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Las principales 5 frustraciones al planear reuniones B2B

Jun 21, 2017 4:49:04 AM / by Victoria

Es una situación de la cual no puedes escapar. Si tu intención es planear reuniones B2B en vez de sesiones de networking, prepárate para tu peor pesadilla: grandes cantidades de trabajo con pobres resultados.

Suele producirse de la siguiente forma:

TU (antes de que aparezca la locura logística): ¿Qué tan difícil puede ser planear reuniones B2B? Ya he debido tratar con situaciones aún mas complicadas.

TU (ya inmerso en el proceso de planeación): ¿En qué estaba pensando? ¡Renuncio! Dejemos que otros planeen las reuniones B2B. ¡Esto no es para mí!

TU (después del evento): Esto fue un completo desastre. Debería haber conservado la dinámica del networking.

No hay nada más valioso para tus invitados que la posibilidad de asistir a reuniones B2B.

Primero, cuentan con la oportunidad de interactuar con personas de interés. Segundo, pueden ahorrarse toda la charla banal buscando alguien con quien intercambiar tarjetas de negocio (¡tan aburrido!). Tercero, los empodera para crear conexiones significativas (algo que pasa rara vez en las sesiones tradicionales de networking.

Así que si has considerado remplazar las anticuadas sesiones de networking con reuniones B2B, no lo dudes: estás tomando la decisión correcta.

Y es cierto. Si cuentas con poca experiencia en organizar este tipo de dinámica, puedes encontrar una serie de frustraciones inesperadas que tal vez logren hacerte cambiar de opinión y conservar lo que ya conoces, incluso si no es completamente efectivo.

Para ayudarte a entender estos desafíos, aquí hay una lista de las 5 frustraciones principales que debes tener cuenta al planear encuentros B2B, así como una forma sencilla de evitarlas.

Frustración #1. Enviar un mail a tus asistentes para preguntarles que quieren

Imagina que tienes una lista de 300 invitados y tienes que identificar las preferencias de networking de cada uno. Esto significa que debes enviar 300 correos y leer igual número de respuestas. Y eso es en el mejor caso, porque como sabes, algunas personas no responderán. Lo que significa que debes repetirlo, y repetirlo y repetirlo… y es inevitable porque es imposible planear encuentros B2B sin conocer las expectativas de tus asistentes.

Una vez tienes la información de todos, debes registrarla y procesarla. También necesitarás aclarar las respuestas de algunos de tus asistentes, lo que significa más mails y trabajo.

No hace falta decirlo, perderás un tiempo precioso y no cuentas con ninguna garantía que la información que recibes es útil o certera.

Frustración #2. Agendar manualmente los encuentros de los participantes

Ahora que has enviado todos estos mails y documentad las expectativas de tus participantes (o más específicamente, sus metas de networking) debes hacer a un lado toda la planeación y el trabajo logístico y asumir el rol del “emparejador manual de Tinder”.

Esto significa que tienes que encontrar el nivel de compatibilidad entre tus asistentes y planear todas sus reuniones. Esto puede tomar días, tiempo del que no dispones. Y si tu intención son los planes B2B, no puedes dejar a tus invitados venir a tu evento sin tener una agenda llena de encuentros y oportunidades para interactuar.

Frustración #3. Usar hojas de cálculo de Excel

Afrontémoslo: a menos de que seas un mago del Excel, las vastas cantidades de actualizaciones y de cambios a seguir pueden transformar una hoja de cálculo bien estructurada en una masa caótica de datos que ni siquiera tú puedes descifrar, mucho menos usar.

En otras palabras, cuando enciendes tu computador y abres la carpeta de tu evento (o que incluso está en tu escritorio), más te vale estar preparado para el sentimiento abrumador de no saber dónde estar, que hoja de cálculo de Excel abrir o si todas las actualizaciones están incorporadas en la versión correcta.

Frustración #4. Transmitir la vibración amateur

Tomemos un minuto y veamos el evento desde la perspectiva de los invitados a los encuentros B2B.

Así que aquí estás, a punto de asistir a un evento. Te fue prometido que encontrarías prospectos para tu negocio y por esto te encuentras entusiasmado. Sin embargo, en vez de una lista de invitados, recibes una lista preguntando por tus preferencias de networking.

¿Cómo respondes?

¿Estás seguro de saber con qué otras personas deseas reunirte? Puede que respondas y menciones proveedores, managers, o ejecutivos, aunque sigues siendo algo vago. Luego de unas horas (o días), recibes un mail, pidiéndote ser más específico.

Entonces debes suspender el trabajo que estás haciendo y responder nuevamente, solo que ahora te sientes mucho más incierto que antes. Finalmente asistes al evento y terminas por contactar personas que no eran para nada relevantes para tu negocio.

Ahora que te has puesto en los zapatos de tus asistentes, ves que tan amateur y profesional lucen los planes de B2B realizados de esta manera.

Frustración #5. Ejecutar eventos de networking de mala calidad

Luego de todo el tiempo y trabajo que invertiste en tus reuniones B2B, ¿Hay algo más frustrante que darte cuenta que fallaste en tu objetivo de ofrecer una interacción positiva y significativa a tus clientes? ¿Qué todos ellos se fueron a casa sin generar buenos prospectos y sin conocer gente que influencie efectivamente sus carreras o sus negocios?

¿Cómo puedes entonces planear los encuentros B2B y evitar exitosamente todas estas frustraciones?

Con una solución: matchmaking B2B (o rueda de negocios).

Esta simple pero poderosa dinámica es tu única oportunidad de transformar el networking en una experiencia de planeación gratificante.

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Usando las herramientas correctas de matchmaking B2B, tus asistentes podrán comunicarse fácilmente lo que ofrecen y lo que buscan. Consecuentemente, podrán agendar sus propias reuniones y disponer de su tiempo cuyo uso se confeccionará a su medida.

Así que ve adelante – abandona esas hojas de cálculo de Excel, transmite una vibración súper profesional y ejecuta un verdadero evento de matchmaking B2B de alta calidad.

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Topics: B2B matchmaking

Victoria

Written by Victoria

Communication and journalism with master degree on Event Management. Insterest areas: Knowledge and Events.