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Cómo diseñar una estrategia de eventos virtuales fuerte

Cómo diseñar una estrategia de eventos virtuales fuerte

Planeación de eventos
August 20, 2020

Escrito por:

Thomas Davey

Los eventos virtuales van a jugar un rol cada vez más importante en nuestras estrategias de marketing. Sin embargo, para la mayoría de empresas, esta será la primera vez organizándolos, y con eso viene cierta sensación de adentrarse en lo desconocido.

Combina esto con la necesidad de encontrar nuevas iniciativas de marketing que puedan llenar el vacío dejado por los eventos en vivo, y lo que vemos es que muchas empresas están incursionando en los eventos virtuales sin tener ningún tipo de estrategia en pie. Esto está muy bien para tachar tu primer evento de la lista de pendientes, pero ¿por qué estás organizando estos eventos, y qué quieres alcanzar?

Aquí es donde tu estrategia virtual de evento entra en escena, y es exactamente lo que te dará la respuesta a las preguntas arriba mencionadas. Tener una estrategia fuerte es esencial para el éxito en el futuro. Por eso, en vez de realizar eventos virtuales porque suenan como una buena idea, ejecutarlos con un propósito de obtener objetivos tangibles siempre te traerá mucho más éxito.

Piénsalo así: Una estrategia de eventos virtuales es el marco de toma de decisiones y preparación de acciones, garantizando que todo esté bien alineado con tus intenciones iniciales. En otras palabras, es tu plan maestro que seguirás al planear un evento.

Es lo que te ayudará a mantenerte enfocado, evitar perder el tiempo en cosas que no importan, y asegurar que diseñes acciones que sirvan exclusivamente a tus metas. Para ayudarte con esto, hemos identificado 5 componentes cruciales que necesitan ser parte de tu estrategia de evento virtual:

Alinea tu estrategia de eventos virtuales con tus metas de negocio

Has tomado la decisión de acoger un evento virtual – ¿por qué? Para responder esto, es importante dar un paso atrás. Los eventos son una de las muchas herramientas que los mercaderistas tienen a su disposición y que son usadas por un gran número de razones. Generar más ingreso, interactuar con otros clientes, e incrementar la visibilidad de marca son todos objetivos de marketing, pero ¿están alineados con tus metas de negocio?

Para los mercaderistas, es muy fácil distraerse con pequeños detalles sin tener en mente los objetivos de negocio. Cuando esto sucede, los objetivos de marketing y las metas de negocio se posicionan tangencialmente. Y si no atacas este problema, solo tendrás más inconvenientes en el camino, cuando tus objetivos de marketing no estén contribuyendo a tus metas de negocio.

Para que esto no suceda, primero, identificar qué es lo que quieres alcanzar y cómo cuantificar tus resultados, luego asegúrate de que tu objetivo está alineado con tus objetivos de marketing. Una vez hayas determinado todo esto, puedes comenzar a crear una acción que defina la dirección que escogiste.

Identifica el target group ideal e identifica sus mayores retos

Tan obvio como pueda sonar, tu evento virtual necesita ser construido alrededor de los asistentes. No solo incrementa las oportunidades de atraerles, sino que también ayuda a crear conexiones personales. Tu meta es atraer un tipo de asistente específico y para que esto suceda, necesitas crear un arquetipo.

Este es una representación de tu evento ideal basado en investigación de mercado y data real que hayas coleccionado. No muy lejos de un perfil de comprador, esto también incluye su background, información sociodemográfica, principales problemas, y cualquier otra característica. También incluirá alguna información relacionada con el evento, como contenido, temas de interés, y dificultades que estén afrontando.

Mientras más sepas de tus asistentes, más valor puedes añadir diseñando un evento pensado exactamente para sus requerimientos. Podrás responder a los grandes retos que están afrontando y con esto, estarás creando eventos virtuales relevantes que van a suscitar el interés con tus asistentes. Por eso es esencial que colectes tanta información como sea posible. Y un buen punto de partida para esto es realizar encuestas y entrevistas previo a tu primer evento.

Decide la estructura, formato, y branding de tus eventos virtuales

Desprendiéndose del último punto, es importante atar cabos entre objetivos y detalles del evento. Con tantos tipos de eventos virtuales que tienen su propia estructura y formato puede ser un verdadero reto. Lo que es importante es que ponderes los pros y los contras y nunca pierdas el panorama. Es decir, ¿esto tiene mis objetivos en cuenta? ¿Es este el evento correcto para los asistentes? ¿Cómo va a funcionar el branding?

Para cubrir esto, lo primero que debes hacer es decidir la estructura y formato de tus eventos. La buena noticia es que tienes plenitud de opciones para escoger. La noticia no tan buena es que tienes que escoger la correcta. Una buena guía es recordar que quieres que tu estructura y formato estén alineados completamente con el porqué del evento.

Por ejemplo, los eventos de entrenamiento van a tener mucho contenido educacional con tutoriales de “cómo…” y webinars. Por otro lado, un evento de networking se enfocará en videoconferencias y foros. Sin importar el evento, es vital que distribuyas tu contenido a lo largo de los canales correctos para garantizar la mejor experiencia para tus asistentes

Decidir la estructura y el formato también coincide fuertemente con la narrativa que tus eventos desean entregar. Esto necesita capturar la esencia de tu organización y debe ser reflejada en cada elemento de tu evento virtual, desde cómo te comunicas con tus asistentes hasta los colores que estarás usando. Intenta tener una idea clara de cómo luce un evento virtual tuyo, qué lo diferencia del resto, y qué deberían esperar tus asistentes de él.

El último elemento es el branding, puesto en otros términos, ¿cómo va mi evento a proyectar un mensaje consistente a los asistentes? Primero lo primero, escoge lo básico como el esquema de color, tagline y otro messaging clave. Luego reflexiona sobre los diferentes elementos de branding en el contexto de un evento virtual, es decir, slides, boards, fondos, e incluso ítems que puedes postear para tus asistentes.

Determina la frecuencia y promoción de tus eventos virtuales

¿Tu evento será de una edición o planeas realizar una serie de eventos? La respuesta a esta pregunta determinará cuánto tiempo y esfuerzo va a la planeación y a qué se le debería prestar atención. Es importante tener en consideración tus propias capacidades y qué tan grande es tu departamento de marketing.

Como los otros eventos, los eventos virtuales toman tiempo, y vas a tener que disponer de suficiente para que tu evento sea un éxito. Esto significa encontrar los compañeros adecuados y preparar todo el contenido. Esto suele tomar más tiempo de lo espero, por lo que es bueno que tomes el toro por los cuernos para que tengas una idea del tiempo y la preparación requerida.

Lo que es importante es que no te abrumes buscando hacer demasiado. Finalmente, hace falta notar que los eventos virtuales atraen grandes audiencias en una escala global, significando que hay una menor necesidad de celebrar múltiples eventos.

A continuación, viene la promoción y esto requiere una estrategia dentro de sí misma. Los eventos virtuales son igual a más alcance y mayores audiencias, pero sin la promoción correcta eso nunca va a suceder. Primero, arranca con un mensaje claro sobre qué trata tu evento, su valor agregado para los asistentes, y cómo entra tu marca en esto.

Luego piensa en los conferencistas y en todo tu contenido. Quieres que todo esto esté alineado de forma que, cuando promuevas tu evento vas a atraer asistentes al tiempo que das un mensaje claro de qué trata. Es importante identificar en qué canales vas a promover el evento y cómo lo vas a hacer, ya sea por una campaña de redes sociales o posts de invitados. Luego considera los costos potenciales.

Identifica los KPIs que vas a monitorear y el ROI que estás esperando de tu estrategia de eventos virtuales

Cuando planeas un evento virtual, es vital fijar los KPIS junto con el ROI que deseas recibir. Esto es importante porque cada evento debería tener resultados tangibles, especialmente para ejecutivos que miden el éxito del evento basados en estas métricas.

Para tener una buena idea de esto, hazte preguntas como: ¿Quiero concentrarme en construir notoriedad de marca o en aumentar las ventas? O, si escojo aumentar las ventas, ¿quiero generar leads o generar valor de pipeline? Esto te ayuda a formar rápidamente las bases de tus KPIs y te dará una buena idea de cuánto estarás gastando en tu próximo evento.

Después de cualquier evento, es esencial conservar toda la data relevante ya que esto te permitirá analizar tus métricas con más y mejor información. Al calcular tu ROI así como el dinero gastado en cada métrica, podrás ver qué se desempeñó mejor. Es una gran forma de identificar qué fue efectivamente gastado y el retorno que estás recibiendo.

Haz que suceda

Los eventos virtuales están para quedarse en el futuro cercano. Si buscas obtener los beneficios del marketing de eventos, esta es la forma correcta de hacerlo. Como puedes ver, diseñar una estrategia de eventos sólida y fuerte es un prerrequisito para el éxito. Destinar el tiempo a planear tu estrategia te dará los resultados que estás buscando.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

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