer une plateforme de dialogue (par exemple, sur Slack) spécialement dédiée à la planification de l’événement, ou désigner une salle où votre équipe pourra se rassembler et régler tous les aspects logistiques sans distraction.

Conseil #3. Automatisez certaines missions

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C’est une erreur de croire que le but de votre équipe est de s’assurer que la logistique soit parfaite. Il y a quelques années, c’était effectivement le cas. De nos jours cependant, la mission d’une équipe est de se concentrer sur la conception d’expériences mémorables durant un événement, d’organiser un grand événement de stratégie marketing qui s’aligne parfaitement avec les objectifs de votre marque, de trouver le moyen d’attirer des prospects durant l’événement, de mettre en place des stratégies qui mèneront à de fortes relations professionnelles avec les participants.

Cependant, dans la plupart des cas, la logistique de l’événement nécessite tout le temps et les ressources disponibles, ne laissant aucune marge de temps pour la mise en place des étapes stratégique.

Que devriez-vous faire dans ce cas ?

Pensez à aider votre équipe en automatisant quelques tâches. Il y a plusieurs plateformes de gestion d’événement et outils digitaux qui pourront vous aider. Dirigez une analyse marketing (en considérant les besoins de votre équipe) et optez pour la solution qui vous semblera être le mieux.

Conseil #4. Optez pour un guichet unique, au lieu de plusieurs applications

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Votre capacité à gérer la numérisation de la logistique à l’aide d’un dashboard unique aidera grandement votre équipe. En d’autres termes, au lieu d’acheter plusieurs applications pour résoudre un problème, il est conseillé de chercher un logiciel pour gérer l’événement au complet.

Il est faux de croire que de nombreuses d’applications à fonction unique ou plusieurs outils digitaux sont meilleurs qu’une plateforme massive. Cela pourrait être vrai pour d’autres industries ou pour d’autres problèmes.

Cependant, quand on parle de planification d’événement, il y a des logiciels qui prennent en main l’ensemble de la chaîne logistique de l’événement et qui fournissent toutes les solutions et les fonctions nécessaires.

rationaliser le workflow de votre équipe de planification, optez pour une service tout-en-un qui gérera tous les aspects et caractéristiques de l’événement.

Conseil #5. Aidez votre équipe à mettre en place un protocole de planification

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Quelles sont les différentes étapes de la planification d’un événement? Quelle est la première phase? Quelle est la seconde? Comment devriez-vous mener la campagne marketing?

Il y a un protocole spécifique à suivre dans la planification de plusieurs événements pour une entreprise ou pour populariser une marque. Pour uniformiser l’efficacité de la planification de votre équipe événementielle, présentez un protocole étape par étape qui aidera tout le monde à comprendre exactement chaque prochaine étape.

Conseil #6. Mettre en place un OKRs (objectifs clés) clair

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Quelle est la raison pour laquelle vous planifiez ces événements? Voulez-vous attirer de nouveaux prospects, ou augmenter le positionnement de votre marque dans le milieu des affaires, ou renforcer la fidélité de vos clients existants? Et le plus important, comment vous allez mesurer le succès de votre événement?

Les réponses à ces questions dirigeront les efforts fournis par votre équipe de planification pour atteindre les bons objectifs et pour savoir quels objectifs et quels résultats clés suivre. Cela leur fournira une vision claire et leur montrera les indicateurs clés pour évaluer leurs efforts.

Conseil #7. Aidez votre équipe à reproduire l’événement précédent

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Au lieu de planifier un événement de A à Z, donnez à votre équipe les outils fondamentaux pour reproduire l’événement précédent, à adapter et intégrer les nouvelles données au nouvel événement. Ceci est possible à l’aide de plateformes de gestion d’événements qui permettent aux équipes de simplement copier un événement existant et d’en créer un nouveau.

À retenir

Investir tout votre temps et vos efforts à assurer la logistique parfaite n’est pas la clé du succès de vos événements. Au contraire, cet aspect doit prendre le moins de temps et de ressources possible.

À la place, votre équipe de planification devrait se concentrer sur le développement d’un événement de stratégie marketing bien aligné avec les objectifs de la marque et concevoir d’excitantes expériences pour vos participants afin qu’ils ne risquent pas de vous oublier.

Pour atteindre ces résultats, il est crucial de rationaliser la planification du workflow en utilisant des approches différentes et des outils digitaux et permettre à votre équipe de se concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Tendance dans l'organisation d'événements de marque

3 avr. 2019 08:38:25 / by Victoria posted in Event Planning

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Les grands événements sont souvent excitants et remplis d’activités éducatives. Ils constituent de réelles sources pour amorcer une fructueuse collaboration ou du networking. Les grands événements sont des expériences enrichissantes, proposant différentes offres et d’innombrables opportunités.

Mais ces grands événements peuvent aussi receler un aspect inhumain. Ils sont difficiles d’accès en raison du trop-plein d’informations, de personnes et de sessions qui s’y trouvent.

Nous devrions avant tout nous poser les questions suivantes : Les grands événements sont-ils viables? Quels sont les objectifs que les grands événements peuvent nous aider à atteindre à long terme? Serait-il possible d’atteindre ces objectifs avec de petits événements, plus rentables et plus compacts?

Et pour finir, qu’est-ce qu’on entend par grand  événement ?

Un grand événement implique généralement un grand nombre d’audiences (plus de 1000 personnes), s’étale sur un espace assez large et nécessite une collaboration avec de nombreux départements logistiques et des fournisseurs. Que ce soit des conférences académiques ou des événements de marque, les organisateurs et les managers cherchent à attirer le maximum de participants dans l’espoir de créer un plus grand impact.

Cela tombe sous le sens lorsque vous organisez un concert ou un salon. Pour les concerts, il y a toute une philosophie qui découle de l’engagement pris dans une expérience de loisir engendrée par la musique. Et pour les salons, il est important d’offrir aux exposants la chance d'interagir avec le maximum de clients potentiels et de prospects possibles, donc vous devez assurer un grand nombre de participants.

Cependant, pour ce qui est des événements de marque (habituellement pour les entreprises, les institutions ou les sociétés qui font du marketing événementiel à des fins commerciales), préparer de grands événements peut créer une série de problèmes. En voici quelques-uns:

Problème #1. Absence de “chaleur humaine”

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Admettons-le : Quand vous organisez un événement de masse, il est presque impossible d’offrir une expérience personnalisée à vos participants. Le comité exécutif ainsi que les équipes organisatrices se concentrent trop sur les problèmes et les difficultés dans le but d’assurer le bon déroulement de l’événement et oublient souvent le facteur interpersonnel.

De plus, si vous n’avez pas un groupe de volontaires qui vous aide à gérer les participants, il sera difficile de fournir toute l’attention dont votre audience a besoin pour se sentir valorisée ou appréciée. Dans le cas contraire, votre événement sera uniquement une production de masse sans relation humaine ni convivialité.

Problème #2. Surcharge d’information

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Quand vous organisez une session sur un sujet complexe avec plusieurs discussions simultanées dans différentes salles, vous risquez de négliger une information qui pourrait réellement empêcher les participants de vivre une expérience enrichissante.

Rappelez-vous que votre événement n’est pas sur internet, là où les gens peuvent naviguer d’une page à l’autre, lire et parcourir toutes sortes d’information comme bon leur semble. Pour assimiler totalement de nouvelles idées, pensées, et donnée, les gens doivent être vraiment concentrés, sans interruption ni distraction.

Passer directement d’une session à un atelier de discussion (parce que les deux paraissent intéressantes) dans un grand événement perturbe le processus d’apprentissage, et être en second plan (l’attention a diminué en raison du changement) est mauvais en termes d’expérience pour vos participants car cela les empêche d’acquérir les informations.

Problème #3. L’incapacité à choisir

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L’une des fonctionnalités les plus prisées dans la digitalisation d’un événement, c’est laisser les participants décider de leur propre programme. C’est parfait lorsqu’il n’y a pas beaucoup d’options, mais quid si votre événement offre plus de cinq sessions en même temps durant trois jours de suite ?

Comment pouvez-vous attendre de vos invités qu’ils choisissent d’eux-mêmes leur programme ? Peut-être ne savent-ils pas eux-mêmes quel(s) intervenant(s) offre(nt) le plus de valeur ajoutée.

Une multitude de choix pourrait créer un genre de “paralysie”, qui amènerait vos participants à se focaliser sur le choix de leurs activités le premier jour (ou la première demi-journée), et de se laisser influencer pour choisir une activité sur place. Cela pourrait entraver leur expérience d’apprentissage et causer un impact négatif, côté émotionnel.

Problème #4. Ne pas réussir à établir de relations solides

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Un des aspects les plus importants d’un événement de marque, c’est d’offrir la plateforme nécessaire aux entreprises, institutions, ou sociétés pour leur permettre de créer des relations fructueuses avec les prospects et les clients potentiels.

Mais quand vous êtes face à une audience conséquente, il vous est difficile d’établir des relations d’affaires pertinentes avec vos participants (à moins que vous n’organisiez un B2B Matchmaking dynamique spécial)

Problème #5. Avoir des difficultés à évaluer les résultats

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Comment allez-vous procéder à la répartition de vos participants? Comment comptez-vous leur offrir une expérience personnalisée ? Classez-vous vos prospects selon qu’ils soient chaud ou froid ? Comment allez-vous pouvoir mesurer la visibilité de la marque auprès d’un millier de participants?

La collecte de nouvelles données et l’analyse des technologies vous aideront à trouver les réponses à ces questions. Toutefois, pour booster votre business, cherchez de petites quantités de données au lieu de chercher des données massives (en écoutant vos participants, en discutant avec eux, en vous mélangeant à eux et en essayant de comprendre leurs états émotionnels, etc.), ce qui est nécessaire pour attirer de nouveaux prospects et conclure des affaires. Ceci est difficile quand on interagit avec une centaine de personnes, et c’est presque impossible à réaliser quand on fait face à un plus groupe de plusieurs personnes.

Pourquoi organiser de petits événements est-elle la solution?

Quand vous avez les ressources et les possibilités d’organiser de grands événements, se contenter d’en organiser de plus petits semble être injustifié.Toutefois, réduire l’envergure de vos événements peut être bénéfique pour votre marque. 

Premièrement, vous pourrez contrôler la qualité de vos participants parce que vous pourrez choisir personnellement vos invités. Vous pourrez examiner tous les formulaires d’inscription de vos participants et en conclure si oui ou non votre événement répond à leurs besoins. Vous pourrez ensuite approuver ou rejeter les demandes de participation.

Deuxièmement, votre équipe et vous pourrez interagir avec les participants, écouter attentivement chacun d’eux et leur assurer une expérience agréable.

Troisièmement, ces interactions vous inciteront à construire des liens forts avec vos participants, ce qui par la suite pourrait déboucher sur une collaboration ou une un contrat après l’événement.

Quatrièmement, vous aurez le contrôle sur l’impact de la session d’apprentissage. Quand on planifie un événement, on peut choisir un sujet d'intérêt plus restreint à approfondir et laisser les participants découvrir les nouvelles données et les perspectives fournies par des experts et des intervenants.

Le secret est de condenser les sessions pour permettre à vos participants de se concentrer ce qui importe vraiment au lieu de constamment changer de salle pour chercher des sessions parallèles. Opter pour la simplicité permettra d’éliminer la surcharge d’information et permettra aussi à vos participants d’être plus concentrés et attentifs.

Enfin, vous aurez le contrôle sur les résultats et vous saurez exactement comment continuer la conversation à différents niveaux après l’événement.

Le fait d’organiser un petit événement au moment où le marché demande des événements de grande envergure ne pourrait pas paraître une solution évidente pour offrir une expérience passionnante pour les participants ainsi qu’une augmentation du niveau de qualité de vos business.

Alors qu’en pensez-vous? Êtes-vous prêt à opter pour les petits événements?

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Programmation d’un événement

19 mars 2019 09:13:27 / by Victoria posted in Event Planning

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À l'époque, en dehors du networking, les personnes assistaient surtout à des événements pour obtenir de précieuses informations à partir  des séances de travail et des intervenants de renom. Assister à un événement signifiait avoir un nouveau point de vue sur différents sujets.

Des actualités industrielles aux stratégies novatrices, en passant par les statistiques et le benchmarking, les personnes pouvaient acquérir des données importantes auxquelles les participants qui n'ont pas assisté à l'événement mettaient des semaines, voire des mois à découvrir.

Mais les temps changent, et de nos jours, de plus en plus de canaux de communications séduisent l’audience avec des idées intéressantes et des informations pertinentes comme les vidéos sur YouTube, les groupes sur Facebook et les groupes mastermind en ligne, pour n'en nommer que quelques-uns.

Compte tenu de toutes les options qui sont à leur disposition, vous constaterez sûrement que les gens sont moins attirés par la programmation de votre événement.

Vous pourriez inviter un leader d'opinion à parler de son nouveau livre, mais que se passerait-il si le discours pour le lancement de son livre avait déjà été publié sur YouTube, il y a un mois ? Bien sûr, certaines personnes pourraient venir pour avoir son autographe ou le rencontrer en personne. Mais quelle valeur votre événement pourrait-il apporter s’il ne faisait qu'accueillir une personne qui va répéter le même discours que celui qui est déjà disponible en ligne ?

D'autre part, concevoir la programmation d’un événement efficace est essentiel pour inciter les gens à participer et pour renforcer la marque de votre événement.

Comment procéder ?

Voici une série de conseils que vous pourriez avoir envie de suivre lors de la préparation des prochaines programmations  :

Conseil n° 1. Adoptez des approches inhabituelles

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Les personnes qui partagent les mêmes idées se concentrent généralement sur les mêmes sujets. Les personnes qui veulent devenir entrepreneurs se concentrent sur des sujets tels que la motivation, l'investissement, le développement, le recrutement, la gestion d'équipes, etc. Les personnes qui veulent lancer une chaîne YouTube s’intéressent à des sujets tels que les équipements vidéo, au référencement sur YouTube, à la manière d’enregistrer leur vie quotidienne, etc.

Les professionnels essaient toujours de gérer tous les éléments importants, il s’en ressent alors un certain manque d'imagination en termes de nouvelles approches.

C’est là que vous pourriez intervenir pour améliorer la programmation de l'événement.

Par exemple, au lieu d'organiser un autre événement sur le digital marketing, vous pourriez faire le lien entre les réactions physiques des personnes qui font face aux interruptions des publicités en ligne lorsqu'ils regardent des vidéos YouTube, ainsi que les conséquences à long terme que cette stratégie va apporter à la marque.

Ici, l'idée est de proposer de nouvelles approches ou de nouvelles choses dont les personnes ne discutent pas habituellement et d'offrir à vos participants un programme réellement novateur et intéressant.

Conseil n° 2. Donnez aux participants le plus d’opportunités possible

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Il est difficile de cibler les bons participants lorsque les sujets sont vastes. En outre, il est d’autant plus difficile d'attirer du monde à votre événement lorsque les sujets que vous allez aborder ne sont pas assez spécifiques. Si nous prenons l'exemple précédent et annonçons que vous planifiez un événement sur le digital marketing, vous devrez trouver un sujet spécifique et établir la programmation de votre événement en fonction de ce sujet en particulier.

Il peut s'agir, par exemple, de l’Inbound marketing pour les experts SEO, ou des astuces sur le référencement naturel pour les rédacteurs freelance, ou même de la stratégie de contenu pour les entreprises qui utilisent le SaaS.

Les sujets spécifiques déterminent non seulement le groupe cible de votre événement, mais il vous donne également la possibilité d'offrir à vos participants des informations pertinentes et approfondies sur un sujet qui a de l’importance pour eux.

Ne vous limitez pas à de grands thèmes.

Essayez toujours d'affiner autant que possible vos thématiques et d’en tirer toutes les informations significatives que vos participants ne pourront trouver nulle part ailleurs.

Conseil n° 3. Invitez des auteurs ainsi que les personnes dont ils parlent dans leurs livres

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Les auteurs récemment publiés sont toujours captivants. Ils peuvent donner des aperçus fascinants sur les recherches qu'ils ont menées dans l’écriture de leurs livres. Mais ces informations deviennent obsolètes assez rapidement, c’est la raison pour laquelle de petites astuces en plus sont les bienvenues.

Par exemple, vous pourriez organiser une table ronde avec le(s) auteur(s) et les personnes dont il(s) parle(nt) pour discuter du sujet du livre selon leurs différentes perspectives.

Le Reagan Foundation Forum and the conversation nous fourni un exemple récent, avec le multimilliardaire et entrepreneur Peter Thiel ainsi que le célèbre marketeur Ryan Holiday qui a écrit un livre sur le conflit entre Thiel et Gawker.

Cette formule va certainement intriguer vos participants, car c'est quelque chose qui sort de l'ordinaire.

Conseil n° 4. Offrez des “master class” avec des chefs d’entreprise

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Invitez vos participants non seulement à écouter les intervenants de votre événement, mais aussi à apprendre d'eux. Au lieu de faire des conversations formelles, des tables rondes ou de séances plénières, vous pourriez enrichir le programme de votre événement à partir d'une série de petits ateliers et de séances données par vos conférenciers.

Cela boosterait la qualité de votre événement qui offrira à la fois partage de connaissances et de compétences. Cela constitue un atout non négligeable et une expérience unique que vos participants apprécieront.

Conseil n° 5. Organisez des débats entre des leaders d'opinion controversés

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Vouloir corser un petit peu le jeu n’est pas forcément une mauvaise chose. Voir des conférenciers qui représentent deux points de vue opposés sur un sujet pourrait intéresser plusieurs personnes.  

Vous pourriez par exemple inviter un représentant d'Airbnb et un gérant d'hôtel qui a été affecté par la nouvelle économie du partage. Ou bien, vous pourriez présenter à vos participants un débat entre des personnes influentes qui sont pour ou contre la légalisation de la marijuana.

L'idée ici est d'aborder des sujets sensibles qui seront particulièrement intéressants pour vos participants.

Évidemment, ce n'est pas toujours aussi facile de garder une conversation civilisée, mais ces débats peuvent générer des idées intéressantes pour vos participants et leur fournir une expérience enrichissante.

Conseil n° 6. Idées de Crowdsourcing pour la programmation de votre événement

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Avant de créer la programmation de l'événement, faites un sondage rapide dans les réseaux sociaux, demandez à votre audience de vous faire part de leurs avis. Énumérez une série de sujets d'événements potentiels et demandez aux participants de voter sur ceux qu'ils trouvent les plus intéressants.

Vous pouvez aussi demander directement à vos abonnés leurs plus grandes difficultés puis les questions auxquelles ils aimeraient avoir des réponses au cours de l'événement.

Ce feedback vous permettra de mieux comprendre ce que votre audience attend de votre événement. Il vous donnera également les informations nécessaires sur ce à quoi le programme de votre événement devrait ressembler.

Conseil n° 7. N'oubliez pas le newsjacking

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Enfin, pour que la programmation de votre événement soit réellement attrayante, vous pouvez toujours essayer le newsjacking qui est une pratique marketing dans laquelle vous intégrez votre marque ou votre produit dans les médias afin de la/le faire connaître et de la/le promouvoir.

Un newsjacking fait par Google est un exemple assez judicieux. À un certain moment, le drone était devenu une vraie tendance dans le domaine médiatique. Tout le monde s’est renseigné sur les drones car le sujet a généré énormément de trafic.

Ryan Holiday explique : “ Le concept a été évident pour Amazon : à la veille du Cyber Monday, qui est considéré comme l’un des plus grands événements de l’année pour faire du shopping en ligne, Amazon a fait une publicité qui montre leur système de livraison avec un drone qui dépose des colis marqués Amazon sur le pas de la porte des personnes, partout en Amérique. L’astuce, c’est que le système de livraison par drone n’existe pas. Même au moment où j’écris ceci, le système n’existe toujours pas. Mais ça n'a jamais été le but. Amazon a exploité l’actualité à son avantage. Et tout le monde était ébloui pendant 60 minutes puisque Amazon l’a bien réalisé”.

Voici quelques astuces pour que la programmation de votre événement soit mille fois plus attrayante : regardez autour de vous et évaluez ce qui attire réellement l’attention des médias, déterminez la façon dont cela peut vous servir en intégrant un sujet ou une présentation dans le programme. Ainsi, vous susciterez l’attention de l’audience et vous augmenterez vos chances d'obtenir un taux de participation plus élevé.

Créé pour séduire

La programmation d’un événement ne devrait pas simplement être une feuille de route pour vos participants et conçue pour les aider à découvrir l’intégralité de la dynamique du transfert de connaissance. Au contraire, elle devrait promouvoir la valeur réelle de votre événement et pousser plus de personnes à s'inscrire.  

Arrêtez de considérer la programmation de vos événements comme une simple étape logistique que vous devez franchir. Soyez créatif et établissez un agenda impressionnant qui promet de multiples et inoubliables expériences aux participants.

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Comment (et pourquoi) les attentes de vos participants ont changé.

10 sept. 2018 08:52:58 / by Victoria posted in Event Planning

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Les attentes de vos participants ont changé

Les startups se focalisent sur ce que leurs clients veulent. Les entreprises effectuent des analyses pour mieux comprendre les besoins de leurs groupes cibles. Les marques médiatiques à succès, comme Netflix, se concentrent particulièrement sur le déchiffrage des besoins futurs de leurs clients.

Les grands acteurs investissent du temps et d’importantes ressources dans l’évaluation des changements psychologiques et comportementaux du marché. Ces idées sont ensuite mises à profit lors de la conception de nouveaux produits et du lancement de campagnes marketing.

Il en va de même pour le secteur événementiel.

Les attentes de nos participants changent et seuls les professionnels qui prêtent une attention particulière aux souhaits et aux besoins de leurs invités seront en mesure d'offrir des événements mémorables qui apporteront un véritable changement.

L'essence même de la planification d'un événement tourne autour des personas des participants et de leurs objectifs. Il y a une grande différence entre les événements basiques et les événements qui ont été spécialement conçus en fonction des attentes des participants.

Qu’en est-il de vous ?

Que préféreriez-vous : Un événement impeccable mais ennuyeux, axé sur la "vente" d'une marque, ou un événement influent conçu pour répondre à vos questions et vous donner les connaissances ou l'inspiration dont vous avez besoin pour vos projets ou votre carrière ?

En tant que professionnel, vous ne pouvez pas communiquer avec vos participants si vous n'êtes pas disposé à leur fournir ce qu'ils attendent.

Il n'existe aucun autre moyen d'avoir une longueur d'avance sur la concurrence : il faut apprendre le plus de choses possible sur les personas de vos participants et évaluer les données sur leurs nouvelles préférences en matière d'événements.

Pourquoi les attentes des participants changent-elles ?

Pourquoi les attentes des participants changent-elles?

Les souhaits et besoins de vos participants ne changent pas inopinément. Certains facteurs ont propulsé ces nouvelles attentes.

Comprendre ces facteurs vous aidera à garder un regard objectif sur les changements constants qui se produisent dans le secteur événementiel.

En voici quelques-uns :

Nouveaux modes d'interaction

Les réseaux sociaux, la technologie et les applications comme Facebook, LinkedIn, Tinder et Happn ont changé la façon dont les internautes interagissent entre eux.

Un nouvel ami, un colocataire de collège déjà oublié, ou même une déclaration d’amour sont à portée d’un simple clic. La communication interpersonnelle est différente aujourd'hui qu'il y a 10 ans.

L’instantanéité et la facilité des interactions quotidiennes, combinées à la rapidité de l'accès aux informations concernant autrui, ont changé la façon dont vos participants perçoivent la communication et développent des connections significatifs.

Créateurs de contenu plutôt que consommateurs

L'un des plus grands changements dont nous avons été témoins au cours des dernières décennies est la conversion de l’audience en créateurs de contenu au lieu d’être de simples consommateurs d'information.

Depuis les chaînes de vlog complexes aux simples photos sur Instagram, chacun est devenu un créateur de contenu et un potentiel influenceur. Chacun a une audience à laquelle il s'adresse et avec laquelle il interagit, faisant ainsi de la promotion d’un événement une affaire sérieuse.

La nécessité d'une réaction immédiate

Grâce à cette possibilité d'accès rapide et facile à de nouvelles personnes (ou à des personnes connues), notre utilisation accrue de la technologie a diminué notre patience.

Par exemple, selon cet article, "Nous en sommes venus à nous attendre à ce que les choses aillent rapidement, que les chercheurs ont découvert que les internautes ne peuvent patienter plus de quelques secondes pour charger une vidéo". Ramesh Sitaraman, professeur en informatique à UMass Amherst, a analysé les habitudes télévisuelles de 6.700.000 internautes dans une étude parue en automne dernier. Son résultat stipule que la patience des internautes pour le chargement d'une vidéo est de 2 secondes.

La même situation se présente lorsque vos participants entrent en contact avec la technologie ou l'environnement de l'événement. Plus il faut du temps, par exemple pour s'inscrire, plus il y a de chances que la personne abandonne et ne termine pas la procédure d'inscription.

À la recherche de nouveautés

Le FOMO, ou la peur de ne pas faire partie de quelque chose, est une affaire sérieuse.

De plus, la dépendance aux informations nouvelles a un impact sur la façon dont les internautes s'engagent avec les données et les nouvelles ou avec les plateformes de réseaux sociaux.

Le besoin d'être constamment à jour ainsi que la peur de rater des choses importantes, ont redéfini la façon dont les participants perçoivent les nouveautés, les rendant ainsi avides de nouvelles idées et informations.

Sagesse collective

Les plateformes telles que TripAdvisor, Amazon, IMDb, Airbnb, Airbnb et Uber renforcent le sens de la communauté et le pouvoir de la responsabilité partagée. Les utilisateurs ont des outils uniques pour s’exprimer. Ils peuvent les utiliser pour faire des recommandations positives ou apporter des commentaires critiques.

Chaque fois que vous voulez regarder un film, vous irez certainement sur IMDb pour voir sa notation. Si elle est inférieur à cinq étoiles, il y a de fortes chances que vous décidiez de regarder autre chose.

Il en sera de même pour un livre que vous voulez lire. C'est le vrai pouvoir de la sagesse collective. C'est ce qui a changé l'équilibre de confiance entre les consommateurs et les marques.

Tous ces changements sociaux, technologiques et psychologiques ne sont pas forcément positifs.

Pourtant, ils changent les attentes des participants.

De nos jours, les participants sont des créateurs de contenu bien informés qui souhaitent faire les choses rapidement, soutirer le maximum de valeur de tout, s'engager à un niveau significatif et insister sur le caractère unique de leurs expériences.

Les attentes des nouveaux participants que vous devez prendre en compte.

Les attentes des nouveaux participants que vous devez prendre en compte

De l'expérience à la transformation

Les événements doivent aller au-delà de l'expérience. Il y a un facteur de développement qui doit être pris en considération. Les participants deviennent de plus en plus exigeants. Les expériences ne leur suffisent plus.

Ils ont besoin d’autres choses.

C'est la raison pour laquelle les impressions à long terme sur votre événement sont directement liées à votre capacité à influencer les opinions ou les comportements de vos participants.

Du Networking à la communication significative

L'un des plus grands changements dans les attentes des participants est la nécessité d'établir des relations vraiment significatives.

Au lieu de distribuer des cartes de visite, de droite à gauche tout en s'engageant dans une conversation générique, vos participants veulent des interactions pertinentes et directes.

Le juste équilibre entre familiarité et originalité

Les marques comme IKEA, Starbucks et McDonald's nous ont beaucoup appris sur l'importance de se sentir en sécurité dans un environnement étranger.

Avec les meubles IKEA, par exemple, vous pouvez vous sentir chez vous où que vous soyez. Et lorsque vous entrez dans un Starbucks, vous savez (du moins approximativement) ce que vous allez obtenir, que vous soyez à New York ou à New Delhi.

Cependant, en tant que professionnels de l'événementiel, nous devons trouver le juste milieu entre le besoin d’être surpris et leur désir insatiable de confort et de familiarité.

Ce défi, par exemple, peut se traduire par la mise à disposition d'espaces modernes avec des activités et des services de restauration reconnaissables.

Le besoin de choisir et de personnaliser

Que ce soit l’opportunité de choisir quelle activité pratiquer ou avec qui interagir, la personnalisation de l'expérience est devenue indispensable pour les invités. Les attentes de vos participants impliquent à la fois le facteur agence et l'accès à de nombreuses options.

Une expérience holistique dans le domaine de la la technologie des événements et des voyages

Tout doit être harmonieusement élaboré et intégré. Si vous planifiez des événements internationaux par exemple, la logistique ne représente que la moitié du problème.

Compte tenu des attentes des nouveaux participants, vous devez envisager l'ensemble de l'expérience en introduisant à la fois, le voyage et la technologie de l'événement dans l'équation.

L'engagement co-créatif

Vos participants ne sont pas des spectateurs passifs qui veulent simplement s'asseoir sur une chaise et absorber des informations.
Ils sont intelligents, bien éduqués et capables de contribuer considérablement à l'événement. C'est pourquoi la co-création lors des événements fait fureur de nos jours.

Dernières réflexions

Les événements sont des outils de marketing et de communication.

Pour faire passer vos messages, vous ne pouvez pas ignorer les facteurs psychologiques qui déterminent les attentes des participants.

Les participants changent, et la plupart du temps, ces légers changements ne sont pas perceptibles.

Cependant, la planification d’un événement puissant et mémorable nécessite l’aspiration à l’émerveillement à long terme de vos invités.

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Logiciel de gestion d'événements versus plateformes d'enregistrement

7 août 2018 11:01:48 / by Victoria posted in Event Planning

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Logiciel de gestion d'événements versus plateformes d'enregistrement

On pourrait penser que l’entraînement chez les Marines est l’une des expériences les plus dure dans la vie. C'est probablement vrai mais il existe d’autres expériences tout aussi difficiles.

En tant que développeurs de logiciels de gestion d'événements depuis plus de cinq ans, nous avons découvert une lutte à laquelle seuls très peu de gens peuvent survivre. Le reste acquiert (ce qui est compréhensible) du stress ou de l'anxiété....

Il n'y a rien de pire que de créer et d’organiser un événement quand on n’est pas un professionnel de l'événementiel.

Cela se produit plus souvent qu’on ne le pense. En lisant cet article, vous réaliserez probablement votre part de difficulté en matière de planification.

Que vous soyez un professionnel en marketing, un directeur ou un assistant administratif, nous comprenons votre difficulté. C'est comme si vous étiez pris au milieu d'une tempête et qu’il n’y a aucun endroit pour s’abriter.

Vous pouvez vous retrouver avec une longue liste d'événements à planifier comme les conférences, les séances de matchmaking B2B ou plusieurs séminaires internationaux.

Et cela ne fait que commencer : le nombre d'événements peut augmenter proportionnellement au développement des objectifs et des initiatives de votre entreprise. D’autant plus que vous ne disposez pas d'un bon outil de planification tel qu'un logiciel de gestion d'événements sur lequel compter.

Les 5 plus grandes difficultés qu’on rencontre quand on planifie un événement

difficultés qu’on rencontre quand on planifie un événement

Le pire dans la planification d'événement quand vous avez peu voire aucune expérience, c’est que vous ne pouvez même pas expliquer les problèmes auxquels vous devrez faire face.

Pour vous aider, voici une brève liste des problèmes que vous allez probablement rencontrer lors de l'organisation d'une nouvelle conférence ou d'un nouveau séminaire :

Difficulté numéro 1 : Attirer les bons participants

Faire porter son événement sur une liste d'invités n'a rien à voir avec la génération de nouveaux leads. Le second scénario nécessiterait des personas bien déterminés, des moyens de communication rapides, une campagne de marketing solide … plus facile à dire qu’à faire.

Sans les bons outils (comme les logiciels de gestion d'événements), vous pourriez passer des heures à essayer d'identifier de potentiels participants ou un design plus attrayant de newsletters.

Difficulté numéro 2 : Survivre au cauchemar de la logistique

Que vous soyez un professionnel de la planification d'événements ou non, vous investirez tout votre temps et vos efforts à reconstituer le puzzle dans le domaine administratif.
De la mise en place de l'enregistrement en ligne à la procédure d'un check-in rapide, les soucis au niveau de la logistiques seront la source de maux de tête permanents.

Quand vous voulez élargir l’envergure de l’événement, et vous vous rendez compte que toutes les tâches que vous avez réalisé manuellement seront deux à trois fois plus importants pour la suite, le problème s’aggrave.
Imaginez toutes ces feuilles de calcul Excel où vous devez saisir une par une toutes les données de chaque nouveau participant inscrit.

Difficulté numéro 3 : Concevoir un parcours positif pour les participants.

En plus d'assurer une stratégie de planification sans faille, votre travail consiste à faciliter et à booster l'expérience des visiteurs.

En d'autres termes, votre devoir n'est pas seulement de fournir un formulaire d'inscription aux participants potentiels, vous devez également rendre le processus d'inscription aussi facile que possible pour vos visiteurs. Et ce, sans stress. Si ce n'est pas le cas, l'événement en soi sera ressenti comme tout un échec

Difficulté numéro 4 : Augmenter l'envergure de l'événement

C’est une chose de planifier une petite conférence pour 50 personnes ; c’en est une autre de planifier une rencontre pour 500 personnes. Le passage de l’événement à l’échelle suivante peut s’avérer très difficile quand toutes les tâches sont faites manuellement, et qu’il n'y a pas de moyen d'automatiser certaines tâches logistiques.

Difficulté numéro 5 : Recueillir des données pertinentes et évaluer le ROI.

Même si vous ne le remarquez pas, vous travaillez les yeux fermés.
Si vous ne me croyez pas, essayez de répondre aux questions suivantes :

  • Combien de personnes se sont inscrites à l'événement ?
  • Combien de personnes ont visité votre site ?
  • Quel est le taux de clic et d'ouverture des campagnes de Newsletters ?
  • Combien d'entre eux ont déjà payé d'avance pour y assister ?
  • Combien de billets avez-vous vendus ?

Si vous n’avez pas un bon outil de planification, comme un logiciel de gestion d'événements, vous risquez de vous perdre.

Des données insuffisantes ne vous permettront pas d'améliorer votre jeu et d'évaluer le ROI de votre événement. Que peut-il y avoir de pire?

La seule chose dont vous ne tiendrez pas compte.

La seule chose dont vous ne tiendrez pas compte

Si vous avez organisé quelques événements pour votre entreprise, vous avez probablement déjà ressenti le besoin d'avoir un outil de planification.

Pourtant, il se peut que vous vous sentiez confus ou débordé lorsqu'on vous présente de nombreuses options.

Qu'il s'agisse d'applications événementielles, de plateformes de gestion d'événements ou de logiciels d'enregistrement ou de billetterie, le nombre d'outils disponibles est ahurissant.

Ce que nous avons remarqué, c'est que les personnes qui organisent des événements pour leur entreprise (qui ne sont pas des professionnels de l'événementiel) essaient généralement d'éliminer leurs soucis les plus importants.

Dans la plupart des cas, les gens viennent chez nous pour chercher une plateforme d'enregistrement, car cette procédure nécessite une infrastructure complexe.

Vous aurez besoin d'une interface qui vous permettra de mettre en évidence les plans de tarification, les options de préinscription, les formulaires d'inscription, etc. À part cela, vous voudrez avoir accès à une liste des personnes qui ont terminé leur inscription que vous pourrez mettre à jour à volonté.
Il est tout à fait compréhensible que votre intention soit d'éliminer les soucis les plus difficiles à résoudre en premier.

Mais il y a une chose que vous pourriez oublier. Outre la plateforme d'enregistrement puissante, vous avez accès à d'autres outils incroyables de façon à réduire complètement vos contraintes dans le domaine de la planification.

C'est la raison pour laquelle nous avons dressé une liste des différences entre une plateforme d'enregistrement et un logiciel de gestion d'événements.

Cette liste ne fournira pas seulement une explication approfondie de chaque différence, elle vous aidera aussi à voir comment vous pouvez facilement résoudre certains des problèmes logistiques qui vous frustrent le plus et qui vous font perdre le plus de temps.

Les différences entre les plates-formes d'inscription et les logiciels de gestion d'événements

Inscription en ligne VS gestion complète des participants

Différence numéro 1 : Inscription en ligne VS gestion complète des participants.

Il va sans dire que l'inscription en ligne est le cœur de la logistique de votre événement.

À ce stade, vous savez sans doute à quel point il est difficile de concevoir un formulaire d'inscription efficace. Vous devez prendre le temps de décider quels types d'informations vous voulez recueillir auprès des participants et comment faciliter la procédure de paiement.

C'est la raison pour laquelle vous dépensez votre temps et vos efforts à la mise à jour de la liste d'inscription (qui n'est généralement qu'une feuille de calcul Excel) et à garder un œil sur ceux qui ont déjà payé.

Une plateforme d'enregistrement peut vous aider à éviter tous ces problèmes, mais elle ne fera pas avancer la procédure d'enregistrement.

Le logiciel de gestion des événements peut vous aider à paramétrer beaucoup de types de participants. Les événements ont généralement plusieurs types d’audiences en l'occurrence les VIP, les membres du personnel, les exposants, les participants et les intervenants.

De plus, le logiciel de gestion d'événements peut également vous donner des options de contrôle. Laissez les gens s'inscrire, utilisez le système de contrôle pour accepter ou refuser leur inscription. Ainsi, vous aurez un meilleur contrôle sur la qualité de votre audience.

Différence numéro 2 : Solutions spécifiques VS solutions multiples aux événements

Si vous décidez d'utiliser une plateforme d'enregistrement, vous pouvez limiter considérablement vos options.

En effet, il se peut que vous rencontriez beaucoup de problèmes dans la mise en place des formulaires d'inscription. Vous pouvez vous démener pour collecter les paiements et créer les badges.

Mais vous devez aussi vous concentrer sur la résolution d'autres problèmes.

Par exemple, vous pourriez avoir besoin de créer un site web attrayant et de communiquer d’une manière efficace avec les participants par le biais une campagne de Newsletters facile à mettre en place. Vous aurez également besoin d'accéder aux analytics de l'événement. Ne parlons pas des gros problèmes que vous pourriez rencontrer avec l'enregistrement sur place, le suivi des participants et la gestion du programme.

En choisissant une plateforme d'inscription à un événement, vous devez penser à acheter d'autres applications ou logiciels pour traiter les multiples problèmes auxquels vous devez faire face.

D’un autre point de vue, le logiciel de gestion d'événements peut vous épargner les difficultés pour trouver et d'apprendre à gérer les différentes solutions technologiques en vous donnant tous les outils dont vous avez besoin dans un seul progiciel.

Jetons un coup d'oeil. Une plate-forme d'enregistrement traite généralement les solutions suivantes:

  • Types de billets illimités
  • Sales analytics
  • Recouvrement de paiements
  • Plateformes d'enregistrement personnalisables
  • Paiements avant l'événement
  • Marketing intégré des réseaux sociaux

Un bon logiciel de gestion d'événements, d'autre part, peut vous fournir des solutions, telles que :

Faciliter l'inscription en ligne (configurer plusieurs types de participants, créer des formulaires d'inscription personnalisés, gérer les événements privés, vérifier les invités potentiels, offrir des coupons de réduction et des billets à tarif préférentiel, gérer vos invités, etc.)

  • Recueillir les paiements et générer les factures (gérer la liste des factures, faciliter le processus de paiement).
  • Construire un site Web d'événement (créer des sites uniques, communiquer votre identité, avoir un site entièrement intégré, suivre les détails dans analytics, faire des mises à jour en temps réel, personnaliser les URLs).
  • Accéder aux outils de communication (importation et gestion des listes de newsletters, rédiger des mails pertinents, envoyer de mails ciblés, vérifier votre analytics).
  • Créer et imprimer les badges (automatisation des processus, adaptation à vos besoins, aspect professionnel, etc.
  • Enregistrer sur le site et suivre les participants (analytics en temps réel, point de contrôle, hors ligne, mode, event doors, etc.
  • Gestion du programme et des activités (inscription en plusieurs sessions, intégration du site Web de votre événement avec des informations en temps réel, organisation du contenu de vos intervenants)
  • Matchmaking B2B (engager vos participants avant l'événement, créer de différents profils de réseautage, générer des opportunités d'affaires, aviser vos participants, etc.
  • Application mobile de l’événement (notifications, personnalisation des profils, programme événementiel et social, intervenants, plans, sondages en direct, questions et réponses, etc.

Différence numéro 3 : Support client VS conseil sur la durée

Lorsque vous achetez les solutions dans une plate-forme d'enregistrement, vous avez probablement accès à un véritable service de Support Client.

Vous serez conseillé par des experts sur les multiples questions sur l’inscription et guidé afin que vos participants puissent expérimenter une 'inscription pratique et sans problème.

Si vous décidez d'utiliser un logiciel de gestion d'événements, vous serez guidé tout au long du cycle de vie de l'événement.

Différence numéro 4 : Un seul outil VS des outils à votre mesure

Il y a une solution que les plates-formes d'enregistrement peuvent offrir, mais le plus important au sujet d’un logiciel de gestion d'événements est qu'il dispose de multiples fonctionnalités et outils spécialement conçus pour vous faciliter la vie.

Les logiciels de gestion d'événements s'adaptent très convenablement à vos besoins.
Comme vous travaillerez avec une équipe professionnelle qui comprend toute la complexité de la planification et de l'organisation d'un événement, vous aurez l'occasion d'ajuster les outils.

Différence numéro 5 : Sales analytics VS Event analytics détaillé

Normalement, les plates-formes d'enregistrement ou les logiciels d'enregistrement d'événements vous fourniront des données pertinentes sur les ventes de billets. Cependant, vous n'aurez aucune information sur les réactions et les perceptions de vos participants pendant l'événement, l'efficacité de votre campagne de Newsletters ou le networking dynamics.

Comme un bon logiciel de gestion d'événements vous offre d'innombrables fonctions pour planifier et organiser de grands événements, vous aurez également une compréhension détaillée de l'impact de vos actions.

Call to action

Avant de vérifier les solutions d'inscription, prenez un morceau de papier et notez tous les problèmes que vous rencontrez lorsque vous planifiez un événement. Qu'il s'agisse de créer un site Web attrayant ou de générer des factures, demandez-vous quels sont vos plus gros soucis.

Ensuite, dressez deux colonnes.

Dans l’une des colonnes, notez tous les problèmes d'inscription en ligne que vous rencontrez. Dans l'autre colonne, notez tous les autres problèmes.

Si les seuls problèmes que vous avez identifiés sont liés à la procédure d'enregistrement, les plateformes d'enregistrement en ligne vous aideront certainement.

Si les problèmes se sont étendus aux deux colonnes, rendez-vous un grand service en vous inscrivant pour un essai gratuit de notre logiciel de gestion d'événements.

Vous aurez un accès automatique à de nombreuses fonctionnalités, ce qui économisera votre temps et vos efforts. Qu'attendez-vous ?

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