Die Planung einer Veranstaltung ist schwierig. Punkt.
Die Planung und Organisation eines relativ kleinen Treffens mit nur fünf Teilnehmern kann eine ziemliche Herausforderung sein. Vor allem, wenn es das erste Mal ist.
Und dann stellen Sie sich vor, Sie planen ein großes Konzert mit einem bekannten DJ als Headliner und 100.000 Besuchern. Können Sie sich die Kopfschmerzen vorstellen?
Die Planung von Veranstaltungen kann zwar eine Herausforderung sein, aber auch spannend und lohnend. Und wenn man den Dreh erst einmal raus hat, ist die Planung von Veranstaltungen keine zu große Herausforderung. Wenn man die Geheimnisse kennt, kann sogar die Planung einer großen Veranstaltung ein Kinderspiel sein.
In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einige praktische Tipps und bewährte Methoden an die Hand, die Sie bei jeder Veranstaltung anwenden können, auch wenn jede Veranstaltung natürlich einzigartig ist.
Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Tipps, die Sie sofort ausprobieren können, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren:
1. Beginnen Sie so früh wie möglich
Die goldene Regel der Veranstaltungsplanung lautet: Beginnen Sie so früh wie möglich mit der Planung.
Wenn Ihre Veranstaltung relativ groß ist (d. h. mehr als 500 Teilnehmer hat), sollten Sie realistischerweise mindestens vier Monate im Voraus mit der Planung der Veranstaltung beginnen, wobei sechs Monate im Voraus ein idealerer Zeitrahmen sind.
Auch bei kleineren Veranstaltungen sollten Sie sich mindestens einen Monat Zeit für die Planung der Veranstaltung nehmen.
Eine Veranstaltung kann, wie wir wissen, aus vielen verschiedenen Teilen bestehen. Durch eine frühzeitige Planung erhalten Sie mehr Optionen für verschiedene Elemente der Veranstaltung: Optionen für den Veranstaltungsort, Optionen für Redner/Talente, Optionen für das Sponsoring, Marketingoptionen und so weiter.
Je mehr Möglichkeiten Sie haben, desto größer ist die Chance des Erfolgs, Punkt.
2. Bestimmen Sie den Zweck und die Ziele Ihrer Veranstaltung
Bevor Sie sich verpflichten, eine Veranstaltung zu planen, ist es sehr wichtig, die wichtigste Frage zu beantworten:
Warum veranstalten Sie diese Veranstaltung überhaupt?
Was ist der Zweck der Veranstaltung? In einigen Fällen mag das sehr offensichtlich sein, in anderen Fällen nicht.
Auf der Grundlage des Zwecks der Veranstaltung können Sie vielleicht entscheiden, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren werden, aber es wird vor allem dabei helfen, die Ziele der Veranstaltung zu diktieren.
Wenn diese Veranstaltung beispielsweise zur Unterstützung der Einführung eines neuen Produkts geplant ist, können die Ziele lauten:
- 1.000 Follower für die Seite des neuen Produkts in sozialen Medien
- 1.000 Interaktionen und Engagements in den sozialen Medien
- 1.000 Vorbestellungen für das eingeführte Produkt
Und so weiter.
Legen Sie Ihre Ziele mit quantifizierbaren Kennzahlen fest, damit Sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Ziele messen können und auch um Ihrem Team zu versichern, dass die Ziele erreichbar sind.
3. Legen Sie Ihr Budget frühzeitig fest
Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig es ist, Ihre Veranstaltung so früh wie möglich zu planen, aber es ist besonders wichtig, dass Sie Ihr Budget so früh wie möglich abschätzen.
Ihr Budget wird viele verschiedene Elemente Ihrer Veranstaltung bestimmen. Sie müssen zwar nicht alles in Stein meißeln, aber es ist wichtig, dass Sie zumindest einen Überblick über Ihr geschätztes Budget haben, bevor Sie etwas anderes planen.
Einige der wichtigsten Elemente, die Sie in Ihr Budget aufnehmen sollten, sind:
- Veranstaltungsort: sowohl die Mietkosten als auch die erforderliche Versicherung. Bei virtuellen Veranstaltungen können Sie dies ignorieren.
- Catering: alle Kosten für Speisen und Getränke
- Dekoration: ziemlich selbsterklärend
- Unterhaltung: Redner, Talente, Künstler, Aussteller und so weiter. Berücksichtigen Sie auch die Reise- und Unterbringungskosten.
- Marketing: Überlegen Sie, wie und über welche Kanäle Sie Ihre Veranstaltung bewerben wollen
- Software: Veranstaltungsmanagementsoftware, Software für das Ticketing von Veranstaltungen, CMS und so weiter.
- Arbeitskosten: Personal und Freiwillige, einschließlich ihrer Unterbringung
- Unvorhergesehenes: sehr wichtig. Planen Sie mindestens 20 % Ihres Budgets für unvorhergesehene Ausgaben ein, um Überraschungen auf dem Weg zu vermeiden
Sobald Sie einige Anbieter gefunden haben, sollten Sie das Budget mit Ihren tatsächlichen Ausgaben aktualisieren. Dies wird Ihnen helfen, die Leistung Ihrer Veranstaltung zu bewerten.
4. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Ein weiterer sehr wichtiger Faktor, den Sie frühzeitig berücksichtigen sollten, ist die Definition und das Verständnis Ihrer Zielgruppen.
Sie können Ihre Zielgruppe auf der Grundlage des Zwecks und der Ziele Ihrer Veranstaltung definieren oder umgekehrt: Sie können die Ziele der Veranstaltung auf der Grundlage Ihrer Zielgruppe festlegen.
Versuchen Sie dennoch, so viele Informationen wie möglich über Ihre Zielteilnehmer zu sammeln: demografische Daten, Verhalten und vor allem, was Ihre Zielgruppe dazu bewegt, Ihre Veranstaltung zu besuchen.
Andererseits sollten Sie auch versuchen, mögliche Hindernisse zu ermitteln, die sie davon abhalten könnten, sich für Ihre Veranstaltung anzumelden, und/oder die sie dazu bewegen, konkurrierende Veranstaltungen zu wählen.
5. Die Wahl des idealen Veranstaltungsortes
Bei einer persönlichen Veranstaltung kann die Wahl des Veranstaltungsortes buchstäblich über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.
Wenn es sich um eine wiederkehrende Veranstaltung handelt, steht das Datum der Veranstaltung möglicherweise bereits fest, so dass die Möglichkeiten für den Veranstaltungsort begrenzt sein könnten. Handelt es sich jedoch um eine brandneue Veranstaltung und/oder haben Sie genügend Spielraum bei der Festlegung des Veranstaltungsdatums, dann sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- Auch hier gilt: Wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt, sollten Sie mindestens 4-6 Monate im Voraus planen. Je mehr, desto besser.
- In den meisten Fällen sollten Sie die Schulferien meiden, da die Veranstaltungsorte in dieser Zeit teurer sind
- Achten Sie auf nationale und religiöse Feiertage
- Überprüfen Sie die Termine mit Ihren Hauptrednern, VIP-Gästen und anderen wichtigen Teilnehmern
Sobald Sie sich für ein Veranstaltungsdatum entschieden haben (zumindest für einen groben Zeitplan), können Sie mit der Suche nach möglichen Veranstaltungsorten beginnen.
Bei der Auswahl des idealen Veranstaltungsortes sollten Sie einige Überlegungen anstellen:
- Größe: Hängt von der Anzahl der Teilnehmer ab, die Sie einladen möchten. Überlegen Sie auch, ob Sie je nach Art der Veranstaltung separate Räume benötigen.
- Ort: Wenn es sich um eine lokale Veranstaltung handelt, sollte der Veranstaltungsort in der Nähe des Wohnorts oder des Arbeitsplatzes der Zielpersonen liegen. Wenn Sie planen, Teilnehmer aus anderen Städten/Ländern anzuziehen, stellen Sie sicher, dass der Veranstaltungsort nahe genug am Flughafen und am Bahnhof liegt
- Parken: Verfügt der Veranstaltungsort über einen ausreichend großen Parkplatz und/oder ist er mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar?
- Zugänglichkeit: Wählen Sie Zugänglichkeitsfaktoren wie geschlechtsneutrale Toiletten, barrierefreie Eingänge/Aufzüge, Dolmetscher und andere Faktoren.
- Versicherung: ob Sie eine zusätzliche Versicherung abschließen müssen, die Ihre Gesamtkosten erhöhen kann
- Akustik: die akustischen Bedingungen des Veranstaltungsortes, besonders wichtig für Konferenzen und Hauptvorträge
- Kosten: ziemlich selbsterklärend, aber beachten Sie auch versteckte Kosten und mögliche Stornierungsgebühren.
6. Erstellen Sie einen schriftlichen Veranstaltungsplan
Sobald Sie Ihr Budget geschätzt und zumindest einen groben Zeitplan für Ihre Veranstaltung aufgestellt haben, sollten Sie einen schriftlichen Veranstaltungsplan als Fahrplan für den Erfolg Ihrer Veranstaltung erstellen.
Ein umfassender Veranstaltungsplan hilft Ihnen sehr bei der Verwaltung Ihres Teams und der Koordinierung von Freiwilligen und kann auch bei der Gewinnung von Talenten und Sponsoren helfen.
Der Veranstaltungsplan sollte die folgenden Elemente der Veranstaltung abdecken:
- Veranstaltungsort
- Logistik
- Catering-Management
- Redner/Talente
- Vortragende
- Zeitplan/Zeitleiste
- Unterhaltung
- Werbeplan
- Registrierungsmanagement (Software für die Veranstaltungsregistrierung, Zahlung für Veranstaltungen, Tracking, Check-in vor Ort)
- Sponsoring-Plan und -Verwaltung
- Verantwortlichkeiten von Freiwilligen
Je nach Veranstaltung können Sie den Veranstaltungsplan um weitere Elemente ergänzen. Und Sie sollten auch in Erwägung ziehen, einen detaillierten Zeitplan zu erstellen, der den Veranstaltungsplan begleitet.
Vergessen Sie nicht alle Details wie erforderliche Verträge, Versicherungen, Genehmigungen und die Logistik der einzelnen Elemente. Wenn Sie bereits frühere Veranstaltungen durchgeführt haben, insbesondere Veranstaltungen ähnlicher Art, können Sie bei der Erstellung dieses Veranstaltungsplans auch die Daten und Unterlagen aus der Vergangenheit verwenden.
Auch wenn Ihr Team relativ klein ist oder Sie die Veranstaltung allein durchführen wollen, sollten Sie die Bedeutung eines schriftlichen Plans nicht unterschätzen, da dieser bei der Organisation der verschiedenen Elemente der Veranstaltung und der Zuweisung von Verantwortlichkeiten sehr hilfreich sein kann.
7. Schaffen Sie eine starke Marke
Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung einer Veranstaltung ist es, sich von der Konkurrenz abzuheben.
Unterschätzen Sie also nicht die Bedeutung eines einzigartigen und einprägsamen Veranstaltungsnamens. Entscheiden Sie sich für ein übergreifendes Thema für die Veranstaltung und überlegen Sie sich dann einen starken Markennamen und berücksichtigen Sie dazu:
- Was ist das Besondere an Ihrer Veranstaltung? Einzigartiges Wertversprechen (UVP)? Wodurch unterscheidet sie sich von anderen Veranstaltungen in Ihrer Nische?
- Was sind der Zweck und die Ziele der Veranstaltung? (Wie wir bereits oben erörtert haben)
- Was sind die wichtigsten Bestandteile Ihrer Veranstaltung?
- Überprüfen Sie die Namen anderer Veranstaltungen, insbesondere die Ihrer direkten Konkurrenten
- Stellen Sie sicher, dass der Name der Veranstaltung leicht auszusprechen und leicht zu merken, aber gleichzeitig einzigartig ist
- Erstellen Sie einen starkes und einzigartiges Logo zusätzlich zum Namen der Veranstaltung
- Es ist nicht zwingend notwendig, aber Sie können auch eine Tagline für Ihre Veranstaltung erstellen. Das ist ein kurzer, aber einzigartiger Slogan, der beschreibt, worum es bei Ihrer Veranstaltung geht
8. Stellen Sie Ihr Veranstaltungsteam zusammen
Wenn Sie die Veranstaltung auf eigene Faust planen, können Sie diesen Punkt überspringen. Es ist jedoch immer besser, die Last mit anderen zu teilen, selbst wenn es sich um eine relativ kleine Veranstaltung handelt.
Ein Veranstaltungsteam sollte nicht übermäßig groß sein. Aber es ist wichtig, einen Eventmanager/Projektmanager zu bestimmen (wenn Sie es nicht selbst sind), der das gesamte Team leitet und beaufsichtigt.
Weisen Sie den verschiedenen Personen in Ihrem Team Rollen und Aufgaben zu. Wenn es sich um ein relativ kleines Team handelt, kann eine Person mehrere Aufgaben übernehmen.
Hier sind einige gängige Rollen in einem Veranstaltungsteam:
- Veranstaltungsortmanagement: Abwicklung aller Angelegenheiten rund um den Veranstaltungsort, einschließlich des Kontakts mit Rednern und Sponsoren vor Ort
- Redner/Talente: Engagement von Talenten und Management ihrer Bedürfnisse
- Catering: Umgang mit Lebensmitteln und Getränken
- Werbung/Marketing: Wie werden Sie für Ihre Veranstaltung werben?
- Personal-/Freiwilligenmanagement: Verwaltung der personellen Aspekte Ihrer Veranstaltung
Durch die Zuweisung von Rollen an verschiedene Teammitglieder stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Veranstaltungsteams zur Verantwortung gezogen werden kann, und Sie können so die Produktivität verbessern und die Erfolgschancen der Veranstaltung erhöhen.
Eine zuverlässige Veranstaltungsmanagementplattform wie Eventtia hilft Ihnen auch dabei, das gesamte Team zu managen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt jedes Teammitglieds entsprechend seiner Verantwortlichkeiten zu verfolgen.
9. Gewinnen von Sponsoren
Erstellen Sie eine Liste der gewünschten Sponsoren, die Ihre Veranstaltung unterstützen sollen.
Es empfiehlt sich, für jedes dieser Unternehmen gründliche Recherchen durchzuführen. Denken Sie daran, dass Sponsoring ein zweiseitiges Geschäft ist. Sie sollten auch versuchen, herauszufinden, wie sie von Ihrer Veranstaltung profitieren können, anstatt sich nur auf Ihren eigenen Nutzen zu konzentrieren.
Versuchen Sie, Sponsoren zu finden, die:
- Bereits eine Veranstaltung gesponsert haben und daher den Wert des Sponsorings einer Veranstaltung verstehen.
- Eine ähnliche Zielgruppe wie Ihre haben. Es muss keine perfekte Übereinstimmung geben, aber gemeinsame Kunden zu haben, kann definitiv helfen.
- Ergänzende Dienstleistungen zu den Angeboten Ihres Unternehmens/Ihrer Veranstaltung anbieten.
Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Recherchen maßgeschneiderte Angebote mit individuellen Sponsoring-Paketen. Scheuen Sie sich nicht, kreativ zu werden und wenn möglich einzigartige Sponsoring-Vorteile anzubieten.
10. Erstellung eines Marketingplans
Ganz gleich, wie gut Sie Ihre Veranstaltung geplant haben: Sie können sich den besten Veranstaltungsort, einen der besten Redner der Branche, das beste Unterhaltungsprogramm usw. gesichert haben – Ihre Veranstaltung ist dennoch zum Scheitern verurteilt, wenn Sie nicht genügend Teilnehmer gewinnen können.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich auch Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Veranstaltung vermarkten wollen. Im Eventmarketing unterteilen Sie Ihre Marketingbemühungen am besten in mehrere Phasen:
- Vor dem Start: Sie können „Save the date“-Kampagnen in den sozialen Medien, im E-Mail-Marketing und über andere Kanäle starten, um die Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu wecken
- Frühbucher: Verkauf von Frühbucher-Tickets, um den Bekanntheitsgrad zu steigern und auch einen gewissen Cashflow zu sichern
- Headliner-Ankündigung: Ankündigung des Hauptredners oder Headliners
- Zusätzliche Ankündigung: Ankündigung anderer Redner, attraktiver Sitzungsthemen, usw.
- Letzter Aufruf: letzte Chance für Frühbucherpreise
- Anmeldeschluss: Ende der Anmeldung
- Nach der Veranstaltung: „Dankeschön“-Kampagnen, Umfragen nach der Veranstaltung usw.
Bei der Vermarktung Ihrer Veranstaltung können Sie verschiedene Kanäle nutzen: Werbung, Marketing in den sozialen Medien, Versand einer Pressemitteilung zur Veranstaltung, E-Mail-Marketing usw.
Am besten ist es jedoch, wenn Sie Ihre Marketingbemühungen auf Ihre Zielgruppen abstimmen: ihr Online-Verhalten, wie sie von neuen Veranstaltungen erfahren, welche Kanäle sie nutzen usw. Führen Sie also auch hier eine gründliche Marktforschung durch und sammeln Sie so viele Informationen wie möglich.
Zusammenfassung
Die Planung und Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung kann eine Herausforderung sein. Aber die 10 wichtigsten Tipps, die wir oben genannt haben, können eine solide Grundlage für die Planung Ihrer nächsten erfolgreichen Veranstaltung sein.
Das Geheimnis erfolgreicher Veranstaltungsorganisation liegt vor allem darin, dass Sie Ihre Zielgruppen genau kennen: Je besser Sie verstehen, wie Sie ihnen einen Mehrwert bieten können, desto eher können Sie eine „perfekte“ Veranstaltung für sie konzipieren und desto größer ist die Chance auf Erfolg.
