Die Organisation Czech Tourism ist für die Förderung der zahlreichen mittelalterlichen Burgen, Kurorte und Weinberge der tschechischen Republik zuständig und soll die Bekanntheit der Reiseziele und Aktivitäten steigern und Reisende dazu inspirieren, ihre Traumreise in das Land zu buchen.
Veranstaltungen spielen dabei eine wichtige Rolle. Doch als die Pandemie dem Reisen und dem Tourismus ein Ende setzte, änderten sie schnell ihren Ansatz und stellten auf virtuelle Veranstaltungen um. Czech Tourism muss jetzt mehr denn je für das Land werben und die Hauptakteure der Tourismusbranche zusammenbringen.
Vor diesem Hintergrund suchten sie nach einer Veranstaltungsplattform, die ihre Anforderungen während der Pandemie und darüber hinaus erfüllen konnte.
Über Czech Tourism
Czech Tourism wurde 1993 gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, den Bekanntheitsgrad der tschechischen Republik im In- und Ausland zu erhöhen, mit dem einfachen Ziel, Menschen zu einem Besuch des Landes zu bewegen. Im Laufe der Jahre hat die Organisation die tschechische Republik zu einem der wichtigsten Reiseziele in Europa gemacht, das jährlich 20 Millionen Besucher anzieht.
Czech Tourism arbeitet mit mehreren wichtigen Partnern aus der ganzen Welt zusammen, darunter Tourismusregionen, Städte und Gemeinden, Medien (Reiseschriftsteller, Blogger, Vlogger usw.) und Unternehmen des Privatsektors wie Hotels, Destination Management Companies, Online-Reisebüros und Reise-Start-ups, um das Profil der tschechischen Republik als einzigartiges Reiseziel zu schärfen.
Czech Tourism ist auf eine globale Zielgruppe ausgerichtet und verfügt über ein Netz von 19 Auslandsbüros in Europa (z. B. Deutschland, Großbritannien und Spanien) und in der ganzen Welt (z. B. China, Brasilien und die Vereinigten Staaten), um diese Büros mit verschiedenen Partnern zu verbinden.
Über ihre Veranstaltungsstrategie
Veranstaltungen sind ein Schlüsselelement der globalen Marketingstrategie von Czech Tourism und stehen im Einklang mit dem Hauptziel der Organisation – die Tiefe, die Details und die Kultur der tschechischen Republik zu vermitteln und zu fördern.
Zum einen tragen sie dazu bei, wichtige Partner und Akteure aus der gesamten Tourismusbranche zusammenzubringen, zum anderen helfen sie, das Image der tschechischen Republik als einzigartiges Reiseziel zu fördern und zu pflegen.
Jedes Jahr veranstaltet Czech Tourism mehr als hundert Networking-, Workshop- und Webinar-Veranstaltungen, die von Bier- und Wellness-Aktionstagen bis hin zu Veranstaltungen für die MICE- und Nanotechnologiebranchen reichen.
Angesichts der Pandemie, die die Welt in einen Stillstand versetzte und den Tourismus und persönliche Veranstaltungen zum Erliegen brachte, war es für Czech Tourism wichtiger denn je, seine Partner weiterhin einzubinden und das Reiseziel im Gedächtnis zu behalten.
Die Organisation hatte keine andere Wahl, als ihre Veranstaltungsstrategie auf virtuelle Veranstaltungen umzustellen, und entdeckte schnell, dass sie ihren Teilnehmern mehr als nur Zoom- oder Microsoft Teams-Anrufe bieten musste. Vor diesem Hintergrund wollten sie drei Arten von Online-Veranstaltungen durchführen:
- Im Voraus geplante Networking-One-to-one-Treffen, die über eine B2B-Matchmaking-Dynamik durchgeführt werden, die die Profile der Teilnehmer nutzt.
- Online-Videokonferenzen, bei denen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, über einen Live-Chat Fragen und Kommentare zu schreiben.
- Organisation von Online-Webinaren, bei denen die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sowohl schriftlich als auch akustisch zu kommunizieren.
Herausforderung(en)
Czech Tourism kam mit fünf Herausforderungen zu Eventtia, die es zu bewältigen galt, um seine Online-Veranstaltungsstrategie zu entwickeln.
- Das Erlebnis von physischen Veranstaltungen ins Internet bringen. Als Organisation, die für die Werbung für das Land und dessen Vermarktung zuständig ist, suchte Czech Tourism nach einer Lösung, um ansprechende und wirkungsvolle Veranstaltungen für ihre Partner zu schaffen, in denen die Erfahrungen, die man normalerweise bei einer physischen Veranstaltung machen kann, nachgebildet werden.
- Darstellung des Images von Czech Tourism und des Landes durch Branding. Czech Tourism wollte mehr Kontrolle über sein Branding haben, um seinen Besuchern das Image des Landes als Reiseziel zu vermitteln. Sie waren auf der Suche nach einer Plattform mit Werkzeugen zur Erstellung von Landingpages, zur Verwaltung von Kommunikationsmitteln und zur Verteilung von Inhalten, um ihre Botschaft zu vereinheitlichen.
- Eine zentrale Stelle haben, von der aus die Partner auf alle ihre Inhalte zugreifen können. Die Tatsache, dass die Teilnehmer auf verschiedene Tools zugreifen mussten, um auf die Inhalte zuzugreifen, beeinträchtigte das Erlebnis für die Teilnehmer. Aus diesem Grund benötigten sie eine Lösung, bei der alle Inhalte und veranstaltungsbezogenen Informationen (d. h. Programme, Kontaktinformationen und Partnerseiten) an einem Ort abgerufen werden konnten.
- One-on-one-Video-Meetings mit B2B-Matchmaking. Ohne B2B-Matchmaking war Czech Tourism nicht in der Lage, seine Partner mit den richtigen Personen in Kontakt zu bringen. Deshalb suchten sie nach einer Lösung, die ihnen die Kontrolle über das Networking gab und es den Teilnehmern ermöglichte, ein Formular oder Profil auf der Grundlage ihrer Geschäftsbereiche und Interessen auszufüllen.
- Eine zentrale Stelle, die alle Veranstaltungen von verschiedenen lokalen Büros aus kontrolliert. Für Czech Tourism war es schwierig, einen klaren Überblick über alle Veranstaltungen, die von ihren 19 Büros veranstaltet wurden, zu erhalten. Aus diesem Grund benötigte das Unternehmen ein globales Tool für die interne Zusammenarbeit, das Zeit spart und die Effizienz steigert, indem es einen Überblick über alle Veranstaltungen bietet.
Sehen wir uns einige der wichtigsten Merkmale an, die dazu beigetragen haben, die Veranstaltungsstrategie von Czech Tourism in eine virtuelle Strategie zu verwandeln.
Verbindung mit einer globalen Zielgruppe zur Entwicklung von Partnerschaften
Von Spa- und Wellness-Präsentationen bis hin zu Networking-Sitzungen für die MICE-Branche konnte Czech Tourism mehrere verschiedene Online-Veranstaltungen für die zahlreichen Partner seines Netzwerks durchführen. Dies hat es der Organisation ermöglicht, ihre globale Präsenz im Internet aufrechtzuerhalten und mit Partnern in einer Zeit in Kontakt zu treten, in der Reisen und Tourismus weitgehend tabu sind.
Durch die Nutzung der verschiedenen Eventtia-Tools konnte Czech Tourism sein Networking, seine Videokonferenzen und Webinare über ein einziges Tool abwickeln, das an allen 19 Standorten genutzt werden kann. Außerdem hat dies der Organisation geholfen, auf Partner zuzugehen, um gemeinsame Veranstaltungen durchzuführen und ihnen über die Website und die virtuelle Bühne die nötige Sichtbarkeit zu verschaffen, um Verbindungen für die Zukunft aufzubauen.
Das Image der tschechischen Republik mit Branding projizieren
Das Vorhandensein von Instrumenten für das Branding und die einheitliche Botschaft des Netzwerks von Czech Tourism hat einen großen Einfluss auf die weltweite Bekanntheit des Landes als Reiseziel gehabt. Durch die Möglichkeit, verschiedene Teilnehmerprofile auf dem Anmeldeformular zu erstellen, kann die Organisation direkt mit jeder Einrichtung kommunizieren, mit der sie zusammenarbeitet.
Mit dem E-Mail-Tool von Eventtia kann Czech Tourism nun mehrere E-Mails verschicken und alle Kontakte an einem Ort verwalten, auf den die verschiedenen Büros zugreifen können. Dadurch ist der Austausch von Informationen und Daten mit den Teilnehmern schnell und einfach geworden.
Darüber hinaus sind sie nun in der Lage, für jede Veranstaltung gebrandete Microsites und virtuelle Bühnen zu erstellen, was ihren Partnern ein echtes Erlebnis der tschechischen Republik ermöglicht.
B2B-Matchmaking, um Partner zusammenzubringen und Geschäftsmöglichkeiten zu schaffen
Der Hauptgrund, warum Czech Tourism Veranstaltungen durchführt, besteht darin, Menschen zusammenzubringen. Ohne ein Matchmaking-Tool, mit dem Meetings geplant und Käufer mit den richtigen Verkäufern zusammengebracht werden konnten, war dies jedoch nicht möglich.
Die Möglichkeit, die Anmeldeformulare individuell anzupassen und Teilnehmerprofile für die verschiedenen Partner, mit denen Czech Tourism zusammenarbeitet, zu erstellen, hat dazu beigetragen, die Qualität der Meetings zu gewährleisten. Die Teilnehmer können die Profile, die am besten zu ihnen passen, leicht identifizieren und filtern, wodurch sie wertvolle Zeit sparen.
In einer schwierigen Zeit ist es der Organisation gelungen, mit ihren Partnern in Verbindung zu bleiben, ihnen näher zu kommen und ihnen einen Mehrwert zu bieten. B2B-Matchmaking und Networking bedeutet, Partner mit den richtigen Leuten zusammenzubringen. Für die Organisation hat dies dazu beigetragen, neue Geschäftsmöglichkeiten zu erschließen und auch die Kosten für teure internationale Messen zu senken.
Ein zentrales Instrument zur Förderung der Zusammenarbeit
Mehrere Niederlassungen auf der ganzen Welt zu haben, kann die Verwaltung so vieler Veranstaltungen schwierig machen, aber mit Eventtia kann alles über eine Plattform erledigt werden. Für die Zentrale in Prag bedeutet dies, dass sie die Veranstaltungen an anderen Standorten nicht mehr überwachen muss, da sie über ein einziges Dashboard zugänglich sind und verwaltet werden können.
Dies hat auch dazu beigetragen, dass jedes Büro mehr Autonomie und die Möglichkeit hat, seine eigenen Veranstaltungen zu planen. Wichtig ist, dass diese zusätzliche Ebene der Sichtbarkeit dazu beigetragen hat, die Organisation näher zusammenzubringen. Teams können gemeinsam arbeiten und sehen, wie andere ihre Veranstaltungen durchführen.
Die Möglichkeit, gemeinsam statt in Silos zu arbeiten, hat einen großen Einfluss auf die Gesamtqualität der Veranstaltungen gehabt. Alles, von Websites über E-Mails bis hin zu Bildern, kann an einem Ort gespeichert, gemeinsam genutzt und abgerufen werden. Wichtige Berichte und Metriken können mit wenigen Klicks über das Berichterstattungsmodul von Eventtia erstellt werden.
Ein Blick in die Zukunft
Czech Tourism erfüllt die Aufgabe, das Land als beliebtes Reiseziel durch Online-Veranstaltungen zu fördern. In etwas mehr als 9 Monaten hat die Organisation 36 Veranstaltungen mit 1190 Teilnehmern aus der ganzen Welt durchgeführt.
Tereza Matejkova, Senior Managerin bei Czech Tourism, war von der Erfahrung mit Eventtia begeistert. „In einer für die Tourismusbranche schwierigen Zeit bin ich sehr froh, dass wir weiterhin mit unseren Partnern zusammenarbeiten und wertvolle Beziehungen aufbauen konnten.“
„Alles an einem Ort zu haben, hat mein Leben und das Leben meiner Partner so viel einfacher gemacht. Als Organisation arbeiten wir viel enger zusammen. Und die Teilnehmer haben das Matchmaking als sehr nützlich empfunden. Es macht es ihnen wirklich leicht, die richtigen Leute zu treffen und Kontakte zu knüpfen“, so Tereza weiter.
Nach der Ausrichtung von 2 Hybrid-Veranstaltungen über Eventtia plant CzechTourism bereits die Zukunft mit großen Konferenzen und Gipfeltreffen in den Jahren 2022 und 2023.
