Es loco pensar en cuantos organizadores no se dan cuenta del verdadero valor que un software de eventos integral representa. Solemos pensar que su único propósito es ayudarnos a tratar con la logística del evento y tal vez algunas otras tareas de marketing y algunos trucos de recolección de información. En otras ocasiones, tal vez compramos el software para resolver un problema logístico menor. Si actuamos de esta forma, perdemos la posibilidad de ganar todo el valor que una herramienta digital como ésta puede generar para tu evento.
Como notan los autores de The 21st Century Meeting and Event Technologies, mientras numerosas tecnologías se tornan relativamente más fáciles de usar, comprender los fundamentos de las tecnologías y desarrollar la habilidad de seleccionar las herramientas apropiadas para la gestión de eventos es más crítica que nunca para ser un organizador de eventos exitoso. Los organizadores de hoy y mañana deben seguir el paso a las tecnologías emergentes para así lograr una mayor eficiencia e incrementar la calidad de los eventos. Llevemos este planteamiento más allá.
Saber cómo usar estas herramientas de forma apropiada es clave para proveer experiencias de evento de alta calidad.
Con esto en consideración, al momento de comprar un software de eventos inclusivo, debemos estar al tanto de todas las formas en que podemos usarlo y sacar provecho de él. Para ayudarte con ésto, aquí te damos una lista de tips para tener en cuenta cuando usas un software de eventos holístico para planear tu conferencia, taller o reunión de networking B2B:
Tip 1. Analiza y evalúa las plenas capacidades del software
Digamos que has decido comprar un software integral para simplificar la inscripción en línea, construir un sitio web atractivo y generar badges en el sitio del evento. Estas son tus principales preocupaciones, y quieres tratarlas todas usando una herramienta digital.
Bueno, ya que pagaste el dinero por este software integral, ¿por qué no analizar y evaluar la viabilidad de su completo rango de funcionalidades? ¿Qué más puede hacer? ¿Puedes usarlo para generar facturas y recaudar los pagos de tus asistentes? ¿Podría ayudarte a diseñar una app eficiente para tus asistentes? Visto que el software es integral, también debe proveer una forma de trazar la información de tus asistentes y así ayudarles a optimizar su experiencia.
Al comprar un software de eventos amplio, no te limites únicamente a las funciones que resolverán tus problemas actuales. Solo podrás aprovecharlo al máximo si sabes cuánto valor ofrece.
Tip 2. Haz un proceso de planeación estratégico usando las nuevas herramientas
Todas las capacidades de un software de eventos integral pueden ser vistas como las piezas de un rompecabezas que pueden construir un evento impecable y ayudarte a innovar en la planeación. ¿Necesitas una forma más significativa para la dinámica del networking? ¿Estás interesado en una rápida funcionalidad que te permitirá crear hermosas campañas de emails y websites atractivos? ¿Cómo puedes hacer las cosas que vienes haciendo pero aún mejor con una herramienta digital? Imprime un carácter estratégico a la planeación, considerando todos los nuevos aspectos a los que accedes al comprar este software.
Tip 3. Crea formas más sencillas de ejecutar la logística del evento
Hablemos un poco de algo realmente doloroso: hojas de cálculo de Excel. ¿Cuántos documentos de Excel necesitas sincronizar y actualizar regularmente? Probablemente suficientes como para volverte loco. Si aprendes cómo usarlo eficientemente, un buen software te ahorrará muchos dolores de cabeza. Piensa en tus problemas de planeación en una forma diferente y utiliza las funcionalidades para automatizar las tareas que antes pensabas era imposible mejorar (pista: hojas de cálculo). Haz una lista de las tareas logísticas que te gustaría agilizar y verifica que tu programa pueda ayudarte con ésto.
Tip 4. Pide la ayuda de tu proveedor de software
Un importante criterio para escoger una buena herramienta digital es la actitud que los proveedores tienen hacia sus clientes. ¿Están dispuestos a acompañarte y apoyar tu trabajo a lo largo de todo el proceso? ¿Están siempre allí para responder tus preguntas y ayudarte a ser más estratégico en tus eventos? Si es así, usa su conocimiento y ayuda en tu beneficio. De esta manera accederás a un equipo remoto que te ayudará a beneficiarte al máximo de tu software.
Tip 5. Escala tus eventos solo con unos clicks
Si tienes múltiples eventos el próximo mes o quieres repetir el mismo evento el próximo año, ¿para qué realizar el mismo trabajo desde cero? Un software de excelencia debería ayudarte a replicar el mismo proceso de planeación de tu evento previo. Lo único que deberás hacer es actualizar la información, tal vez agregar algunas consideraciones logísticas, ¡y ya está! Ahorra tiempo y dinero siendo más sostenible y reutilizando configuraciones anteriores.
Conclusiones
Cuando compras un software de eventos, no te precipites por las soluciones urgentes que necesitas aplicar a tu trabajo. Ve más profundo y explorar todas las funcionalidades y posibilidades. Sé estratégico no solo al escoger cuál herramienta digital usar, también cuando la uses. Ve al encuentro del potencial real que el software de eventos tiene para ofrecer y aprovéchalo al máximo.
