Aunque esencial en su nivel general de satisfacción, la experiencia del usuario no depende completamente de ti. Sin embargo, puedes influenciarlo tomando ciertas acciones. Averigua más leyendo este artículo.
Todos hablan de la experiencia del asistente y qué tan importante es para diseñar un evento que transformará a las personas.
No obstante, muy pocos discuten la importancia de la experiencia del usuario de tus participantes.
“¿Qué es eso?” te oigo decir.
Cada vez que tus participantes entran al website de tu evento, toman el rol de un usuario.
Cada vez que tus invitados diligencian el formulario de registro o pagan la cuota de inscripción, interactúan contigo desde una perspectiva de usuario.
Finalmente, cuando ya navegan la página para ver el evento o la agenda de networking o usar tu app móvil de evento, tienen una experiencia de usuario.
La experiencia de usuario de tus asistentes define la interacción que tienen con la logística del evento, es decir, con el software de management de eventos que estás usando para planear y manejar la conferencia o seminario.
La única forma en que puedes controlar y mejorar la experiencia del usuario es escogiendo la plataforma de management de eventos que cuida de tus invitados y les ofrece un entorno libre de estrés e interacciones fluidas.
¿Cómo puedes mejorar la experiencia del usuario de tus participantes escogiendo el software de management de eventos correcto?
Aquí la lista de criterios que debe considerar:
Encuentra una plataforma fácil de usar
Digamos que encontraste unas marcas de tech que te interesan, y agendas llamadas con diferentes representantes para usar una versión de prueba. Aparte de pedir una muestra de cómo funciona el software, pide una vista general del primer plano.
En otras palabras, pregunta a los representantes que te den un recorrido por la plataforma cómo si fueras un asistente y uno un organizador del evento.
Dile que vaya un website existente y comience la demostración con los procedimientos de pago y de registro. Luego, pídele que ingrese al sitio web y muestre exactamente lo que los asistentes verán si usan el software.
También puedes pedir a los vendedores crear una rápida muestra de la agenda del evento, chat de networking, y app móvil de evento de ser necesario.
Lo que quieres obtener del demo es entender qué tan fácil y comprensiva es la plataforma para tus participantes.
Evalúa la arquitectura de la plataforma
Intenta el demo gratuito del software (si es posible), y analiza la arquitectura de la plataforma.
- ¿Puedes usarlo sin experimentar ningún glitch o bug del sistema?
- ¿Son las instrucciones fáciles de entender?
- ¿Puedes configurar el evento sin muchas dificultades?
- ¿Es la arquitectura del software simple y organizada?
Las respuestas a estas preguntas te darán la información necesaria sobre el cuidado que la compañía pone en ofrecer una experiencia del participante placentera e impecable para sus clientes (aka profesionales de eventos).
Si presumen de proveer un software amigable con el usuario para su principal audiencia, es posible que tus participantes también disfruten la experiencia.
Analiza las opciones y soluciones que tienes
Evita las experiencias de usuario amigables pero incompletas. Quieres ofrecer a tus participantes la misma solución para todas sus acciones.
Por eso quieres concentrarte en encontrar un software de management de eventos integral que ofrezca todas las herramientas necesarias para configurar un evento y proveer un sistema logístico y exhaustivo para tus participantes.
Prueba la plataforma con diferentes usuarios
Incluso si la plataforma de eventos es positive, todavía no puedes confiar solo en tus habilidades. Antes de comprar la herramienta, querrás probarla con diferentes personas (los integrantes de tu equipo, por ejemplo).
Usa la prueba gratis, configura un evento, y luego pide a tus colegas registrar el evento, entrar a la agenda, previsualizar los pisos de la agenda, etc.
Lo que buscas es el feedback de los miembros de tu equipo sobre si la plataforma es intuitiva, fácil de navegar, etc. Una vez obtengas reacciones positivas, puedes seguir Adelante y comprar la herramienta.
Reúne el feedback de tus asistentes
Probar la plataforma no termina con comprarla. Tus invitados serán los últimos jueces del software de management de eventos y la app móvil de evento. Cerciórate entonces de incluir preguntas relacionadas con esta tecnología en la encuesta post-evento.
Concéntrate en conseguir el feedback de tus asistentes sobre el uso y carácter amigable de la plataforma.
Tambien, ídeles resaltar los inconvenientes que hayan tenido llenando el formulario de registro, pagando los costos de inscripción, haciendo el check-in, entrando a la agenda del evento, o comunicándose con otros participantes.
Conclusión
La experiencia del usuario de tus participantes es tan importante como la experiencia in-situ. Si ellos no pueden navegar el entorno o realizar diferentes tareas logísticas que aseguren su participación, no tendrán una interacción placentera con el evento.
Obvio, no quieres que esto suceda, así que dedica tanto tiempo como necesites para encontrar el software de eventos apropiado que se encargará de tus invitados.
