Cómo crear una experiencia de evento VIP inolvidable

Cómo crear una experiencia de evento VIP inolvidable

Planeación de eventos
April 23, 2020

Escrito por:

Jewel Hazelton

Las buenas experiencias de evento comienzan mucho antes de que la conferencia o feria comience. Inicia en el momento en que las entradas están en venta. El momento más crítico es la primera interacción que los asistentes tienen con tu marca. Ofrecer precios especiales de tiquetes VIP atrae a los asistentes a optar por un trato único. Te sorprenderás de enterarte que la gente paga un sobrecosto en sus entradas por una experiencia exclusiva.

Si estás planeando una conferencia o feria de negocio de gran envergadura, necesitas definitivamente ofrecer una experiencia exclusiva para los asistentes. El mundo de los eventos de hoy, la experiencia VIP ya no es un plus, sino una necesidad. Estudios muestran que los asistentes buscan experiencias únicas cuando asisten a shows y conferencias.

¿Cómo puedes crear entonces una experiencia digna de atención de la que los participantes hablarán durante años? Aquí hay algunas formas de crear una experiencia VIP inolvidable para los participantes.

Primero, conoce a tu audiencia

Antes de que comiences a articular tu estrategia de marketing, debes conocer primero tu audiencia. Identifica sus deseos y necesidades para tener un entendimiento más profundo de qué tipo de evento desean tus asistentes. Mientras más información tengas sobre cada asistente que haya comprado una entrada, más fácil garantizarás una experiencia que no olvidarán. Una experiencia VIP de evento es una oportunidad para hacer que los participantes se sientan especiales, pero también es la ocasión de construir relaciones de negocio duraderas. Entonces, extiende la alfombra roja. Convoca a tus participantes a un evento de networking (solo bajo invitación) o dales acceso a ventajas exclusivas.

Mejora lo básico

Beneficios tales como asientos reservados en primera fila y check-in exprés son formas de ajustarse a las necesidades de invitados VIP. Suele ser fácil enfocarse en el aspecto glamuroso de la experiencia de evento, pero a veces solo es necesaria una pequeña mejoría a condiciones muy simples para que la gente se sienta especial.

Ofrece acceso temprano a compradores de tiquetes VIP

¿Planeando un evento de múltiples días? La noche antes de que comience la conferencia consiente a los tenedores de entradas VIP con una recepción privada, open bar, música en vivo y una cena elegida por un chef. Los asistentes cuyo único objetivo es el networking y construir conexiones invertirán en conectarse con una audiencia leal a un mayor precio.

Acoge una reunión privada y saluda a los oradores principales

Los conferencistas principales y líderes de negocios son el principal recurso de tu conferencia. Adicional a la nueva información, los participantes se registran para recibir información de tu alineación estelar. Invita a los compradores de entradas VIP a una sesión de preguntas y respuestas con los conferencistas principales para que puedan hacer networking con los oradores y obtener respuestas a las preguntas que tal vez tengan.

Otorga a los asistentes VIP la oportunidad de experimentar la cultura local

Si los participantes están viajando desde lejos y por primera vez a la ciudad sede de tu conferencia, desearán experimenta lo que la cultura local tiene para ofrecerles. Asóciate con el sitio de tu evento o con una organización local o la oficina de turismo, para ofrecer un paquete integral que incluya un tour privado en bus en la localidad. Los participantes pagarán un costo extra por una vivencia que los lleve por fuera del escenario de la conferencia.

Dale acceso a los VIP a un lounge de descanso

Si quieres atraer cierto calibre de ejecutivos a tu evento, ofrece un lounge VIP donde puedan recargar sus celulares, adelantar su trabajo, realizar teleconferencias, y comer un bocado. Este lounge deberá dar a los VIP la oportunidad de alejarse del ajetreo y bullicio de la conferencia para relajarse y componerse durante unos minutos. Aprovisiona el sitio con comida y bebidas para mantener el hambre al margen. Además, decore el lounge con sofás cómodos y cubículos/compartimentos privados donde los participantes puedan trabajar.

Incluye algunas sorpresas VIP

Debido a la exclusividad de las experiencias VIP, hay una oportunidad de sorprender y deleitar a los asistentes con una experiencia única. Una experiencia VIP no sería especial sin unos pocos elementos de sorpresa. A todos les placen los regalos inesperados. Son esas pequeñas sorpresas como los regalos en el sitio del evento y experiencias personalizadas que distingue tu evento de la competencia. Esas sorpresas son una gran forma de mostrar tu aprecio, pero también permite profundizar las relaciones con cada asistente.

La industria de los eventos se está volviendo más competitiva cada día, por lo que es esencial que encuentras una forma de subir el nivel de tus experiencias VIP y hacer que tu show destaque por encima de los rivales. Una de las formas más fáciles de hacer que la experiencia del participante sea única es ofrecer un tiquete VIP con beneficios que no puedan resistir.

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Jewel Hazelton
Experta en eventos
Jewel es una experta en eventos con un gran interés en la participación de los asistentes y la comunicación. A lo largo de su carrera, Jewel ha desarrollado exitosas campañas de comunicación, marketing de influencers, marketing de contenidos y redes sociales para clientes B2B y B2C en el sector de los eventos.

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