Planeando un Evento Híbrido: 5 Tips para el éxito (post de invitado)

Planeando un Evento Híbrido: 5 Tips para el éxito (post de invitado)

Planeación de eventos
January 18, 2021

Escrito por:

Victoria Rudi

Los meses pasados han sido una montaña rusa para los profesionales alrededor del mundo. Hubo una súbita oleada en las conferencias y webinars online, dadas las desfavorables situaciones para la organización de eventos en persona. 

Ahora que lentamente transicionamos en la ‘nueva normalidad’, existe la necesidad de tener un enfoque holístico para ejecutar y experimentar los eventos de manera impecable. 

Los eventos híbridos serán el futuro de la industria de los eventos, y muchos profesionales de la industria ya han empezado a planificar esta fase.

Entonces, ¿qué son los eventos híbridos? 

Los eventos híbridos son una combinación de interacciones virtuales y en persona donde la gente puede escoger el modo de asistencia según su conveniencia. 

[Eventtia] Planning a Hybrid Event X Tips to Succeed-3Este es un ejemplo de un evento híbrido que tuvo lugar el primero de Octubre, organizado por WiT.

Dado que lentamente se está estableciendo como una opción viable en la era post-COVID, la planeación será un poco más dura que antes, pero puedes ahorrarte todo con estos  5 tips para planear exitosamente un evento híbrido.

  1. Tener una visión clara y comunicarla de forma efectiva.
  2. Mantener un flujo detallado de todo el evento.
  3. Asegurarse de que tu equipo tiene pleno entendimiento de sus responsabilidades.
  4. Preocuparse por patrocinios y las colaboraciones.
  5. Trabajar en el uso de las redes sociales para atraer a la audiencia.

Si estás planeando un evento, probablemente haya una visión detrás de él. Esto podría ser el networking, la educación, la exposición, o un ‘meet and greet’, pero tener clara la visión te ayudará a posicionar tu evento para atraer a la audiencia objetivo a pesar de que el evento sea híbrido.

Por ejemplo, si tus eventos están dirigidos a freelancers, e invitas a expertos de la industria de todas las industrias para ayudar a los freelancers a adquirir mayor conocimiento acerca de cómo se domina y se llega al éxito trabajando por cuenta propia.

Podría ser también que esos freelancers quieran consumir más contenido y hablar con estas personas. 

El único propósito de ser claros en su agenda de visión es extender una poderosa propuesta de valor. Este plan también será de ayuda cuando trates de conseguir patrocinios, colaboraciones, invitaciones a oradores, y mercadeo. 

Además, compartir una visión con tu audiencia es una gran forma de construir una comunidad con intereses compartidos.

Aquí hay un ejemplo de un evento, la Ad World Conference. Observa cómo se está comunicando adecuadamente la visión que se tiene, al acercar a las personas a los principales especialistas en marketing y marcas.

Lo último que quieres es confundirte con lo que viene después.  El flujo del evento debería incluir todo lo que respalda el principal eje de tu evento en términos de ejecución.

Algunas cosas a incluir en el flujo de su programa son: 

  • Horario: tiempo de las charlas de los oradores, tiempo para el networking, descansos y tiempos de moderación
  • Responsabilidades del equipo: ¿quién es responsable de qué?
  • Producción y tecnología del evento: qué tipo de tecnología se necesitará en qué momentos.
  • Redes sociales: ¿quién se encargará de las redes sociales durante el evento?
  • Community management: ¿quién se encargará de los sponsors y de conseguir la atracción de la audiencia?

Para trabajar en todo esto, puedes crear una hoja de Google para mantenerlo todo organizado.

[Eventtia] Planning a Hybrid Event X Tips to SucceedConsidere hacer un flujo detallado como el siguiente de One Way Event Productions, que distribuye todo correctamente.

Una vez organices tu flujo, evita cambiarlo pero mantente ágil si necesitas hacer cambios de último minuto. Este flujo del evento hará las cosas mucho más fáciles para ti, asegurando una ejecución del evento impecable.

Por medio del análisis de los componentes necesarios para el flujo del programa, probablemente entenderás que tan importante es tu equipo para el evento, y que para la ejecución exitosa del evento todos los departamentos y el equipo necesitarán trabajar juntos.

Antes de eso, cada miembro del equipo debe ser consciente de sus obligaciones para que todo sea ejecutado a tiempo, y que no haya superposiciones.

El equipo jugará un rol significativo en el evento, y un evento exitoso es principalmente el resultado del trabajo duro y apasionado de un equipo que comparte la misma visión que tú.

[Eventtia] Planning a Hybrid Event X Tips to Succeed-2Puedes usar una herramienta de manejo de proyectos como Trello para organizar tu trabajo con el equipo y controlar los progresos.

Seamos sinceros: los patrocinios y colaboraciones son una parte necesaria de cualquier evento, y los eventos híbridos no son la excepción. Perderse de esto, significa perder un activo importante, que puede llevar las cosas a un nivel superior.

¿Qué tipo de patrocinios y colaboraciones deberías buscar en el evento?

  • Los exitosos en tu industria porque te ayudarán a correr la voz y atraer tu público objetivo.
  • Los que te pueden ayudar con regalos y cestas para hacer giveaways y concursos dirigidos a  tu audiencia y oradores.
  • Los que te pueden ayudar con la técnico y tecnológico porque necesitas buenos servicios de streaming y un lugar. En vez de pagarlos directamente, podrías asociarte con alguien más

Las colaboraciones y patrocinios usualmente son bidireccionales. Si ellos te ayudan en el evento, podrían pedirte ayuda en las redes sociales o pedirte que hagas ruido en el evento para ayudarlos a que su marca sea más conocida.

Es una situación en la que todos ganan porque ayuda a llegar a una audiencia y a obtener apoyo tecnológico y de inversión.

[Eventtia] Planning a Hybrid Event X Tips to Succeed-1La Ad World Conference trata sobre la industria de la publicidad, así que ellos han conseguido que colaboraciones y patrocinios de otras agencias de publicidad y contenido. 

Es sabio invertir tu tiempo en redes sociales porque la mayoría de la gente llegará a tu evento a través de una red social o por referencia, lo que atraerá más público.

Hay 3 fases en las cuales deberías estar activo en las redes sociales a fin de recibir mayor tracción para tu evento, y abrir así las puertas a colaboraciones:

  • Antes del evento

Tu objetivo principal aquí es crear el rumor inicial en torno al evento, dando adelantos, haciendo sesiones en vivo, creando contenido de actualidad o educativo alrededor de tu nicho. Esto incrementará la difusión del evento y también ayudará a vender más tickets.

  • Durante el evento

Aquellos que no puedan asistir a tu evento querrán ver los momentos destacados en las redes sociales. Esto ayudará también a conseguir atracción y tracción a tu página, lo cual es beneficioso si organizas otro evento. Aquí, puedes postear fragmentos del evento y repostear UGC (Contenido Generado por el Usuario).

  • Después del evento

Una vez termine el evento, necesitas mantener atraída a tu audiencia, para que estos se mantengan contigo hasta el próximo evento. Para esto, puedes ofrecer cestas por la participación, dar giveaways u ofrecer recursos como eBooks o guías.

Puedes publicar también tu evento en páginas web especializadas, como ‘posts de invitado’ y obtener un comunicado de prensa.

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Observa cómo la Ad World Conference ha mantenido una gran presencia en redes sociales revelando sus oradores y colaboraciones mientras usa anuncios y media paga para atraer aún más al público objetivo.

Conclusión

Los eventos híbridos necesitarán un enfoque mucho más cuidadoso en la etapa de la planeación, debido a que, hay que gestionar tanto la audiencia virtual como en persona. Pero si mantienes el flujo y el horario del programa en orden mientras trabajan de forma efectiva como equipo, puedes llevarlo a cabo con facilidad. 

La pandemia ha creado nuevas circunstancias para todo el mundo, pero lo que importa es cómo nos adaptamos a estas.

Adela Belin es una marketer y blogger de contenido en Writers Per Hour. Es una apasionada por compartir historias con la esperanza de hacer una diferencia en la vida de las personas y contribuir a su crecimiento personal y profesional. Encuentrala en su cuenta de Twitter y LinkedIn.

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Victoria Rudi
Directora de marketing
Con un máster en Gestión de Eventos y una gran seguidora de las tecnologías SaaS, Victoria es una maestra del contenido de eventos, produciendo información valiosa para el blog de Eventtia y más allá

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