El ingrediente clave para los eventos exitosos es el balance entre diseñar un entorno que tenga sentido y crear un entorno emocionar para los asistentes. Ambos son necesarios para experiencias inolvidables que no solo encantarán a tus invitados, pero también les dará una interacción impecable y libre de estrés con el evento mismo.
Como profesional de eventos (o alguien que es responsable de realizar eventos), es crucial actuar desde una perspectiva pragmática, al tiempo que te aseguras de no ser negligente el elemento emocional.
Pero antes de aprender cómo combinar estos dos aspectos, ¿Qué queremos decir exactamente cuando hablamos sobre lógica y emociones al organizar y realizar un evento?
El hardware de tu evento
La lógica representa la corriente sanguínea de la logística del evento. Cada decisión que tomes debe estar respaldada por una razón clara y un resultado que deseas alcanzar, al tiempo que piensas en tus asistentes.
Cuando estés configurando un evento, debes preguntarte cómo se sentirán los invitados, qué preguntas tendrán, y qué desafíos encontrarán al navegar el entorno del evento.
Por ejemplo, digamos que tu evento se extiende por múltiples locaciones, cerca unas de las otras. Cuando diseñes el evento y señalética, debes ver el sitio como alguien que nunca ha entrado en esos espacios y no tiene idea de adónde ir.
Para hacer tu evento fácil de navegar, toda la señalética debería seguir un orden lógico y apuntar a posibles preguntas que tus invitados podrían tener.
Otro ejemplo es cuando configuras el website del evento. Tu objetivo principal es hacer que la gente se registre, así que no puedes únicamente colgar un sitio web que no tenga información importante sobre el evento o que “oculte” el formulario de registro.
Todo lo que eso te dará es un bajo conteo de asistentes, pues la gente tal vez desista en sabes sobre qué es tu evento o de encontrar el formulario de registro.
En otras palabras, el aspecto lógico de un evento responde a la logística y a las formas en que estás tratando con el proceso de planeación, asegurando un acceso fácil de los asistentes a las experiencias del evento.
Conectándote con tus invitados
Si pensamos en la dimensión lógica de un evento como el hardware, entonces la parte emocional puede ser vista como el software. El elemento emocional es el esfuerzo adicional que debes poner para cerciorarte de tus invitados obtengan cierto grado de gratificación.
Solo eventos con un carácter emocional bien desarrollado son verdaderamente memorables.
El aspecto emocionar te puede ayudar a lograr objetivos más fácil, porque te da la oportunidad de transformar la percepción de tus asistentes, capturar su atención, y posiblemente influenciar su comportamiento u opinión.
Por ejemplo, puedes usar el humor y contratar los servicios de un moderador bien entrenado que pueda incorporar este elemento en su narrativa. Por otro lado, puedes asegurar el carácter humano de tu evento dando a tus asistentes atención y orientación extra.
Emoción y lógica son entremezcladas, y solo un buen balance de los dos hará de tu evento un éxito. ¿Cómo logras este balance? Hemos reunido algunos tips que tal vez te ayuden:
Tip #1. Diseña el viaje del asistente óptimo
De acuerdo a la agencia CPG, concebir una bitácora para el viaje del asistente se refiere a una línea de tiempo que detalle cada aspecto de la experiencia que tu gente encontrará antes, durante y después del evento.
Ya sea que planees un congreso o una feria de negocios, es crucial identificar todos los pasos que los asistentes deberán surtir cuando interactúen con el entorno del evento. Desde el registro hasta viajar y registrarse, el completo rango de acciones que los invitados deben tomar para asistir al evento define la experiencia del viaje del asistente.
Cuando identifiques cada etapa del viaje del asistente, además de cubrir la parte logística del evento, cerciórate de introducir aspectos emocionales en la experiencia del asistente.
Digamos que tu atención es capturar la atención de tus asistentes y mantener enfocada en el mensaje de tu marca. Este es un punto en el mapa emocional del viaje del asistente donde podrías delinear la estrategia que usarás para que esto suceda (por ejemplo, un storytelling cautivante o una ludificación).
Luego, agrégalo a la parte logística de tu mapa y determina qué necesitarás para configurar la dinámica que suscitará la curiosidad de tus asistentes.
Tip #2. Concéntrate más en mantenerlo personal
Una de las razones por las que el balance lógica/emoción es crucial para planear eventos exitosos es ayudarte a obtener la capacidad de producir un evento a gran escala al tiempo que ofrecer una experiencia personalizada.
Piensa en segmentar a tus asistentes basado en tus perfiles o expectativas, y luego entrega dinámicas o ambientes de evento customizados.
Por ejemplo, podrías planear varios talleres para diferentes temas (actividades que requieren lógica para cubrir aspectos como la adecuación del sitio, señalética, procedimiento de registro, etc.). Luego puedes diseñar un formulario inteligente y usar emociones (pregunta a tus asistentes por sus deseos y necesidades) para ubicar a las personas en diferentes talleres.
Tip #3. No te escondas tras soluciones digitales
No hay escasez de soluciones digitales que te asisten con la logística y te ayudan a lograr velocidad y precisión en tomar decisiones relacionadas con el evento. Estas herramientas son una necesidad si quieres mejorar tu nivel y estar un pasó delante de la competencia.
Sin embargo, recuerda que es importante que tu evento conserve su carácter interpersonal. ¿Qué significa esto? Significa que en vez de usar apps de evento o chatbots para interactuar con tus asistentes a lo largo del evento, lograrás un mayor balance entre lógica y emoción si mantienes un cierto grado de “contacto humano”.
Por ejemplo, tus invitados tal vez deseen comunicarse con alguien del equipo de planeación y no con la app del evento, así que no te confíes en herramientas digitales para ocuparte de tus asistentes—asegúrate que reciban suficiente apoyo y cuidado por parte de tu equipo.
Tip #4. Asegúrate que la “lógica” de planeación no afecte a tus asistentes
A veces, tal vez pensamos en que hay sentido común en lo que estamos haciendo y pasamos por alto o no prevemos ninguna consecuencia negativa de nuestras acciones.
Imagina atiborrar un día con reuniones, creyendo que esto hará a tu evento más valioso, aunque las sesiones comiencen a las 8 a.m. y terminen a las 9 p.m., con unos pocos cortos breaks en medio.
La lógica es simple: mientras más oradores, talleres, y mesas redondas, mejor, ¿cierto? Equivocado. Esta intensidad tendrá un impacto emocional negativo en tus asistentes, traducido en fatiga, falta de concentración, y el deseo de escapar.
Para llevar
Sin importar la logística y la lógica implicadas en el proceso de planeación, nunca olvides que tu evento debe estar centrado en el asistente, queriendo decir que hay un componente emocional que necesita ser tomado en consideración. Así que, sin importar lo que hagas, siempre piensa sobre el bienestar emocional de tus invitados y en balancear este aspecto con la lógica tras tu logística de planeación.
