La co-creación de eventos es una forma poderosa de incrementar la interacción y participación del asistente. Para practicarla, se requiere un contexto dinámico que va más allá de los trucos habituales para incentivar a tu audiencia.
Con frecuencia, los profesionales de eventos se concentran en llamar la atención de sus asistentes, sin motivar la colaboración o co-creación de eventos.
Por ejemplo, al usar múltiples sistemas ludificados (vía app o software de eventos), los planeadores usualmente avivan la vibrante competencia en sus asistentes. Motivados a ganar más puntos o a posicionarse en el primer lugar, los asistentes participarán activamente en concursos “combativos” unos contra otros.
Este enfoque puede producir cierto grade de diversión, pero también impedirá a la audiencia disfrutar ciertas oportunidades colaborativas durante el evento.
¿Qué es co-creación, y por qué es importante?
Antes de proseguir, entendamos lo que significa co-creación.
Designando principalmente una dinámica de negocios, la co-creación destaca una serie de interacciones entre diferentes stakeholders (como negocios, inversionistas y clientes), con el objetivo de producir valor.
Como explica el profesor K. B. Ahilesh, la co-creación es un esfuerzo sofisticado, basado en valores, colaborativo y orientado por el contexto, para desarrollar nuevos paradigmas, productos y servicios que satisfagan necesidades humanas. La co-creación se construye sobre la percepción de los desafíos, de las relaciones de causa-efecto, de las restricciones así como de las alternativas disponibles para controlar o superar problemas.
Este autor resalta que la co-creación no puede existir sin confianza, respeto y reciprocidad. No apreciar estos tres aspectos puede resultar en malentendido, promoviendo el interés particular sobre el bien común, y desorientando los esfuerzos o entorpeciendo a los demás.
En su libro “El Paradigma de la co-creación“, Venkat Ramaswamy y Kerimcan Ozcan sugieren que estamos contemplando el giro paradigmático en la creación de valor, lejos de una visión céntrica y utilitarista de la creación de valor y acercándose a un paradigma de co-creación en la producción de valor.
En otras palabras, la co-creación se refiere a los nuevos espacios o plataformas para la interacción, donde la gente puede colaborar aprovechando sus propias habilidades para innovar y generar valor.
¿Por qué ésto debería importar o cambiar la forma en que planeas y ejecutas eventos?
Primero, la co-creación constituye una experiencia por si misma, basada en una actitud participativa por el bien común. Segundo, la co-creación de eventos delimita la nueva era de la consciencia del asistente, quien tiene tiene control sobre su entorno. Tercero, la colaboración sustenta en la experticia y autenticidad de la audiencia, indicando una noción más amplia de creación de valor.
¿Por qué te debería importar la co-creación de eventos?
Durante su charla en el IBTM World Barcelona 2017, el diseñador de eventos Bo Krüger explicó, la co-creación crea mejores soluciones, y los participantes se apropian más de las decisiones que ayudaron a tomar.
James Morgan, profesor en la University of Westminster, habló sobre la democratización de la experiencia del evento, a través de la colaboración y la co-creación. Morgan argumento que el enfoque colaborativo resulta en perspectivas únicas sobre tu evento. Está hecho por las opiniones de los stakeholders que te gustaría involucrar en la co-creación de evento.
Así como los clientes han cambiado (de sujetos pasivos de marketing y estudios de producto a participantes activos), tus asistentes desean experimentar una interacción significativa con el entorno y los otros participantes.
Si deseas ofrecer una experiencia fresca que expanda la capacidad de tus asistentes para participar activamente y proveerles una interacción fundamentada en el valor, debes escoger la co-creación como un marco de trabajo indispensable.
Los cuatro elementos de la co-creación de eventos
La primera cosa que necesitas es un entorno seguro que predisponga a tus huéspedes a interactuar y colaborar efectivamente entre ellos. Usualmente, un aula tipo teatro con sillas de estadio disminuirá el nivel de interacción. Por eso deberías considerar un diseño de espacio más interactiva, como juegos de bancas de 5 a 10 asistentes por mesa redonda o una disposición en forma de una U.
Segundo, la co-creación de eventos no puede suceder sin un facilitador con experiencia, alguien que conozca cómo hacer que la audiencia esté comoda y pueda motivar una participación activa.
Tercero, para una experiencia de co-creación exitosa, no olvides hacer buen uso de la tecnología de eventos. Hay múltiples soluciones digitales, tales como quizzes o encuestas en vivos, herramientas de votación, y sistemas ludificados de eventos que puedan prestar una base poderosa para una co-creación eficiente e impecable. Aparte de esto, esta tecnología te ayudará a reunir y exhibir las ideas que tu audiencia generó.
Más aún, un elemento clave para integrar la experiencia del asistente es asegurar un viaje de co-creación de evento coherente. No puedes esperar colaboración activa e inmediata de tus asistentes sin un contacto previo. Debes acompañar a tus asistentes a lo largo de la experiencia, enunciando con claridad las reglas y los objetivos de cada ejercicio de co-creación.
Adicionalmente, debes pensar en las circunstancias en las que los asistentes verán como sus elecciones colectivas pueden realmente influenciar el evento y su experiencia. Puedes lograr esto permitiendo a tus asistentes elegir el tópico que desean que los oradores traten o las principales preguntas a responder durante el evento.
Como la co-creación impactará la experiencia del asistente
La principal razón por la cuál desearías aplicar la co-creación de eventos es expandir la experiencia de tus asistentes. Darle a tus invitados la oportunidades de interactuar activamente con el entorno -y el contenido mismo- les ayudará a extraer más valor del evento. Además, tendrán en general una experiencia realmente significativa.
Aquí lo que un evento de co-creación puede hacer:
Transformar el evento en una acumulación de innovación
Dado que involucra la creatividad y un flujo constante de ideas de alta calidad, la co-creación es la herramienta que tu (o tus asistentes) pueden usar para la innovación. Al encontrar nuevas formas de mejorar la experiencia del asistente o de incremental el contenido del evento, la co-creación incide en la creatividad y habilidades intelectuales de tu audiencial Así es como puedes identificar y coleccionar fácilmente esas ideas que involucran cierto grado de innovación.
Comparte la sabiduría de la multitud y la pericia de tus invitados
Como Krüger explica, “Hoy, las reuniones con frecuencia consisten en transmitir o vender conocimiento y soluciones ya hechas para la audiencia. En el futuro, habrá más participantes creando conocimiento y soluciones. Tenemos que explotar el conocimiento y la creatividad; no podemos depender únicamente de los expertos y los CEOs para todas las respuestas.”
Establece una atmósfera de networking colaborativa entre tus invitados
Co-creación de eventos significa colaboración del asistente. Al tiempo que participan en una dinámica co-creativa, tus asistentes tendrán la oportunidad de conocerse mejor e identificar contactos profesionales o de negocios de gran interés.
Aplica la co-creación como una herramienta de aprendizaje
Al co-crear valor mediante la participación, tus asistentes tendrán la oportunidad de entender mejor el contenido de evento. Más allá, podrán aprender unos de los otros y encontrar nuevas formas de resolver diferentes desafíos.
Empodera a los asistentes para que diseñen su propia experiencia
La co-creación de eventos no es solo mejorar tu contenido -también es sobre concentrarse en la experiencia de co-creación en conjunto, al analizar diferentes opciones y escogiendo aquella que mejor funciona para todos. Empodera a tus asistentes a través de la co-creación y permíteles tomar control de su propia experiencia.
Tips para que la co-creación de eventos funcione
Tip #1.Inicia la co-creación del evento antes del evento
No tienes que esperar a que el evento inicie para interactuar con tus asistentes en una dinámica co-creativa. Puede ser incluso semanas antes de que empiece el evento mismo. Por ejemplo, podrías usar las plataformas de redes sociales para recoger diferentes preguntas para las sesiones de preguntas y respuestas. Podrías también conducir una votación de contenido y preguntar a tus potenciales asistentes qué temas desean discutir durante el evento. Consecuentemente, puedes alinear tu evento con las necesidades y expectativas de tus asistentes.
Tip #2. Motiva a tus asistentes a que te separen de sus dispositivos electrónicos
No puedes esperar que la gente esté realmente sumergida en los ejercicios co-creativos durante el evento si están mirando constantemente sus teléfonos. Tus asistentes deben estar presentes completamente en el momento y completamente desconectados de la capa digital. Solicita a tu audiencia a poner sus dispositivos a un lado y se tomen un minuto para una meditación guiada antes de que comience la sesión.
Tip #.3 Crea una vibración de camaradería entre la audiencia y los oradores
Para proveer un espacio eficiente de co-creación, debes cerciorarte de que tus asistentes están cómodos con los oradores. Para que ésto suceda, podrías iniciar la sesión con una dinámica personal de preguntas y respuestas, donde los oradores pueden presentarse a sí mismos respondiendo las preguntas de los invitados.
Tip #4. Reúne y presenta el valor generado
Asegúrate de usar las herramientas digitales apropiadas para reunir y exhibir las contribuciones de tus invitados en tiempo real. Esto te ayudará a cartografiar eficientemente la sabiduría de la multitud y registrar las ideas constructivas generadas por tus asistentes.
Tip #5. ¡No presiones a los introvertidos para que se expresen
Cuando se es parte de un ejercicio co-creativo, la idea más obvia es hacer que tus asistentes hablen de sus ideas o su experiencia. No obstante, esto puede representar una ligera incomodidad para aquellos que son introvertidos o simplemente no están interesados en participar. Por eso es importante resaltar que tanto las interacciones como las conversaciones son voluntarias. Garantiza que nadie se sienta forzado a participar.
Resumiendo
El verdadero valor de la co-creación está en la potenciación del espíritu participativo de los asistentes, transformando la audiencia en auténticos expertos, y permitiendo a la gente diseñar su propia experiencia del evento. Al recolectar las ideas y conocimiento de la audiencia, abrirás una plataforma para interacciones significativas y experiencias genuinamente creativas.
No impidas a tus asistentes la posibilidad de interactuar con tu evento y el entorno a través de la colaboración y un flujo consistente de ideas. Usa la co-creación como una herramienta para la innovación, participación activa y las experiencias de evento que se construyen juntos.
