Gestión de eventos

Entendiendo tus opciones de tech cuando se trata de eventos virtuales

Victoria Rudi
October 6, 2020

Un evento virtual sin tecnología es como un carro sin ruedas porque sin él, no vas para ninguna parte.

Ahora ponlo en perspectiva para ti. La promoción de eventos requiere un constructor de websites y una herramienta de marketing. Transmitir requiere una plataforma de webinar y un software de live streaming. El engagement del participante requiere un chat en vivo y plataformas de votación. Ya ves para dónde voy.

Con toda la tecnología que hay en oferta, es fácil sentirse abrumado. ¿Qué tecnologías debería usar? ¿Cómo se integran? ¿Son compatibles unas con otras? ¿Cómo afectará esto la experiencia del asistente?

Aquí vamos a responder cada una de estas preguntas para ayudarte a entender mejor las opciones disponibles cuando se trata de tecnología de eventos virtuales.

Tecnologías de eventos virtuales

Realizar un evento de A a Z requiere múltiples tecnologías. A continuación encuentras las piezas más importantes para producir eventos virtuales.

Constructores de website: tu website marca el tono para tu evento y ofrece a los participantes potenciales una primera muestra de tu evento. Por esta razón, necesita ser profesional y estar bien hecho. Cada website de evento necesita incluir logística y comunicar el valor del evento.

Software de registro: para garantizar un registro sin inconvenientes, encuentra una herramienta que permita a los usuarios registrarse, diligenciar información personal, y pagar (de ser necesario). Este proceso debe ser amable con el usuario e intuitivo sin complicaciones.

Herramientas de marketing de email: para promover tu evento y comunicarte con tus contactos, usa una herramienta de marketing. Al enviar emails personalizados y con branding, tendrás mucho más control tanto en términos de alcance como de seguimiento a métricas clave.

Software de live streaming: conferencias principales, preguntas y respuestas, y todas tus otras sesiones ‘one-to-many’ deben ser transmitidas vía plataformas de live-streaming. Para tus invitados, esto se trata más de absorber contenido y menos de interactuar.

Plataformas de webinar: para las sesiones más colaborativas e interactivas como breakouts, talleres y entrevistas, usa una plataforma de webinar que pueda ofrecer elementos visuales como compartir slides, encuestas, y whiteboards.

Herramientas para el engagement: para mantener el engagement de los asistentes a lo largo del evento agrega herramientas como votaciones en vivo y quizzes. Aquí vale la pena considerar cómo se organiza y si los asistentes deben bajar algo previo al evento.

Software de planeación de evento: esto integra todas las tecnologías que mencionamos, ofreciéndote una plataforma donde puedes monitorear data, hacer un streamline de la planeación, y ofrecer a los asistentes una experiencia del usuario más parsimoniosa.

¿Cómo puedo acercarme a esto?

Como puedes ver, cada una de estas tecnologías que hemos mencionado representa los muchos componentes de un evento virtual. Ya sea el constructor de websites, o streaming en vivo o herramientas de chat, la tecnología detrás de cada funcionalidad es lo que hace que los eventos virtuales pasen.

Por esta razón, si quieres tener un evento bien ejecutado no hay más opción – debes tener cada una de estas tecnologías integradas en tu kit de eventos virtuales.

Ahora, para saber cómo aproximarse a esto, vamos a hablar de las dos diferentes opciones que tienes.

Opción 1: construir tu evento virtual a partir de cero

La opción número 1 se refiere a construir tu evento desde abajo, lo que significa asociarse con múltiples proveedores a lo largo de cada etapa del ciclo de evento. Como probablemente adivinaste, esto es definitivamente un enfoque para mercaderistas con más experiencia y que desean crear sus propios eventos confeccionados a medida de sus necesidades.

Para darte una idea de qué tecnologías quieres usar, el primer paso en este enfoque debería ser micro-diseccionar el evento de forma que puedas mapearlo. Una vez hayas completado esto, debes identificar a tus proveedores para cada componente del evento, garantizando que sean compatibles y estén integradas con las demás.

Esto requiere que gestiones múltiples cuentas para cada tecnología y esto dificulta tejer cada hilo en un evento coherente. Vale la pena destacar que, si un proveedor o aplicación te falla, es probable que esto trastorne el evento.

Opción 2: usar una plataforma de eventos virtuales integral

La opción de más fácil uso es una plataforma integral, como Eventtia. Esto dará a tu evento virtual una necesaria consistencia al tiempo que brinda un sitio donde todas las diversas tecnologías pueden ser integradas en una plataforma.

No solo esto, pero también te ahorrará mucho tiempo, especialmente si estás gestionando puros eventos. Ya no es necesario que mapees el evento, crees múltiples cuentas, y te asegures de que funcionan, porque la plataforma todo-en-uno hace eso por ti.

Al ofrecer tus eventos virtuales con estructura facilitas el proceso de planeación. Tener un dashboard centralizado pone todas tus métricas en un solo sitio, dando más control a tus eventos pues puedes seguir y medir las métricas clave.

Finalmente, al integrar todas las tecnologías de evento en una plataforma, podrás centralizar todos estos procesos y flujos de trabajo. Esto no solo achica el margen de error, también brinda a tus participantes un evento más parsimonioso y fluido.

Resumiendo

Espero que esto haya aclarado las cosas para ti. La tecnología juega un rol crucial en los eventos virtuales, y esto no puede hacerse escogiendo este o aquel elemento. Para ofrecer a los asistentes una esxperiencia más fluida que integre todos estos componentes en un solo sitio.

Descubre cómo Eventtia te ahorra tiempo y dinero gestionando todas tus tareas de gestión de eventos bajo un mismo techo

Victoria Rudi
Marketing director
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

Obtén la última guía gratuita de eventos virtuales

Descubre todo lo que necesitas saber sobre los eventos virtuales con esta completa guía de 40 páginas