Casos de 茅xito

馃弳 Caso de 茅xito: Instituto Tecnol贸gico Aut贸nomo de M茅xico

Victoria Rudi
April 12, 2021

ITAM: Una universidad enfocada en la excelencia acad茅mica y humana  

El Instituto Tecnol贸gico Aut贸nomo de M茅xico (ITAM) es una instituci贸n de educaci贸n superior, laica, sin fines de lucro, basada en la Ciudad de M茅xico. Es una universidad que incluye tanto educaci贸n de licenciaturas, como de posgrados. ITAM es una universidad de gran prestigio en M茅xico, situada entre el top 3 de las universidades m谩s cualificadas en cuesti贸n de excelencia acad茅mica y humana.

ITAM tiene distintas oficinas que llevan a cabo eventos. El evento virtual La Semana ITAM ha sido organizado y gestionado por la Oficina de Asistencia Preuniversitaria. Dicha oficina se encarga de informar a los alumnos de preparatoria sobre las opciones que hay respecto a la educaci贸n universitaria en ITAM.

La Oficina est谩 coordinada por los alumnos de la universidad, que est谩n compartiendo sus experiencias y proporcionando informaci贸n sobre la vida universitaria. La Oficina se basa en la idea de que no hay nada mejor que poder hablarle como parte de la comunidad de alumnos, a un alumno de preparatoria la experiencia que se vive en la universidad.

馃摑 La estrategia de eventos

Normalmente, los eventos son llevados a cabo por la Oficina de Asistencia Pre-Universitaria del ITAM de forma f铆sica. As铆, los asistentes o los alumnos de preparatoria pueden visitar el campus, ver las instalaciones y tener esta experiencia directa con el espacio universitario.

Pero debido a la pandemia, las oficinas ITAM se han visto forzadas a realizar un giro de 180 grados. Tal como los eventos f铆sicos han sido cancelados, el equipo universitario se ha puesto a investigar las opciones y las herramientas digitales que permitir铆an organizar un evento virtual. Y no se trataba 煤nicamente de buscar un proveedor para los eventos virtuales, sino de entender c贸mo realizar y gestionar eventos digitales de gran impacto.

Porque al final, con los eventos f铆sicos, es m谩s f谩cil captar y mantener la atenci贸n de los asistentes a lo largo de la sesi贸n que incluso puede durar hasta 2 horas. Con los eventos virtuales y con el cansancio digital, es mucho m谩s dif铆cil mantener a todos pegados a la pantalla durante un periodo largo. Tampoco, es recomendable.

Por lo cual, el equipo universitario ha decidido crear una estrategia de eventos digital, para que no solamente sean informativos, sino que tambi茅n sean s煤per din谩micos y entretenidos para los asistentes o para los alumnos de preparatoria.

馃挜 Los retos del evento

Los organizadores del evento han tenido dos grandes retos.

馃憠 El primer reto ha sido encontrar una plataforma para gesti贸n de eventos que ofrezca todo en un solo lugar, que fuera muy amigable, sobretodo para los asistentes, y visualmente muy atractiva. Sin duda, la soluci贸n no era utilizar una plataforma streaming b谩sica, ya que, los organizadores estaban muy enfocados en crear un 谩mbito virtual atractivo y visual, que guste a los asistentes.

馃憠 El segundo reto se ha enfocado en encontrar formas de ofrecer una informaci贸n correcta, a la vez acompa帽ada por herramientas que enganchen y sean divertidas, para mantener a todos conectados durante el evento. Crear un evento muy din谩mico que fuera llamativo y nada aburrido es ya un gran reto en s铆 mismo.

Todo esto, para tener en cuenta que, de manera presencial, uno puede inyectar muchas cosas, tales como infraestructura y actividades presenciales. Un evento f铆sico involucra todos los sentidos de los asistentes, por lo cual la experiencia es muy distinta a un evento virtual. Por esto, hay un doble reto en organizar un evento virtual interesante e interactivo.

馃摎 La Semana ITAM: un evento virtual informativo, divertido, e interactivo

La Semana ITAM ha incorporado dos eventos f铆sicos distintos llevados a cabo por la universidad: D铆a ITAM y Brain Quest. Normalmente, D铆a ITAM es un evento f铆sico informativo enfocado en proporcionar informaci贸n sobre la universidad, las carreras y el proceso de admisi贸n.

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Por otro lado, el Brain Quest se enfoca en talleres para alumnos de preparatoria, quienes pueden atender, competir y ganar premios. Por las condiciones de la pandemia, el ITAM se ha visto forzada a fusionar estos dos eventos y trasladarlos al 谩mbito digital, bajo un evento 煤nico llamado La Semana ITAM, con una duraci贸n de una semana.

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La idea del evento era proponer a los alumnos de preparatoria una experiencia informativa y divertida, los elementos de interacci贸n y la posibilidad de atender a concursos, competir y ganar premios (a la vez con la posibilidad de escuchar charlas sobre distintas carreras) han sido clave para grabar y mantener la atenci贸n de los asistentes.

Ha sido una semana entera de charlas virtuales, concursos, e interacciones entre los alumnos del ITAM y los alumnos de las preparatorias. Porque, al final, como comentan los gestores del evento, no hay nada m谩s poderoso para un alumno de la preparatoria que interactuar y hacer preguntas a los alumnos de la comunidad, que ya tienen la experiencia universitaria ITAM. El evento ha culminado con el concurso El Marat贸n ITAM, enfocado en preguntas de cultura general fusionadas con preguntas sobre la universidad y sobre las charlas ofrecidas durante la semana entera.

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Tal como cuentan los organizadores del evento, La Semana ITAM fue una fusi贸n de emoci贸n, informaci贸n, e interacci贸n.

Otro punto fuerte del evento ha sido la posibilidad ofrecida a los asistentes de cambiar de sesiones y entrar en cualquier momento a cualquier sesi贸n que se est谩 desarrollando. El hecho de poder participar en sesiones simult谩neas, escuchando una charla durante 10 minutos y despu茅s acceder a otra charla que se est谩 llevando a cabo en el mismo momento, hizo el evento muy din谩mico.

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Los alumnos de preparatoria han podido seleccionar 煤nicamente las charlas que les interesa y controlar su tiempo durante el evento. Fue una fusi贸n de actividades que emocionaron mucho a los asistentes.

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馃搱 Los resultados: 40% m谩s asistentes de lo esperado

El evento ha superado el cupo de asistentes esperados. De hecho, el n煤mero de asistentes que se ha registrado para atender al evento ha superado en un 40% el n煤mero de los eventos precedentes que se han llevado a cabo de forma presencial.

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Tambi茅n, el equipo organizador ha enviado una encuesta de participaci贸n cuando finaliza el evento y los resultados fueron muy positivos. Los asistentes se帽alaron que les encant贸 la experiencia de la escena virtual Eventtia, la posibilidad de participar e interactuar en concursos, y poder tener acceso a sesiones simult谩neas.

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A pesar de tener acceso a una escena virtual atractiva y amigable, los organizadores han tenido la oportunidad de montar la log铆stica entera del evento a trav茅s de la plataforma Eventtia. El equipo organizador ha empleado soluciones Eventtia tales como la creaci贸n de la p谩gina web, el registro online de los asistentes, el programa de actividades, el mailing masivo y el 谩mbito de la escena virtual con distintas 鈥渞ooms鈥 para promocionar e informar a los alumnos de la preparatoria. Una vez lanzado, el evento fluy贸 sin problemas toda la semana.

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Los organizadores del evento comentaron que fue una plataforma muy f谩cil de usar, lo que result贸 en un evento virtual muy f谩cil de gestionar.

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Otro elemento importante, ha sido el apoyo de la plataforma una vez pasado el evento. Ha sido crucial poder mantener el contacto con los alumnos registrados, poder enviarles distintas comunicaciones, y seguir interactuando con ellos. Tambi茅n, ha sido muy relevante poder saber qu茅 intereses ha tenido cada asistente durante el evento.

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Por ejemplo, los organizadores han podido acceder a la informaci贸n sobre los asistentes para identificar a qu茅 charlas han asistido, qu茅 din谩micas les han parecido m谩s importantes y cu谩les han sido sus niveles de interacci贸n.

Todos estos datos han sido muy importantes para poder personalizar la comunicaci贸n futura con los asistentes al evento La Semana ITAM.

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Victoria Rudi
Marketing director
Con un m谩ster en Gesti贸n de Eventos y una gran seguidora de las tecnolog铆as SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo informaci贸n valiosa para el blog de Eventtia y m谩s all谩

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