Wie Sie eine Pressemitteilung für Ihre Veranstaltung schreiben

Im Eventmarketing kann eine formelle Pressemitteilung ein sehr wichtiges Instrument sein. Eine gut geschriebene Pressemitteilung kann sicherstellen, dass die Medien von Ihrer Veranstaltung erfahren. Die Medien wiederum werden die Nachricht an die Öffentlichkeit und vorzugsweise an Ihre Zielgruppen weitergeben.

Das Gute an einer Pressemitteilung ist auch, dass sie im Vergleich zu anderen Marketingmaßnahmen relativ kostengünstig ist. Eine Pressemitteilung ist jedoch nur dann wertvoll, wenn sie richtig geschrieben ist. Wenn Sie etwas schicken, das den Standard nicht erfüllt, ist es sehr wahrscheinlich, dass die Presse es nicht weiter beachtet.

Das Verfassen einer guten Pressemitteilung kann jedoch eine ziemliche Herausforderung sein, die sich aber auf lange Sicht auszahlt. Nicht nur, um mehr Presseberichterstattung zu erhalten, sondern auch, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Botschaft an Ihre Zielgruppe übermitteln.

Möchten Sie eine bessere Pressemitteilung schreiben? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

In diesem Leitfaden erfahren Sie u. a. Folgendes:

• Wie Sie die Lesbarkeit Ihrer Pressemitteilung optimieren können
• Wie Sie sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung attraktiv ist und einen guten Aufhänger hat
• Wie Sie sicherstellen, dass Ihre Pressemitteilung gelesen wird und Ihnen hilft, mehr Teilnehmer anzuziehen

Lassen Sie uns ohne weiteres mit den Grundlagen beginnen.

Was ist eine Pressemitteilung und wozu dient sie?

Eine Pressemitteilung ist, kurz gesagt, ein relativ kurzes schriftliches Dokument (in der Regel nur eine oder zwei Seiten lang), das eine offizielle Erklärung enthält, die an die Medien weitergegeben wird.

Zweck der Pressemitteilung ist es, eine offizielle Information, in diesem Fall über eine Veranstaltung, zur Verfügung zu stellen, damit die Medien diese Information an die Öffentlichkeit (unsere Zielgruppen) weitergeben können. So können sie von der Existenz der Veranstaltung erfahren, die richtigen Informationen erhalten und schließlich Interesse daran gewinnen, sich für die Veranstaltung zu registrieren/ein Ticket zu kaufen.

Obwohl wir Pressemitteilungen für viele verschiedene Zwecke verwenden können, gibt es im Rahmen der Veranstaltungsplanung und des Eventmarketings einige allgemeine Ziele, diese sind:

• Medienberichte über Ihre Veranstaltung zu erhalten
• Markenbewusstsein und Reputation aufzubauen
• Eine kosteneffiziente Möglichkeit zu nutzen, Ihre Veranstaltung zu vermarkten und Teilnehmer anzuziehen
• Für SEO-Zwecke, um hochwertige Backlinks von vertrauenswürdigen Medienseiten zu generieren

Um diese Ziele zu erreichen, ist jedoch eine gut formulierte Pressemitteilung erforderlich. Und genau das werden wir im weiteren Verlauf dieses Leitfadens lernen.

Wesentliche Elemente einer effektiven Pressemitteilung zu einer Veranstaltung

Sie können Ihre Pressemitteilung zu einer Veranstaltung auf viele verschiedene Arten strukturieren, aber alle effektiven Pressemitteilungen zu Veranstaltungen sollten die folgenden Elemente enthalten:

1. Überschrift

   Es ist ziemlich selbsterklärend, dass Sie eine starke und einprägsame Überschrift brauchen, die Journalisten und Ihre Zielgruppe anspricht. Wenn Sie auch für die Suchmaschinenoptimierung planen, dann sollten Sie auch die Überschrift mit Ihren Stichwörtern optimieren. Google indexiert 60 Zeichen: Also achten Sie darauf, dass Sie Ihre Schlüsselwörter so weit wie möglich vorangestellt haben.

   Achten Sie natürlich darauf, den Namen/die Marke der Veranstaltung in der Überschrift zu nennen und ggf. den Ort und/oder das Thema der Veranstaltung.

   Halten Sie die Überschrift kurz und prägnant. Sie sollten nicht zu viele Details im Vorfeld nennen (dafür ist der Hauptteil der Pressemitteilung gedacht).

2. Zusammenfassung

   Sie sollten eine gut geschriebene Zusammenfassung haben, die alle wichtigen Punkte der Pressemitteilung in ein bis vier Sätzen zusammenfasst. Am besten schreiben Sie diesen Abschnitt zuletzt, nachdem Sie den endgültigen Entwurf des Textes Ihrer Pressemitteilung fertiggestellt haben.

3. Einleitender Absatz

   Der einleitende Teil sollte einen 20-30 Wörter langen Datumsabschnitt enthalten, in dem Zeit und Ort der Veranstaltung angegeben werden: Ort der Veranstaltung, Bundesland, (Name des Mediums/der Website, die die Pressemitteilung veröffentlicht), Monat, Tag und Jahr. Sie können in diesem Abschnitt auch andere Angaben machen, aber halten Sie sich kurz.

4. Textkörper

   Es ist ziemlich selbsterklärend, dass der Hauptteil den größten Teil der Pressemitteilung ausmachen sollte. Hier teilen Sie so viele (interessante) Informationen wie möglich über Ihre Veranstaltung mit. Halten Sie den Text der Pressemitteilung jedoch kurz und prägnant: Es ist besser, eine kurze Pressemitteilung zu haben, die wirklich gut ist, als eine lange, die niemand liest.

   In der Regel können Sie die wesentlichen Informationen in nur zwei oder drei Absätzen unterbringen. Teilen Sie insbesondere mit, wer Ihre Zielteilnehmer sind, welche bemerkenswerten Redner/Aussteller/Hauptveranstaltungen es zu erwähnen gilt, und vermitteln Sie die Werte und Vorteile einer Teilnahme an der Veranstaltung, um die Zielteilnehmer zu überzeugen.

   Erwähnen Sie alle anderen bemerkenswerten und interessanten Dinge über die Veranstaltung, den Veranstaltungsort, das Datum der Veranstaltung und andere Details. Optimieren Sie auch diesen Bereich so, dass er so attraktiv wie möglich ist.

5. Über uns

   Der Abschnitt „Über uns“, der im Zusammenhang mit einer Pressemitteilung auch Boilerplate genannt wird, ist ein weiterer sehr wichtiger Abschnitt, den Sie stark optimieren sollten.

   Schreiben Sie dies genauso, wie Sie einen entsprechenden Abschnitt auf Ihrer Website schreiben würden, in dem Sie Einzelheiten über Ihr Unternehmen angeben sollten: wer Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten, welche Veranstaltungen Sie in der Vergangenheit organisiert haben, Ihre Mission und Vision sowie ggf. wichtige Führungskräfte Ihres Unternehmens. Dies ist die professionelle Visitenkarte Ihres Unternehmens, die Sie den Medien und der breiten Öffentlichkeit präsentieren werden.

6. Kontaktinformationen

   Nicht zuletzt sollte die Pressemitteilung Ihre Kontaktinformationen enthalten: Name Ihres Unternehmens, Telefonnummer, Adresse (nicht immer erforderlich), Kontaktdaten in den sozialen Medien, Ihre Website, E-Mail-Adresse und die wichtigste Kontaktperson für die Pressemitteilung. Wenn Sie Buchungs-/Registrierungslösungen von Drittanbietern verwenden, sollten Sie dies hier ebenfalls erwähnen.

Die beste Struktur für Pressemitteilungen zu einer Veranstaltung für eine bessere Lesbarkeit

Sie können zwar verschiedene Formate für Ihre Pressemitteilung zu einer Veranstaltung verwenden, aber hier ist unsere Empfehlung, um sicherzustellen, dass Ihre Pressemitteilung für eine gute Lesbarkeit optimiert ist.

1. Überschrift
2. “Zur sofortigen Veröffentlichung“
3. Kontaktinformationen für die Presse:
   1. Name
   2. Datum
   3. Telefonnummer
   4. E-Mail-Adresse
   5. Weitere notwendige Angaben, bitte kurz halten
4. Zusammenfassung in Aufzählungspunkten
5. Einleitender Absatz (Ort der Veranstaltung, Bundesland, (Name des Mediums / der Website, die die Pressemitteilung veröffentlicht), Monat, Tag und Jahr)
6. Textkörper
   1. Der erste Absatz, der das Thema Ihrer Pressemitteilung vorstellt (der Überblick über die Veranstaltung)
   2. Gehen Sie im zweiten Absatz etwas mehr ins Detail. Fügen Sie ggf. ein relevantes Zitat ein
   3. Im dritten Absatz geht es darum, weitere relevante Informationen über die Veranstaltung zu liefern
7. Über uns/Boilerplate

Bewährte Methoden für Pressemitteilungen zu Veranstaltungen

Nachdem wir nun das optimale Format einer Pressemitteilung für eine Veranstaltung erörtert haben, finden Sie hier einige Tipps und bewährte Methoden für die Erstellung einer perfekten Pressemitteilung:

• Der erste Eindruck zählt

Die Journalisten, die die Pressemitteilung lesen, sind sehr beschäftigt. Und wenn Ihre Pressemitteilung nicht mit den ersten paar Worten Interesse erregt, werden sie wahrscheinlich einfach zur nächsten Pressemitteilung auf ihrem Schreibtisch greifen. Fangen Sie stark an und seien Sie so attraktiv wie möglich in Ihren ersten Worten.

• Informationen leicht auffindbar machen

Machen Sie es den Journalisten so leicht wie möglich, die relevanten Informationen zu finden. Halten Sie die Pressemitteilung kurz und prägnant, idealerweise zwischen 300 und 800 Wörtern. Auch hier gilt: Vergeuden Sie nicht die wertvolle Zeit der Journalisten.

• Vermeiden Sie das Passiv

Verwenden Sie die aktive Formulierungen, außer dies ist absolut unmöglich. Aktive Formulierungen helfen typischerweise dabei, dass der Leser klarere Informationen erhält und sie können auch dazu beitragen, das Engagement aufrechtzuerhalten.

• Keine aggressiven Verkaufsargumente

Tragen Sie die relevanten Informationen vor. Sie müssen Ihre Veranstaltung nicht als „die beste auf dem Planeten“ oder mit anderen Klischees verkaufen.

• Identifizieren Sie Ihren Hauptansprechpartner

Machen Sie deutlich, wer die Kontaktperson für Ihre Veranstaltung ist, an die die Leser ihre Fragen und Anfragen richten können.

• Das Timing ist entscheidend

Der Zeitpunkt, zu dem Sie die Pressemitteilung versenden, ist sehr wichtig. Wird sie zu früh vor dem Start der Veranstaltungsregistrierung verschickt, wird sich Ihre Zielgruppe nicht daran erinnern. Wenn Sie sie zu spät abschicken, erreichen Sie möglicherweise nicht die gewünschte Teilnehmerzahl. Versenden Sie die Pressemitteilung in der Regel zwei oder drei Wochen vor dem Beginn des Veranstaltungs-Launchs.

• Professionell bleiben

Sie können zwar ab und zu einen informellen Ton verwenden, aber je nach Art der Veranstaltung ist es am besten, wenn Sie in der gesamten Pressemitteilung einen professionellen Ton verwenden. Auch hier gilt, dass Sie sich nicht aufdringlich verkaufen und informativ sein sollten.

• An die richtige Publikation senden

Senden Sie die Pressemitteilung an Publikationen, deren Leserschaft (oder Zuschauerschaft) mit Ihren Zielgruppen übereinstimmt. Berücksichtigen Sie auch die geografische Lage.

Dinge, die beim Verfassen einer Pressemitteilung zu vermeiden sind

Im Folgenden finden Sie einige Tipps, die Sie beim Verfassen und Versenden einer Pressemitteilung für eine Veranstaltung vermeiden sollten:

• Fügen Sie nicht alle möglichen Informationen ein und machen Sie die Pressemitteilung nicht zu lang. Sie können die Leser auf Ihre Website oder Ihre Profile in sozialen Medien leiten, um weitere Informationen zu erhalten. Das kann tatsächlich effektiver sein, um mehr Konversionen anzuziehen.
• Vermeiden Sie bei Online-Veröffentlichungen die Angabe einer E-Mail-Adresse, außer dies ist unbedingt erforderlich. Die E-Mail könnte von Spam-Bots erfasst werden, was kontraproduktiv sein könnte.
• Verwenden Sie nicht mehr als einen Hyperlink, wenn es sich um eine Online-Veröffentlichung handelt, da Suchmaschinen die Pressemitteilung als Spam ansehen könnten.
• Verzichten Sie auf zahlreiche Ausrufezeichen, Fachausdrücke, Klischees und andere Dinge, die die Glaubwürdigkeit der Pressemitteilung beeinträchtigen könnten. Seien Sie professionell.
• Vermeiden Sie zu viele/zu lange Aufzählungspunkte. Pressemitteilungen sind am besten, wenn sie in Absätzen dargestellt werden. Zu viele Aufzählungspunkte könnten von Google und anderen Suchmaschinen auch als SEO-Überoptimierung angesehen werden.

Fazit

Jetzt haben Sie alle Techniken und Werkzeuge, die Sie brauchen, um eine attraktive und optimierte Pressemitteilung für Ihre Veranstaltung zu erstellen.

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