🏆 Caso de éxito: Instituto Tecnológico Autónomo de México

ITAM: Una universidad enfocada en la excelencia académica y humana  

El Instituto Tecnológico Autónomo de México (ITAM) es una institución de educación superior, laica, sin fines de lucro, basada en la Ciudad de México. Es una universidad que incluye tanto educación de licenciaturas, como de posgrados. ITAM es una universidad de gran prestigio en México, situada entre el top 3 de las universidades más cualificadas en cuestión de excelencia académica y humana.  

ITAM tiene distintas oficinas que llevan a cabo eventos. El evento virtual La Semana ITAM ha sido organizado y gestionado por la Oficina de Asistencia Preuniversitaria. Dicha oficina se encarga de informar a los alumnos de preparatoria sobre las opciones que hay respecto a la educación universitaria en ITAM.

La Oficina está coordinada por los alumnos de la universidad, que están compartiendo sus experiencias y proporcionando información sobre la vida universitaria. La Oficina se basa en la idea de que no hay nada mejor que poder hablarle como parte de la comunidad de alumnos, a un alumno de preparatoria la experiencia que se vive en la universidad.

📝 La estrategia de eventos

Normalmente, los eventos son llevados a cabo por la Oficina de Asistencia Pre-Universitaria del ITAM de forma física. Así, los asistentes o los alumnos de preparatoria pueden visitar el campus, ver las instalaciones y tener esta experiencia directa con el espacio universitario.

Pero debido a la pandemia, las oficinas ITAM se han visto forzadas a realizar un giro de 180 grados. Tal como los eventos físicos han sido cancelados, el equipo universitario se ha puesto a investigar las opciones y las herramientas digitales que permitirían organizar un evento virtual. Y no se trataba únicamente de buscar un proveedor para los eventos virtuales, sino de entender cómo realizar y gestionar eventos digitales de gran impacto.  

Porque al final, con los eventos físicos, es más fácil captar y mantener la atención de los asistentes a lo largo de la sesión que incluso puede durar hasta 2 horas. Con los eventos virtuales y con el cansancio digital, es mucho más difícil mantener a todos pegados a la pantalla durante un periodo largo. Tampoco, es recomendable.

Por lo cual, el equipo universitario ha decidido crear una estrategia de eventos digital, para que no solamente sean informativos, sino que también sean súper dinámicos y entretenidos para los asistentes o para los alumnos de preparatoria.

💥 Los retos del evento

Los organizadores del evento han tenido dos grandes retos.

👉 El primer reto ha sido encontrar una plataforma para gestión de eventos que ofrezca todo en un solo lugar, que fuera muy amigable, sobretodo para los asistentes, y visualmente muy atractiva. Sin duda, la solución no era utilizar una plataforma streaming básica, ya que, los organizadores estaban muy enfocados en crear un ámbito virtual atractivo y visual, que guste a los asistentes.  

👉 El segundo reto se ha enfocado en encontrar formas de ofrecer una información correcta, a la vez acompañada por herramientas que enganchen y sean divertidas, para mantener a todos conectados durante el evento. Crear un evento muy dinámico que fuera llamativo y nada aburrido es ya un gran reto en sí mismo.

Todo esto, para tener en cuenta que, de manera presencial, uno puede inyectar muchas cosas, tales como infraestructura y actividades presenciales. Un evento físico involucra todos los sentidos de los asistentes, por lo cual la experiencia es muy distinta a un evento virtual. Por esto, hay un doble reto en organizar un evento virtual interesante e interactivo.

📚 La Semana ITAM: un evento virtual informativo, divertido, e interactivo

La Semana ITAM ha incorporado dos eventos físicos distintos llevados a cabo por la universidad: Día ITAM y Brain Quest. Normalmente, Día ITAM es un evento físico informativo enfocado en proporcionar información sobre la universidad, las carreras y el proceso de admisión.

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Por otro lado, el Brain Quest se enfoca en talleres para alumnos de preparatoria, quienes pueden atender, competir y ganar premios. Por las condiciones de la pandemia, el ITAM se ha visto forzada a fusionar estos dos eventos y trasladarlos al ámbito digital, bajo un evento único llamado La Semana ITAM, con una duración de una semana.

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La idea del evento era proponer a los alumnos de preparatoria una experiencia informativa y divertida, los elementos de interacción y la posibilidad de atender a concursos, competir y ganar premios (a la vez con la posibilidad de escuchar charlas sobre distintas carreras) han sido clave para grabar y mantener la atención de los asistentes.

Ha sido una semana entera de charlas virtuales, concursos, e interacciones entre los alumnos del ITAM y los alumnos de las preparatorias. Porque, al final, como comentan los gestores del evento, no hay nada más poderoso para un alumno de la preparatoria que interactuar y hacer preguntas a los alumnos de la comunidad, que ya tienen la experiencia universitaria ITAM. El evento ha culminado con el concurso El Maratón ITAM, enfocado en preguntas de cultura general fusionadas con preguntas sobre la universidad y sobre las charlas ofrecidas durante la semana entera.

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Tal como cuentan los organizadores del evento, La Semana ITAM fue una fusión de emoción, información, e interacción.

Otro punto fuerte del evento ha sido la posibilidad ofrecida a los asistentes de cambiar de sesiones y entrar en cualquier momento a cualquier sesión que se está desarrollando. El hecho de poder participar en sesiones simultáneas, escuchando una charla durante 10 minutos y después acceder a otra charla que se está llevando a cabo en el mismo momento, hizo el evento muy dinámico.

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Los alumnos de preparatoria han podido seleccionar únicamente las charlas que les interesa y controlar su tiempo durante el evento. Fue una fusión de actividades que emocionaron mucho a los asistentes.

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📈 Los resultados: 40% más asistentes de lo esperado

El evento ha superado el cupo de asistentes esperados. De hecho, el número de asistentes que se ha registrado para atender al evento ha superado en un 40% el número de los eventos precedentes que se han llevado a cabo de forma presencial.

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También, el equipo organizador ha enviado una encuesta de participación cuando finaliza el evento y los resultados fueron muy positivos. Los asistentes señalaron que les encantó la experiencia de la escena virtual Eventtia, la posibilidad de participar e interactuar en concursos, y poder tener acceso a sesiones simultáneas.

⚡Las soluciones Eventtia
 

A pesar de tener acceso a una escena virtual atractiva y amigable, los organizadores han tenido la oportunidad de montar la logística entera del evento a través de la plataforma Eventtia. El equipo organizador ha empleado soluciones Eventtia tales como la creación de la página web, el registro online de los asistentes, el programa de actividades, el mailing masivo y el ámbito de la escena virtual con distintas “rooms” para promocionar e informar a los alumnos de la preparatoria. Una vez lanzado, el evento fluyó sin problemas toda la semana.

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Los organizadores del evento comentaron que fue una plataforma muy fácil de usar, lo que resultó en un evento virtual muy fácil de gestionar.

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Otro elemento importante, ha sido el apoyo de la plataforma una vez pasado el evento. Ha sido crucial poder mantener el contacto con los alumnos registrados, poder enviarles distintas comunicaciones, y seguir interactuando con ellos. También, ha sido muy relevante poder saber qué intereses ha tenido cada asistente durante el evento.

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Por ejemplo, los organizadores han podido acceder a la información sobre los asistentes para identificar a qué charlas han asistido, qué dinámicas les han parecido más importantes y cuáles han sido sus niveles de interacción.

Todos estos datos han sido muy importantes para poder personalizar la comunicación futura con los asistentes al evento La Semana ITAM. 

 

Topics: Casos de éxito

Victoria Rudi

Written by Victoria Rudi

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