Planear una conferencia internacional en el extranjero es una gran tarea y exige mucha planeación por adelantado. Las conferencias afuera son emocionantes porque representan la oportunidad de conectarte con nuevos contactos de negocios internacionales. Sin embargo, cruzar fronteras involucre un amplio rango de obstáculos que típicamente no existen cuando planeas una conferencia en tu país de residencia.
Si decides realizar una conferencia en el extranjero, necesitas considerar diferencias en culturas, lenguaje, ubicación, logística y aduanas. En este post, te guiaremos por los pasos necesarios para planear tu próxima conferencia afuera.
Escoge el destino correcto
Escoger la ubicación correcta para el evento es el primero paso crítico en el proceso de planeación. Comienza creando una lista de cuatro a cinco localidades diferentes para la conferencia, al menos con 18 meses de anticipación.
- ¿Tiene la ciudad un aeropuerto internacional?
- ¿Hay varios hoteles en la ciudad?
- ¿Hay transporte en tierra en la ciudad de destino?
Todas estas son preguntas para formular cuando depures las potenciales ciudades. Seleccionar la ciudad y el país correcto es tan importante como escoger la locación para el evento.
Contacta la oficina local de turismo para contratar a un experto local que pueda guiar tu compañía a través del proceso de selección del sitio del evento. Un experto local puede ayudarte a tomar en consideración festivos, eventos locales, y cualquier otro obstáculo imprevisto que puedas encontrar.
Trabajo con un agente de aduanas
Si planeas enviar ítems a lo largo de la frontera, contratar a un agente de aduana de seis a ocho meses en anticipación te salvará de cualquier dolor de cabeza necesario.
Un agente oficial te ayudará a navegar las complejidades de exportar e importar bienes internacionalmente por las aduanas. Deberías comunicarte con tu agente tan pronto como estén listos los detalles de tu local del evento y la destinación.
Tu agente de aduanas te guiará a ti, y a expositores y asistente a lo largo de los requerimientos para importar y exportar. Un agente certificado también te ayudará a navegar el mar de regulaciones cambiantes, entender varios impuestos, costos, documentos y procedimientos que necesitan ser tramitados.
Entiende el panorama de seguridad y salud
Llevar tu conferencia al extranjero suscita algunos interrogantes de seguridad únicos. Sin importar dónde estás en el mundo, siempre deberías estar preparado en caso de que suceda una crisis.
Con antelación a la conferencia, visita el website de la embajada local para revisar la lista más reciente de destinaciones de alto riesgo.
Con tantas amenazas afectado los viajes en el mundo, los asistentes deben sentirse seguros al viajar a tu evento. Lo primero que debes hacer en los primeros estadios de planeación de la conferencia es investigar el país en el que harás negocios. Así mismo, asegúrate de que tu anfitrión comunique adecuadamente su plan de emergencia antes del proceso de inicial de RFP
El sitio del evento debe tener múltiples chequeos de seguridad y asistencia médica. Adicional a las amenazas de seguridad, es importante consultar los riesgos de salud actuales para la destinación. Mira cuáles vacunas son necesarias antes de entrar al país y cerciórate de que los asistentes están bien informados.
Determina qué documentos de trabajo son necesarios
Conseguir visas y/o pasaportes para todo tu staff puede tomar semanas o inclusos meses dependiendo del país al que estás viajando. Muchos países exigen una carta de invitación para realizar negocios.
Empieza contactando el ministerio de relaciones exteriores para ver cuánto puede durar el proceso. Una buena idea es mirar qué documentos son necesarios al menos con seis meses de anterioridad.
Tu staff necesitará un pasaporte válido antes de entregar la carta de invitación o comenzar el proceso de visa.
Examina potenciales barreras lingüísticas
Comunicarte a lo largo del globo viene con potenciales barreras idiomáticas y lingüísticas que podrían dificultar la comunicación efectiva. Para evitar barreras de este tipo, trabajo con un compañero bilingüe bien versado en la lengua local y el entorno cultural.
Esto ayudará a eliminar malentendidos con vendedores y asistentes. Investiga la cultura, incorpora diferencias culturales, y sé acogedor para una audiencia diversa.
Considera la moneda local
Antes de promocionar tu evento, establece tu presupuesto. La tasa de cambio fluctúa diariamente dificultando la preparación de un presupuesto de evento.
Los organizadores del evento deben proyectar los ingresos y gastos basados en la moneda extranjera y considerar cualquier fluctuación de la economía global al crear un presupuesto.
Pensamientos finales
Planear eventos internacionales es una enorme gesta, pero se está volviendo cada vez más importante para las empresas llevar su conferencia o feria de negocios al extranjero. Una vez hayas dominado estos pasos, te asombrarás de qué tan eficiente te volverás en planear eventos en países foráneos.
