La participación es mas que las actividades que organizas en un evento para que interactúen tus asistentes: se desprende de los fundamentos del diseño de eventos. Desde la forma en que el planificador diseña la experiencia de entrada a un evento, la disposición del espacio e incluso la salida de los asistentes, todo contribuye al éxito de la participación. Ya sea que estés preparando la primera versión de un evento o que éste sea recurrente, estos 4 consejos de diseño te ayudarán a comprender mejor el diseño de tu evento y como perfeccionar la participación de los asistentes año tras año.
Incentiva la participación antes de que el evento comience
Cuando las personas se inscriben para un evento por el que están entusiasmadas, no dudarán en contarlo a otros en sus trabajos o redes sociales. Diseñar la experiencia de marketing pre-evento de forma que genere comunicación entre potenciales asistentes facilitará a construir expectativa y poner a tus invitados en disposición de involucrarse con el evento.
Si estás disfrutando de los beneficios que ofrece una app como Eventtia que crear el espacio para la comunicación entre usuarios para conectarse antes del evento en una comunidad online, motiva a tus usuarios a usarla con medios como correos y redes sociales. Creando una cadencia estable antes del evento, asegurarás que tus usuarios estarán bien informados acerca de como pueden involucrarse en el evento. En tu rol de organizador de eventos, también puedes incursionar en la comunidad, interactuar y aprender sobre tus asistentes para saber que valoran mas e insertar estos elementos en tu evento.
Crear grandes entradas para generar una impresión duradera
¿Alguna vez has llegado a un evento solo para encontrar largas colas para el check-in y un cuello de botella para proceder al sitio dónde transcurre el evento? También lo he vivido. Cerciórate que esto no te suceda concibiendo una gran entrada que impactará a tus asistentes y los motivará a comunicarse. Creando una primera impresión duradera que incentive la interacción con el entorno debe ser el foco de atención al principio del evento, no solo los escritorios del check-in.
En el The Special Event de 2015, el acto de apertura no fue pequeña cosa. Realizado en el Brooklyn Bowl, los organizadores buscaron elementos de diseño de eventos y diseñaron una extraña y larga entrada. Dispusieron artistas en zancos que deambularon por el lugar como flechas humanas con aperitivos y diferentes cocktails. Con una situación tan digna de fotografiarse, los asistentes se motivaron a compartir sus fotos en línea, mejorando la interacción directa entre personas y en redes sociales.
Organiza el espacio en función del objetivo de tu evento
Nunca te limitarías a un único enfoque de diseño para tu evento, ¿porqué lo harías entonces cuándo piensas la disposición de tu espacio? Todo evento merece una disposición diferente. Adoptando una visión única, descuidarías la alineación entre tus objetivos y los de tus asistentes.
Si tu objetivo principal es educación, el estilo de aula de clase es estándar, ¿pero porqué no transformar el espacio en cápsulas con asientos mullidos y desarrollar un trabajo de equipo en la presentación? Por igual, si quieres que tus asistentes se emocionen sobre el espacio, no busques un estilo de teatro con hileras largas: ubica cómodas altas dispersas o medias lunas de evento crecientes. Usar herramientas de diagramado de cuartos como Social Tables te permitirá concebir el espacio con antelación y alinear así tus objetivos con los de tus asistentes.
Salida del evento (diseñar el contenido post-evento)
Muy similar a como diseñamos una corriente estable de contenido para promocionar tu evento, el mismo enfoque debería ser adoptado al momento de cerrarlo. Un simple mensaje de “gracias por asistir” amplifica la creación de contenido post-evento.
¿Utilizó tu evento un hashtag único? Crea una antología de recuerdos del evento desde el hashtag, comparte tus posts favoritos en redes sociales en un blog recapitulativo, luego pon un vínculo a él en el mensaje de gracias. ¿Porqué no resumir todo el material de video para alimentar la promoción de entradas para el año entrante en el mensaje de agradecimiento? Aprovecha esta oportunidad mientras los asistentes todavía se sienten involucrados y llévalos al contenido (o a otros asistentes del evento) que les serán útiles.
¿Qué ideas has intentado para convertir el entorno de tu evento en una máquina generadora de participación? Comparte tus ideas en los comentarios compártelos vía twitter en @socialtables.
La autora:
Laura López es jefe de Community Manager en Washington D.C para la compañía de software para planeación de eventos, Social tables. Esta plataforma ganadora de eventos ha sido utilizada para concebir y ejecutar mas de un millón de eventos desde 2011. La compañía tiene 4,000 clientes en 100 países y ha sido reconocida como una de las Compañías Fast mas innovadoras en eventos en 2017.
En su rol, ella pone lo “social” en Social Tables por facilitar la interacción digital y cara a cara en la creciente comunidad de clientes. Su pasión es reunir comunidades afines que comparten objetivos para que recíprocamente se ayuden a través de la participación en la red y fuera de ella.
