Cómo inyectar personalización en eventos virtuales [Post de Invitado]

La mayoría de organizaciones tienen la necesidad de convertir sus eventos físicos en eventos virtuales. Pero los organizadores de eventos tienen la preocupación de cómo pueden brindar una experiencia personalizada y atractiva que emocione a los asistentes.

En un evento en vivo, la mayoría de las compañías pueden lograr la personalización a través de oportunidades de networking, sesiones breakout, e interacción entre los asistentes y los sponsors y patrocinadores. Pero no es fácil conseguir el mismo resultado en un evento virtual.

Aquí tienes algunas formas prácticas de añadir personalización en tu próximo evento virtual:

1. Determina las metas de tu negocio y audiencia objetivo

Antes de organizar tu evento virtual, es mejor establecer las metas y objetivos del evento. La gente usa de forma indistinta los términos “metas” y “objetivos”, pero estos no son lo mismo. Las metas se refieren a los propósitos del evento, mientras que los objetivos son los pasos que debes tomar para conseguir las metas.

El establecimiento de metas es un paso crítico cuando se trata de la planeación de eventos. Para que un evento sea exitoso y beneficie a los asistentes, los planeadores deben establecer metas cuantificables y predecir cómo se producirán las cosas.

Para definir las metas y objetivos del evento, puedes analizar las respuestas a preguntas cruciales, que incluyen:

¿Por qué organizamos este evento?
¿Por qué estamos invitando gente al evento?
¿Qué se llevarán los asistentes de este evento?
¿Qué es el éxito para esta organización y cómo podemos medirlo?

Una de las mejores prácticas de la planeación de eventos es alinear las metas del evento con la misión establecida de la compañía y con la estrategia de marketing de tu marca.

Algunas de las metas de tu evento virtual podrían incluir:

Expandir tu alcance y audiencia.
Aumentar las ventas de un producto o servicio.
Promover un nuevo producto.
Incrementar el número de leads y suscriptores de emails
Educar a la audiencia sobre las nuevas herramientas de un producto existente.
Construir “brand awareness”.
Incrementar la fidelidad y retención del cliente.
Impactar las metas de ingreso de la compañía.

Después de establecer las metas de tu evento, es hora de determinar cuál es la audiencia adecuada que enlaza con tus metas y preparar contenido relevante para esta audiencia.

La meta primaria de un evento es dictaminar el tipo de audiencia a la que apuntarás. Una vez que sepas quienes son los asistentes, puedes preparar contenido relevante para ellos.

Si la meta es incrementar el número de leads, por ejemplo, necesitarás crear historias relevantes, sesiones Q&As, encuestas, y botones “call-to-action” que ayuden a informar a la audiencia sobre la principal meta y hacerlos actuar a favor de esta meta.

2. Anima a los asistentes potenciales a sugerir oradores, temas o preguntas para el evento

Conducir un evento virtual requiere una planeación apropiada. Y parte del proceso de planeación es decidir sobre los oradores, preguntas y temas que abarcará el evento.

La mejor forma de personalizar el evento es empezar involucrando a los asistentes desde la fase de planeación. Si ya tienes una lista de clientes, ¿por qué no enviarles un correo o una encuesta para que compartan algunos de los temas y preguntas que les gustaría abordar en el evento?. También podrías pedirles que sugieran a sus oradores de eventos preferidos.

Al involucrar a tu audiencia en la etapa de planeación, estás mostrandoles que el evento se trata de ellos. De esta forma, los asistentes no solo aparecerán en grandes cantidades para escuchar a alguien abordar sus agobiantes problemas, sino que participarán activamente en tu evento.

A menudo recibimos invitaciones a webinars de compañías de eventos que abarcan temas de los cuales no hemos escuchado y que tienen oradores totalmente desconocidos para nosotros.

No obstante, este enfoque podría funcionar, especialmente si el planeador de eventos ha investigado más sobre las necesidades de la audiencia. Sin embargo, no será tan efectivo como un evento personalizado en el que la audiencia sea quien sugiera las preguntas y temas que le gustaría abordar.

Una forma práctica de hacer que esto suceda es compartiendo un video promocional de tu evento en redes sociales y añadiendo un CTA para llevar a la gente a una página donde discutirán sobre sus oradores preferidos.

La página también puede contener una pregunta de encuesta relacionada con los posibles temas a seleccionar. Puedes usar la información que comparten los asistentes en esta página para reutilizar el contenido de tu evento.

3. Envía invitaciones personalizadas y recordatorios

Si quieres que tu evento virtual sea absolutamente exitoso, necesitarás tener las invitaciones y recordatorios adecuados. Las invitaciones son la primera impresión que tendrán tus asistentes sobre ti. Y como ya sabes, ¡la primera impresión importa!

La forma en que creas y entregas las invitaciones online, determinará que la gente haga click en tu link para reservar un lugar en tu próximo evento, o no. Así que, ¿Cómo crear una instancia que obligue a las personas a hacer click y registrarse en tu evento virtual?

A continuación te mostramos cómo hacer invitaciones atractivas a un evento virtual:

Crear irresistibles encabezados de asunto en el email

Con las toneladas de emails de marketing circulando en nuestras bandejas de mensajes hoy en día, no puedes subestimar la importancia de un brillante encabezado de asunto para incrementar la tasa de apertura de tu email.

Para que tu invitación por email se destaque, debes personalizarla, lo cual implica que esta empiece dirigiéndose a los asistentes por su nombre. Si por alguna razón, no tienes los nombres de la gente a la cual te gustaría dirigirte, entonces usa pronombres como “nosotros, tu o tú”.

Es más, intenta usar una fecha o un elemento de importancia para inyectar sentido de urgencia en el encabezado del asunto. Un signo de exclamación no arruinará tu encabezado del asunto, ¿verdad?.

Aquí, algunos tips rápido para crear irresistibles encabezados de asuntos:

Que sean cortos.
Quita cualquier palabra de relleno.
Incluye las palabras más importantes al inicio.
Añade keywords relevantes.
Se conciso y claro.
Personalízalo.
Indica si necesitas la respuesta del receptor.
No escribas el asunto en mayúsculas.
Incluye la fecha.
Relee el encabezado del asunto.

Algunos buenos ejemplos de encabezados de asunto que puedes copiar

Hola Brad! ¿Estás libre el (fecha del evento)?. Únete al (nombre del evento).
Hola Jamie! Finalmente está aquí: (nombre y fecha de tu evento).
Es tu última oportunidad para ver a (nombre del orador) en el (nombre del webinar).
No te pierdas a (nombre del orador) el (fecha del evento) a las (hora del evento)
(Nombre del evento) casi agotado. ¡Reserva tu lugar ahora!

Tip Profesional para enviar una invitación personalizada

Además, puedes enviar una invitación al evento basada en actividad previa relacionada con el receptor. Por ejemplo, si el receptor alguna vez te envió un email preguntándote sobre los precios de los productos, cómo funciona, o incluso hizo una compra, esta es precisamente la gente a la que invitarás a tu próximo evento.

Cuando le envíes emails a estas personas, puedes enmarcar tu mensaje para empezar de esta manera:

Hola (insertar nombre),

“Pensé que podrías estar interesado porque previamente nos preguntaste sobre nuestros precios/has realizado una compra antes……”

Personalizar los recordatorios al evento

Enviar las invitaciones al evento es solo la mitad de la batalla. Por supuesto, la gente expresará interés y se registrará a tu evento virtual, pero no todos pueden aparecer. Algunos podrían olvidarlo, estar muy ocupados en otras cosas, o simplemente perderán la motivación.

Para incrementar la tasa de asistencia, necesitas enviar recordatorios personalizados. Aquí hay algunos tips:

Envía al menos tres recordatorios: 48 horas, 24 horas, y unas pocas horas antes del evento.
Incluye el link de registro al evento en el cuerpo del email.
Incluye una URL completa de registro al evento para que la gente pueda pegarlo en el buscador en caso de que el link no abra.
Personaliza los campos de “asunto” y “de” (from).

4. Haz que el evento sea accesible desde cualquier dispositivo

Los eventos físicos tienen obstáculos, pero los eventos virtuales tienen fallas. Y si no te preparas bien, se te puede dificultar la organización de un evento exitoso.

Recuerda, los asistentes usarán diferentes dispositivos, incluyendo computadores personales, smartphones, y tabletas. Es crucial transmitir tu evento en una plataforma que sea compatible con la mayoría de dispositivos.

Si no consideras este factor, algunas personas no asistirán al evento al final porque ver el evento desde sus dispositivos será un problema.

Para ofrecerle a tus asistentes una experiencia personalizada, ofreceles el evento por medio de un app que soporte cualquier dispositivo. Asegúrate de checar las diferentes herramientas de cualquier app, primero.

Un beneficio de hacer que tus eventos online sean accesibles desde cualquier app es que puedes crear una experiencia altamente personalizada. La app te permite desplegar sesiones Q&A, recolectar información de los participantes, enviar contenido relevante de tu evento, y poner a disposición algunas sesiones para que la gente pueda verlas a pedido.

Mientras que puedes encontrar apps que ofrezcan todas estas herramientas para tu evento, es mejor tener una aplicación para tu negocio que te ayude a enlazar el evento con tus metas generales del negocio.

Otros beneficios de tener una app, para tu negocio:

Reconocimiento y fidelidad del cliente – Las aplicaciones de negocios ayudan a crear una conexión entre la marca y los consumidores a través de notificaciones constantes y recordatorios. Los recordatorios generan “awareness” sobre los servicios y productos, animando al consumidor a comprar. Y si el consumidor necesita un servicio o producto en el futuro, escogerá la ya familiar app frente a la competencia.
Servicio al cliente y engagement – La mayoría de las apps cuentan con un tablero de ayuda que permite a los consumidores expresar quejas y preguntas. Tu equipo de servicio al cliente podrá resolver estos asuntos en tiempo record.
Mejorar visibilidad – En el pasado, la gente prefería los buscadores web y las recomendaciones “word-of-mouth” para buscar productos y servicios. En estos días, las personas buscan cosas en sus teléfonos como pasatiempo, cuando viajan, o incluso mientras esperan por una reunión. Es por eso, que crear una app de negocio aumentará la visibilidad de tu marca.

Para tener una app que te ayude a conectar con tu audiencia cuando despliegas un evento virtual y obtener los beneficios adicionales mencionados, no necesitas tener un dedicado equipo de desarrollo en casa. Subcontratar el desarrollo a profesionales experimentados es usualmente menos estresante y más costo-eficiente.