¿Cómo creas la agenda de tu evento? ¿Acomodas el horario a las necesidades de tus oradores? ¿Te sientes obligado a atiborrar el programa con múltiples actividades para que los asistentes puedan beneficiarse de cada segundo? ¿Tomas en cuenta cómo podrían sentirse tus asistentes? ¿Cómo estás alternando las actividades?
Independiente del tipo de evento (desde lanzamiento de productos hasta conferencias corporativas), el factor número uno que de verdad impactará la experiencia de tus asistentes es la forma en que creas la agenda de tu evento.
Aunque parece una tarea sencilla de lograr -especialmente cuando recurres a un software de eventos– construir un programa requiere mucha reflexión y una toma de decisiones consciente del contexto.
Tu agenda influenciará la forma en que tus invitados percibirán el evento y los recuerdos que se formarán de la experiencia.
Entonces si estás a punto de crear la agenda de tu evento, revisa las siguientes cosas que debes tener en cuenta:
Evita fatigar a tus asistentes
Una de las cosas que definitivamente dejará exhaustos a tu audiencia es una agenda cargada. Mientras más cosas introduzcas en la agenda, mayor será la probabilidad que no disfrutarán de la experiencia.
Tal vez por eso desearás seguir el camino de lo simple y ofrecer menos actividades a tu audiencia, concentrándote en el valor y la calidad de cada actividad. De esta forma, tus asistentes no se sentirán abrumados por la intensa actividad del programa y podrán disfrutar de su experiencia.
Usa la diversidad para alejar el tedio
Crea la agenda de tu evento pensando sobre las alternativas para que tus invitados no terminen revisando sus redes sociales como una forma de entretenerse. Así que en vez de agendar una mesa redonda tras otra, u orador tras orador, diversifica la experiencia de tus huéspedes mezclando dinámicas haciéndoles cambiar de sitio o de formato de actividad. Además, ofrece actividades como una sesión de preguntas y respuestas o “Pregunta lo que quieras” en medio de dinámicas de evento “pesadas” para lograr un balance y mantener la concentración y el interés de tu audiencia.
Ofrece la posibilidad de escoger
Si tu evento cubre una temática general que puede ser segmentada en diferentes tópicos de interés para tus asistentes, no dudes en ofrecer una serie de discursos cortos o de mesas redondas que se realicen simultáneamente. De esta forma, los asistentes tendrán control sobre su programa y decidirán dónde quieren estar y a qué orador prefieren oír.
Así mismo, no ofrezcas muchas opciones
Es bueno proveer alternativas ¿pero cuántas opciones puedes dar a tus invitados? Imagínate en una tienda de helados (o piensa en otro ejemplo si no te gustan los helados).
No estás seguro del sabor que quieres, así que escoges el que más te atrae. ¿Crees que después de 10 minutos de leer las etiquetas, sabrás cuál sabor escoger? Es más probable que terminarás cansado y decidirás marcharte sin comprar ningún helado o sin tomar una opción “segura”.
Peor, la experiencia de comprar un helado no habrá sido positiva, considerando el tiempo que gastaste escogiendo y la dificultad de la decisión.
Lo mismo sucede cuando debes crear la agenda de tu evento. Piensa en los asistentes. ¿Quieren escoger entre abundantes opciones de actividades, las cuáles podrían ser todas atractivas? ¿O están más bien buscando un rango simple de opciones dónde las diferencias y beneficios de escoger una sobre otra son fáciles de entender?
Mantén la estructura del programa tan simple como posible
El diseño es importante, sobre todo cuando tienes un programa complejo. Ya sea que imprimas el programa o utilizar un software de eventos, siempre pon atención a cómo se presenta la información sobre las actividades. Asegúrate de hacerlo tan simple y claro como posible. De esta manera evitarás la confusión de tus clientes y les ayudarás a saber la actividad siguiente solo con una mirada.
Resumiendo
La próxima vez que creas la agenda de tu evento, consideran en cómo se sentirán tus asistentes. Nunca subestimes el tiempo y el esfuerzo que necesitarás dedicar a la creación de un programa atractivo, interesante y amigable con el usuario. Solo así proveerás una experiencia positiva y gratificante a tu audiencia.
