Iniciar sesión

Centro de recursos
Diseño de Encuentros virtuales: cómo realizar tu primer festival online

Diseño de Encuentros virtuales: cómo realizar tu primer festival online

Gestión de eventos
December 15, 2020

Escrito por:

Thomas Davey

El miércoles 21 de octubre Spitche, MeltinLab, y Eventtia reunieron fuerzas para acoger Get Together, un encuentro para especialistas de marketing buscando nuevas formas de conectar, construir comunidades, y crear experiencias poderosas, todo online.

Desde clases virtuales de yoga hasta bebidas de networking y ejercicios de construcción de equipos, hay muchas herramientas más a nuestra disposición que pueden transformar una experiencia de asistente mundana en memorable.

Por eso no es más que lógico que en cuanto mercaderistas de eventos estemos preguntándonos, “¿por qué no estamos nosotros incorporando estas ideas en nuestra estrategia de evento?” Y la respuesta a eso se encuentra en planear tu primer festival online.

¿Qué es un festival online?

what-is-an-online-eventUn festival online es una mezcla de contenido y experiencias. Las sesiones se dividen entre programa académico, con conferencias, talleres, y todo lo demás que esperarías de un evento online, y un programa social, con diferentes tipos de experiencias online que apuntan a que te distraigas un poco e interactúes con los demás.

Comparado con los webinars y los eventos online que están concentrados en el contenido, los festivales online son más inmersivos y vienen con entretenimiento e interacción adicional en las experiencias. Esto puede incluir yoga y meditación, clases de baile, cócteles virtuales, networking one-on-one, grupos de discusión, y todo lo demás que tengas en mente, así que sé creativo.

Demos una mirada en cómo hacer uno con esta guía paso a paso.

Paso 1. Define el programa

Para garantizar que tus dos programas estén alineados y sean coherentes, primero, define tu temática y luego la descompones para identificar los diferentes subtemas y crear para el programa ideas de contenido.

El programa académico es orientado al contenido, así que considera la mejor forma de distribuirlo para que tus asistentes saquen lo mejor de él. Por ejemplo, si el énfasis es en educación busca tener muchos talleres y tutoriales.

El programa social es ligeramente diferente, aquí necesitarás pensar en cómo puedes expandir la experiencia del asistente, lo que puede ser cualquier cosa desde un break de yoga hasta una sesión de networking.

Finalmente, pasa un tiempo revisando el programa, asegurándote de que ambos lados del programa se complementan y de que estén alineados el uno con el otro.

Paso 2. Encuentra patrocinadores

Find-SponsorsEl primero paso para encontrar un patrocinio es alinearte con las metas y objetivos del patrocinador. Pregúntate qué quieres lograr. Luego específica todo lo que podrás ofrecer y pon esto en diferentes paquetes de patrocinio.

Hay numerosas ofertas, que varían desde tener el logo de un patrocinador en la pantalla de log-in hasta experiencias patrocinadas e intervenciones de conferencistas. Por eso, antes de exponer esto a potenciales patrocinadores, es vital que sepas el valor de cada oferta, así como sus Unique Selling Points (sus características únicas de venta).

Para encontrar los patrocinadores, primero, crea una lista y luego redúcela al escoger los nombres que representen la imagen y objetivos clave de tus próximos eventos. Encontrar patrocinadores siempre toma tiempo, pero esto debería ayudar a ahorrar tiempo valioso sin sacrificar la calidad.

Paso 3. Identifica los oradores y las experiencias

Identify-Speakers-ExperiencesLos conferencistas y las experiencias son el mayor atractivo para los asistentes, o sea que encontrarlos es esencial para un festival online exitoso. Cuando estás yendo por potenciales participantes, asegúrate de construir toda una estrategia de alcance alrededor de las ganancias que obtendrán al ser parte del evento.

Encuentra conferencistas y marcas que estén alineados con tu visión, y así sabrás que pueden agregar valor para la experiencia del asistente. Cuando los busques entonces, el fin es “vender” a idea a marcas y oradores potenciales.

Facilita las cosas simplificándoles el trabajo, como ya tienes una idea de qué contenido estarás cubriendo compártelo y muéstrales por qué se les necesita en el evento. Siempre es una Buena idea mencionar a esos otros profesionales que acordaron igualmente participar en tu evento.

Finalmente, si no tienes ninguna otra opción, considera un programa de incentivo. Todas estas pequeñas tácticas incrementarán tus posibilidades de empacar tu programa de evento con gente interesante que tendrán historias valiosas para compartir con tus asistentes.

Paso 4. Identifica a tus compañeros de comunicación

Para expandir el alcance del evento, añadir credibilidad, y en últimas aumentar las ventas de tiquetes, necesitarás la ayuda de partners de comunicación. Establece quién es tu audiencia target, luego investígala e identifica redes online con grandes bases de datos que te ayuden a promover tu evento más directamente con tu consumidor ideal. Utiliza herramientas como Prowly o Anewstip para ayudarte con esto.

Para encontrar el contacto correcto, hurga un poco en LinkedIn para averiguar quién está a cargo de las colaboraciones de medios en la organización y envíale un email. Haz preguntas sobre el tamaño de su lista de mailing y de cuántos visitantes de websites reciben para ver si son los socios que necesitas.

Una vez esto esté confirmado, puedes ofrecerles un deal de affiliate/socio con menciones, tiquetes gratis y un código de descuento que pueden usar para menciones en tu newsletter, cubrimiento editorial, mencionales sociales, etc.

Paso 5. Crea kits de socio

04.Step 5. Create partner kitsDesprendiéndose del último punto, cuando se trata de comunicar tu evento con diferentes partners puedes preparar kits con los elementos relevantes. Dependiendo de la configuración de tu festival online necesitarás probablemente preparar kits para media y para patrocinadores.

No hay una fórmula exacta para lo que debería haber en cada kit pero por regla general, deberías tener una presentación explicando el evento, los elementos virtuales para redes sociales, y abundante copy para apoyar esto. Aquí, el objetivo del juego es educar a tus partners sobre el evento y así facilitarles también que lo promocionen.

Si buscas aumentar las ventas de tiquetes considera también ofrecer un código general de descuento que pueden usar para ofrecer en redes sociales. Eventtia, por ejemplo, tiene un módulo de cupones donde puedes crear cupones individuales para cada partner.

Paso 6. Publica el evento y comienza a promocionarlo

05.Step 6. Publish the event & start promoting itAhora que tienes todo dispuesto, es momento de compartir tu evento con el mundo. Primero lo primero, crea una landing page demoledora con muy buenos mensajes y branding, y con todos los detalles de por qué asistir, el programa, y el registro.

Ya es hora de anunciarlo, entonces usa todo lo que tienes a tu disposición, incluyendo redes sociales, newsletters, y campañas de emails. Una vez agotes estos recursos es momento de cómo promocionar tu evento fuera de tu círculo.

Por supuesto, tener patrocinadores, partners de medios, y conferencistas promocionando el evento juega un gran papel, pero más allá de eso, distribuye el presupuesto a campañas de redes sociales y también a cualquier medio pago que pueda ir más lejos que tus partners de comunicación.

Paso 7. El escenario técnico

Lo último que deseas es un impase técnico, así que tómate tu tiempo antes de familiarizarte con el backstage. Mientras más tiempo pases haciendo esto, más cómodo te vas a sentir cuando el festival esté en vivo.

Lo más probable es que estarás usando más de una plataforma para hacer esto. Por ejemplo, podrías estar usando un programa de streaming como StreamYard que trasmitirá a Vimeo y de ahí al escenario virtual de Eventtia. Por eso vale la pena mapearlo e identificar cómo va a funcionar todo.

Finalmente, asegúrate de probar cada especificación de la plataforma que estés usando. Uno, para expandir la experiencia del asistente, y dos, para sentirte tan cómodo como sea posible en el gran día. Mientras más practiques, más tranquilo estarás, o sea que tienes esta tarea pendiente.

Paso 8. Realiza pruebas con tus conferencistas

Run-Tests-With-SpeakersContinuando el punto anterior, es importante invitar a tus oradores a un ensayo final. Obvio, no sobre mencionar que la prioridad para tus conferencistas debería ser su discurso, y no tener que preocuparse de asuntos técnicos.

Primero, prepara un email explicando cómo va a funcionar todo. ¿Les estarás enviando un link para que se unan? ¿O necesitan un código especial de acceso? En cualquier caso, cerciórate de que tienes todas las formalidades cubiertas porque tus conferencistas estarán usando como referencia para el futuro.

Segundo, programa una prueba con cada uno de tus oradores, y esto tiene que ser obligatorio. Ensayarlo con todos de antemano es la oportunidad perfecta para que organicen su webcam y micrófono y se familiaricen con la plataforma de streaming que estarán usando.

Paso 9. Prepara los elementos visuales para el festival

Es importante pensar en los elementos visuales que aplican específicamente al contexto de un evento online. Esto significa desviar tu atención a contenido de video, elementos virtuales, y herramientas de engagement. Estos son los elementos del evento con los que los participantes interactúan y por eso vital crearlos teniendo en mente elementos visuales.

Primero, piensa en aspectos básicos como la integración de tu logo y colores de marca en cada uno de estos componentes. Luego llévalo un poco más allá agregando animaciones y poderosos overlays que encapsulen tu marca y refuercen tu mensaje.

Resumiendo

08.Final thoughtsMientras los eventos online son una forma grandiosa de entregar contenido, es importante encontrar nuevas maneras para expandir la experiencia del asistente dentro de los límites del mundo online. Y un festival online hace exactamente eso.

Descubre cómo Eventtia te ahorra tiempo y dinero gestionando todas tus tareas de gestión de eventos bajo un mismo techo

Thomas Davey
Escritor y especialista en marketing
Escritor y especialista en marketing que disfruta mostrando al mundo lo que se puede hacer con el poder de los eventos y algo de buena tecnología.

Obtén la última guía gratuita de eventos virtuales

Descubre todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales con esta completa guía de 40 páginas

Utiliza una plataforma totalmente integrada para planificar tus eventos virtuales e híbridos