Die Logistik virtueller Veranstaltungen: Eine vollständige Checkliste

Die Logistik virtueller Veranstaltungen: Eine vollständige Checkliste

Eventplanung
Dezember 17, 2021

Geschrieben von:

Thomas Davey

Selbst ein kleiner Fehler in der Logistik kann eine virtuelle Veranstaltung zunichte machen. Von dem Moment an, in dem Ihre Veranstaltung gestartet wird, stehen Sie in der Schusslinie. Jedes noch so kleine Detail kann schnell bemerkt, geprüft und in den sozialen Medien geteilt werden.

Deshalb ist die virtuelle Veranstaltungslogistik so wichtig. Von virtuellen Bühnen und Integrationen bis hin zum Live-Chat und der Einbindung der Teilnehmer: Befolgen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung von A bis Z reibungslos abläuft.

Pre-Event

pre-event

Landingpage: Ihre Landingpage ist der erste Eindruck, den die Teilnehmer von Ihrer Veranstaltung haben.  Betrachten wir zunächst den Text. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Informationen über die Veranstaltung haben, z. B. Daten, Programm, Redner und Sitzungen. Denken Sie dann über das Design nach, achten Sie darauf, dass es ansprechend ist und klar und prägnant präsentiert wird.

Anmeldung: Sie haben mit Ihrer Landingpage den Ton angegeben. Jetzt ist es an der Zeit, Kontakte in Teilnehmer umzuwandeln. Um dies für die Teilnehmer so einfach wie möglich zu machen, sollte das Anmeldeverfahren stets benutzerfreundlich und intuitiv sein. Dies sollte nicht länger als 5 Minuten dauern und die Teilnehmer sollten nur die grundlegenden Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsdaten und Präferenzen eingeben müssen.

Durchführung von Zahlungen: Vermeiden Sie unnötige Komplikationen, indem Sie mehrere Zahlungsmöglichkeiten anbieten. Das bedeutet Kredit- und Debitkarten sowie Online-Zahlungsoptionen wie PayPal und Google Pay. Wenn Sie internationale Gäste haben, stellen Sie sicher, dass ausländische Zahlungen akzeptiert werden.

Beachten Sie die Zeitzonen: Um möglichst viele Teilnehmer zu bekommen, sollten Sie sich überlegen, von wo aus Ihre Teilnehmer sich einschalten werden. Natürlich werden Sie es nicht allen recht machen können, aber Sie sollten auch eine gute Vorstellung davon haben, wo sich Ihre Teilnehmer befinden. Um sicherzustellen, dass keiner Ihrer Teilnehmer bis in die frühen Morgenstunden wach ist, verwenden Sie das Tool World Clock Meeting Planner, das eine Zeitzone mit den am besten kompatiblen Zeiten erstellt.

E-Mail-Kampagnen: Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Teilnehmer mit einigen Elementen virtueller Veranstaltungen nicht vertraut sind. Sei es herauszufinden, wie man eine persönliche Networking-Sitzung plant oder welche Plugins vor der Veranstaltung heruntergeladen werden müssen. E-Mail-Kampagnen bieten eine großartige Plattform, um all diese Fragen zu beantworten und die wichtigsten Informationen wie Termine, Programm und Redner zu wiederholen.

Einladungen: Was die Art der Einladungen angeht, haben Sie 2 Möglichkeiten: Gedruckte Einladungen (die wahre Krone) oder digitale Einladungen. Bei beiden Typen sollten Sie die wichtigsten Informationen noch einmal bestätigen. Überlegen Sie außerdem, wann der beste Zeitpunkt für den Versand der Einladungen ist. Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden. Also früh genug, um das Interesse zu wecken, aber nicht zu früh, damit die Leute das Interesse verlieren.

Während der Veranstaltung

duringevent

Ausrüstung: Mit der richtigen Ausrüstung stellen Sie sicher, dass Sie während der gesamten virtuellen Veranstaltung hochwertige Inhalte liefern. Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Ausrüstung haben (d. h. Mikrofone, Kameras und sogar ein Studio), und dann müssen Sie viele Probeläufe durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die bestmögliche Einrichtung haben. Dies gilt auch für Ihre Redner, die vor der Veranstaltung vorbereitet werden müssen.

Zeitplan der Veranstaltung: Ein guter Veranstaltungsplan muss flexibel sein und die verschiedenen Elemente der Veranstaltung in sich vereinen. Dies erfordert eine Menge Überlegungen und Anstrengungen. Beginnen Sie mit den Hauptvorträgen und überlegen Sie dann, wie andere Sitzungen wie Workshops, Fragen und Antworten und Produktvorstellungen erfolgreich in die Tagesordnung integriert werden können. Stellen Sie immer sicher, dass Sie den Zeitplan aus der Perspektive Ihrer Teilnehmer begutachten, um zu sehen, wie die Veranstaltung abläuft.

Virtuelle Bühne: Schaffen Sie für die virtuelle Bühne ein „One-to-many“-Videoerlebnis. Redner, Moderatoren und Gäste werden auf der großen Leinwand erscheinen, während die Zuschauer über eine Live-Chat-Funktion Kommentare abgeben. Die virtuelle Bühne ist der Ort, an dem alle wichtigen Gespräche stattfinden, sei es in Form von Hauptreden, Produkteinführungen oder Interviews. Für die Teilnehmer geht es dabei um die Aufnahme wertvoller Inhalte und weniger um die Interaktion.

Virtuelle Lounge: Schaffen Sie eine virtuelle Lounge für Ihre Teilnehmer, um sich von all den Inhalten zu erholen. Hier können die Teilnehmer in einem virtuellen Raum über Chat-Fenster und Live-Video in Verbindung treten. Dies ermöglicht es den Teilnehmern nicht nur, vertraute Aspekte der Veranstaltungsräume durch virtuelle Elemente zu erleben, sondern es hält sie auch davon ab, sich nur durch Bildschirme und Videos zu klicken, die alle gleich aussehen.

Gleichzeitige Sitzungen: Um den virtuellen Teilnehmern ein tolles Erlebnis zu bieten, müssen Sie unterschiedliche Sitzungen anbieten. Natürlich sollte die virtuelle Bühne die Hauptattraktion sein, aber auch abseits davon sollten Sie versuchen, für jeden etwas zu bieten. Dies könnte ein Workshop für Start-ups oder eine Frage- und Antwortrunde für Führungskräfte im elektronischen Handel sein. Was auch immer es ist, Sie sollten Ihren Teilnehmern speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Sitzungen anbieten.

Virtuelles Networking: Bei diesem Format vereinbaren die Teilnehmer ein persönliches Meeting per Videochat. Wie bei jeder anderen Veranstaltung können entweder die Teilnehmer oder die Organisatoren entscheiden, wer sich mit wem und wie lange verbindet. Je nach dem zugewiesenen Zeitfenster werden die Teilnehmer dann automatisch mit einer anderen Person ausgewählt. Das Knüpfen von Kontakten ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung, daher sollten Sie Ihren Teilnehmern genügend Zeit geben, sich unter die Leute zu mischen.

Breakout-Sitzungen: Für Abwechslung abseits der virtuellen Bühne sorgen Breakout-Sitzungen wie Workshops, Diskussionen oder Podiumsdiskussionen. Sie werden in kleinen Gruppen von 5 bis 50 Teilnehmern durchgeführt und können über jede Webinar- oder virtuelle Meeting-Plattform abgehalten werden. Wichtig ist dabei, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, zu sprechen, wenn sie dazu aufgefordert werden.

Chat: Indem Sie die Gäste ermutigen, sich in den Kommentaren und im Chat einzubringen, bieten Sie einen Raum, in dem die Menschen interagieren, ihre Gedanken austauschen und die Veranstaltung in Echtzeit diskutieren können. Gehen Sie Ihre Agenda durch und ermitteln Sie, welche Sitzungen sich am besten für einen Live-Chat eignen (das wird die große Mehrheit sein). Um dies so erfolgreich wie möglich zu gestalten, sollten Sie einige Moderatoren haben, die das Gespräch mit Aufforderungen, Fragen und einem Plan zur Steuerung des Gesprächs erleichtern.

Voraufgezeichnete Sitzungen: Um Zeit zu sparen, sollten Sie einige Sitzungen vor der Veranstaltung aufzeichnen. Natürlich werden Sie nicht in der Lage sein, ein Live-Engagement anzubieten, also finden Sie heraus, welche Sitzungen in diesem Format am besten funktionieren. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie Videoproben von Ihren Sprechern sammeln, bevor diese die Aufnahme erstellen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Einrichtung und das Format genau Ihren Vorstellungen entsprechen.

Live-Sitzungen: Geben Sie sich und Ihren Referenten ausreichend Zeit für die Vorbereitung von Live-Sitzungen. Führen Sie vor dem großen Tag eine Probe durch und prüfen Sie, ob alles in den vorgesehenen Zeitrahmen passt. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Redner gut informiert sind und wissen, was sie erwartet. Überlegen Sie sich auch, wie die verschiedenen Sitzungen aufeinander abgestimmt werden sollen und wer die Intros und Outros übernehmen wird.

Integrationen von Technologie: Als Erstes sollten Sie herausfinden, welche Technik Sie für die verschiedenen Elemente Ihrer Veranstaltungen verwenden werden. Für Webinare und Meetings können Sie beispielsweise Zoom oder Demio verwenden, während Sie für Live-Streaming möglicherweise OBS oder Wirecast einsetzen. Auf dieser Grundlage müssen Sie dann die verschiedenen Technologien und deren Integration in die Veranstaltung planen. Nutzen Sie eine Online-Veranstaltungsplattform wie Eventtia, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern. Sie bietet Ihnen eine All-in-One-Plattform, die alles für Sie zusammenstellt.

Instrumente für das Engagement: Live-Umfragen und Quizspiele sind eine großartige Möglichkeit, Barrieren zwischen Ihnen und Ihren Teilnehmern abzubauen. Dies ist eine gute Möglichkeit, die Teilnehmer aktiv zu beteiligen. Um sie optimal zu nutzen, sollten Sie jede Sitzung analysieren, um festzustellen, wo sie eingesetzt werden können. Berücksichtigen Sie auch, welche Technologie Sie verwenden werden, wie Sie sie einrichten und ob die Teilnehmer vor der Veranstaltung etwas herunterladen müssen.

Nach der Veranstaltung

post-event

Online-Umfragen: Es ist schwierig, genau zu bestimmen, wie Ihre Veranstaltung gelaufen ist, ohne ein Feedback von den Teilnehmern einzuholen. Aus diesem Grund müssen Sie unmittelbar nach der Veranstaltung eine Umfrage verschicken, die Sie also rechtzeitig planen sollten. Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback zum Datum, zum Veranstaltungsort, zu den Rednern, zu den Themen der Sitzungen, zu den Anbietern und zur allgemeinen Atmosphäre der Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass die Umfragen direkt sind und direkt auf den Punkt kommen.

Wiederverwendung beliebiger Inhalte: Um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmer auch lange nach der Veranstaltung noch mit Ihrer Marke beschäftigen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Inhalte wiederverwenden, die Sie gesammelt haben. Es sollte viel zur Verfügung stehen, um die Konversation noch lange nach dem Ende der Veranstaltung weiterlaufen zu lassen. Nehmen Sie sich nach der Veranstaltung etwas Zeit, um die beliebtesten Inhalte zu ermitteln und herauszufinden, wie sie genutzt werden können. Dies könnte in Form einer neuen Podcast-Reihe oder einer Reihe von Videoschnipseln aus Ihren Hauptreden geschehen.

E-Mail-Sequenzen: Die Konversation muss nicht aufhören, wenn die Veranstaltung vorbei ist. Kombinieren Sie alle wiederverwendeten Inhalte, um E-Mail-Sequenzen zur Verfügung zu haben, damit Sie weiterhin mit Ihren Teilnehmern in Kontakt bleiben können. Segmentieren Sie diese Sequenzen in die verschiedenen Teilnehmerprofile, die Sie erstellt haben. Auf diese Weise können Sie nicht nur eine engere Beziehung zu Ihren Teilnehmern aufbauen, sondern auch dafür sorgen, dass diese bei Ihrer nächsten Veranstaltung wieder bereit sind.

Abschließende Überlegungen

As you can see there’s quite a lot to take in here and virtual events definitely require a lot of thinking ahead. The good news is that the logistics before and after the event are almost identical to that of a live event. The big difference here is during the virtual event and more specifically, all of the technology that needs to be mastered. Get a good grasp of this and you’ll be able to deliver your virtual event logistics down to a tee.

Thomas Davey
Content- und Marketingspezialist
Copywriter und Marketingspezialist, der Spaß daran hat, der Welt zu zeigen, was mit Veranstaltungen und guter Technik alles bewegt werden kann.

Holen Sie sich den neuesten kostenlosen Leitfaden für virtuelle Veranstaltungen​

Erfahren Sie in diesem umfassenden 40-seitigen Leitfaden alles, was Sie über virtuelle Veranstaltungen wissen müssen

Nutzen Sie eine vollständig integrierte Plattform, um Ihre virtuellen und hybriden Veranstaltungen zu planen