Cómo debe lucir un buen lugar de evento
Agosto 20, 2019 7:29:49 AM / por Jewel Hazelton
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El más reciente estudio de PCMA y Steelcase revela cómo diseñar un evento corporativo óptimo. En este post, miraremos aportes del reporte que pueden ayudar a líderes de negocios tanto en eventos corporativos de pequeña como gran escala.
Dependiendo del tipo de conferencia que planees, la concurrencia puede variar en tamaño, desde cientos hasta miles de asistentes. A pesar del tamaño, hay un componente crítico que todos los eventos tienen en común; perfeccionar la agenda del asistente y el diseño del sitio del evento.
La nueva investigación de PCMA y de la empresa de diseño Steelcase confirma que uno de los aspectos más críticos de planear un evento es diseñar la experiencia perfecta. Las dos marcas encuestaron en conferencias a cientos de líderes de negocios para arrojar luz sobre el desarrollo de una mejor experiencia del asistente.
El reporte miró todo desde el diseño del sitio del evento, los asientos, comidas y bebidas, hasta tecnología y mobiliario.
Demos una mirada a algunos útiles tips del reporte para ilustrar cómo diseñar una mejor experiencia del asistente.
Espacios privados
Si has asistido a diferentes ferias de negocio y conferencias, sabes que después de pasar la mayor parte del día en el salón de exhibiciones, quieres encontrar un sitio tranquilo para relajarte y adelantar algo de trabajo.
Un organizador de eventos inteligente, cuando busca sitio para el evento, debería asegurarse de que hay espacio para reuniones privadas, lejos del bullicio de la feria. Incorporar áreas de encuentro privadas permite a los participantes atender algunas llamadas de negocios, acoger reuniones y trabajar lejos del salón de exhibición.
Disposición del salón de exposiciones
Los resultados de la encuesta de PCMA muestran cómo el diseño del sitio del evento puede impactar el engagement del asistente y dar forma a toda su experiencia. Los encuestados dicen desear más espacios físicos para el networking o experiencias compartidas.
El networking siempre es una prioridad para los asistentes al evento. En cuanto planeador, ayudar a los participantes a conectarse unos con otros es crucial para el éxito del evento. En la misma línea, incorporar un tiempo estructurado para el networking y los breaks a través del evento da a los participantes la interacción cara a cara que estaban buscando.
Mobiliario
Si estás tratando de crear un entorno que haga a la gente quedarse un rato, fíjate en que el sitio cuente con mobiliario cómodo. Habla con el sitio para ver si tienen múltiples opciones de muebles disponibles para tu uso.
Si el sitio no tiene una oferta amplia de mobiliario, averigua si tienen acceso a proveedores externos. Los participantes apreciarán tener sillas y bancas cómodas para sentarse durante el evento. La encuesta muestra que los asientos hicieron al espacio del evento relajante y acogedor.
Diseño y disposición de los asientos: uno de los puntos más señalados en la encuesta PCMA fue la necesidad de un mejor sistema de asientos. Los encuestados recomendaron a los organizadores evitar el estilo de asientos tipo teatro, pues dificulta encontrar un asiento una vez las personas han escogido sus sillas.
Quienes llegan tarde suelen ser una distracción porque tienen que caminar en frente de la gente durante la presentación. Los asientos tipo teatro también limitan la interacción de grupo que pueda tomar lugar durante un evento.
La gente suele asistir a los eventos en grupo, así que optar por una disposición tipo banquete o salón de clase creará un entorno más llamativo y acogedor
Comida y bebida
La comida y la bebida siempre están en el top of mind de los asistentes. Como planeador de eventos, la elección de las opciones de menú de comida y bebida son unos de los elementos más críticos de organizar un evento. Los participantes siempre recordarán sus emociones en torno a una buena comida, por lo que debes preocuparte de que los estómagos de tus asistentes estén satisfechos en todo momento.
La comida que elijas afectará el engagement de los participantes. No quieres servir una comida pesada que afectará la concentración de tus invitados a lo largo del día. Uno de los puntos clave de la encuesta del PCMA en torno a la comida es la accesibilidad e independencia del comedor.
La mayor parte de los sitios ofrece catering. Si el sitio no viene con un comedor independiente, incorpora un lugar para que la gente pueda comer algo. La evidencia ha mostrado que los participantes no quieren comer en el mismo sitio donde están aprendiendo o reuniéndose con otros clientes.
Los asistentes preferirían cenar lejos del sitio de exhibición o de las sesiones de descanso. Para remediar este problema, pide al sitio del evento tener un área separada para que la gente pueda descansar y comer un snack.
Herramientas tecnológicas de evento
Nuevas tecnologías de eventos aparecen diariamente en el mercado. Esto dificulta descifrar cuáles herramientas serán recursos útiles para tu audiencia.
Los encuestados por PCMA recomendaron el uso de pantallas digitales, mapas interactivos, apps móviles. Monitores de TV mantienen el engagement de los asistentes y les informan durante el evento.
También es importante que, al seleccionar un sitio de evento, verificar que tenga una buena conexión inalámbrica, puntos de carga, y generadores de respaldo para apoyar todo lo que tu tecnología necesita.
Estos son solo unos pocos puntos destacados que los organizadores de eventos deberían tener en cuenta cuando planeen eventos a pequeña y gran escala. La información de PCMA y Steelcase informa de estrategias de evento que los organizadores pueden usar para un mejor entendimiento del marco de trabajo necesario para concebir experiencias significativas y de alto engagement
