Cómo organizar una ceremonia de premiación

Cómo organizar una ceremonia de premiación

Planeación de eventos
April 14, 2020

Escrito por:

Jewel Hazelton

Ya sea que estés planeando una ceremonia de premiación para agradecer a tus empleados por su trabajo duro o que busques dar reconocimiento a profesionales por su éxito en la industria, estas festividades son una gran forma de reunir a todo el mundo para dar las gracias. En este artículo resaltaremos cómo planear una ceremonia de premiación.

La temporada de premiación 2019-2020 ya está en pleno furor para muchas industrias. Cada año durante el cuarto trimestre, muchas organizaciones se congregan para reconocer al mejor de los mejores en su industria. Organizar una ceremonia de premiación es una enorme gesta que requiere de muchísima planeación. Las premiaciones son una excelente oportunidad para render homenaje a los profesionales en su industria por su trabajo duro, dedicación, y éxito.

Un banquete de premiación es también una gran oportunidad de exhibirte, generar visibilidad de marca, desarrollar nuevos partenariados e incluso levantar fondos para tu compañía u organización.

Si estás considerando acoger una ceremonia de premiación y deseas tener un impacto considerable, aquí hay una lista de las cosas que necesitas considerar cuando planeas un evento exitoso.

Comienza la planeación temprano

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Si deseas tener éxito en la organización de una ceremonia estelar, comienza el proceso de planeación al menos con una anticipación de entre 9 y 12 meses. Un evento bien ejecutado es aquel que está dispuesto para el éxito de principio a fin. Para planear una ceremonia exitosa, debes invertir tiempo con antelación y pensar sobre tu meta final. Al principio, define metas realistas y objetivas que sean alcanzables. Esto implica:

Tener un tiempo de planeación y ejecución

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Para garantizar que tu evento va como planeado, identifica momentos clave y tiempos de entrega que sean necesarios para alcanzar un éxito óptimo. Trabaja con stakeholders para determinar el alcance del evento, recursos requeridos, entregables, y un cronograma. Anota todas las tareas necesarias para completar durante la fase de ejecución. Tareas como reservar el catering y conseguir el sitio del evento, pueden ser divididas en mini-proyectos y asignadas a stakeholders.

Determina la necesidad de mercado

Antes de que entres en la selva de planear una premiación, determina la necesidad de un evento similar a este en tu industria. ¿Qué otras ceremonias existen en tu industria? ¿Cuándo realizan tus competidores sus eventos? Todos estos son factores críticos para considerar antes de comenzar el proceso de planeación. Si la industria está saturada con diferentes programas de premiación, promocionar tu evento será más retador.

Fija el presupuesto

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Tu presupuesto es la primera cosa que necesitas determinar en el proceso de planeación. No tiene sentido planear un evento ostentoso si solo puedes acoger una pequeña reunión. Entre los elementos claves de tu presupuesto deberían estar el costo del lugar, comida y bebida, operaciones, decoraciones, trofeos, entretenimiento en vivo, seguridad y audiovisuales. Todas estas son cosas que pueden devorar tu presupuesto.

Igualmente necesitas pensar en los costos de marketing requeridos para promover tu evento. ¿Necesitarás pagar para promocionar tu evento? Esto podría volverse costoso, dependiendo del número de personas a las que quieras llegar.

Una vez tengas el estimado de cuánto va a costar realizar el banquete, puedes determinar los precios de los tiquetes y los patrocinios.

Organizar un comité de planeación

Como organizador de eventos, tu trabajo es enlistar un grupo de personar para ayudar a planear tu evento. Como mencionamos más temprano, planear una ceremonia de premiación es una gran labor, y mientras más ayuda recibas, mejor. Algunas veces la planeación puede caer en una persona. Disponer de la ayuda de un comité de hábiles y expertos voluntarios reducirá tus niveles de estrés e incrementará la posibilidad de que tu visión cobre vida. Debería haber un jefe de evento y subcomités a cargo de los patrocinios, marketing, y comida y bebida.

Asegura un sitio y una fecha

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Al escoger el sitio para tu ceremonia de premiación, considera tu presupuesto y el número de personas que quieres invitar. La mayor parte de las premiaciones de una industria son llevadas a cabo en sitios históricos y de alta gama. Esto puede incrementar tu presupuesto. Busca un sitio que tenga un paquete integral que incluya catering y soporte audiovisual. Así eliminarás la necesidad de buscar un catering externo. Cerciórate igualmente de que el sitio tiene excelente iluminación, ambiente y sonido de calidad.

Seleccionar una fecha es tan importante como escoger un sitio. Verifica que la fecha del evento no caiga en la semana de una fiesta nacional o religiosa. Adicionalmente, mira qué otros eventos de la industria están llevándose a cabo en el mismo mes. Si la gente tiene que viajar una larga distancia para asistir, es probable que no quieran asistir a dos eventos de la industria en el mismo mes.

Selecciona las categorías de premiación

El propósito primario de realizar una ceremonia de premiación es reconocer a los laureados por su éxito. Antes de que inicien las nominaciones, determina qué categorías serán premiadas. Recuerda que, a mayor número de categorías, más largo será el evento. Ahorra a tus asistentes una ceremonia plana y mundana y limita la presentación a una hora y media o dos horas. Además, determina si a los receptores del premio se les permitirá dar discursos de aceptación. Si esto es un camino que deseas tomar, limita los discursos a tres minutos para evitar dilatar el evento.

Escoger el panel de jueces

Una gran forma de dar más presencia al show de tus premios es seleccionar el panel de jueces perfecto. Encontrar un panel de jueces que sean líderes de pensamiento de amplio reconocimiento en la industria suma a la credibilidad de tu evento. Los jueces pueden tener múltiples orígenes; puedes limitar tu selección por sector y relevancia.

Busca tener un panel diverso de jueces que puedan traer diferentes perspectivas a la mesa cuando seleccionas participantes en los premios. Ve por universidades locales, revistas, y ejecutivos en las compañías de Fortune 500. No existe una guía para conformar el panel de jueces perfecto. No obstante, mantén tus metas presentes cuando decidas quién podría ayudar escogiendo los ganadores de los premios.

Igualmente, ten una categoría de “votación del público” que permita a la audiencia votar por un ganador. Tener un categoría de “elección del público” es una gran forma de incrementar el engagement y generar buzz alrededor de tu evento.

Alinéate con un compañero en medios

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Si quieres recibir atención de los medios sobre tu evento, asóciate para la ceremonia con una publicación líder en la industria. Como componente de esta sociedad, la revista o periódico puede publicar un artículo sobre el evento y una lista de los receptores del premio. Esto posicionará tu marca como un líder de pensamiento en la industria.

En conclusión

Hay mucho para pensar cuando se planea una ceremonia de premiación, pero ya cuentas con los pasos para lograr un evento estelar. Recuerda que tu meta es lograr que sea una excelente experiencia para los homenajeados y para la gente que asiste para apoyarlos. Esto es también una gran oportunidad para incrementar tu visibilidad de marca y celebrar con todos los asistentes.

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Jewel Hazelton
Experta en eventos
Jewel es una experta en eventos con un gran interés en la participación de los asistentes y la comunicación. A lo largo de su carrera, Jewel ha desarrollado exitosas campañas de comunicación, marketing de influencers, marketing de contenidos y redes sociales para clientes B2B y B2C en el sector de los eventos.

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