Marketing de eventos

Cómo escribir un comunicado de prensa para tu evento

Victoria Rudi
November 4, 2021

En el marketing de evento, un comunicado de prensa formal puede ser un recurso importante. Un comunicado bien escrito puede hacer que los medios estén al tanto de la existencia de tu evento. Por su lado, los medios pasarán las noticias al público, y preferiblemente, los participantes por quiénes buscas.

Otra cosa genial acerca de los comunicados de prensa es que son relativamente costo-eficientes cuando les comparas con otras tácticas de mercadeo. Sin embargo, un comunicado de prensa solo tendrá valor si está escrito con calidad. Si envías algo por debajo del estándar, es probable que los periodistas lo pasen por alto.

¿Buscando escribir mejores comunicados de prensa? ¿Has venido al lugar correcto!

En esta guía, aprenderás, entre otras cosas:

  • Cómo hacer leíble tu comunicado de prensa
  • Cómo hacer que tu comunicado sea atractivo
  • Cómo lograr que tu comunicado de prensa sea leído y te ayude a encontrar más participantes

Sin más preámbulo, comencemos desde lo más básico.

¿Qué es un comunicado de prensa y para qué sirve?

Un comunicado de prensa, en resumidas cuentas, es un documento breve (típicamente de una o dos páginas), que incluye una declaración oficial que es entregada a los medios. 

El propósito del comunicado de prensa es ofrecer una pequeña cantidad de información oficial, sobre un evento en este caso, para que los medios puedan pasar esta información al público (nuestro participante objetivo). Así pueden estar estar al tanto de de la existencia del evento, y en últimas, interesarse por registrarse o comprar un tiquete para el evento.

Aunque los comunicados de prensa son utilizados para propósitos muy diferentes, algunos objetivos comunes en el campo de la planeación de eventos y el marketing de eventos son:

  • Obtener cubrimiento mediático para tu evento
  • Obtener visibilidad de marca y reputación
  • Una forma costo-eficiente de mercadear tu evento y atraer asistentes
  • Para propósitos de SEO, generar vínculos confiables a tu website desde sitios de noticias confiables

Para alcanzar estos objetivos, no obstante, un comunicado de prensa bien escrito es necesario, y eso es lo que vamos a aprender en lo que resta de esta guía.

Elementos esenciales de un comunicado efectivo

Aunque puedes estructurar tu evento de muchas formas, todas las formas efectivas incluyen los siguientes elementos:

1. Título

Bastante obvio, necesitarás un título fuerte y llamativo que atraiga periodistas y a tu audiencia objetivo. Si también estás planeando para SEO, asegúrate entonces de optimizar tus títulos con tus keywords deseadas. Google indexará 60 caracteres, entonces pon los keywords al inicio si es posible.

Obviamente, asegúrate de incluir el nombre de la marca/evento en el título, y si puedes, la ubicación o el tema del evento. 

Elige un título sencillo y ve al grano. No quieres incluir muchos detalles al comienzo (aquí es donde entra el cuerpo del comunicado). 

2. Resumen

Ve por un resumen bien escrito que capture todos los puntos importantes del comunicado de prensa usando entre una o cuatro frases. Es mejor redactar esta sección una vez hayas finalizado el cuerpo de tu comunicado.

3. Párrafo introductorio

Tu sección inicial debería tener una sección de entre 20 y 30 palabras que indique un tiempo definido y contenga información para el evento, y el formato debería ser así: Ciudad del evento, estado, (nombre del medio/website que publica el comunicado), mes, día, y año. También puedes incluir otros detalles en esta sección, pero hazlo breve.

4. Cuerpo

Bastante obvio, el cuerpo debería ser la parte más extensa del comunicado donde brindarás la mayor cantidad de información (interesante) posible. Sin embargo, elige un cuerpo que sea corto y conciso; es mejor tener un comunicado corto pero bueno, que uno largo y que nadie lee.

En general puedes incluir la información esencial en solo dos o tres párrafos. Especialmente comunica quiénes son tu audiencia objetivo, oradores/conferencias/expositores/titulares del evento que valga la pena mencionar, y comunica el valor y los beneficios de asistir al evento para persuadir a tu público target.

Menciona otras cosas interesantes acerca del evento, como el sitio donde se realizó, la fecha, y otros detalles. De nuevo, optimiza esta sección para que sea tan atractivo como sea posible.

5. Acerca de nosotros

La sección “acerca de nosotros”, también es una parte muy importante que deberías optimizar.

Escribe esta sección justo como escribirías una sección de “quiénes somos” en la que deberías proveer detalles sobre tu compañía: quién eres, qué servicios ofreces, qué eventos has organizado en el pasado, tu misión y visión, y menciona a los principales ejecutivos de tu compañía. Esta es la tarjeta de negocios que de tu empresa que irá a dar a los medios, entonces optimízala bien. 

6. Información de contacto

Por último, pero no menos importante, el comunicado de prensa debe incluir tu información de contacto: nombre de la empresa, número de teléfono, dirección (no siempre necesario), redes sociales, tu website, dirección de email, y la persona encargada para feedback relacionado con el comunicado. Si utilizas soluciones de booking o de registro tercerizadas, también querrás mencionarlo aquí.

Buenas prácticas de comunicados de prensa

Ahora que hemos discutido el formato óptimo para un comunicado de prensa de evento, aquí van algunos tips y buenas prácticas en el desarrollo del comunicado perfecto:

  • La primera impresión siempre importa

Los periodistas escribiendo el comunicado de prensa están ocupados, y si tu comunicado de prensa no es interesante en las primeras palabras, lo más probable es pasen al siguiente comunicado en sus escritorios. Abre con fuerza y sé tan atractivo como posible con tus primeras palabras.

  • Haz que la información sea fácil de encontrar

Facilita el trabajo para que los periodistas hallen la información relevante. Ve por un comunicado breve y al grano. Idealmente entre las 300 y las 800 palabras. Una vez más. No malgastes el valioso tiempo de los periodistas.

  • Evita usar la voz pasiva

Usa la voz activa a menos de que absolutamente imposible. La voz activa generalmente ayuda al lector a obtener información más clara, y esto ayuda a conservar el engagement. 

  • No exageres

Cíñete a la información relevante. No necesitas vender tu evento como “el mejor del planeta” u otros clichés.

  • Identifica a tu persona encargada

Deja claro quién es la persona central para tu evento, a quién los lectores puedan enviar sus preguntas y demás solicitudes. 

  • El timing es clave

De hecho, es muy importante cuándo envías tu comunicado. Envíalo muy temprano antes del lanzamiento de los registros y tu audiencia objetivo no lo recordará. Envíalo muy tarde, y tal vez no recibas los asistentes deseados. En general, envía el comunicado de prensa dos o tres semanas antes del lanzamiento del evento.

  • Mantenlo profesional

Aunque puedes usar un tono informal de vez en cuando, dependiendo de la naturaleza de tu evento, es mejor tener un tono profesional a lo largo del comunicado. De nuevo, no exageres y busca ser informativo. 

  • Envía a los medios correcto

Envía a publicaciones cuyos lectores (o espectadores) estén alineados con tus participantes objetivo. Así mismo, ten en en cuenta la ubicación geográfica.

Cosas para evitar cuando escribes un comunicado de prensa

Aquí van algunas cosas a evitar cuando escribes y envías un comunicado de prensa:

  • No incluyes toda la información posible haciendo muy largo el comunicado. Puedes conducir a los usuarios a tu website o redes sociales para más información, que puede ser mucho más atractivo para atraer más conversiones.
  • Para lanzamientos online, evita incluir un correo electrónico a menos de que sea necesario. El email podría ser blanco de spambots y esto es contraproducente.
  • No uses más de un hipervínculo si es u lanzamiento online, pues los motores de búsqueda podrían verlo como spam.
  • No uses muchos puntos de exclamación, jerga, clichés, y cualquier cosa que pueda restar credibilidad a tu comunicado. Sé profesional. 
  • Evita usar muchos bullets. Los comunicados de prensa se ven mejor en párrafos. Demasiados bullets pueden ser vistos por Google y otros motores como una sobre optimización de SEO.

Conclusión

Ahora tienes todas las técnicas y herramientas para crear un comunicado de prensa atractivo y optimizado para tu evento.
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Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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