Evenement organisation | Eventtia Blog

Notre expérience dans la gestion d'événements et l'impact sur l'industrie MICE avec l'innovation et le développement de processus de planification d'événements de manière simple pour de nombreux professionnels dans près de 37 pays, nous lançons nos cours par des experts en gestion d'événements à Eventtia Academy.

Vous pouvez dès aujourd'hui vous inscrire à nos cours gratuits, dans votre langue, et découvrir le pouvoir d’Eventtia, en tirant parti de sujets tels que la création du site Web d’inscription ou la gestion des activités de réseautage dans vos événements.

Choisissez le cours que vous souhaitez suivre et inscrivez-vous aujourd'hui

NOVEMBER calendrier des événements

- Module d'inscription (Anglais)                                                         INSCRIPTION GRATUITE      

Fecha: Mardi Novembre 12

16:30 p.m (Heure du France - GMT +1) 10:30 a.m (COT)

- Éditeur de site (Français)                                                                INSCRIPTION GRATUITE              

Fecha: Mercredi Novembre 13 

16:30 pm (Heure du France - GMT +1)  10:30 a.m (COT)

- B2B Matchmaking (Français)                                                          INSCRIPTION GRATUITE       

Fecha: Jeudi Novembre 14 

10:30 am (Heure du France - GMT +1) - 4:30 am (COT)

- Event Mobile App (Espagnol)                                                         INSCRIPTION GRATUITE        

Fecha: Vendredi Novembre 15 

16:30 p.m (Heure du France - GMT +1) 10:30 a.m (COT)

Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur votre rôle en tant que Directeur MICE des laboratoires Pierre Fabre ?

Les laboratoires Pierre Fabre ont intégréune équipe relations publiques et événementielles au sens large il y a plus de 20 ans. Le groupe avait le souhait de maîtriser son organisation et sa communication événementielles tant en interne qu’en externe. En 2000, j’ai éténommépar Monsieur Pierre Fabre responsable des Relations Publiques et de la Communication événementielle après l’organisation d’un événement majeur (et inoubliable !) pour le développement du groupe, l’inauguration du nouveau siège de l’activitéDermo-Cosmétique, àLavaur dans le Tarn, entre Castres et Toulouse.

Cette mission intégrait 3 pôles d’activités :

• Le premier, organiser et développer les visites Relations Publiques de notre sociétépar nos clients professionnels de santétels les pharmaciens, les médecins généralistes et spécialistes (dermatologues, oncologues, pédiatres, etc.), les dentistes mais aussi les coiffeurs, les journalistes, les étudiants et nos collaborateurs. Environ 400 visites par an, françaises et internationales.
• Le second était la gestion duDomaine du Carla, notre site d’accueil emblématique, reflet des valeurs de notre société. Ce site, totalement géréen interne, nous permet d’accueillir « comme àla maison »des invités du monde entier.
• Le troisième pôle consistait àcentraliser l’organisation des séminaires et autres événements du groupe.

Au total, une équipe pluridisciplinaire de 22 personnes mais seulement 2 collaborateurs pour le 3èmepole Séminaires.

En 2017, face àl’augmentation structurelle du nombre de séminaires et événements et aux nouveaux enjeux stratégiques, un Département MICE renforcéet exclusivement dédiéàleur gestion, est réorganisé. C’est maintenant une équipe de 4 personnes àlaquelle je suis exclusivement dédié.

Pourquoi organisez-vous des événements ? Quelle est l’importance des événements pour le groupe Pierre Fabre ?

De par ses activités et ses nombreuses marques, le Groupe a d’abord toujours eu besoin d’organiser plusieurs fois par an des séminaires des équipes commerciales. Des séminaires oùles équipes Siège, Marketing, Médicale et « Terrain »d’une même marque se retrouvent et qui sont des temps forts de cohésion, d’information, d’échanges et de formation. Parallèlement, nous organisons de nombreuses autres réunions internes, récurrentes ou pas, pour la Direction Générale comme pour les Fonctions Support. Les événements sont quant àeux très variés mais caractérisent généralement des opérations orientées vers l’externe (symposium scientifique, séminaire de fidélisation clients, soirées de Formation, Journée Portes-Ouvertes, etc.). Et puis il y a les événements exceptionnels rythmant la vie de l’entreprise (anniversaire de sites, Forum scientifique international).

La force d’un Evénement, c’est de créer et de proposer aux participants de vivre une expérience en direct, en « vrai ». Le niveau de participation peut être plus ou moins intense mais l’émotion suscitée par le vécu et/ou le partage de l’expérience représente toujours une valeur intrinsèque intemporelle et indémodable.

Nos collaborateurs ont besoin de se rencontrer et de partager leurs avis, leurs expériences, leurs idées, d’entretenir des liens Et nous avons besoin de rencontrer nos clients : pour mieux nous faire connaître. Mais aussi et surtout pour les écouter et être attentif aux évolutions des besoins et habitudes de consommation.

Pourquoi tout cela ? Tout simplement pour donner du sens àce que nous faisons.

Nous relevons très souvent la valorisation par les participants de l’expérience partagée en direct.

Cultivez-vous les ambassadeurs de vos marques avec l'événementiel ? Comment cela fonctionne-t-il ?

Chacune de nos marques est libre de définir sa propre stratégie commerciale en fonction de son ADN, de son développement et de son positionnement tout en s’intégrant dans une entitéinstitutionnelle de groupe pharmaceutique et dermo-cosmétique. Les stratégies événementielles sont donc variées et spécifiques. Certaines d’entre elles disposent d’un panel de Clients Ambassadeurs privilégiés.

Nous avons toujours l’objectif de concevoir des événements qui ont du sens, qui parlent de nous, qui nous ressemblent afin de créer des environnements attractifs, motivants et différenciants.

Les événements sont des moments éphémères. Ils ne durent qu’un instant mais doivent laisser une empreinte : de l’empathie, le souvenir d’un beau moment partagé, d’une rencontre, d’une découverte, d’une révélation ! Qu’importe tant que c’est positif !

Quel type d'expériences de marque offrez-vous lors de ces événements ?

Le groupe a la chance d’être majoritairement situédans le Tarn, un très beau département situédans la région d’’Occitanie, dans le Sud-Ouest de la France. Et nous sommes implantés sur plusieurs sites, ce qui offre une grande variétéd’expériences.

Par exemple, Avène, l'une des marques les plus emblématiques de notre groupe. Au cœur du Parc Naturel Régional du Haut-Languedoc, àcôtédu village d’Avène, la marque propose une station thermale dédiée aux soins dermatologiques grâce aux vertus thérapeutiques de sa source. Sur ce même site, la marque dispose d’un hôtel, d’un Laboratoire de l’Eau et de son site unique de production. Tout naturellement, la marque Avène organise prioritairement ses événements ici. Le tout dernier en date, le « Trail de l’Eau Avène » : un événement grand public qui réunit déjàaprès sa seconde édition plus de 850 coureurs. Chacun peut découvrir le site tout en pratiquant une activitésportive et conviviale. L’événement a un double objectif car il soutient également l’association Ensemble Contre Le Cancer.

La marque A-Derma a également son propre site : Terre d’Avoine àPuylaurens dans le Tarn. Ce lieu est dédiéàla mise en valeur de l'avoine Rhealba, une avoine exclusive sélectionnée parmi 800 espèces, reconnue pour ses propriétés anti-inflammatoires.

Ces sites uniques, imaginés et conçus par Monsieur Pierre Fabre, sont des lieux événementiels àpart entière, toujours intégrés avec respect dans un environnement naturel véhiculant les valeurs de notre groupe et de nos marques.

Quel est le plus gros défi lors de la planification d'un événement ?

Le but ultime d'un événement est de donner du sens àtravers l'émotion. Ainsi, nous nous attachons àimaginer des expériences uniques et mémorables. Sans être déconnectéde notre époque, ne pas tomber dans la facilitédes tendances vides de sens, trop vues et très vite oubliées. Une belle émotion vous marque longtemps, voire àjamais. C’est ce qui fait la différence, qui vous identifie et vous valorise aux yeux (et au cœur) de vos participants.

Quelles sont les caractéristiques d'un événement réussi ?

Tout dépend de quel point de vue vous vous placez ! De l’organisateur ou du participant ? Généralement, lorsque le second est content, le premier l’est aussi. Un événement répond àun objectif. Si celui-ci est atteint, qu’importe (presque) si l’organisation ne fut pas un long fleuve tranquille !

De manière plus rationnelle, et pour les événements de grande envergure, il existe des analyses de retour sur investissement, des études d’impact des médias, y compris des réseaux sociaux. Pour les événements plus limités, l’enquête de satisfaction classique reste un bon miroir.

Comment l'organisation des événements a-t-elle évoluée avec l'arrivée du digital ?

Le digital est une dimension qui concerne aujourd’hui l’ensemble des activités de notre groupe.

Le M.I.C.E. n’y échappe pas. Depuis trois ans, nous avons développéune véritable stratégie digitale : communication de la politique événementielle du Groupe, évolution des process opérationnels d’organisation du service, visibilitéaccrue de nos fournisseurs partenaires, mise àdisposition de conseils et d’outils ànos clients internes, veille et benchmarking des évolutions du marchéMICE tous azimuts.

Les habitudes de consommation des utilisateurs évoluent d’une année sur l’autre, nous devions adapter notre façon de travailler et notre offre de service en conséquence. Nous avons étudiéle marchéde la technologie événementielle sous l’angle de nos besoins. Ce fut et cela reste encore un projet majeur, avec une démarche progressive.

Eventtia nous soutient depuis plus de deux ans maintenant dans ce processus de modernisation événementielle. Et quel chemin parcouru !

Quelles innovations avez-vous incorporées dans votre entreprise ?

Le digital permet tant de choses aujourd’hui que la plus grande innovation est d’avoir commencéàfaire intégrer intelligemment celui-ci dans la conception d’un événement afin qu’il en facilite l’organisation et optimise l’atteinte de l’objectif. C’est de la conduite du changement àl’état pur !

Nous passons du tableur Excel et du programme papier au site web personnalisémultifonctions accompagnéd’une application mobile permettant des enquêtes de satisfaction numériques.

Notre défi était donc de proposer une solution simple, attractive, souple, offrant un large éventail de fonctionnalités. Avec Eventtia, spécialisédans ce digital événementiel, nous avons un expert fiable, un partenaire ànotre écoute, qui nous accompagne depuis le début dans la communication et la formation auprès de nos collaborateurs.

En moins de deux ans, plus de 50 événements ont bénéficiéde ce saut technologique. Leurs organisateurs ne voudraient revenir en arrière pour rien au monde. Mais il nous reste à convaincre tous ceux qui n’osent pas, qui n’ont pas le temps, qui oublient, qui ne savaient pas.

Merci beaucoup pour votre temps aujourd'hui !

Bien qu’au départ il était considéré comme une tendance passagère, le concept de “l’événement marketing” a évolué vers un investissement auquel les entreprises investissent une grosse somme d’argent et de nombreuses ressources.

Interactifs et captivants, ces événements ont gagné du terrain sur les campagnes des réseaux sociaux en devenant un outil de communication incontournable pour toutes les marques.

Toutefois, un événement marketing présente beaucoup de difficultés pour les équipes Marketing internes. Parmi ces difficultés se trouve celle de la logistique de l’événement. Si vous n’avez pas d’expérience ou si vous n’êtes pas équipés des bons outils digitaux, organiser des événements peut s’avérer difficile.

D’autre part, les agences événementielles sont bien préparées pour optimiser la logistique, ce qui vous facilitera grandement l’organisation de l’événement.

Évidemment, ceci est une autre dépense que l’entreprise doit prévoir, puisque l’externalisation massive de la logistique pour un événement peut coûter assez cher. Mais dans certains cas, ne pas le faire peut non seulement entraîner un retour sur investissement négatif, mais cela peut aussi engendrer une série d’expériences désagréables pour les participants qui peut endommager l’image de votre marque.

La décision la plus importante que vous devez prendre est de choisir si vous allez  faire appel aux services d’une agence externe ou non.

Comment savoir si effectivement vous pouvez gérer l’organisation en interne ou si vous avez besoin d’avoir recours à une agence événementielle?

Pour vous aider dans votre choix, nous avons établi une liste de critères que vous souhaiteriez prendre en compte au moment où vous déciderez de la manière dont vous allez organiser votre prochain événement.

#1. Type d'événements

Avez-vous l’intention d’organiser un atelier ou une conférence? Voulez-vous lancer un nouveau produit ou voulez-vous plutôt organiser un séminaire pour vos partenaires de référence?

Vous pouvez évaluer les besoins en aide externe selon le type d’événements que vous voulez organiser.

Par exemple, il est probable que vous organisiez vous-même un atelier, un team-building dynamique , ou une réunion de conseil. Toutefois, si on parle de plus grands événements, par exemple un congrès ou même un salon commercial, il vous faudra vraiment l’aide d’une agence événementielle.

Pour pouvoir organiser de grands événements, vous aurez besoin de l’aide d’une équipe qui peut jongler avec plusieurs facteurs tout en restant aligné avec votre stratégie d’événement et les objectifs de votre entreprise en même temps.

À part cela, les professionnels de l’événementiel peuvent vous aider à gérer vos tâches quotidiennes et vous conseiller en ce qui concerne la conception des différents formats des meetings qui vous aidera à augmenter le nombre de vos participants, dans le but d’améliorer vos résultats.

#2. Les complexités de la logistique

Disons que vous organisez une conférence pour vos clients actuels. Il s’agit d’un grand événement, n’est-ce pas?

Cependant, cette conférence d’un jour n’est autre que deux sessions de table ronde séparées d’une pause café. En d’autres termes, vous devez aussi gérer la procédure d’inscription, les intervenants, la restauration et l’équipe audiovisuelle.

D’habitude, ces aspects ne nécessitent pas beaucoup d’effort, surtout quand vous utilisez des logiciels de gestion d’événement efficaces.

En revanche, si vous changez un peu les configurations, vous allez courir le risque d’échouer.

Supposons qu’au lieu d’une conférence d’un jour, vous devez organiser une conférence d’une semaine, comportant des sessions de travail, une petite exposition, quelques B2B networking dynamique, et un programme social intensif.

Dans ce cas, il est évident que vous aurez besoin des services d’une agence événementielle pour vous aider à gérer avec succès les complexités de la logistique.

#3. Plusieurs fournisseurs pour l’événement

Quand vous organisez un événement où la logistique est plus complexe, vous allez devoir travailler et collaborer avec différents fournisseurs, par exemple les équipes audiovisuelles et celle responsable de l’éclairage, le service-traiteur, l’entreprise de nettoyage, les décorateurs professionnels, l’agence de recrutement, etc.

Si vous n’avez pas encore une liste de fournisseurs, chercher des entreprises fiables peut prendre beaucoup de temps. Il est plus facile d’engager une agence événementielle qui a déjà des connexions établies.   

#4. Le nombre de participants

Il y a une grande différence entre accueillir 100 personnes lors d’un événement et organiser une conférence ou lancer un produit pour plus de 500 participants.

De la relance de paiement des participants à leur segmentation en différentes catégories pour des raisons de communication, gérer les participants peut être exténuant.

Ce problème peut s’amplifier davantage si vous avez d’autres tâches à accomplir.

Donc n’hésitez pas à faire appel aux services d’une agence événementielle professionnelle à chaque fois que vous accueillez un grand nombre de participants. Elle saura gérer vos participants et vous épargnera du stress et de la perte de temps.

#5. Stratégie d’événement floue

D’après Kevin Van der Straeten “ les agences événementielles ont une vision objective de votre entreprise et sont par conséquent mieux placées pour exploiter vos points forts et minimiser vos points faibles. Il est plus probable que votre propre équipe ne soit pas assez objective pour trouver ces derniers! En plus, une agence est un sparring partner ainsi qu’un comité de réflexion idéale pour l’échange et le développement de nouvelles idées.”

Ainsi, quand vous avez du mal à concevoir une stratégie satisfaisante, vous pourriez avoir besoin d’une agence événementielle pour vous aider à explorer les objectifs de l’entreprise et les aligner avec votre conférence ou le lancement de votre produit.

#6. Objectifs d’entreprise ambitieux

Lancer un nouveau produit et attirer des prospects chauds et qualifiés pour votre événement sont deux choses totalement différentes.

Vous pourriez employer de vrais professionnels qui peuvent mettre en place des techniques intelligentes pour réussir selon la complexité des objectifs de votre entreprise.

#7. Autres deadlines majeurs

Si l’organisation d’un événement coïncide avec d’autres missions ou d’autres deadlines majeurs, n’hésitez pas à engager une agence événementielle.

Autrement, vous n’arriverez pas à jongler entre la logistique et vos obligations professionnelles, et cela peut provoquer une baisse de qualité de votre travail, une perte de concentration et d’enthousiasme, ou pire, un burn-out.  

#8. Concevoir une expérience de marque

L’une des raisons pour laquelle l’événement marketing est si efficace, c’est sa capacité à fournir des expériences de marque spécifiques qui peuvent mettre en valeur la nature de vos affaires et révéler la vraie valeur de votre entreprise.

En revanche, concevoir des dynamiques efficaces de marque qui capteront l’attention de vos participants et les plongeront en immersion dans l’expérience nécessite un savoir-faire et une grande compétence.

Evidemment, il est difficile de concevoir une expérience de marque sans avoir de l’expérience en organisation d’événement.

C’est pourquoi il est nécessaire de se tourner vers une agence événementielle pour tout mettre en place.

#9. De meilleurs résultats

Parfois, après avoir organisé plusieurs événements, vous n’arrivez pas encore à atteindre vos objectifs ou bien vos souhaits en termes de retour sur investissement.

Cela peut vouloir dire qu’il y a quelque chose qui manque.

Cela pourrait être une différence entre le message que vous voulez transmettre et les vrais besoins de vos participants. Il est également possible que l’expérience ne soit pas assez satisfaisante pour vos participants. Pour éviter que cela n’arrive, et pour obtenir de meilleurs résultats, engagez une agence événementielle.

#10. Événements internationaux

Que ce soit pour une conférence, un festival, un networking dynamique, lors de la gestion d’un événement international, vous devez montrer dix fois plus d’expertise et de performance.

Cela implique plus de travail et beaucoup moins de certitude. En plus de devoir vous aventurer dans des environnements non familiers et contrôler le stress en sus, vous allez devoir faire face à encore plus de challenges : comprendre les habitudes du business local, déterminer les taxes sur la valeur ajoutée, les barrières linguistiques potentielles … et ce ne sont encore que des exemples.

Le facteur d'incertitude peut prendre le dessus sur votre confiance en vous et paralyser vos actions. Une équipe organisatrice d'événements en interne peut vous aider à relever tous les défis en termes de logistiques.

Pour conclure

À chaque fois que vous vous demandez s’il faut faire appel aux services d’une agence événementielle ou non, il faut toujours que vous considériez la quantité de travail à faire et les compétences requises pour votre prochain événement.

Faites attention au type d’événement, au lieu (local ou international), au nombre de participants qui sera présent. Demandez-vous quelles sont les difficultés dans le cadre de la logistique et du nombre de fournisseurs nécessaires pour assurer les objectifs attendus.

Soyez honnête avec vous-même concernant votre stratégie d’événement et évaluez si une meilleure approche est nécessaire. Pour finir, assurez-vous que vous n’avez pas d’autres deadlines à respecter.Si après cette évaluation, vous décidez de vous faire aider par une agence événementielle, commencer à chercher l’idéale tout de suite.

Parfois, se croire capable de tout gérer soi-même ne peut que porter préjudice à vos objectifs, mais cela peut aussi causer des répercussions négatives sur votre santé et votre niveau de stress.

Arriver à être plus spectaculaire, à voir plus grand, et avoir un plus grand impact à chaque fois, c’est ce que recherchent les salons commerciaux qui sont devenus un point de rencontre idéal pour les marques et leurs audiences.

Ces événements de grande envergure, qui symbolisent les rencontres professionnelles entre B2B sont à l'origine de puissantes collaborations et activités économiques.

Allant des “villes intelligentes” aux technologies du futur en passant par l’industrie de la santé, les salons commerciaux donnent accès à de nouveaux produits, à des contacts utiles, et à de nouvelles idées.

C’est pour cette raison qu’il est primordial d’attirer des prospects qualifiés pour vos exposants afin de générer des échanges pertinents et sérieux. Plus les visiteurs correspondent à un retour sur investissement élevé pour des marques ou des entreprises présentes au salon, plus cela améliore votre positionnement dans l’industrie de l’organisation de salons.

Cependant, sur le plan marketing, le lancement de campagnes traditionnelles ne garantira pas de bons résultats aux salons commerciaux .

Une autre approche est nécessaire.

Pour assurer un taux de participation élevé à votre prochain salon, vous devriez avant tout essayer de comprendre le profil et les attentes de vos participants.

Ces informations vous aideront à concevoir et à mettre en place des activités promotionnelles efficaces qui fourniront des expériences personnalisées et motiveront différents types de personnes à s’inscrire à votre événement.

Selon le 2018 Global Meetings and Events Forecast, “Le succès commence par la connaissance de vos participants — ce qui les motive, ce qui les intéresse et ce qui ne les intéresse pas.”

Il y a 6 types de participants dans ce même rapport, chacun a son propre agenda, sa motivation bien précise, et ses objectifs spécifiques.

Comprendre vos participants pour réussir votre stratégie marketing

Nous allons maintenant étudier ces différents participants et découvrir les différentes actions marketing auxquels vous pourriez avoir recours (selon leur profil) pour les pousser à assister à votre salon commercial.

#1. Ceux qui veulent acquérir de la connaissance

Ces participants sont avides de connaissance. Ils veulent améliorer leurs compétences professionnelles et développer de meilleures perspectives de carrière ou d’activités professionnelles. Ils veulent acquérir une compréhension plus large de l’industrie et se concentreront beaucoup plus sur la qualité des intervenants dans votre salon commercial.

Astuce Marketing:

Pour les attirer à votre événement, faites en sorte de concevoir et de promouvoir un programme particulièrement intéressant qui comporte différentes sessions parmi lesquelles ils peuvent choisir.

#2. Les networkers passionnés de la technologie

La principale raison pour laquelle ces personnes assisteront à votre salon commercial, c’est parce qu’ils veulent discuter avec des contacts professionnels spécifiques et avoir des échanges pertinents. Même s'ils aiment les interactions en direct, ils peuvent également apprécier la valeur de la technologie événementielle pour les aider à atteindre leurs objectifs.

Astuce Marketing:

Pour faire en sorte que votre salon commercial attire vraiment les networkers passionnés par la technologie, vous souhaiteriez sans doute enrichir leur expérience en networking en les initiant au B2B auto-matchmaking, une option basée sur un algorithme qui associe automatiquement l’offre et la demande, en prenant en compte les données communiquées préalablement par vos participants.

Cette dynamique assure des interactions de qualité et des opportunités de networking, des choses que les networkers passionnés par la technologie convoitent.

#3. Les participants à la recherche d’inspiration

Ces participants assistent toujours à ces événements pour des raisons personnelles ou professionnelles. Ils sont surtout intéressés par la valeur émotionnelle de la relation créée avec les autres.

Les participants à la recherche d’inspiration ont de très grandes attentes et veulent avoir de nouvelles idées ou changer de perspective à la fin d’un événement.

Astuce marketing:

Lorsque vous faites la promotion de votre salon professionnel, mettez en valeur les ambiances exceptionnelles et les dynamiques immersives que vous pouvez offrir.

Si vous organisez un salon professionnel international, mentionnez toujours les particularités et les expériences culturelles qu'ils obtiendront s'ils assistent à l'événement.

Comme le rapport le recommande, il y a aussi une autre façon de les pousser à assister à votre événement. C’est de "les impliquer dans l'événement. Ne leur parlez pas seulement à eux, parlez avec eux, engagez-les."

#4. Les participants très sociables

Pleins d'énergie et d'un enthousiasme sans fin, ce type de participants aiment rencontrer de nouvelles personnes et entrer en contact avec d'autres participants qui partagent les mêmes intérêts. Comparés aux networkers technophiles, ces participants, qui sont très sociables, n'ont pas besoin d'une expérience structurée en networking.

Le dynamisme naturel qu'ils ont pour de simples événements sociaux les incite à s'engager à tout moment.

Astuce marketing:

Pour pousser ce type de visiteurs à assister à votre salon professionnel, ajoutez du piquant à votre programme avec des repas conviviaux, des cocktails, des spectacles de divertissement, des aires de Networking inhabituelles et un programme social enrichissant.

De plus, comme l'indique le rapport, "Réfléchissez à la façon dont les personnes sociables peuvent être de puissants influenceurs, en aidant à communiquer vos messages clés et à susciter l'enthousiasme des autres participants - pensez à leur demander d'être conférenciers ou membres du comité de l'événement ".

Identifiez les personnes qui seront prêtes à vous aider à promouvoir le salon professionnel et à faire passer le mot.

#5. Le participant réticent

Ces participants viendront à votre événement parce qu'ils doivent y assister ou parce que leurs patrons le leur ont demandé. Ils sont très réticents par rapport aux dynamiques de networking et d'interaction.

Ils se sentent mal à l'aise quand il s'agit de bavardages et ils ont besoin d'exercer un contrôle absolu sur leur expérience.

Astuce marketing:

Le programme personnalisé est un élément qui peut susciter leur curiosité au sujet de votre événement. Si vous organisez plusieurs séances de formation en même temps, donnez à vos participants la possibilité d'établir leur propre agenda et de décider lesquels des intervenants ils veulent entendre.

Cette astuce permettra aux participants réticents de se sentir plus à l'aise, puisqu'ils auront un certain degré de contrôle.

#6. The brand fanatic#6. Le fanatique de la marque

Ces gens apprécient leur situation et sont toujours à la recherche de la prochaine tendance. Lorsqu'ils assistent à un événement, ils s'attendent à être étonnés.

Les fanatiques de marques sont également très actifs sur les réseaux sociaux et prônent généralement leur identité relative à une certaine marque.

Astuce marketing:

Pour qu’ils ne résistent pas à votre salon, parlez-leur de l’expérience de la marque que vous proposerez en plus de différentes présentations de produits. Ils aimeront l'idée de recevoir de la marchandise de marque exclusive.

Pour conclure

Comme vous pouvez le constater, il est probable que vous ayez plusieurs types de visiteurs dans votre salon professionnel. C'est la raison pour laquelle la création d'une seule campagne de marketing n'est peut-être pas la meilleure des idées.

Si vous voulez attirer le plus de visiteurs possible à votre événement, vous devrez vous adapter à tous types de participants et déployer des tactiques spécifiques pour chaque catégorie selon les ressources et le type de participants que vous voulez attirer. Priorisez vos stratégies de marketing et essayez d'attirer la plus grande majorité possible.

Que vous soyez le représentant d'une entreprise ou d'une institution, vous n’êtes pas sans savoir que l’organisation de plusieurs événements nécessite beaucoup d’efforts et de temps.

Particulièrement lorsque vous confiez le travail aux départements Marketing et Communication, ou pire , à votre assistant personnel.

Ne vous méprenez pas : les assistants peuvent apporter une grande aide au niveau de la logistique. Mais sans une réelle expérience en organisation d’événement ou sans l’aide nécessaire, ils pourraient se sentir dépassés et finir par être surmenés.

D’autre part, il y a beaucoup d’organisations ou d’entreprises qui décident de compter sur l’aide d’une agence d’événementiel à chaque fois qu’ils organisent un événement.

Par contre, le problème de ce choix réside dans les dépenses qui pourraient engendrer un énorme trou dans votre budget (et les dépenses vont s’élever d’autant plus à chaque événement).

Y a-t-il une autre alternative ?

Aussi, si vous représentez une grande entreprise ou une institution et si vous organisez de multiples événements chaque année, vous pourriez considérer la possibilité de créer une équipe d’organisation d’événement en interne.

Pourquoi en auriez-vous besoin ?

Premièrement, vous serez à même de concentrer vos efforts et votre propre équipe organisatrice en interne pourra mettre en place une stratégie événementielle suivant vos objectifs marketing.

Deuxièmement, votre équipe logistique vous aidera à développer un savoir-faire spécifique en matière d’événement qui sera votre marque de fabrique, et en même temps elle vous aideront à réunir les bonnes pratiques alignées avec les attentes de votre audience.

Troisièmement, vous aurez un meilleur sur l’organisation de l’événement et le budget.

Comment pourriez-vous mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne?

Voici quelques étapes que vous souhaiteriez prendre en compte :   

Étape #1. Définissez les rôles clés de l’équipe organisatrice

S’il y a une chose à retenir dès le départ, c’est qu’il est presque impossible pour une personne de gérer la logistique d’un événement à lui tout seul. Une organisation d’équipe, ainsi que la distribution des rôles et des missions sont vraiment nécessaires.

Aujourd’hui, on attend d’un responsable événementiel qu’il exécute toutes sortes de missions (de la création d’un Facebook ads ou d’une application mobile à la négociation avec les fournisseurs en passant par l’analyse des données de l’événement). En fait, vous aurez envie d’engager des professionnels du secteur dont la collaboration fructueuse résultera à des événements grandioses et parfaits.  

Parmi les rôles clés dans une équipe d’organisation d’événement typique, nous retrouvons :

• un coordinateur
• un concepteur
• un analyste des données de l’événement
• un professionnel de l’événement marketing
• un concepteur d'expérience pour une marque
• un responsable média
• un responsable de l’équipe de production,
• etc. 

Étape #2. Choisissez le leader de l’équipe

C’est la personne qui va assurer la stratégie événementielle et qui s’assurera que cette dernière s’aligne avec les objectifs de votre entreprise ou de votre organisation. Il ou elle sera aussi en charge de transmettre la culture de votre institution ou de votre entreprise aux autres membres de l’équipe, en y intégrant les valeurs et la philosophie de votre marque.    

Étant à la tête de l’équipe organisatrice entière, cette personne vous aidera à décider et à faire de la vision de l’événement une réalité, en exploitant pour cela la force de collaboration de son équipe.  

Étape #3. Ne vous focalisez pas sur les diplômes académiques

Dans certains cas, vous serez amené à engager une personne ayant un diplôme spécialisé, tel que des avocats ou des comptables. Toutefois, en ce qui concerne votre équipe d’organisation d’événement, les choses sont un peu différentes.  

L’offre académique pour les professionnels de l’organisation événementielle est un peu rare.

En outre ce travail s’apprend dans la pratique et non en s'asseyant derrière un bureau tout en prenant des notes pendant qu’un professeur dicte les principes de l’organisation événementielle.

Donc au lieu de chercher des diplômes en Management d’événement prestigieux dans les CV des candidats, concentrez-vous sur leurs expériences professionnelles.

• Combien d’années ont-ils travaillé dans l’industrie de l’événementiel?
• Est-ce qu’ils ont travaillé pour une agence d’événementiel ou faisaient-ils partie d’une équipe d’organisation d’événement interne?
• Quelle est leur expertise?

Quand vous engagez une personne, tous ces points ont beaucoup plus de valeur que ses diplômes.

Étape #4. Établissez un travail dynamique

Une fois que vous aurez créé votre équipe d’organisation d’événement interne, vous allez devoir passer à la mise en place d’un calendrier annuel ensemble, établir les dates des événements à venir, et discuter des caractéristiques de chaque événement.

Ensuite, vous devrez décider de la dynamique de travail et de la manière dont votre équipe organisera les événements.

Pour obtenir un résultat proche de vos attentes, demandez à votre nouvelle équipe d’évaluer leurs besoins et décidez des outils digitaux dont ils auront besoin pour accomplir leur mission.

Puis, vous établirez un protocole d’organisation et un système de responsabilisation qui aidera chacun à suivre la progression de leur mission et à évaluer les KPI identifiés.

Pour conclure

Si votre institution ou votre entreprise organise plusieurs événements par année, pas besoin de mettre en place une équipe d’organisation d’événement interne. Vous pouvez externaliser le travail à une agence d’événementielle ou même laisser votre équipe marketing gérer la logistique (en utilisant une plateforme de gestion d’événement, évidemment).

Cependant, si votre organisation ou votre entreprise organise un grand nombre d’événements, le mieux est d’investir dans une équipe organisatrice d’événement efficace qui travaillera en interne et s’assurera que la stratégie mise en place s’aligne avec les objectifs de vos événements.

Vivre et travailler au niveau mondial est plus qu’une simple tendance.

De nos jours, des compagnies se forment et se développent en étant coordonnées à distance par des équipes réparties à travers le monde entier. Des marques ont combiné les aspects locaux avec un rayonnement international. Des professionnels voyagent partout dans le monde pour faire des affaires, travailler, et pour faire du networking.

Le mouvement à l’international des actifs, des ressources, et des personnes a imposé un changement radical et nous a amenés à reconsidérer la manière de construire de grandes marques, échanger des valeurs, et interagir avec d’autres personnes.

Manifestement, cela est aussi le cas dans l’industrie de l’événementiel.

Le lieu qui va accueillir un événement—que ce soit une ville, un état, un pays — a un impact multidimensionnel.

Premièrement, il est question de logistique et de prix, en plus de la facilité (ou de la difficulté) à se familiariser avec le lieu, trouver des organismes qui peuvent fournir de l’aide (tel que Convention Bureaus), et organiser l’événement.

Deuxièmement, le lieu affectera l'expérience “holistique” de vos participants, impliquant le voyage et l'interaction avec le nouvel environnement.

Pour finir, la portée de votre événement s'étendra sur l’économie locale, incluant le financement des fournisseurs de l’événement, l'accroissement du flux de personne ayant un pouvoir d’achat, et la garantie du retour sur investissement de l’installation.

C’est pourquoi le choix de la ville pour votre prochain événement n’est pas une tâche à prendre à la légère—il y a de multiples aspects et conditions qui doivent être pris en compte.

Si les grandes villes sont habituellement plus attrayantes pour les organisateurs et les participants internationaux, grâce à la facilité d’accès et aux infrastructures mises en place lors de l’événement, les petites villes commencent doucement à être vraiment prometteuses.

Se développer … dans de petites villes

Dans un article de Skift, Allan Leibowitz a déclaré que « Les petites villes veulent constamment accueillir des événements majeurs pour capitaliser la hausse du prix et les contraintes de disponibilité dans les capitales mondiales accueillant traditionnellement des conventions. »  

Il a aussi ajouté, «  Les villes comme Manchester au Royaume Uni, Gothemburg en Suède, et Adélaïde en Australie utilisent toutes leurs ressources dans les secteurs privés et publics ainsi que leurs ressources académiques pour attirer des événements majeurs et pour assurer les bons résultats des organisateurs et des délégués.”

Moins chers, les petites villes se développent rapidement et veulent attirer de grands événements pour construire un lieu de marque et renforcer l’économie locale, elles ont pris une place importante dans l’industrie internationale de l’événement, accompagné de plusieurs villes catégorisées MICE.   

Selon Leibowitz, «  Les villes accueillants traditionnellement des conférences sont toujours les choix par défaut pour les organisateurs d’événements mais la hausse des prix et le manque de capacité rendent les villes secondaires plus attractives. Et quelques-unes travaillent pour mettre en avant leur unique bénéfice. »

En considérant ces nouvelles options infinies, comment allez-vous choisir la meilleure ville pour votre prochain événement ?

Voici quelques conseils pour vous aider :

Conseil #1. Définissez le calibre de l’expertise locale

Organiser un congrès international dans une ville différente (ou un pays) implique plusieurs risques et problèmes.

Toutefois, vous pouvez surmonter ces challenges en vous préparant à l’avance avec des recherches approfondies sur la destination, en visitant le lieu et en interagissant étroitement avec le bureau de la convention.

Il n’est pas question ici d’estimer l’ampleur de l’événement ou l’expérience de votre équipe, il est probable que vous aurez besoin de l’aide de professionnels locaux de ou d’institutions. Pas seulement parce qu’ils connaissent les coutumes locales et la manière pour améliorer le travail, mais ils peuvent aussi apporter une valeur locale inattendue qui peut donner plus d’impact à votre événement et le rendre inoubliable.

Donc, avant de choisir une ville pour organiser votre prochain événement, vous devez d’abord évaluer ce qu’elle peut offrir et définir le calibre de l’expertise locale en analysant les événements organisés dans la ville et savoir qui les ont organisés.

Conseil #2. Évaluez les efforts marketing de la destination

Il y a une grande différence entre les petites villes et les petites villes qui veulent attirer plus d’événements internationaux.

Les premières se consacrent peut-être à générer les meilleurs programmes pour les touristes tandis que les secondes construisent les infrastructures nécessaires à un événement qui attireront les différents représentants internationaux de l’industrie.

À part cela, dans l’espoir de transformer leur ville en une destination attirante qui vaut la peine d’être visitée, elles mettront en place une forte stratégie marketing de destination.

Il faut que vous prêtiez attention aux efforts marketing que ces autorités locales font dans leur ville afin d’attirer des événements internationaux.

Conseil #3. Évaluez le profil des autorités locales

Il est important de connaître le niveau de collaboration existant entre les secteurs publics et privés quand vous choisissez la ville pour votre événement.

Vous avez aussi besoin d’analyser l’implication des autorités locales dans la promotion de leur ville afin de devenir une destination phare en matière d’événement. Généralement, le niveau d’implication vous montrera comment l’infrastructure pour l’événement est développée et combien la ville est conviviale.   

Conseil #4. Cherchez des opportunités de  networking organiques

Selon Skift report, « Les villes développent leurs campagnes en « Districts d’innovation » pour mieux relier leurs industries high-tech et créatives, les institutions de recherche, les lieux culturels et les centres de convention dans les districts. L’objectif est de créer une expérience plus riche pour les participants à un networking organique et un partage de savoir entre les leaders de l’industrie locale et de l’étranger. »  

La présence de différents clusters de l’industrie et de pôles de connaissance  multipliera les opportunités de networking dont vos participants pourront profiter quand ils assisteront à votre événement. Cela rendra leur expérience plus gratifiante et apportera plus de valeur ajoutée en termes d’affaire et de collaboration avec les institutions locales.

Conseil #5. Identifiez de potentiels challenges logistiques

Du voyage à l’hébergement, en passant par l’accessibilité du lieu et le transport public, vous devez scruter chaque aspect qui pourrait compliquer l’organisation.

La ville est-elle une destination facile à atteindre? Alors qu’un lieu exotique semble enthousiasmant, si vos participants doivent voyager deux jours avant d’arriver à la ville, cela n’en vaut peut-être pas la peine. S’il y a peu d’alternatives de lieu, peut-être que vous devez chercher d’autres horizons.  

Pour finir, si la ville manque de moyen de transport et que cela risque de causer des problèmes aux participants de partir de leur hôtel pour rejoindre le lieu de l’événement, le mieux est de chercher ailleurs.

En d’autres termes, avant de choisir une destination pour un événement, il est important de considérer les aspects logistiques pour réduire le niveau d’incertitude, et fournir une vraie expérience gratifiante à vos participants.

Une petite ville pleine d’impacte

Londres, Barcelone, Amsterdam, Miami, Las Vegas … toutes ces destinations sont des destinations populaires pour des événements majeurs.   

Toutefois, il y a beaucoup d’autres opportunités et les petites villes ne sont pas seulement bénéfiques en termes de retour sur investissement, elles peuvent aussi fournir une organisation et une expérience authentique incroyable aux participants.

Donc au lieu d’opter pour la prochaine grande ville « en vogue » , peut-être qu’il est temps d’opter pour de plus petites est d’augmenter l’impact de votre événement en choisissant une ville peu reconnue, mais plus confortable et plus intime, une ville où vous pourrez inviter vos participants à se réunir et profiter de quelques jours de plaisir ensemble.

Un événement B2B networking est plus qu’un simple face-à-face entre différents professionnels ou différentes marques.

Une interaction de qualité et pertinente implique que les besoins en networking de vos participants soient en parfaite adéquation.

Qu’est-ce que cela signifie ?

Vos participants ont un agenda spécifique lorsqu’ils assistent à un Networking dynamique..

Certaines personnes veulent vendre leurs services et se concentrer sur la recherche de prospects potentiels. D’autres veulent acheter des produits, donc leur objectif est d’évaluer les différentes marques et de choisir celle qui leur correspond le mieux. Certains participants sont peut-être à la recherche d’un financement, tandis que d’autres chercheront des partenaires d’affaires potentiels.

Bien que le contenu et le thème pour chaque événement et networking dynamique soient différents, le principe fondamental des interactions B2B consiste à fournir un environnement sûr où l'adéquation entre l'offre et la demande s'aligne avec les intérêts de vos participants..

Pour vous assurer d’atteindre votre objectif, nous avons mis en place un système de matchmaking qui vous aidera :

- à rassembler des informations importantes sur les préférences de vos participants en matière de networking,
- à les catégoriser dans différents groupes d’entreprises, puis les aider à prendre des décisions sur leur propre programme,
- à demander des meetings avec les personnes ou les marques qui correspondent à leur besoins.

Cette option assure la qualité de vos événements ou vos sessions de B2B networking, ce qui rend le processus entier plus rapide et facile pour vous, en tant qu’organisateur.

Toutefois, nous avons décidé d’avancer et de révolutionner la manière dont vous allez faire correspondre l’offre et la demande dans vos événements, ce qui vous fera gagner du temps précieux et de l’énergie.

C’est pour cela que nous sommes heureux de vous présenter l’option B2B auto-matchmaking.

Voici le futur du B2B matchmaking

Comparé à la première version, l’option B2B auto-matchmaking est basée sur des algorithmes et met en place automatiquement la correspondance de l’offre et la demande, prenant en compte les données de vos précédents participants.

Vous verrez ci-après comment la magie opère …

Etape #1. Définissez les types de participants

En tant qu’organisateur, vous pouvez décider quels types de participants vous voulez faire correspondre lors de votre événement. Vous pouvez opter pour la manière conventionnelle et établir deux catégories de business, par exemple, vendeurs et acheteurs.

Ou vous pouvez ajouter plus de poids à votre événement en catégorisant vos participants suivant leurs profils professionnels (cela va dépendre du thème de votre événement), tel que : entreprises SaaS, marques de blockchain, e-commerçants,etc.

Vous pouvez aussi tagger vos participants, cela vous aidera à trouver les informations nécessaires de manière rapide et efficace.

Etape #2. Configurez un système de notation

Le plus intéressant avec notre option auto-matchmaking, c’est la présence d’un système de notation par étoiles. Normalement, quand vous allez planifier un événement B2B matchmaking dynamique, vous demanderez à vos participants de demander un meeting avec les gens qui les intéressent le plus.

Cependant, dans ce cas, les choses se passent différemment.

Tous les participants auront la possibilité de noter les autres participants en utilisant un système de notation. Les points vont de un à cinq étoiles, la note « une » étoile signifiant que le participant a peu d’intérêt à rencontrer un autre participant, et « cinq » étoiles signifiant qu’il ou elle est très intéressé(e) pour organiser un meeting avec un des participants.

Vous déciderez du nombre d’étoiles que vos participants pourront accorder.

Vous pouvez par exemple paramétrer le système pour que les gens soient capables d’assigner jusqu'à quatre étoiles en une fois, et de rajouter la cinquième étoile la deuxième fois. Ce sera leur façon d’exprimer leur intérêt à rencontrer une personne ou une marque.

En d’autres mots, vous aurez le pouvoir de choisir combien d’étoiles chaque type de participants peut assigner à d’autres participants dans la liste de l’événement de networking.

Vos participants ne sont pas obligés d’utiliser toutes les étoiles qu’ils ont, nous avons créé spécialement une barre de progression ( comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessous) qui les aidera à savoir combien d’étoiles ils ont donné.

Cette barre de progression va normalement contraindre vos participants à donner des notes en utilisant (presque) toutes les étoiles disponibles.

Etape #3. Décidez vous-même du seuil obtenu

Pour la suite, vous pouvez cliquer sur Exécutions et décider du seuil.

Qu’est-ce que cela veut dire?

Cela veut dire que vous pouvez générer automatiquement des meetings en tête à tête entre des personnes qui ont assigné deux ou plus d’étoiles entre eux.

Que faire si, par exemple, un acheteur à donner à un vendeur trois étoiles et ce même vendeur a donné quatre étoiles à cet acheteur?

C’est simple : Multipliez 3 par 4 et vous aurez 12 points.

Si vous paramétrez le seuil du meeting à moins de 10 points, le système générera automatiquement un meeting à huis clos entre les deux participants.

Si vous paramétrez un seuil supérieur, ils ne se rencontreront pas durant votre événement.

Etape #4. Remplissez les "gaps", c’est-à-dire les créneaux horaires vides

Après l’utilisation de l’algorithme, il est possible que certaines personnes finissent avec des créneaux libres dans leur calendrier, donc nous leur donnons la chance de les remplir. Cela peut se faire en ajoutant des interactions au hasard ou en laissant le participant demander en personne des meetings avec des gens spécifiques dans leur calendrier après que l’algorithme ait correspondu l’offre et la demande.

N’oubliez pas que vous pouvez télécharger un fichier PDF ou Excel contenant tous les meetings en tête à tête pour voir les noms des participants interagissant ; l’heure, la date, le statut du meeting, le lieu (si vous avez assigné un).

Etape #5. Qualifiez les meetings

La meilleure partie de ce système, c'est qu'au final vous pourrez évaluer le retour sur investissement de la dynamique ou de l'événement networking. Pour cela, il faudra configurer l'option "how do you rate this meeting?" avec différentes questions.

Vous pourriez demander à vos participants d'écrire un commentaire sur leurs interactions face à face ou noter la qualité et les affaires potentielles de chaque meeting qu'ils ont assisté. Ci-dessous quelques questions que vous pourriez poser: 

• Projetez-vous de faire des affaires ensemble? 
• Quelle est l'ampleur de cette opportunité professionelle ? (Choix multiple: 10k ~ 50k, 50k ~ 100k, 100k ~ 500k, > 500k)

Cela vous donnera une vraie compréhension du process et vous saurez exactement la valeur que votre événement a fournie à vos participants.

Si vous voulez, vous pourrez même demander à vos participants de signer leur évaluation.

Essayez-le

L'une des raisons qui nous ont poussés à concevoir cette option est de vous simplifier le travail et automatiser quelques process de planning.

Toutefois, nous avons rapidement découvert le potentiel caché d'une simple automatisation et la façon dont nous pouvons utiliser des algorithmes intelligents pour fournir une comparaison précise et améliorer la qualité de l'expérience de Networking de vos participants.

Si vous voulez que la qualité de vos événements soit d’un tout autre niveau, en termes de logistique et de satisfaction des participants, nous vous invitons à programmer une démonstration avec un des membres de notre équipe. Préparez-vous à être ébloui par ce qu’un algorithme simple, et bien conçu peut faire.

Vous avez un événement à organiser. Accompagné d’une multitude d’institutions et de marques, vous saisissez l’importance du véritable pouvoir du marketing événementiel et accordez beaucoup de temps et de ressources dans l’organisation de la logistique. Vous avez une équipe organisatrice (qui n’est peut-être pas constituée d’organisateurs professionnels) et vous avez convenu d’un calendrier des événements que vous essaierez d’assurer pendant toute l'année.

Ce qui est déjà un bon début ; cependant, vous allez bientôt découvrir que planifier quelque chose (ou plusieurs événements de marque, si vous avez un calendrier d’événement chargé ou avez une grande entreprise ) nécessite beaucoup d’efforts.

À part cela, vous réaliserez peut-être que votre équipe n’a pas vraiment les connaissances requises ou les moyens nécessaires pour atteindre le maximum de leur potentiel et rationaliser le workflow de l’organisation, ce qui peut causer un manque d’efficacité et une mauvaise gestion des ressources.

Alors, comment allez-vous améliorer le workflow de l’organisation au sein de votre équipe et assurer que les résultats attendus soient bien atteints avec moins de problèmes et de difficultés ?

Ci-dessous quelques recommandations que vous pourriez prendre en considération:

Conseil #1. Soyez attentifs aux besoins de votre équipe

Si vous n’êtes pas directement impliqué dans la logistique et la communication de l’événement, vous raterez les principaux obstacles que votre équipe organisatrice pourrait rencontrer. Une fois que l’équipe commence à organiser un événement, elle va probablement rencontrer de nombreux problèmes.

De la création d’un site web sympa à la conception des formulaires d’inscription pour automatiser le paiement des factures, sans parler de se mettre d’accord sur la procédure d’enregistrement, l’équipe rencontrera plusieurs obstacles.

Votre tâche prioritaire est de déterminer à quel moment votre équipe rencontre de vraies difficultés pour pouvoir y travailler ensemble et trouver des solutions. En d’autres termes, il faudra organiser une réunion exhaustive avec votre équipe pour discuter et analyser tout le processus d’organisation de l’événement et identifier les points sensibles qui doivent être éliminés pour améliorer le workflow.

Conseil #2. Établissez une communication qui ne souffre aucune distraction

La manière dont votre équipe travaille ensemble pour résoudre les soucis logistiques de l’événement peut influencer le résultat final. Cela est encore plus important quand des membres opérationnels clés font partie de différentes équipes de l’entreprise ( par exemple, si une personne fait partie du département de marketing et les autres venant d’autres départements administratifs).

Ils pourraient passer leur journée entière à répondre à des emails pour faire office de relayeurs d’information. Cette approche ne fera que les distraire et les empêcher de concevoir des expériences inédites pour les futurs participants.

Votre devoir est de fournir à votre équipe un espace (physique et virtuel) où elle pourra échanger ensemble sans aucune distraction.

Par exemple, vous pourriez configurer une plateforme de dialogue (par exemple, sur Slack) spécialement dédiée à la planification de l’événement, ou désigner une salle où votre équipe pourra se rassembler et régler tous les aspects logistiques sans distraction.

Conseil #3. Automatisez certaines missions

C’est une erreur de croire que le but de votre équipe est de s’assurer que la logistique soit parfaite. Il y a quelques années, c’était effectivement le cas. De nos jours cependant, la mission d’une équipe est de se concentrer sur la conception d’expériences mémorables durant un événement, d’organiser un grand événement de stratégie marketing qui s’aligne parfaitement avec les objectifs de votre marque, de trouver le moyen d’attirer des prospects durant l’événement, de mettre en place des stratégies qui mèneront à de fortes relations professionnelles avec les participants.

Cependant, dans la plupart des cas, la logistique de l’événement nécessite tout le temps et les ressources disponibles, ne laissant aucune marge de temps pour la mise en place des étapes stratégique.

Que devriez-vous faire dans ce cas ?

Pensez à aider votre équipe en automatisant quelques tâches. Il y a plusieurs plateformes de gestion d’événement et outils digitaux qui pourront vous aider. Dirigez une analyse marketing (en considérant les besoins de votre équipe) et optez pour la solution qui vous semblera être le mieux.

Conseil #4. Optez pour un guichet unique, au lieu de plusieurs applications

Votre capacité à gérer la numérisation de la logistique à l’aide d’un dashboard unique aidera grandement votre équipe. En d’autres termes, au lieu d’acheter plusieurs applications pour résoudre un problème, il est conseillé de chercher un logiciel pour gérer l’événement au complet.

Il est faux de croire que de nombreuses d’applications à fonction unique ou plusieurs outils digitaux sont meilleurs qu’une plateforme massive. Cela pourrait être vrai pour d’autres industries ou pour d’autres problèmes.

Cependant, quand on parle de planification d’événement, il y a des logiciels qui prennent en main l’ensemble de la chaîne logistique de l’événement et qui fournissent toutes les solutions et les fonctions nécessaires.

rationaliser le workflow de votre équipe de planification, optez pour une service tout-en-un qui gérera tous les aspects et caractéristiques de l’événement.

Conseil #5. Aidez votre équipe à mettre en place un protocole de planification

Quelles sont les différentes étapes de la planification d’un événement? Quelle est la première phase? Quelle est la seconde? Comment devriez-vous mener la campagne marketing?

Il y a un protocole spécifique à suivre dans la planification de plusieurs événements pour une entreprise ou pour populariser une marque. Pour uniformiser l’efficacité de la planification de votre équipe événementielle, présentez un protocole étape par étape qui aidera tout le monde à comprendre exactement chaque prochaine étape.

Conseil #6. Mettre en place un OKRs (objectifs clés) clair

Quelle est la raison pour laquelle vous planifiez ces événements? Voulez-vous attirer de nouveaux prospects, ou augmenter le positionnement de votre marque dans le milieu des affaires, ou renforcer la fidélité de vos clients existants? Et le plus important, comment vous allez mesurer le succès de votre événement?

Les réponses à ces questions dirigeront les efforts fournis par votre équipe de planification pour atteindre les bons objectifs et pour savoir quels objectifs et quels résultats clés suivre. Cela leur fournira une vision claire et leur montrera les indicateurs clés pour évaluer leurs efforts.

Conseil #7. Aidez votre équipe à reproduire l’événement précédent

Au lieu de planifier un événement de A à Z, donnez à votre équipe les outils fondamentaux pour reproduire l’événement précédent, à adapter et intégrer les nouvelles données au nouvel événement. Ceci est possible à l’aide de plateformes de gestion d’événements qui permettent aux équipes de simplement copier un événement existant et d’en créer un nouveau.

À retenir

Investir tout votre temps et vos efforts à assurer la logistique parfaite n’est pas la clé du succès de vos événements. Au contraire, cet aspect doit prendre le moins de temps et de ressources possible.

À la place, votre équipe de planification devrait se concentrer sur le développement d’un événement de stratégie marketing bien aligné avec les objectifs de la marque et concevoir d’excitantes expériences pour vos participants afin qu’ils ne risquent pas de vous oublier.

Pour atteindre ces résultats, il est crucial de rationaliser la planification du workflow en utilisant des approches différentes et des outils digitaux et permettre à votre équipe de se concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

Les grands événements sont souvent excitants et remplis d’activités éducatives. Ils constituent de réelles sources pour amorcer une fructueuse collaboration ou du networking. Les grands événements sont des expériences enrichissantes, proposant différentes offres et d’innombrables opportunités.

Mais ces grands événements peuvent aussi receler un aspect inhumain. Ils sont difficiles d’accès en raison du trop-plein d’informations, de personnes et de sessions qui s’y trouvent.

Nous devrions avant tout nous poser les questions suivantes : Les grands événements sont-ils viables? Quels sont les objectifs que les grands événements peuvent nous aider à atteindre à long terme? Serait-il possible d’atteindre ces objectifs avec de petits événements, plus rentables et plus compacts?

Et pour finir, qu’est-ce qu’on entend par grand  événement ?

Un grand événement implique généralement un grand nombre d’audiences (plus de 1000 personnes), s’étale sur un espace assez large et nécessite une collaboration avec de nombreux départements logistiques et des fournisseurs. Que ce soit des conférences académiques ou des événements de marque, les organisateurs et les managers cherchent à attirer le maximum de participants dans l’espoir de créer un plus grand impact.

Cela tombe sous le sens lorsque vous organisez un concert ou un salon. Pour les concerts, il y a toute une philosophie qui découle de l’engagement pris dans une expérience de loisir engendrée par la musique. Et pour les salons, il est important d’offrir aux exposants la chance d'interagir avec le maximum de clients potentiels et de prospects possibles, donc vous devez assurer un grand nombre de participants.

Cependant, pour ce qui est des événements de marque (habituellement pour les entreprises, les institutions ou les sociétés qui font du marketing événementiel à des fins commerciales), préparer de grands événements peut créer une série de problèmes. En voici quelques-uns:

Problème #1. Absence de “chaleur humaine”

Admettons-le : Quand vous organisez un événement de masse, il est presque impossible d’offrir une expérience personnalisée à vos participants. Le comité exécutif ainsi que les équipes organisatrices se concentrent trop sur les problèmes et les difficultés dans le but d’assurer le bon déroulement de l’événement et oublient souvent le facteur interpersonnel.

De plus, si vous n’avez pas un groupe de volontaires qui vous aide à gérer les participants, il sera difficile de fournir toute l’attention dont votre audience a besoin pour se sentir valorisée ou appréciée. Dans le cas contraire, votre événement sera uniquement une production de masse sans relation humaine ni convivialité.

Problème #2. Surcharge d’information

Quand vous organisez une session sur un sujet complexe avec plusieurs discussions simultanées dans différentes salles, vous risquez de négliger une information qui pourrait réellement empêcher les participants de vivre une expérience enrichissante.

Rappelez-vous que votre événement n’est pas sur internet, là où les gens peuvent naviguer d’une page à l’autre, lire et parcourir toutes sortes d’information comme bon leur semble. Pour assimiler totalement de nouvelles idées, pensées, et donnée, les gens doivent être vraiment concentrés, sans interruption ni distraction.

Passer directement d’une session à un atelier de discussion (parce que les deux paraissent intéressantes) dans un grand événement perturbe le processus d’apprentissage, et être en second plan (l’attention a diminué en raison du changement) est mauvais en termes d’expérience pour vos participants car cela les empêche d’acquérir les informations.

Problème #3. L’incapacité à choisir

L’une des fonctionnalités les plus prisées dans la digitalisation d’un événement, c’est laisser les participants décider de leur propre programme. C’est parfait lorsqu’il n’y a pas beaucoup d’options, mais quid si votre événement offre plus de cinq sessions en même temps durant trois jours de suite ?

Comment pouvez-vous attendre de vos invités qu’ils choisissent d’eux-mêmes leur programme ? Peut-être ne savent-ils pas eux-mêmes quel(s) intervenant(s) offre(nt) le plus de valeur ajoutée.

Une multitude de choix pourrait créer un genre de “paralysie”, qui amènerait vos participants à se focaliser sur le choix de leurs activités le premier jour (ou la première demi-journée), et de se laisser influencer pour choisir une activité sur place. Cela pourrait entraver leur expérience d’apprentissage et causer un impact négatif, côté émotionnel.

Problème #4. Ne pas réussir à établir de relations solides

Un des aspects les plus importants d’un événement de marque, c’est d’offrir la plateforme nécessaire aux entreprises, institutions, ou sociétés pour leur permettre de créer des relations fructueuses avec les prospects et les clients potentiels.

Mais quand vous êtes face à une audience conséquente, il vous est difficile d’établir des relations d’affaires pertinentes avec vos participants (à moins que vous n’organisiez un B2B Matchmaking dynamique spécial)

Problème #5. Avoir des difficultés à évaluer les résultats

Comment allez-vous procéder à la répartition de vos participants? Comment comptez-vous leur offrir une expérience personnalisée ? Classez-vous vos prospects selon qu’ils soient chaud ou froid ? Comment allez-vous pouvoir mesurer la visibilité de la marque auprès d’un millier de participants?

La collecte de nouvelles données et l’analyse des technologies vous aideront à trouver les réponses à ces questions. Toutefois, pour booster votre business, cherchez de petites quantités de données au lieu de chercher des données massives (en écoutant vos participants, en discutant avec eux, en vous mélangeant à eux et en essayant de comprendre leurs états émotionnels, etc.), ce qui est nécessaire pour attirer de nouveaux prospects et conclure des affaires. Ceci est difficile quand on interagit avec une centaine de personnes, et c’est presque impossible à réaliser quand on fait face à un plus groupe de plusieurs personnes.

Pourquoi organiser de petits événements est-elle la solution?

Quand vous avez les ressources et les possibilités d’organiser de grands événements, se contenter d’en organiser de plus petits semble être injustifié.Toutefois, réduire l’envergure de vos événements peut être bénéfique pour votre marque. 

Premièrement, vous pourrez contrôler la qualité de vos participants parce que vous pourrez choisir personnellement vos invités. Vous pourrez examiner tous les formulaires d’inscription de vos participants et en conclure si oui ou non votre événement répond à leurs besoins. Vous pourrez ensuite approuver ou rejeter les demandes de participation.

Deuxièmement, votre équipe et vous pourrez interagir avec les participants, écouter attentivement chacun d’eux et leur assurer une expérience agréable.

Troisièmement, ces interactions vous inciteront à construire des liens forts avec vos participants, ce qui par la suite pourrait déboucher sur une collaboration ou une un contrat après l’événement.

Quatrièmement, vous aurez le contrôle sur l’impact de la session d’apprentissage. Quand on planifie un événement, on peut choisir un sujet d'intérêt plus restreint à approfondir et laisser les participants découvrir les nouvelles données et les perspectives fournies par des experts et des intervenants.

Le secret est de condenser les sessions pour permettre à vos participants de se concentrer ce qui importe vraiment au lieu de constamment changer de salle pour chercher des sessions parallèles. Opter pour la simplicité permettra d’éliminer la surcharge d’information et permettra aussi à vos participants d’être plus concentrés et attentifs.

Enfin, vous aurez le contrôle sur les résultats et vous saurez exactement comment continuer la conversation à différents niveaux après l’événement.

Le fait d’organiser un petit événement au moment où le marché demande des événements de grande envergure ne pourrait pas paraître une solution évidente pour offrir une expérience passionnante pour les participants ainsi qu’une augmentation du niveau de qualité de vos business.

Alors qu’en pensez-vous? Êtes-vous prêt à opter pour les petits événements?

À l'époque, en dehors du networking, les personnes assistaient surtout à des événements pour obtenir de précieuses informations à partir  des séances de travail et des intervenants de renom. Assister à un événement signifiait avoir un nouveau point de vue sur différents sujets.

Des actualités industrielles aux stratégies novatrices, en passant par les statistiques et le benchmarking, les personnes pouvaient acquérir des données importantes auxquelles les participants qui n'ont pas assisté à l'événement mettaient des semaines, voire des mois à découvrir.

Mais les temps changent, et de nos jours, de plus en plus de canaux de communications séduisent l’audience avec des idées intéressantes et des informations pertinentes comme les vidéos sur YouTube, les groupes sur Facebook et les groupes mastermind en ligne, pour n'en nommer que quelques-uns.

Compte tenu de toutes les options qui sont à leur disposition, vous constaterez sûrement que les gens sont moins attirés par la programmation de votre événement.

Vous pourriez inviter un leader d'opinion à parler de son nouveau livre, mais que se passerait-il si le discours pour le lancement de son livre avait déjà été publié sur YouTube, il y a un mois ? Bien sûr, certaines personnes pourraient venir pour avoir son autographe ou le rencontrer en personne. Mais quelle valeur votre événement pourrait-il apporter s’il ne faisait qu'accueillir une personne qui va répéter le même discours que celui qui est déjà disponible en ligne ?

D'autre part, concevoir la programmation d’un événement efficace est essentiel pour inciter les gens à participer et pour renforcer la marque de votre événement.

Comment procéder ?

Voici une série de conseils que vous pourriez avoir envie de suivre lors de la préparation des prochaines programmations  :

Conseil n° 1. Adoptez des approches inhabituelles

Les personnes qui partagent les mêmes idées se concentrent généralement sur les mêmes sujets. Les personnes qui veulent devenir entrepreneurs se concentrent sur des sujets tels que la motivation, l'investissement, le développement, le recrutement, la gestion d'équipes, etc. Les personnes qui veulent lancer une chaîne YouTube s’intéressent à des sujets tels que les équipements vidéo, au référencement sur YouTube, à la manière d’enregistrer leur vie quotidienne, etc.

Les professionnels essaient toujours de gérer tous les éléments importants, il s’en ressent alors un certain manque d'imagination en termes de nouvelles approches.

C’est là que vous pourriez intervenir pour améliorer la programmation de l'événement.

Par exemple, au lieu d'organiser un autre événement sur le digital marketing, vous pourriez faire le lien entre les réactions physiques des personnes qui font face aux interruptions des publicités en ligne lorsqu'ils regardent des vidéos YouTube, ainsi que les conséquences à long terme que cette stratégie va apporter à la marque.

Ici, l'idée est de proposer de nouvelles approches ou de nouvelles choses dont les personnes ne discutent pas habituellement et d'offrir à vos participants un programme réellement novateur et intéressant.

Conseil n° 2. Donnez aux participants le plus d’opportunités possible

Il est difficile de cibler les bons participants lorsque les sujets sont vastes. En outre, il est d’autant plus difficile d'attirer du monde à votre événement lorsque les sujets que vous allez aborder ne sont pas assez spécifiques. Si nous prenons l'exemple précédent et annonçons que vous planifiez un événement sur le digital marketing, vous devrez trouver un sujet spécifique et établir la programmation de votre événement en fonction de ce sujet en particulier.

Il peut s'agir, par exemple, de l’Inbound marketing pour les experts SEO, ou des astuces sur le référencement naturel pour les rédacteurs freelance, ou même de la stratégie de contenu pour les entreprises qui utilisent le SaaS.

Les sujets spécifiques déterminent non seulement le groupe cible de votre événement, mais il vous donne également la possibilité d'offrir à vos participants des informations pertinentes et approfondies sur un sujet qui a de l’importance pour eux.

Ne vous limitez pas à de grands thèmes.

Essayez toujours d'affiner autant que possible vos thématiques et d’en tirer toutes les informations significatives que vos participants ne pourront trouver nulle part ailleurs.

Conseil n° 3. Invitez des auteurs ainsi que les personnes dont ils parlent dans leurs livres

Les auteurs récemment publiés sont toujours captivants. Ils peuvent donner des aperçus fascinants sur les recherches qu'ils ont menées dans l’écriture de leurs livres. Mais ces informations deviennent obsolètes assez rapidement, c’est la raison pour laquelle de petites astuces en plus sont les bienvenues.

Par exemple, vous pourriez organiser une table ronde avec le(s) auteur(s) et les personnes dont il(s) parle(nt) pour discuter du sujet du livre selon leurs différentes perspectives.

Le Reagan Foundation Forum and the conversation nous fourni un exemple récent, avec le multimilliardaire et entrepreneur Peter Thiel ainsi que le célèbre marketeur Ryan Holiday qui a écrit un livre sur le conflit entre Thiel et Gawker.

Cette formule va certainement intriguer vos participants, car c'est quelque chose qui sort de l'ordinaire.

Conseil n° 4. Offrez des “master class” avec des chefs d’entreprise

Invitez vos participants non seulement à écouter les intervenants de votre événement, mais aussi à apprendre d'eux. Au lieu de faire des conversations formelles, des tables rondes ou de séances plénières, vous pourriez enrichir le programme de votre événement à partir d'une série de petits ateliers et de séances données par vos conférenciers.

Cela boosterait la qualité de votre événement qui offrira à la fois partage de connaissances et de compétences. Cela constitue un atout non négligeable et une expérience unique que vos participants apprécieront.

Conseil n° 5. Organisez des débats entre des leaders d'opinion controversés

Vouloir corser un petit peu le jeu n’est pas forcément une mauvaise chose. Voir des conférenciers qui représentent deux points de vue opposés sur un sujet pourrait intéresser plusieurs personnes.  

Vous pourriez par exemple inviter un représentant d'Airbnb et un gérant d'hôtel qui a été affecté par la nouvelle économie du partage. Ou bien, vous pourriez présenter à vos participants un débat entre des personnes influentes qui sont pour ou contre la légalisation de la marijuana.

L'idée ici est d'aborder des sujets sensibles qui seront particulièrement intéressants pour vos participants.

Évidemment, ce n'est pas toujours aussi facile de garder une conversation civilisée, mais ces débats peuvent générer des idées intéressantes pour vos participants et leur fournir une expérience enrichissante.

Conseil n° 6. Idées de Crowdsourcing pour la programmation de votre événement

Avant de créer la programmation de l'événement, faites un sondage rapide dans les réseaux sociaux, demandez à votre audience de vous faire part de leurs avis. Énumérez une série de sujets d'événements potentiels et demandez aux participants de voter sur ceux qu'ils trouvent les plus intéressants.

Vous pouvez aussi demander directement à vos abonnés leurs plus grandes difficultés puis les questions auxquelles ils aimeraient avoir des réponses au cours de l'événement.

Ce feedback vous permettra de mieux comprendre ce que votre audience attend de votre événement. Il vous donnera également les informations nécessaires sur ce à quoi le programme de votre événement devrait ressembler.

Conseil n° 7. N'oubliez pas le newsjacking

Enfin, pour que la programmation de votre événement soit réellement attrayante, vous pouvez toujours essayer le newsjacking qui est une pratique marketing dans laquelle vous intégrez votre marque ou votre produit dans les médias afin de la/le faire connaître et de la/le promouvoir.

Un newsjacking fait par Google est un exemple assez judicieux. À un certain moment, le drone était devenu une vraie tendance dans le domaine médiatique. Tout le monde s’est renseigné sur les drones car le sujet a généré énormément de trafic.

Ryan Holiday explique : “ Le concept a été évident pour Amazon : à la veille du Cyber Monday, qui est considéré comme l’un des plus grands événements de l’année pour faire du shopping en ligne, Amazon a fait une publicité qui montre leur système de livraison avec un drone qui dépose des colis marqués Amazon sur le pas de la porte des personnes, partout en Amérique. L’astuce, c’est que le système de livraison par drone n’existe pas. Même au moment où j’écris ceci, le système n’existe toujours pas. Mais ça n'a jamais été le but. Amazon a exploité l’actualité à son avantage. Et tout le monde était ébloui pendant 60 minutes puisque Amazon l’a bien réalisé”.

Voici quelques astuces pour que la programmation de votre événement soit mille fois plus attrayante : regardez autour de vous et évaluez ce qui attire réellement l’attention des médias, déterminez la façon dont cela peut vous servir en intégrant un sujet ou une présentation dans le programme. Ainsi, vous susciterez l’attention de l’audience et vous augmenterez vos chances d'obtenir un taux de participation plus élevé.

Créé pour séduire

La programmation d’un événement ne devrait pas simplement être une feuille de route pour vos participants et conçue pour les aider à découvrir l’intégralité de la dynamique du transfert de connaissance. Au contraire, elle devrait promouvoir la valeur réelle de votre événement et pousser plus de personnes à s'inscrire.  

Arrêtez de considérer la programmation de vos événements comme une simple étape logistique que vous devez franchir. Soyez créatif et établissez un agenda impressionnant qui promet de multiples et inoubliables expériences aux participants.