Justo cuando pensaste que habías conseguido patrocinio para tus eventos, la pandemia llega y de repente, es tiempo de repensar cómo moverse en el escenario virtual.
Mientras que los venues, quioscos, y otros artículos promocionales pueden quedar en espera por el momento, quedan muchas ofertas de patrocinio tradicionales. Y cuando los agregas a la mezcla con todos los artículos adicionales que se pueden crear en el mundo online, rápidamente resulta obvio que hay muchas opciones allí afuera.
En este artículo vamos a guiarte justamente a través de esto, explicandote las diferentes ofertas de patrocinio de eventos online, cómo estructurarlas en paquetes, y lo más importante, cómo lanzar esta idea a tus patrocinadores. ¡Vamos a ello!.
¿Qué es un paquete de patrocinio y cómo funciona?
Primero lo primero, lo básico. Tu paquete de patrocinio de eventos es esencialmente, un argumento que les diga a los patrocinadores potenciales por qué deberían escogerte.
Esto requiere que determines las metas y objetivos de tus patrocinadores, estos pueden ser cualquier cosa, desde incrementar el conocimiento de la marca, hasta conectar con empleados, y promocionar productos. Principalmente, necesitas ser capaz de demostrar el retorno a la inversión que los patrocinadores tendrán después de separarse del dinero que tanto les costó ganar. Es por esto, que es vital que puedas atender todas sus necesidades potenciales con las diferentes ofertas que tienen tus paquetes de patrocinio de eventos.
Exploraremos esto con mayor detalle más adelante, pero aquí están las dos formas más populares de estructurar tus paquetes de patrocinio:
- Escalonado: Incluye una variedad de herramientas en las ofertas del paquete de patrocinio del evento, dependiendo del nivel de patrocinio.
- A La Carte: Se usa para atender las necesidades o metas específicas de los patrocinadores; flexibilizar y personalizar su paquete de patrocinio del evento es la clave aquí.
¿En qué se diferencia (o no) en el caso de los eventos virtuales?
Las dos diferencias principales entre los eventos físicos y virtuales son el cronograma y el ambiente.
Respecto a lo primero, los eventos online no tienen un cronograma estricto, lo que significa que los patrocinadores pueden interactuar con los asistentes por un periodo de tiempo más largo, principalmente por medio de contenido a la carta disponible después del evento. Y en cuanto a lo último, sin un lugar físico no habrá quioscos, programas y otro merchandising que usualmente esperarías ver.
Lo que si puedes esperar son alternativas virtuales que incluyen colocación de logotipos en la escena virtual, sesiones patrocinadas, happy hours, experiencias online, banners, vídeos, premios, networking, e incluso entrega de comida.
Así que como puedes ver, hay muchísimas opciones allí afuera, solo se trata de ser creativos y vencer los límites de lo que se puede hacer en un evento online.
Conoce tus ofertas
Los patrocinadores no van a desprenderse del efectivo sin una buena razón, así que puedes esperar muchísimas preguntas. Asegúrate de estar bien preparado, teniendo claros los pros y contras de tu evento. Revisa cada detalle intrincado, abarca todo desde quienes son tus asistentes hasta la marca del evento y asegúrate de prestar especial atención al espacio virtual.
Entre más sepas sobre tu evento virtual y las ofertas disponibles para tus patrocinadores, más fácil te será identificar y lanzar tu evento a los tipos de compañía que más se alineen con tu marca. En el largo plazo, esto te ahorrará tiempo valioso y traerá mejores resultados.
Identifica a tus patrocinadores (viejos y nuevos)
Si has desarrollado eventos físicos en el pasado, entonces el primer paso que deberías tomar es contactar a algún patrocinador del pasado. Cuando has invertido bastante tiempo en construir esas relaciones con tus patrocinadores es natural que estos sean tu primer puerto de escala.
Prueba las aguas con ellos y mide su interés. Es probable que obtengas una respuesta mixta y es por eso que es importante tener una lista de patrocinadores potenciales que has identificado previamente. Si haces la tarea y conoces bien tus ofertas, deberías tener una idea de quiénes serán estas marcas.
Finalmente, es importante considerar que un buen patrocinador no siempre tiene que ayudar financieramente, hay una gran variedad de patrocinadores que ofrecen planeación, marketing, u otros servicios que mejorarán tu evento online, ten siempre en mente esto.
Prepara tu discurso
La base de un discurso sólido es la comunicación de valor y la mejor manera de hacerlo es sabiendo cómo las compañías se beneficiarán del patrocinio de tu evento. Como con cualquier otro discurso de ventas, siempre debe tratarse de la compañía. Es por esto, que es importante que hagas tu tarea.
Piensa cuál es la información que quieres proponer. ¿Cuántos asistentes esperas tener?, ¿cuáles son sus datos demográficos?. ¿Has desarrollado un evento en el pasado?, si así fue, ¿quién lo patrocinó? y, ¿cuál fue el ROI y el ROO (retorno al objetivo)?.
Así que piensa en cómo puedes adaptar esto para satisfacer las necesidades específicas de cada patrocinador. Un discurso convincente siempre debe ser personalizado y debe ser revelador ante la compañía.
Como regla general, asegúrate de que tu discurso se componga de tres partes: el valor añadido que obtendrá el patrocinador, una descripción detallada de tu evento y los diferentes paquetes de patrocinio (ambos explicados a continuación).
Explicar los beneficios del espacio virtual
Partiendo del último punto, es vital que puedas explicar los beneficios del espacio virtual. Esto es un discurso en sí mismo porque para muchos de tus patrocinadores, esta será la primera vez que ahonden en eventos online, así que espera un poco de escepticismo.
La mejor forma de triunfar en esto es creando videos demo y una presentación que guíe a los patrocinadores por cada una de las ofertas. De esta forma, es mucho más fácil para tus patrocinadores prever cómo funciona todo, y lo más importante, cuál será el valor que obtendrán a partir del patrocinio a tu evento.
Finalmente, siempre ten en mente que los patrocinadores podrían esperar que tu evento sea más como un webinar con branding limitado, enganche, y oportunidades de patrocinio. Así que asegúrate de dedicar algún tiempo para explicarles por qué este no es el caso.
Dale a tus patrocinadores la oportunidad de ser oradores
De todas las ofertas de patrocinio de eventos online, la que da la oportunidad a los patrocinadores de hablar directamente con los asistentes es definitivamente la más apreciada. Darle la oportunidad a un patrocinador de hablar sobre su marca, productos, o servicios siempre será mucho más efectivo que un logo o una sesión patrocinada.
En comparación con todos los logos, videos, y sesiones patrocinadas, la oportunidad de ser orador significa contacto directo con los asistentes. En cuanto a la generación de ingreso, esta es definitivamente una de las mejores formas de hacerlo, así que asegúrate de ofrecer esto.
Ofrece una dinámica de matchmaking a tus patrocinadores
Al igual que con los eventos presenciales, puedes ofrecer a tus patrocinadores dinámicas de matchmaking, para que estos puedan conocer potenciales leads. La única diferencia es que esta se realiza a través de videoconferencia y una herramienta B2B matchmaking que podrías obtener de una plataforma de eventos online como Eventtia.
Más allá de la exposición de la marca, esta es una forma probada para que los patrocinadores atraigan negocios y aumenten sus resultados. Y en términos de ROI, esta es usualmente una de las métricas más importantes que estarán buscando tus patrocinadores. Esto significa, que los patrocinadores pueden interactuar con los prospectos cuando el interés es alto y ofrecer las soluciones adecuadas a la gente adecuada.
Estructura tus paquetes de patrocinio
Para terminar las cosas, volvamos a cómo abordar tus paquetes de patrocinio a través de niveles y a la carta. Para el primero, generalmente está bien tener tres o más paquetes y para el último, tus patrocinadores crean sus propios paquetes donde escogen las ofertas que ellos quieren.
En palabras más simples, es mejor ir por el precio de varios niveles porque reduce la confusión y todo está estandarizado así que no tienes que perder tiempo y espacio mental para personalizar tus ofertas. Sin embargo, también ten en mente que los paquetes a la carta ganan un mayor volumen de patrocinadores y venden más patrocinio.
Para darte un ejemplo, aquí está cómo abordamos nuestros paquetes de patrocinio para nuestra primer evento virtual, Get Together.
Comentarios finales
Por el momento, los eventos online siguen siendo un nuevo fenómeno para los patrocinadores y es por esto que es extremadamente importante demostrar el ROI y el valor que estos pueden obtener de tu evento online. Dedica un buen tiempo a pensar a detalle tus ofertas, encuentra la mejor manera de lanzarlas y presentarlas, y entonces tu idea será ganadora.
