Los eventos han estado durante mucho tiempo, tanto de hecho que han terminado por eclipsar por completo el software que ha sido construido para ellos. Por eso es que tantos planeadores de eventos y departamentos de marketing como un todo continúan usando toda una panoplia de diferentes herramientas para gestionar la data de sus eventos.
Sin embargo, de todas las herramientas allí afuera, hay una que permanece con plena vigencia, y es la confiable hoja de cálculo. Su versatilidad significa que puede ser usada para cualquier cosa, ¿pero es la opción correcta para el manejo de la data de tus eventos?
Información enclaustrada
Desde crear tu presupuesto a calcular tu ROI, a lo largo del ciclo de eventos, la cantidad de data acumulada con el evento es gigantesca. Así que cuando trates de embutir toda esta información en una hoja de cálculo colosal, es lógico que emerjan problemas.
Eso porque mientras agregues información de más eventos, más inabarcable se volverá tu hoja de cálculo, será más difícil de usar, y eventualmente, alcanzarás el punto donde esta esta información queda enclaustrada, es decir, inutilizada.
Esto crea problemas a todo nivel. Para el planeador de eventos que pierde tiempo tratando de encontrar información, hasta el encargado de mercadeo que no tiene idea del ROI (que usualmente es muy alto). Después de todo, ¿de qué sirve esta data si no puede ser explotada?
Centralización y colaboración
El problema con la hoja de cálculo es que solo puede ser centralizada si es compartida directamente con tu equipo. Así que si la data de todos tus eventos está en un solo sitio, terminarás con múltiples versiones de la hoja original.
Esto es porque todos los involucrados tienen necesidades diferente, y por esta razón, van a estar usando la hoja de cálculo de diferentes formas. En casos como este, todos están trabajando por su lado en función de sus propios objetivos. Entonces cuando hagas cualquier tipo de cambio a la hoja de cálculo, la única persona que sabe esto eres tú, y la única forma de que los demás lo sepan es que les notifiques vía email o con otros mensajes.
Esto crea un dolor de cabeza mayúsculo para todos los que están trabajando en el evento. Ralentiza el paso al que todos pueden trabajar y obstaculiza cualquier forma de colaboración. Tener que luchar entre hojas de cálculo para encontrar la data relevante no es ninguna utilización eficiente de recursos, y esto tiene un gran impacto en tus resultados.
Resumiendo
La hoja de cálculo no desaparecerá en el futuro cercano pero es importante que entendamos sus bondades y sus limitaciones. Si quieres sacar el mejor provecho de tu data de eventos y liberar su verdadero potencial entonces es tiempo de que comiences a usar una plataforma que esté diseñada exactamente con estas intenciones.
The spreadsheet isn’t going anywhere soon but it’s important that we understand its uses and its limitations. If you want to get the most out of your events data and unlock its true potential then its time to start using a platform that was designed with these exact intentions. After all, technology should be helping us to make quality events, and not slowing us down in trying to reach this goal.
