Planeación de eventos

Cómo escoger la tecnología de eventos indicada para tu compañía

Victoria Rudi
April 3, 2020

No son pocas las plataformas o tecnologías de eventos que prometen una completa automatización logística. Fácilmente puedes teclear “software de eventos” en Google y encontrar numerosas opciones. Es bueno saber que dispones de diferentes marcas para escoger. Pero ¿cómo puedes estar seguro de que escogiste la tecnología de eventos correcta? En este artículo, te mostraremos cómo tomar esta decisión y no arrepentirte luego.

La logística de los eventos es estresante, sin importar tu conocimiento en planeación. Incluso si ya has organizado docenas de eventos, planear uno siempre es demandante.

¿Pero qué tal si eres un director de marketing o un profesional sin estudios en management de eventos o experiencia en planeación?

En este caso, las cosas son mucho más complicadas.

El registro en línea, envío de facturas, impresión de badges, el check-in, gestión de agenda, apps móviles de evento, encuestas… estos son solo algunos de los elementos que pueden hacer de la logística una pesadilla.

¿Cómo puedes recorrer todos estos aspectos sin tener la experiencia necesaria? ¿Eres capaz de hacerlo tu solo?

Obvio no.

Necesitarás una herramienta de gestión de eventos. ¿Pero cómo puedes escoger una cuando existen tantas? Más aún ¿cómo te aseguras de que tomaste la decisión correcta cuándo ni siquiera sabes aquello que estás buscando? Después de todo, no eres un experto en planear eventos.

Aquí va una lista de las cosas que debes considerar cuando busques la tecnología de eventos correcta:

Tip 1. Ve por una herramienta integral

fleur-dQf7RZhMOJU-unsplash

No son pocas las tecnologías para encuestas en vivo o marketing de eventos. Sin embargo, si quieres automatizar y controlar todo el proceso de planeación, encuentra una plataforma integral que te permita ejecutar diferentes tipos de actividades,

Después de todo ¿para qué comprar un software de registro online y luego gastar más dinero y tiempo buscando otro software para encuestas posteriores al evento? Una plataforma integral no solo es más eficiente en el tiempo, también es más costo eficiente.

Para tomar una buena decisión, anota todas las características que deseas que tu tecnología de eventos cubra, y luego busca una herramienta que provea todo lo que necesites.

Tip 2. Pregunta por la curva de aprendizaje

avel-chuklanov-DUmFLtMeAbQ-unsplash

Al escoger entre diferentes marcas y opciones de tecnología de eventos, agenda algunas llamadas de prueba. Esto es importante, no solo para familiarizarse con la plataforma o software, sino también para evaluar la curva de aprendizaje de una nueva tecnología.

Cuando uses una nueva herramienta digital, necesitarás algún tiempo para aprender cómo usarla. En este contexto, la curva de aprendizaje se refiere el tiempo y esfuerzo que tú y tu equipo deben poner para dominar las herramientas necesarias para operar esta nueva tecnología.

Mientras más sofisticada y difícil de usar sea una plataforma, la curva de aprendizaje será más pendiente. Para entender la curva de aprendizaje de una nueva tecnología, siempre puedes pedir al equipo de ventas (el equipo con quién probablemente tendrás la llamada de prueba) para explicar cómo funciona.

Más aún, puedes verificar sus recursos para evaluar el nivel de dificultad de la herramienta digital. Adicionalmente, mira si el software tiene una opción de prueba gratis que puedas intentas. De esa forma, tendrás una intuición acerca de si vale la pena invertir dinero en ello.

Tip 3. Evaluar el servicio al cliente

nordwood-themes-q8U1YgBaRQk-unsplash

Incluso si la curva de aprendizaje de una tecnología de eventos es corta y eres capaz de integrarla rápidamente en tu proceso, quieres asegurarte de que tienes el apoyo necesario en caso de que tengas preguntas o algo salga mal.

Por eso es importante evaluar no solo la eficiencia y simplicidad de la herramienta digital (ya sea una plataforma o una app móvil), pero también para el departamento de servicio al cliente del proveedor.

¿Ofrecen sesiones de inducción?

¿Su equipo responderá oportunamente a tus solicitudes?

¿Tendrás una persona de contacto específica?

¿La compañía tecnológica proveerá soporte in-situ el día del evento?

Asegúrate de que conoces las respuestas a estas preguntas cuando escojas el software de planeación. Visita igualmente sitios como Capterra, G2Crowd, o Trustpilot y chequea sus reviews. Mira qué están diciendo otros usuarios sobre estas herramientas y presta especial atención a los comentarios sobre el servicio al cliente y cómo manejan diferentes situaciones.

Tip 4. Compara las propuestas de ventas

raquel-martinez-SQM0sS0htzw-unsplash

Saltar de prueba a prueba puede no ser tan buena idea cuando deseas tomar una decisión bien informada sobre la tecnología de eventos que comprarás para tu compañía. Entonces, aparte de realizar llamadas con diferentes equipos de ventas, pide a todos enviarte una propuesta detallada.

Estos documentos te ofrecerán información detallada sobre el producto, precio y características operacionales, y te da la oportunidad de comprar qué están ofreciendo diferentes marcas de tecnología de eventos de forma que puedas escoger aquella que se ajusta mejor a tus necesidades.

Escoger la tecnología correcta

Encontrar la herramienta de planeación de eventos puede tomar tiempo. No te apresures a tomar la decisión. Tómate tu tiempo, analiza las diferentes herramientas, evalúa la curva de aprendizaje, chequea lo que otros están diciendo de la marca, y pide ver propuestas de ventas.

Al reunir y estudiar toda la información, puedes escoger la tecnología de eventos correcta, que esté completamente alineada con tus requerimientos y con los procesos de tu compañía.

By gathering and studying all the information, you can choose the right event management technology that will be fully aligned with your requirements and your company processes.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

Obtén la última guía gratuita de eventos virtuales

Descubre todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales con esta completa guía de 40 páginas