En este artículo, hablaremos de las encuestas de satisfacción que usualmente lanzas después del evento, las razones por las cuales los asistentes tal vez decidan no completarlas, y cómo mejorar tus encuestas para obtener mejor feedback.
Aunque a veces son fastidiosas y aburridoras para los participantes (y usualmente crucial para los planeadores del evento), las encuestas de satisfacción siempre son susceptibles a mejoras y refinamientos.
Son una de las pocas maneras que podemos aprender verdaderamente cómo un asistente se sintió durante el evento. Pero una vez nos hemos movido del papel a las encuestas en línea, la cantidad de respuestas disminuyó.
Anteriormente, cuando a los asistentes se les solicitaba llenar una encuesta de papel antes del fin del evento, tenías una mejor oportunidad de obtener un feedback. Pero una vez nos hemos movido a las encuestas digitales, la tasa de respuesta declinó. Aquí algunas razones por lo que esto sucedió:
No más anonimato
Casi todas las encuestas de satisfacción se realizan de manera anónima. Nadie averiguará quién ha respondido y quién no, y tus participantes lo saben. Así que es mucho más fácil para tus invitados ignorar la encuesta y asumir que otros la completaron, ¿entonces para qué desperdiciar su tiempo?
Falta de compromiso
En algunos casos afortunados, tus participantes tal vez se sientan desconectados o simplemente no estén interesados en tu marca. Aunque hayan asistido al evento, no asistirán a otro, entonces para ellos no hay razón para seguir interactuando contigo. Y dado que no hay conexión alguna o compromiso entre ellos y tu marca, decidirán simplemente no diligenciar la encuesta.
No hay estimación de tiempo
Una de las cosas que la gente más odia es comenzar una encuesta sin saber cuánto tiempo tomará. Entonces, la falta de un tiempo estimado al principio del interrogatorio puede poner en riesgo todo el proceso de recolección de feedback.
La encuesta es complicada o toma mucho tiempo
En algunos casos, cometes el error de preguntar mucha información por parte de tus asistentes. La necesidad de ir a los detalles y recordar cada momento de la experiencia puede parecer muy aburrida o tediosa para tus invitados, y tal vez decidan responder la encuesta después y luego la olviden, o decidan abandonarla por completo.
Aunque estas son solo algunas de las razones por las cuales tus invitados tal vez no completen la encuesta de satisfacción, son suficientes para disminuir la tasa de respuesta de tu encuesta e impedirte reunir información valiosa.
Para que esto no suceda, necesitarás crear mejores encuestas de satisfacción.
Aquí el cómo:
Tip #1. Divide tu encuesta en partes
Supongamos que tienes varias preguntas sobre todo tipo de temas. Deseas saber cómo estuvieron el check-in y el catering. Sin embargo, agrupar preguntas o conceptos de diferentes áreas es un error y causará más confusión que claridad.
Tus asistentes pueden no sentirse cómodos saltando de una pregunta a otra, e incluso sentirse fastidiados y decidir no molestarse en responder la totalidad de la encuesta. Por el contrario, plantea una serie de conceptos para cubrir y agrupar tus preguntas apropiadamente.
Por ejemplo, puedes tener las siguientes categorías: promoción de eventos, registro y check-in, sitio del evento, material audiovisual, servicios de catering, conferencistas, equipo de planeación, etc.
Tip #2. Formula preguntas claras
No hay nada más fastidioso que leer la misma pregunta una y otra vez sin entender nada.
Esta es una alerta que hará incluso a los invitados más insistentes abandonar la encuesta. Por eso es importante formular preguntas tan simples y claras como sea posible.
Pregúntate exactamente lo que quieres saber, y luego ponlo en palabras, y evita usar términos sofisticados. Consecuentemente, antes de lanzar la encuesta, pide a dos o tres miembros de tu equipo releer las preguntas y ver si fueron formuladas con suficiente claridad.
Tip #3. Usa el formato de selección múltiple en vez de hacer a los asistentes escribir respuestas largas
Si deseas evitar espantar a tus invitados de completar la respuesta, no les pidas escribir respuestas largas. En cambio, usa preguntas de selección múltiple o de listas desplegables.
Al estructurar el cuestionario de esta forma, tus asistentes necesitarán un menor esfuerzo al momento de llenar la encuesta, significando que hay mayores probabilidades de que la llenen.
Obvio, puedes usar preguntas abiertas para reunir más detalles, pero intenta limitar estas preguntas a no más de una o dos, y ubícalas al final de la encuesta. Adicional a esto, haz que estas preguntas sean opcionales.
Tip #4. Mantén la coherencia de tu encuesta
Esto es importante tanto para ti como para tus invitados. ¿Qué quiere decir con mantener la coherencia de la encuesta? Por ejemplo, si estás usando una escala de cero a nueve, permanece con ella.
Si estás usando opciones como “muy satisfecho”, “algo satisfecho”, “muy insatisfecho”, etc., entonces hazlo en la totalidad de la encuesta. Esto te ayudará luego a cuantificarla y además no confundirás a los asistentes.
Tip #5. Incorpora una barra de progreso
Para mantener el engagement de tus invitados y que estén al tanto del tiempo destinado a completar la encuesta, añade una barra de progreso. Ya sea una encuesta de tres o de cinco páginas, esta barra ayudará a tu invitado a estimar cuánto tiempo tomará completar el cuestionario.
Resumiendo
El secreto de crear buenas encuestas de satisfacción es simple: hazlas tan fáciles y comprensibles como sea posible. Tus invitados lo apreciarán, y a cambio te darán su mejor esfuerzo para darte un valioso feedback.
