Los eventos son sobre la gente.
Planeamos eventos para conectarnos con nuestras audiencias, leads, clientes, empelados, seguidores, o stakeholders.
Esto es necesario para incrementar el impacto de nuestro(s) mensaje(s), cambiar opiniones y comportamientos, o alumbrar fructíferas colaboraciones.
Sin alimentar las relaciones correctas con las personas, es imposible alcanzar los resultados esperados. Toda la idea de la industria de eventos gira en torno a la comunicación e interacción en persona.
No obstante, no siempre es fácil construir un Puente y conectarse con los asistentes.
Comunicarse con un gran número de personas e identificar sus intereses o preocupaciones puede ser retador.
No es fácil construir comunicación honesta y directa con tus participantes.
¿Entonces, cómo lo haces? Aquí hay una lista de recomendaciones:
Tip 1. Siempre ten el mejor interés de tus participantes en el corazón
La gente siente cuando estás intentando venderles algo o cuando estás tras ganancias fáciles sin ofrecer nada a cambio. Para conectarte mejor y más rápido, concéntrate en generar valor a través de tu evento.
Por eso te recomendamos aprender primero quiénes son tus participantes y los retos que están viviendo.
De esa forma, trabaja en ofrecer contenido (vía mesas redondas, seminarios, etc.) que les ayudarán a descubrir soluciones implementables que pueden aplicar inmediatamente para superar sus problemas.
También puedes ofrecer mucho valor prestando atención a la dinámica del networking.
Por ejemplo, podrías ayudar a los participantes a construir relaciones significativas agendando reuniones uno-a-uno con otros similares a ellos.
No son pocas las maneras en que puedes expresar tu preocupación por tus audiencias. Así que cerciórate de que sepan que sus intereses son tu principal prioridad.
Tip 2. Haz al evento más conversacional
La gente está cansada de estar en el lado receptor de la información sin tener palabra alguna. Hace rato pasaron los días en que tus asistentes se sentaban y escuchaban a los oradores durante horas sin tener la menor oportunidad de expresar su propio punto de vista.
Para establecer una relación con tus invitados, desearás brindarles la oportunidad de compartir sus pensamientos.
Puedes hacerlo realizando encuestas en vivo, interrogándolos por su conocimiento durante las charlas, y motivándoles a agruparse con otros participantes y discutir diferentes tópicos.
Tip 3. Entrega un enfoque personalizado
Ya sea para eventos pequeños o grandes, tus asistentes pueden sentir cuándo están recibiendo atención especial por parte de los organizadores.
Esto puede manifestarse en diferentes formas, pero lo más eficiente que puedes hacer para alimentar una relación con tus participantes es ofrecer oportunidades customizadas.
Por ejemplo, si estás realizando múltiples sesiones de conocimiento concurrentes, podrías permitir a tus asistentes construir su propio programa basado en sus intereses. También podrías enviarles notificaciones personalizadas e invitarlos a participar en diferentes actividades.
Tip 4. Haz buen uso del humor
La moderación del evento lo es todo. La moderación. Hace o deshace la experiencia entera. Así que, si deseas lograr un mayor nivel de conexión con tus participantes, contrata un moderador que sepa cómo balancear lo serio con el humor.
Esto creará una atmósfera más distendida y hará que la gente se sienta más abierta respecto a la comunicación y la interacción.
Tip 5. Ofrece una experiencia de evento holística
Tendrás un rato difícil construyendo una relación positiva con tus invitados si su recepción o check-in fue terrible.
Debes considerar la totalidad del mapa del viaje del asistente, de principio a fin, y diseñar experiencias amigables que harán fluidas todas las interacciones con la logística del evento y menos estresantes para los asistentes.
Haz las cosas tan fáciles como sea posible para tus asistentes, y serán más proclives a reaccionar a tu comunicación y tu mensaje.
Resumiendo
Construir una relación sincera y honesta con tus asistentes es esencial si quieres tener un impacto e inducir una experiencia transformadora.
Para que esto suceda, concéntrate siempre en los intereses de tus invitados y produce valor para ellos, haz al evento más conversacional, utiliza un acercamiento y atención personalizados, contrata un moderador con buen sentido del humor, y asegura una experiencia de evento holística.
