Cómo hemos organizado un evento digital juntando a más de 1,200 Personas

Cómo hemos organizado un evento digital juntando a más de 1,200 Personas

Casos de éxito
July 23, 2021

Escrito por:

Victoria Rudi

Aunque más compacto y fácil de gestionar, organizar un evento virtual sigue siendo un gran reto para cualquier equipo. Nuestra experiencia no fue la excepción. Junto a TAO, una agencia de publicidad y eventos de México, decidimos organizar un evento digital bajo la marca Get Together, creada por Eventtia. En este artículo, te contaremos cómo hemos llevado a cabo este evento, qué estrategias hemos utilizado, qué hemos aprendido y cómo puedes aplicar toda esta información para organizar tus eventos. 

Los Eventos Get Together: Una breve introducción 

Antes de empezar, nos gustaría contarte un poco sobre la marca de eventos Get Together, por qué la hemos creado, y en qué consiste. Al desarrollar una herramienta digital para la organización de eventos, nunca tuvimos la oportunidad de gestionar nuestros propios eventos. Sin embargo, por la pandemia, nos hemos visto en un nuevo rol de acompañar a nuestros usuarios en un cambio radical de paradigma. En otras palabras, teniendo en cuenta que las restricciones en todo el mundo limitaban la organización de eventos físicos, tanto las organizaciones y empresas, como los proveedores y las agencias tuvieron que pasar a eventos digitales. 

Al principio, este pivote ha sido bastante complicado, hemos tenido que reinventar los eventos y repensar la forma de juntar a nuestras comunidades y audiencias. Pero poco a poco, desde Eventtia, hemos conseguido repensar nuestra herramienta para sostener a nuestros usuarios en la organización de eventos digitales. Es más, hemos decidido lanzar nuestra propia serie de eventos digitales. Todo esto para conectar con nuestros usuarios, compartir conocimiento, y sobre todo para poder aprender y experimentar nuevos formatos de encuentro. 

La idea del Get Together surgió en un momento era difícil to get together dadas las restricciones. Por esta razón, hemos creado un espacio digital, para poder reunir a ejecutivos y profesionales de marketing y comunicación. Los eventos Get Together tienen dos formatos: eventos cortos de y eventos grandes o festivales. Todas las temáticas giran en torno al marketing y la tecnología. 

Esta segunda edición del evento digital Get Together, la hemos organizado en colaboración con la agencia de publicidad y eventos mexicana TAO. Dicha colaboración nos ha dado la oportunidad de localizar un evento virtual y enfocarnos en una geografía específica, juntando expertos y profesionales de renombre que tienen impacto en México y los países LATAM. A continuación, compartiremos nuestros pasos en la organización del evento digital Get Together. Para hacer la lectura más fácil, hemos dividido el artículo en tres partes: antes del evento, durante el evento, y después del evento. 

⚡Antes del evento 

La segunda edición del evento digital Get Together surgió como una propuesta de colaboración entre Eventtia y la agencia TAO. Aunque organizar un evento digital es más fácil que un evento físico, hemos iniciado las conversaciones y las lluvias de ideas con mucha antelación. Nos hemos tomado casi seis meses en la organización del evento. Y estos son los pasos que hemos tomado: 

👉 Identifica tu público 

Lo primero que tienes que preguntarte antes de organizar un evento, es para quién lo estás haciendo. En nuestro caso, el público objetivo han sido los ejecutivos y los profesionales de marketing y comunicación. 

público-objetivo

Dado que hemos colaborado con la agencia TAO, que está localizada en México, hemos pensado en que es una oportunidad muy buena de hablar a nuestro público LATAM. Pero es siempre mejor tener un nicho para poder hablarle directamente a la persona. Si estás en la misma situación y quieres llevar a cabo un evento digital, piensa en tu público general y después encuentra un nicho con el cual quieres conectar. Por ejemplo, si tu público global son emprendedores y quieres realizar un evento en francés o portugues, les hablarás a los emprendedores de Portugal y Brasil o Francia y Canadá. Crear un nicho geográfico te va a ayudar a conectar mejor y atraer la atención de más personas. 

👉 Decide la idea central del evento

Es imposible organizar un evento sin articular su tema central. En este caso, no se trata de encontrar una temática global, tal como el marketing o la comunicación, sino de buscar un enfoque que sea de interés para tu público. Después, es importante buscar una argumentación de la perspectiva elegida. 

Por ejemplo, para la segunda edición del Get Together nos hemos enfocado en cómo hacer marketing digital como si fuera 2030. Como argumentación, hemos pensado en que durante los últimos dos años todas las empresas y las marcas se han visto forzadas a reinventar sus estrategias de marketing. 

La crisis sanitaria del 2020 (y 2021) nos ha planteado nuevos retos en términos de trabajo, negocio, y marketing. Según expertos, la pandemia ha condicionado un desarrollo incremental del espacio digital. Más que nunca, hemos visto a profesionales, expertos en marketing, y marcas ocupar el espacio digital para comunicar, trabajar, encontrar prospectos y clientes, etc. 

Lo que estaba previsto para el 2030 en términos del desarrollo y de la transformación digital, está pasando hoy en día, en el 2021. Por lo cual, debemos re-pensar el marketing digital, cómo comunicamos, y cómo creamos comunidades digitales. 

Con esta argumentación, hemos validado la necesidad del evento y el valor añadido que puede aportar a nuestros asistentes. 

👉 Arma la estructura del evento 

El siguiente paso es la estructura del evento digital. Ten en cuenta que esto siempre va a ir cambiando a lo largo del proceso, pero es importante tener una visión general para poder ir creando el evento. Al principio, habíamos pensado en un evento digital de tres días. Pero, al final, hemos acabado con un evento largo durante un único día. El argumento central ha sido enfocado en el deseo de ofrecer una experiencia de evento intensa. También, teniendo en cuenta que un evento digital es distinto a un evento físico, un evento digital de tres días puede generar cansancio y condicionar el que vamos a tener menos asistentes en los días dos y tres.

Cuando vas a armar la estructura de tu evento, piensa en los siguientes elementos: 

  • ¿Cuántos días quieres que dure el evento? 
  • ¿Qué tipo de sesiones vas a incorporar? ¿Mesas redondas, ponencias, fireside chats?
  • ¿Qué tipo de dinámicas vas a preparar para los momentos lúdicos? 
  • ¿En qué momentos vas a ofrecer a tus asistentes la posibilidad de interactuar uno a uno vía tu herramienta de networking en línea? 
  • ¿Cuándo y cómo vas a incorporar los descansos? 

Estos elementos te van a ayudar con la creación de una estructura completa del evento. 

👉 Acuerda la dinámica de trabajo y la gestión del proyecto 

En muchas ocasiones, vas a organizar un evento en colaboración con otra marca, agencia, o empresa. Por lo cual vas a tener acceso a más profesionales para diseñar un evento inolvidable. Aun así, habiendo dos entidades involucradas en la organización del evento, es muy importante acordar la dinámica de trabajo. 

Al final, se trata de dos equipos distintos, con liderazgo distinto y formas de trabajar distintas. Por ejemplo, en el caso del evento digital Get Together, hemos creado un proyecto del evento con todos los pasos que tenemos que tomar. Para cada paso, hemos acordado los responsables y las fechas límite. También, hemos convenido en reunirnos una vez a la semana para hablar de los avances, solucionar los problemas, y mover el proyecto adelante. 

👉 Crea la presentación del evento 

Para organizar un evento exitoso, necesitas comunicarte con varias personas. Pero para explicarles la idea central, la argumentación y la arquitectura del evento, necesitas una presentación. Por lo cual, el siguiente paso es crear una presentación que incluya elementos tales como: el nombre del evento, la narrativa y el valor añadido del tema, el público, ejemplos relevantes de los eventos anteriores, patrocinadores y aliados si hay, la estructura y el programa provisional. Con esto puedes salir a buscar ponentes y marcas que te puedan apoyar en el desarrollo del evento. 

👉 Identifica los ponentes para tu evento

Una vez la presentación esté lista, puedes empezar a identificar a los ponentes que vas a contactar. En este caso, hay varios elementos que tener en cuenta. Lo primero, es decidir el perfil de los ponentes. ¿A quién quieres invitar? ¿Ejecutivos? ¿Profesionales? ¿Influencers? ¿Qué marcas quieres tener en tu programa? ¿Quien tiene historias y experiencias valiosas por compartir? 

Una vez establecido una “wish list” de los ponentes, es importante acordar con el equipo la estrategia para alcanzar a estas personas. En varias ocasiones, miembros del equipo  conocen a personas que tienen contacto con los ponentes del “wish list”. Otra estrategia es simplemente realizar una campaña de cold mailing, invitando a ciertas personas a ser ponentes en tu evento. Para esto puedes utilizar tanto los correos, como el LinkedIn. En nuestro caso, LinkedIn ha sido una herramienta poderosa para contactar e invitar ponentes. En el caso del Get Together hemos contado con una lista estelar de ponentes, ejecutivos y profesionales de marketing que han compartido muchísimo conocimiento con nuestro público. 

Un consejo esencial es no desesperarse si no tienes respuesta al primer correo que mandas, no dudes en mandar varios correos a los ponentes que te interesan. Normalmente, estas personas tienen una agenda muy ocupada y suelen recibir muchísimos mensajes al día. Escribir dos o tres mensajes de follow-up va a incrementar el chance de que el ponente potencial te va a contestar. 

También es importante notar que en muchas ocasiones, las temáticas de cada ponencia o mesa redonda van a ser el resultado de tus conversaciones iniciales con los ponentes, pues ellos y ellas van a contribuir con sus enfoques profesionales. Pero esto es lo bueno de organizar un evento: todo se vuelve en torno a la co-creación. 

👉 Arma el programa de entretenimiento

¿Qué sería de un evento sin entretenimiento? Esta pregunta es válida tanto para los eventos físicos como para los eventos virtuales. Así como estas armando el programa general del evento, tienes que estructurar los momentos lúdicos para tus asistentes. A lo largo de las ediciones cortas y largas de la serie Get Together, hemos experimentado muchos formatos de entretenimiento. Un formato particular es ofrecer a las empresas realizar una activación de marcas que hemos invitado, tales como Ferrari y Casa Lumbre. Durante la experiencia digital de Ferrari, Daniela Loera, la Marketing Manager en Ferrari Mexico City compartió con los asistentes una experiencia única de compra y de personalización de un coche Ferrari. Mica Rousseau de Casa Lumbre, por otro lado, nos divirtió con una sesión de coctelería a base de mezcal. También, hemos cerrado el evento con un concierto online ofrecido por la marca Pakaraima. Todas estas actividades están para acompañar la experiencia digital del evento y para hacerlo más real y similar a los eventos físicos. Por lo cual, te animamos a incluir un programa social en el programa de tu evento virtual. 

👉 Crea la página web del evento

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Una vez establecidas las versiones iniciales del programa de ponentes y del programa lúdico, hemos continuado con la creación de la página web del evento. Para esto, obviamente hemos utilizado la plataforma Eventtia y sus elementos modulares. A la hora de configurar tu página web, es importante mantenerla informativa pero concisa y sobre todo asegurarse que están presentes todos los detalles más importantes del evento. 

También, una página web tiene que animar a la gente para que se registren al evento. En nuestro caso, hemos incluido compartimientos tales como la introducción y una información general del evento, todo lo que uno va a aprender durante el evento, el programa inicial (que ha ido tomando forma una vez estábamos cerca del dia del evento), los speakers y sus biografías, una descripción breve de las experiencias lúdicas, los aliados, y el call to action con el formulario. Lo bueno de Eventtia es que puedes agilizar todo el proceso simplemente configurando el evento dentro del software. Y a la hora de crear el website, una vez elegido un módulo (tal como programa o speakers) toda la información aparece automáticamente sin que tengas que introducirla de nuevo. También, con Eventtia es muy fácil registrar a la gente, creando un formulario breve. Después, tienes acceso a la lista de los registrados y sus perfiles, por lo cual la gestión de los asistentes es muy fácil y sencilla. Por ejemplo, teniendo acceso a esta lista, puedes configurar y enviar correos a todos los que se han registrado, con la información sobre el evento, los requisitos necesarios o tutoriales en relación a cómo acceder a la escena virtual. 

👉 Empieza a promocionar el evento 

Antes de lanzar la página web, hemos trabajado en una estrategia de marketing para el evento. Al final, puedes invertir muchísimos recursos y esfuerzos en un evento, pero si no difundes la información, lo más probable es que tengas un número limitado de asistentes. Te recomendamos que aproveches todos los canales para hablar sobre tu evento. 

Cuando estás organizando un evento, tienes dos tipos de público. Tu audiencia inicial, para la cual puedes preparar una serie de invitaciones vía email y la audiencia de tus ponentes. Para alcanzar tu audiencia tienes varios métodos: mandar una serie de correos a nuestra lista de suscriptores o solicitar apoyo de nuestros equipo de venta y de apoyo al cliente para difundir las noticias con nuestros prospectos y usuarios. 

Para alcanzar la audiencia de tus ponentes, tienes que ofrecerles las herramientas correctas. Por lo cual, hemos preparado un kit con los elementos visuales personalizados para nuestros ponentes para que los puedan compartir con sus audiencias vía las redes sociales. 

En la organización del evento Get Together tuvimos la oportunidad de trabajar con ponentes muy dispuestos a ayudarnos y apoyarnos. 

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👉 Diseña la escena virtual

Ahora, ya que tienes tu página web y has empezado a difundir la noticia sobre tu evento, es la hora de crear tu escena virtual. Para la escena virtual del Get Together hemos contado con el apoyo de nuestro diseñador para crear un fondo visualmente atractivo. También, hemos creado una serie de espacios o “rooms” para lograr distintos objetivos. 

Uno de estos espacios se llama Zona Comercial, su propósito es promocionar las marcas que han hecho este evento una realidad. Cada marca ha tenido su espacio en el cual han subido sus elementos visuales, videos, y documentos descargables.

Globalmente, el escenario virtual ha incluido un reproductor de video para la transmisión del evento en vivo, los módulos de interacción e información (programa, speakers, los perfiles de todos los asistentes, etc.), las actividades en curso y el chat, la pestaña de las interacciones y  reacciones en vivo o los emoticones para que los asistentes puedan mostrar sus emociones durante las sesiones. Eventtia ofrece la posibilidad de crear un escenario virtual completo para que tus asistentes virtuales puedan disfrutar del evento. 

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👉 Definir el formato de las sesiones y configurar el backstage 

El siguiente paso ha sido definir el formato de cada sesión. Para asegurarnos que nuestro evento fuera dinámico, con ritmo y diverso, escogimos varios tipos de formatos virtuales e híbridos. Gracias a la agencia TAO, grabamos una gran parte del evento desde un estudio. Así, los anfitriones recibían desde el estudio a los ponentes que estaban conectados desde su casa. Para las mesas redondas, cada ponente se conectaba desde lugares distintos (casa u oficina). Tuvimos que configurar nuestra plataforma de streaming, Streamyard. En algunos casos tuvimos sesiones simultáneas, o en otras palabras, múltiples backstages al mismo tiempo. La configuración del backstage es bastante sencilla. Se trata simplemente de generar un link de encuentro que se comparte después con los ponentes. En el evento Get Together, cada backstage ha tenido un responsable del equipo interno quien ha apoyado a los ponentes, asegurándose de que la transmisión en vivo iba bien.

👉 Realiza una serie de ensayos 

Recomendamos que realices una serie de ensayos para prevenir cualquier inconveniente. Antes del evento Get Together, hemos ensayado con todos los ponentes para ver si era necesario incorporar algún ajuste. Por ejemplo, durante el ensayo de una mesa redonda que tenía tres participantes, nos hemos dado cuenta que un ponente tenía problemas de conexión. Al ver esto, hemos coordinado con el ponente para que se conectara desde otro lugar en el día del evento. 

También, si se trata de una mesa redonda, los ensayos son excelentes para que los ponentes se conozcan y hablen un poco para acordar los detalles de la sesión. Los ensayos son muy necesarios, así que te recomendamos que los hagas con todos tus ponentes. 

👉 Decide la forma de interactuar de los asistentes 

Por último, asegúrate de que tus asistentes tengan la posibilidad de interactuar con el evento. Al final, un evento virtual es muy distinto a un evento físico, ya que no hay un contacto inmediato con el espacio. Por ejemplo, tus asistentes no pueden levantar la mano para realizar una pregunta o no pueden interactuar con otros ponentes durante el evento. Pero gracias al formato del escenario virtual y a nuestro gran apoyo, Sparkup, una plataforma para el engagement de los asistentes, hemos logrado asegurar un alto nivel de interacción de los asistentes con el evento y los ponentes. 

Gracias al chat disponible en el escenario virtual, la gente ha podido dejar comentarios y preguntas durante las sesiones. Los moderadores de cada sesión compartían estas preguntas con los ponentes para que las contestaran. También, dimos la oportunidad a los asistentes que interactúen con la sesión a través de los emoticonos. Por último, hemos integrado una sesión de interactividad con la empresa Sparkup a través de la cual puedes crear nubes de palabras con el input de los asistentes, hacer preguntas y configurar juegos en línea divertidos para tus asistentes. 

Antes de empezar el evento, hemos preguntado a nuestros ponentes si querían realizar preguntas con opciones de respuesta al público para entender mejor y conectar con los asistentes. Después, hemos recopilado y organizado estas preguntas con cierta antelación, para poder lanzarlas sin falta durante las sesiones de cada ponente. La gente ha contestado sin falta, interactuando y haciendo el evento aún más interesante y vivo.  

👉 Configura el networking virtual uno a uno para tus asistentes

configuración-networking

networking

Y si hablamos sobre la interacción de tus asistentes, es importante tener en cuenta que el gran valor de un evento es la posibilidad de interactuar con profesionales y personas que tienen el mismo interés profesional. Por lo cual, no puedes ignorar la experiencia del networking aunque sea un evento virtual. 

En el formulario que hemos creado para el registro en línea del evento Get Together, hemos añadido un campo llamado intereses con una serie de temáticas. En base a estos intereses, las personas podían identificar a profesionales que comparten las mismas inquietudes para organizar una sesión de networking. Cada asistente ha tenido la posibilidad de activar esta funcionalidad y recibir solicitudes para reuniones cortas durante el evento. Así, hemos conseguido mantener el elemento más importante de un evento: el networking.  

⚡Durante el evento 

👉 Genera el documento minute-by-minute 

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Aunque tienes que crear este documento antes del evento, es oportuno incluirlo aquí por qué lo vas a utilizar durante todas las sesiones. ¿Qué es un minute-by-minute? Es un documento Excel donde vas a incorporar paso a paso todo lo que va a ocurrir durante el evento. Tienes que incorporar columnas tales como: 

  • Las sesiones, sus horas y la duración para saber qué sesion viene después la otra; 
  • El ponente o los ponentes (si es una mesa redonda) quienes van a participar en la sesión; 
  • El nombre del moderador. En el caso de los keynote speakers, el moderador era alguien del equipo Eventtia o TAO, para las mesas redondas el moderador era uno de los ponentes. 
  • El número de teléfono de todos los ponentes, moderadores y miembros del equipo por si hay una urgencia. 
  • El link del backstage virtual donde los ponentes tienen que conectarse. 
  • La persona del backstage responsable para cada session. 
  • Y otros detalles críticos. 

Este es el documento que va a guiar a tu equipo durante el evento, y que te asegura que cada uno va a actuar conforme el plan. 

👉 Junta a los ponentes 15 minutos antes de la sesión 

En un evento virtual, las sesiones van una después la otra. Por lo cual, cada ponente o grupo de ponentes tienen su backstage individual. Aun así, es importante acordar con tus ponentes que tienen que conectarse unos 15 minutos antes de la sesión. Así, vas a tener tiempo de comentar con [email protected] los últimos detalles y asegurarse de que todo va bien. 

👉 Ayuda a los moderadores con las preguntas del público 

Los responsables del backstage (si vas a utilizar Stream Yard) tienen la responsabilidad de facilitar la experiencia de los ponentes y asegurarse de que la sesión entra en vivo a la hora correcta. También, los miembros de tu equipo responsables del backstage van a ayudar a los moderadores con las preguntas al público. Verás, si los ponentes se van a conectar vía Stream Yard, ellos no van a ver el escenario virtual, sino el backstage, por lo cual el moderador no va a tener acceso a las preguntas. En el caso del evento Get Together, nuestros responsables del backstage simplemente copiaban las preguntas del público al chat privado de Stream Yard de donde los moderadores lo podían leer. 

👉 Soluciona problemas que pueden ocurrir durante el evento 

Durante el evento, hemos contado con la gran ayuda del equipo Apoyo al Cliente de Eventtia. También, hemos creado un chat de soporte donde los asistentes podían indicar sus problemas en relación al evento. El equipo estuvo muy pendiente de cada comentario, asegurándose de que todos tuvieran una experiencia muy agradable y sin estrés.

tutorial-plataforma

También, te recomendamos que si vas a crear un escenario virtual, configures un espacio con unos tutoriales para enseñar a tus asistentes cómo navegar en la plataforma, cómo interactuar con otros ponentes y cómo aprovecharla agenda.

👉 Sigue promocionando el evento 

Cuando hemos empezado el evento, nuestros indicadores nos mostraban casi 1,000 inscritos al evento. Aun así, hemos decidido hacer un live blogging del evento en LinkedIn y seguir animando a la gente a que se inscribieran a participar al evento que estaba live. La idea era despertar la curiosidad de la gente al compartir alguna información o frase interesante de algún ponente durante la sesión anterior. 

promoción-LinkedIn

Cada post llevaba un call to action animando a los seguidores de LinkedIn a que se inscribieran en el evento, aunque ya estaba en marcha. Lo sorprendente fue que esta estrategia nos ayudó a atraer casi 200 personas más al evento. Así que no dejes de promocionar y comunicar tu evento, sobre todo cuando ya está en marcha. Normalmente, este elemento genera un Fear Of Missing Out (el miedo de perder la oportunidad de asistir a un evento que ya se está llevando a cabo) e incrementa la tasa de los asistentes. 

👉 Organiza un concurso para conocer mejor a tus asistentes

Para conocer mejor a tus asistentes e incrementar los niveles de engagement durante, considera la posibilidad de organizar un concurso. Esto es lo que hemos hecho para esta edición del Get Together: en el menú con los módulos de interacción e información, hemos creado un espacio para una encuesta post-evento. Le hemos añadido un twist para asegurarnos que más asistentes van a rellenar la encuesta: hemos anunciado un concurso. Al responder la encuesta, cada persona tenía la oportunidad de ganarse dos botellas de mezcal ofrecidas por Casa Lumbre. Es más, para animar a la gente, hemos indicado que íbamos a anunciar el ganador al final del evento. ¿El resultado? Hemos motivado a un gran número de inscritos a dejar su opinión sobre el evento. Todo este feedback nos va a ayudar mucho a mejorar las próximas ediciones. También, hemos incrementado el interés de las personas en quedarse con nosotros hasta el final del evento. 

encuesta-post-evento

👉 Pública comunicaciones pop-up 

Otro elemento esencial es poder comunicarnos con los asistentes durante el evento. Gracias a Eventtia y a la configuración del escenario virtual, esto es posible gracias a las notificaciones pop-up. 

⚡Después del evento 

👉 Crea una encuesta post-evento

Como ya hemos comentado anteriormente, durante el evento hemos organizado un concurso para conocer mejor a los asistentes y para animarlos a que rellenen la encuesta. 

Sin embargo, es importante colectar comentarios generales en relación al evento. Por lo cual, tienes que darles a los asistentes un poco de tiempo para asimilar su experiencia, hecho que le va a permitir proporcionar información detallada sobre cómo mejorar futuros eventos virtuales. 

Para que te hagas una idea de cómo tiene que quedar una encuesta, te vamos a compartir lo que hemos creado para el evento Get Together: 

Gracias por asistir al evento Get Together. Tu opinión es importante para nosotros. Por eso hemos creado una encuesta rápida de ocho preguntas. Te agradeceríamos si nos puedes contar tu opinión sobre el evento Get Together para poder mejorar en la próxima edición: 

  • ¿Qué tan satisfecho(a) estás con el evento? 
  • ¿Cómo te enteraste del evento Get Together?
    • Publicidad
    • Evento LinkedIn
    • Email Promocional
    • Redes Sociales
    • Otro
  • ¿Cómo podríamos mejorar la próxima edición?
  • ¿Por qué decidiste asistir al evento?
    • Contenido
    • Entretenimiento 
    • Conferencistas 
    • Networking 
    • Otro
  • ¿Qué es lo que más te gustó del evento?
    • La producción 
    • Las sesiones de entretenimiento 
    • Las interacciones con la audiencia
    • El networking 
    • El contenido 
    • Otro
  • ¿Hay algo que no te gustó del evento?
  • ¿Qué tan accesible y fácil fue navegar en la plataforma del evento?
  • ¿Tendrás alguna pregunta o retroalimentación que quisieras compartirnos?

Si es posible, mantén la encuesta lo más corta posible. Si no, la gente no se va a tomar el tiempo para contestar. También, proporciona una variedad de preguntas, tanto como abiertas, como las que llevan distintas opciones de respuesta. Así, vas a obtener tanto datos cuantitativos como cualitativos sobre tu evento. 

👉 Envía un correo de agradecimiento 

Este paso parece evidente pero es necesario mencionarlo: después del evento, es crucial mantener la relación con tus asistentes. Una primera acción es enviarles a todos un correo de agradecimiento con la posibilidad de acceder al escenario virtual por si quieren ver el evento otra vez o por si quieren visualizar una actividad en particular que no han podido ver durante el evento. Tampoco olvides agradecer a los ponentes que aceptaron participar entu evento.

correo-de-agradecimiento

👉 Realiza un debriefing 

Después de cada evento, es crucial juntar al equipo para un debrief. Estas son las preguntas que deberías hacer a los miembros de tu equipo organizador: 

  • ¿Qué ha funcionado durante el evento? 
  • ¿Que no ha funcionado durante el evento? 
  • ¿Qué detalles se han escapado? 
  • ¿Cuáles son los puntos de mejora? 
  • ¿Cómo vamos a nutrir la relación con los asistentes al evento? 
  • ¿Cómo vamos a sacar mejor provecho al material que ya tenemos? 

Estas reuniones y conversaciones son muy útiles para identificar cómo mejorar la próxima versión del evento y para simplemente compartir impresiones y valoraciones personales.  

👉 Decide cómo reutilizar el contenido del evento 

Finalmente, en comparación con los eventos físicos, los eventos virtuales se quedan grabados … para siempre. Así que es una pena no aprovechar el contenido video que has generado. Igual puedes publicar las sesiones en la cuenta de YouTube de tu empresa o puedes editar los videos para sacar unas versiones cortas de las conversaciones con los ponentes. Incluso, puedes redactar este tipo de artículos, en los cuales puedes compartir tu experiencia para organizar un evento. Todo esto te va a ayudar en tus esfuerzos de marketing para incrementar la visibilidad de tu marca y para aportar más valor a tu audiencia. 

Conclusiones 

organizar-eventosDespués del evento, como equipo hemos llegado a una conclusión clara: organizar eventos es un gran reto, pero es una actividad que nos anima mucho y que genera resultados y relaciones muy poderosas. Por lo cual, vamos a seguir organizando eventos y creciendo la marca Get Together. Todo esto, para juntar a los profesionales del mundo del marketing y comunicación, para generar valor, para iniciar conversaciones difíciles, para animar e inspirar, y simplemente para conectar a las personas. 

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Victoria Rudi
Directora de marketing
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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