Para organizar un evento exitoso, necesitas enlistar un dream team de expertos de eventos deseosos de invertir su tiempo y conocimiento en ayudar gestionar un evento. Ya sea que estés planeando una pequeña reunión o un evento a gran escala, estos expertos pueden hacer el trabajo de crear una excelente experiencia del asistente. Integrar un equipo donde todos sean considerados expertos puede ser un desafío. Asegurarse de que todos están un rol que utiliza sus fortalezas y trabajan conjunta y armoniosamente puede ser tu mayor reto. Demasiadas personas involucradas en funciones similares en un evento puede arruinar la experiencia del asistente.
Discutamos los pasos que puedes tomar para traer a bordo un equipo de eventos de primera categoría.
Fija las metas y expectativas del equipo
Tus metas y objetivos definen el éxito de tu evento. El equipo de eventos atento en la conferencia juega un papel mayor en asegurar que la ejecución es un éxito. Tener metas y objetivos poco claros puede dar al traste con todo el evento debido a la falta de claridad en el liderazgo. Para desarrollar metas y objetivos, utiliza el formato SMART. Para garantizar que sean claros y factibles, deben ser específicos, medibles, aplicables, relevantes y con un horizonte temporal definido.
Realiza presentaciones e inducciones del equipo
Desde el inicio, quieres asegurarte de que tu equipo está sincronizado y que todos entienden el papel de los demás durante el evento. Antes de que el evento comience, realiza una reunión del equipo donde todos los involucrados en el evento se congregan para conocerse, aprender del papel de los demás, y ser informados sobre las metas y la logística del evento. Luego de esta reunión, todos deberían tener un entendimiento claro de sus roles y responsabilidades. Toma ventaja de la funcionalidad del chat en la app de evento para actualizar al equipo diariamente sobre cualquier cambio logístico.
Apalanca las fortalezas y debilidades de cada quién
Un aspecto clave de alojar y planear un evento exitoso es asegurarse de que te apalancas en las destrezas de tu equipo in-situ. Distribuye los recursos basado en las fortalezas de la gente que has contratado. Si alguien es versado en tecnología y el resto de tu equipo no, lo más sensato es asignar a la persona con esa destreza el papel de manejar la tecnología in-situ.
Lo grandioso acerca de delegar roles basado en fortalezas es que asegurar que tu equipo esté feliz con su responsabilidad asignada. Todos se sentirán energizados y emocionados de trabajar con pares de mentalidad similar.
Usa el marco de trabajo RACI para gestionar el proyecto de tu evento
Al usar el marco de trabajo RACI (por su sigla en inglés: responsable, controlable, consultado, informado) para gestionar tu proyecto de evento. En las fases de ejecución y planeación, hay muchas partes en movimiento.
El método RACI garantiza que todos estén en la misma línea acerca de lo que necesita hacerse y cómo juegan un papel esencial en asegurar que el evento sea un éxito.
Entrena al equipo en software de eventos
Uno de los primeros ítems en tu checklist de reclutamiento debería ser entrenar al staff en cómo usar tu software de eventos y la app móvil. Explica qué es y descompone cada una de sus funcionalidades. Asegúrate de que tu equipo ha descargado la app en sus teléfonos móviles de forma que puedan recorrer la experiencia del usuario durante el live demo. Esto asegurará que cualquier pregunta que tengan pueda ser respondida en el acto.
Celebrar los logros del equipo
Al final de este evento, cuando tu equipo de planeadores y logística esté listo para el cierre del evento y preparase para el próximo show, no olvides tomar un momento para celebrar el gran trabajo que han realizado. Celebrar los triunfos, no importa qué tan grandes o pequeños sean es clave para retener el mejor talento. Todos aman una palmada en el hombre por hacer un buen trabajo. Nada une más a un equipo, que celebrar los éxitos de los demás. Cerciórate de decir a todos a lo largo del evento qué tan grandioso es la labor que realizan, esto aumentará la moral del equipo. Un equipo de eventos feliz suele significar una experiencia del asistente satisfactoria.
