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Cómo usar el análisis de datos para planear un evento de mayor impacto

Cómo usar el análisis de datos para planear un evento de mayor impacto

Planeación de eventos
March 31, 2020

Escrito por:

Jewel Hazelton

La reciente explosión de data disponible en nuestras manos ha traído nuevas oportunidades para negocios y mercaderistas de eventos.

Ahora hay más oportunidades para llegar a conocer bien tu audiencia objetivo. Con la data disponible, podemos identificar mejor las necesidades y deseos de los consumidores. ¿Dónde viven y trabajan? ¿Deben desplazarse mucho tiempo para ir al trabajo? ¿Viajan por negocios? ¿Qué productos y servicios están usando actualmente? ¿Qué productos están interesados en comprar? ¿A cuántos eventos asisten en un año?

Hay valor en reconocer la información de tu perfil de asistente típico. La data de un comprador prospectivo o de un asistente al evento es la clave para convertirlos de espectador de vitrina a comprador. Aprender sobre tus clientes y su comportamiento te pone en mejor situación que tus competidores. Este tipo de data de consumidor tiene el potencial de permitirte crear una experiencia de evento que no olvidarás. Puede que mejores tus tasas de conversión, incrementes la retención de clientes, reveles áreas que necesitan mejoras, y fortalezcas el engagement del cliente.

Hoy estamos compartiendo cómo apalancarse con la data y su análisis para planear una estrategia de evento de mayor impacto.

Construye un análisis competitivo – “Ve más allá de tus competidores”

Data driven decisions

El mundo de los negocios está lleno de miles de eventos llevándose a cabo a lo largo del año. Hacer seguimiento a tu competencia es una excelente forma de ganar ventaja en un mercado ajustado y competitivo. Para estar por delante de tus competidores, debes conocerlos. Por eso es tan importante realizar un “benchmark”. Una simple búsqueda online puede decirte mucho sobre otras compañías en tu industria que tal vez sean una existencia para tus negocios. Cuando analices la data, mira quiénes son su audiencia y cómo se relacionan con la marca. Mira cuáles debilidades la competencia debe mejorar y cómo tu compañía puede llenar ese vacío.

Conoce tu audiencia

Antes de incursionar en la experiencia de planeación del evento, debes saber quiénes son tu target y cómo puedes llegar a ellos. Cada conferencia y show de negocio atrae una audiencia única. Los mejores mercaderistas de eventos saben cómo mercadear para la audiencia correcta. Al entender tu audiencia objetivo, puedes influenciar la toma de decisiones y persuadirles a que se registren para tu evento. Conocer tu audiencia también te ayuda a delimitar tu foco cuando desarrollas un plan de marketing. Antes de que inicie el proceso inicial de planeación, investiga y construye un perfil para cada asistente. Hay varias herramientas que puedes utilizar para construir este perfil, algunas son gratuitas y otras cuestan. Una simple búsqueda de Google y en redes sociales puede decirte mucho de las industrias y de la gente a la que quieres llegar.

Una vez realizada la investigación e identificar las necesidades de tus clientes, sabrás por qué les gustaría asistir a tu evento. La gente suele asistir a un evento porque algo acerca del mensaje de la marca les ha cautivado. Basado en la data disponible que tienes para cada asistente, desarrolla perfiles de mensajes que capturen la personalidad de tu marca, pero que también resuenen con tu audiencia. Cada perfil de mensaje debería responder “¿quiénes son?”, “¿cuáles son sus intereses y sus necesidades?”, “¿cuándo estarían disponibles para asistir a tu evento?”, “¿están frecuentemente en línea?”, y “¿por qué estarían interesados en asistir?”. Confeccionar tus mensajes a cada perfil de comprador asegura que tu mensaje sea puesto frente a la audiencia correcta. La clave para planear un evento exitoso es pensar como tu audiencia. ¿Qué haría de su experiencia algo inolvidable? Una vez hayas respondido esta pregunta, puedes comenzar a construir tu estrategia de marketing.

Determina cómo tu audiencia prefiere el engagement

Analiticas

Ahora que dispones de un stock de información sobre sus asistentes, es el tiempo de que determines cómo tu audiencia desea recibir información. Usa data para seleccionar los canales apropiados para el engagement. Una audiencia más joven tal vez responda mejor a la información pre-evento enviada vía texto, redes sociales, o celular. Puede que una audiencia de más edad prefiera medios tradicionales como el email o la página de tu website. No hace mal encuestar a la audiencia antes del registro para averiguar cómo les gusta recibir información y así personalizar la experiencia para responder a sus necesidades.

Captura data en tiempo real

El acceso a nuevas tecnologías y a big data ha cambiado el paradigma para la industria de eventos. Los profesionales de eventos y los mercaderistas pueden ahora pivotar rápidamente y hacer cambios a la experiencia de evento de inmediato. ¿Alguna vez has llegado a un evento para descubrir que el horario del día ha cambiado? Esto es una solución rápida hecha en tiempo real y basada en data para responder mejor a las necesidades de los asistentes. Ser capaz de actuar instantáneamente sustentado en data y feedback ha permitido a organizadores y expositores proveer una experiencia de mayor engagement para todos los asistentes.

Identifica resultados medibles

Race with KPI

El beneficio de tener acceso a una mina de oro de data es que puedes medir el éxito en cada punto de contacto. Sin embargo, incluso con acceso a este cofre de data, la mayor parte de las empresas pasan por alto en constatar los sentimientos de los asistentes antes, durante, y después del evento. La medición mejora el management de eventos y su efectividad. Al definir resultados medibles, puedes determinar de antemano cómo luce el éxito. Los resultados son específicos, medibles, reflejan un cambio en el comportamiento, y son significativos. Para medir cómo luce el éxito, al principio del proceso de planeación, pregunta qué resultados se esperan de cada objetivo.

Usa los KPI

Para asegurar que lo que mides importa, concéntrate en la tasa de engagement de los asistentes. Una vez hayas escogido las metas y objetivos, es tiempo de identificar benchmarks y targets que quieres alcanzar. Las métricas de desempeño deberían concentrarse en data cuantitativa. Necesitarás datos y figuras para visualizar tus logros. Distribuye un cuestionario post-evento para encuestar a los asistentes. Una vez hayas recibido los resultados de la encuesta, reúne la data y compara la información con los benchmarks y las metas que fijaste. Esto te ayudará a identificar las áreas que fueron bien recibidas y aquellas en las que puedes mejorar la experiencia del evento.

En conclusión

A medida que la tecnología avanza, los profesionales de eventos encontrarán que la personalización y agilidad se están volviendo la fuerza motora detrás de la planeación de eventos basada en data. En un mundo orientado a la medición, es solo cuestión de tiempo que continuemos encontrando información nueva sobre los deseos y necesidades de nuestros asistentes.

 

Si quieres medir tus esfuerzos en management del evento y usar una estrategia basada en data contáctanos hoy y comienza a manejar el mundo de la data.

Habla con uno de nuestros expertos en planificación de eventos para saber cómo Eventtia puede simplificar tus eventos.

Jewel Hazelton
Experta en eventos
Jewel es una experta en eventos con un gran interés en la participación de los asistentes y la comunicación. A lo largo de su carrera, Jewel ha desarrollado exitosas campañas de comunicación, marketing de influencers, marketing de contenidos y redes sociales para clientes B2B y B2C en el sector de los eventos.

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