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Cómo diseñar un escenario virtual atractivo para tu evento online

Cómo diseñar un escenario virtual atractivo para tu evento online

Gestión de eventos
May 12, 2021

Escrito por:

Thomas Davey

Descubrir cómo diseñar un escenario virtual que sea intuitivo y atractivo y en el que sea fácil navegar, con la ayuda de Eventtia.

Como la pieza central que combina todas las diferentes partes de la experiencia del asistente online en una sola, el escenario virtual tiene mucho que ver en el éxito de tus eventos online.

Este es el lugar donde todos los asistentes acceden al video contenido, interactúan con otros participantes a través de chats en vivo y networking, entran a las salas de experiencia digital, echan un vistazo a los stands de los patrocinadores y en términos generales, acceden a todo lo que puede hacerse en el evento online.

De hecho, no sería muy diferente al sitio del evento en persona. Aplican las mismas reglas. Necesitarás un escenario virtual intuitivo, atractivo y en el que sea fácil navegar. Así que si quieres brindar una gran experiencia al asistente, diseñar un escenario virtual debería ser una prioridad.

Para ir más al detalle, veamos en qué consiste un escenario virtual y cómo diseñar uno usando la plataforma de eventos online, Eventtia. 

¿Qué es un escenario virtual?

A primera vista, podrías pensar que un escenario virtual es un simple Zoom o un fondo de un live streaming. Pero como verás, un escenario virtual va mucho más allá.

Definición: Un escenario virtual es un lugar donde los asistentes acceden a todo el contenido, interactúan, se comunican, y ven toda la información relacionada con el evento.

Antes del evento, se les da a los asistentes un link de acceso al escenario virtual, al que pueden acceder iniciando sesión en la escenario virtual usando el email con el que se registraron. Una vez entren, pueden ver todos los recursos que has preparado para el evento. Como regla general, el escenario virtual incluirá cualquier tipo de transmisión en vivo, contenido pregrabado, la programación, un chat en vivo, el perfil de los asistentes y también cualquier otro extra (de estos hablaremos más adelante) 

En otra palabras, este es como el portal de tu evento online, pues les da a los asistentes un punto de acceso único donde tendrán todo lo que necesitan para el evento online.

Nota: Es importante siempre abrir el escenario virtual con anticipación, para que los asistentes puedan explorarlo y acceder a cualquier material que pueda estar en oferta antes del evento.

Razones por las que un escenario virtual debe ser fácil de usar e intuitivo 

Ahora que tienes un claro entendimiento de que es un escenario virtual, aquí tienes tres importantes razones por las que querrás diseñar un escenario intuitivo y en el que sea fácil de navegar.

  1. Brindar una experiencia de asistencia sin contratiempos.
  2. Asegurar que se pueda acceder a todo fácilmente 
  3. Mostrar tu marca y comunicar una visión clara del evento

Elementos de un escenario virtual

Para mostrarte cómo debe lucir el escenario virtual, hemos tomado algunos screenshots de nuestra cumbre Get Together, el primero es el escenario virtual, que es lo que los asistentes verán cuando estén viendo contenido en vivo; el segundo, el menú.

Reproductor de video: El punto central del escenario virtual, es donde todo tu contenido en vivo será transmitido. Eventtia ofrece integraciones con Zoom, Google Meet, YouTuve, WebEx y reproductores de video personalizados que están incorporados en el escenario virtual a través de un iframe. 

‘What’s next’: Al lado derecho del reproductor de video, los asistentes podrán ver la agenda mostrando las sesiones que vienen, junto a la opción para unirse a estas.

Chat público: En la misma ventana donde sale la programación, también hay un chat público donde los asistentes pueden comunicarse con los demás y con los oradores. Esta es tu herramienta más importante para mantener la conversación viva, lo que es vital para el engagement.

Opciones de lenguaje para traducciones simultáneas y el escenario virtual: El componente final del escenario virtual es la capacidad de ofrecer diferentes opciones de lenguaje. El escenario virtual puede ser traducido al francés y al español (te mostramos cómo hacer esto en el video al final del artículo), y también puedes ofrecer traducciones simultáneas en tu video contenido añadiendo un widget.

Logos del sponsor: Finalmente, puedes poner los logos de los patrocinadores abajo del reproductor de video, estos abren un link hacia sus websites.

Al lado del escenario principal, los asistentes pueden abrir una barra lateral, o un menú, con más información y contenido relacionado.

El perfil: El primer icono es el perfil, este incluye la misma información del formulario de registro pero les da a los asistentes una opción extra para acceder y editar sus perfiles con más información (algo que será muy útil para el networking). 

La programación detallada: Además del what’s next en el escenario virtual, los asistentes pueden acceder a la agenda completa en la barra lateral. Esta les muestra todas las sesiones con una descripción detallada y también existe la opción de añadir la sesión al calendario personal.

El perfil de los otros asistentes: Como parte del módulo de networking, los asistentes pueden ver los perfiles de todos los otros participantes. Aquí, los asistentes pueden empezar un chat personal, ver sus agendas, y programar reuniones personales con ellos.

Página de Sponsors: El componente final de la barra lateral es la página de sponsors. Este es un lugar para exhibir a todos tus patrocinadores con su propia página. Dentro de la página puedes poner logos, banners, videos, una descripción y archivos para darle a tus patrocinadores la exposición que necesitan.

Extras Adicionales

Último pero no menos importante: los extras adicionales que puedes añadir al escenario virtual. Estos contribuyen en gran medida a mejorar la experiencia de los asistentes, así que asegurate de añadirlos. 

Emoticones: Los emoticones pueden ponerse debajo del reproductor de video, dándoles a los asistentes la posibilidad de responder al contenido que está siendo transmitido. Cuando se hace click en un emoticón, este aparece en el reproductor de vídeo, así que añadir este extra, es una fantástica forma de alentar la participación.

Tutoriales sobre el escenario virtual : Al crear un módulo personalizado en la barra lateral, puedes incrustar video tutoriales a través de un iframe, haciendo que sea más fácil para los asistentes aprender a navegar en el escenario virtual.

Salas de experiencia: De nuevo, con la ayuda de un módulo personalizado, puedes crear salas de experiencia con contenido a demanda –  videos, reproductores de música, o “photo booths” – a los cuales se puede acceder durante el evento.

Screenshots del escenario virtual del Get Together 

 

 

 

Cómo configurar un escenario virtual con Eventtia

Parte 1: Cómo configurar el escenario virtual

Parte 2: demostración del escenario virtual de Get Together

 

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Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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