Lo que es crucial a la hora de conducir estas encuestas es crear preguntas que la gente disfrute responder, en esta guía, discutiremos cómo hacerlo.
Para los planeadores y organizadores de eventos, evaluar el performance de un evento es esencial para asegurar que puedan organizar eventos mucho mejores, aprendiendo de los errores y continuando con lo que funcionó bien.
Teniendo esto en cuenta, desarrollar encuestas de eventos sigue siendo uno de los mejores métodos para descubrir de forma objetiva lo que los asistentes piensan sobre tu evento, si los sponsors están felices y es probable que apoyen tu próximo evento, etcétera.
Las preguntas de las encuestas pre-evento son cruciales para asistir la fase de planeación del evento, a la vez que ayudan a conocer las expectativas que tienen los stakeholders
Las encuestas post-evento pueden ayudarte a ganar importantes insights de tus asistentes, miembros del equipo interno, sponsors, y otros stakeholders, que de otra forma estarían escondidos a plena vista, y estos insights serán esenciales para optimizar tus próximos eventos y evaluar el performance de tu equipo.
Lo que es crucial para conducir estas encuestas del evento es crear preguntas que la gente disfrute responder, en esta guía discutiremos cómo hacerlo.
Preguntas de la encuesta del evento: ¿qué preguntar?
Antes de siquiera discutir qué tipos de preguntas deberíamos hacer en la encuesta del evento, primero debemos considerar a quién vamos a preguntarle. Los diferentes grupos de personas de los que queremos recibir un feedback necesitarán diferentes tipos de preguntas, y hay generalmente tres tipos de grupos a considerar:
- Los miembros de tu equipo
Definitivamente debes tener el feedback de tu equipo interno, incluyendo los voluntarios. Estos son un recurso extremadamente valioso para saber qué fue lo que funcionó y qué no salió como lo planeado, además de la ejecución real del evento.
Aunque no necesariamente tienes que enviarles encuestas a los miembros y voluntarios de tu equipo (por ejemplo, puedes pedirles un feedback en la reunión de evaluación), es valioso enviar emails individuales dando las gracias por su buen trabajo y preguntando si tienen algún feedback.
Te sorprenderá la información que estos pueden darte sobre la ejecución y la planeación del evento, la cual de otra manera habría quedado perdida en el camino.- Sponsors
Esto es bastante obvio, tus sponsors son potencialmente los stakeholders más importantes de tu evento, y tiene mucho sentido que quieras obtener su feedback también.
Enviar encuestas post-evento a los sponsors (o al menos, enviar emails pidiéndoles su feedback) es especialmente importante si vas a organizar otros eventos en el futuro. Es importante descubrir si has hecho algo que al sponsor no le gustó, para que puedas evitar hacer lo mismo en tus futuros eventos.
Además, pedirles un feedback puede hacer que se sientan más apreciados y que sientan que valoras su contribución, lo que puede ayudar a construir una relación positiva.
- Asistentes
Por último, pero no menos importante, tus asistentes, tu audiencia objetivo.
Estas son las personas para quienes literalmente se diseña y produce el evento, así que una encuesta post-evento es crucial si quieres conocer su experiencia antes, durante, y después del evento.
Al igual que con tus sponsors, saber qué funcionó para tu audiencia y qué no, puede ayudar a que los asistentes vuelvan a tus próximos eventos. Los eventos son como los restaurantes: si no tuvieron una buena experiencia en tu evento, no volverán. Así que, las encuestas son de hecho esenciales para asegurar el éxito del marketing de tu evento.
Diferentes tipos de preguntas para encuestas de eventos
Obviamente, hay infinidad de tipos de preguntas distintas que puedes hacer a los stakeholders del equipo, pero podemos categorizar estas preguntas en las tres principales:
- Preguntas abiertas: También conocidas como preguntas cualitativas, donde los participantes de las encuestas pueden responder con sus propias palabras las preguntas. Son más difíciles de analizar, pero pueden brindar un feedback cualitativo valioso. Por ejemplo, “describe tus sentimientos al asistir al evento”
- Preguntas tipo opción múltiple y Likert scale: en este tipo de pregunta, los participantes pueden calificar algo en escala numérica. Por ejemplo: “califica qué tan satisfecho estás con el evento” (de 1 a 5). Además, podemos hacer preguntas simples tipo opción múltiple que puedan ser medidas cuantitativamente. Por ejemplo, “¿qué orador te gustó más?” (escoge entre A, B, o C).
- Preguntas de tipo Sí/No: es bastante simple, una pregunta donde los participantes pueden responder si o no. Por ejemplo “¿asistirías a un evento similar en el futuro?”, (si o no).
Podemos combinar los diferentes tipos de preguntas juntas, por ejemplo, una pregunta tipo si/no, seguida de una pregunta abierta. Usando el mismo ejemplo, “¿asistirías a un evento similar en el futuro?” (si o no), podemos entonces preguntar: “¿por qué?, como una pregunta abierta.
Cuando discutamos los diferentes ejemplos de preguntas para encuestas, también te daremos sugerencias acerca de los tipos de preguntas que mejor funcionarán.
Ejemplos de preguntas de encuestas pre-evento que la gente disfrutará responder
Estas son las preguntas de encuestas que debes hacer antes del evento. Hay muchas formas de hacer esto, pero las más populares son:
- Hacer un cuestionario online en tus posts de redes sociales o en tu página web. Debes hacer preguntas simples de tipo binario sí/no o preguntas en la escala Likert.
- Durante el proceso de registro/compra de tiquetes. Esta es una gran forma de hacer una pregunta que necesitas que cada uno de los asistentes responda, por ejemplo, preguntas relacionadas con el alojamiento.
- Screen de confirmación del registro. También es una gran forma de reunir insights relacionados con las expectativas de los asistentes frente al evento.
Como podemos ver, la encuesta pre-evento está dirigida principalmente a los asistentes, y aquí tienes algunos ejemplos de preguntas a considerar:
- ¿Cómo te enteraste del evento? (tipo: opción múltiple)
- ¿Por qué asistes al evento? (tipo: abierta)
- ¿Alguna vez has asistido a un evento similar/a este evento (si es un evento anual) antes? (tipo:si/no)
- ¿En qué eventos/exposiciones/oradores estás más interesado? (tipo: opción múltiple)
- ¿Tienes alguna condición médica que debamos conocer? (tipo: abierta)
- ¿Tienes alguna necesidad o restricción especial que debamos conocer? (tipo: abierta)
- ¿Tienes alguna restricción en tu dieta que debamos conocer? (tipo: abierta)
- ¿Hay alguna información relacionada al evento que sea difícil de encontrar? (tipo: abierta)
Encuestas Post-Evento: Los objetivos/propósitos de las preguntas de tus encuestas
Cuando se trata de diseñar preguntas para encuestas, es crucial identificar primero el objetivo o el propósito de hacer cada una de las preguntas.
En general, las preguntas de la encuesta deben cubrir tres propósitos diferentes:
- Los altos
Pregúntales cuál fue su parte favorita del evento, que consideran que fue el mayor éxito en tu evento, y por qué. Necesitamos entender por qué esto es un éxito para que podamos repetirlo en el futuro.
- Los bajos
Igualmente, debes saber, cuáles piensan los stakeholders que fueron las mayores fallas y/o aprietos del evento. El objetivo de estas preguntas es descubrir formas de mejorar la gestión y planeación de nuestros futuros eventos.
Obviamente escuchar un feedback negativo no es divertido, pero es crucial si realmente quieres mejorar tus eventos en el futuro y optimizar tus oportunidades de éxito.
- Nivel de satisfacción general
Las preguntas de las encuestas deben medir de manera objetiva el nivel de satisfacción general del evento de cada participante. Aquí es donde debemos hacer preguntas en escala “Likert” que puedan ser medidas de forma cuantitativa.
Ejemplos de preguntas efectivas de encuestas post-evento
Preguntas abiertas para encuestas post-evento
Aquí hay algunos ejemplos de preguntas abiertas para encuestas post-evento:
- ¿Cuál crees que fue el mayor highlight del evento?
- ¿Qué te gustó más?
- ¿Tienes alguna sugerencia para nuestro próximo evento? (o para el evento del próximo año, si se trata de un evento anual)
- ¿Cuál fue tu parte “menos favorita” del evento?
- ¿Este evento te ha ayudado?. ¿De qué forma?
- ¿Puedes sugerirnos algún orador para nuestros próximos eventos?
- ¿Cómo podemos mejorar este evento?
Es importante recordar que no debes hacer muchas preguntas abiertas en tu encuesta. A los participantes les tomará mucho tiempo responder estas preguntas, lo que puede llevar a un mayor tasa de abandono. Además, es difícil analizar respuestas cualitativas en masa, pues no puedes cuantificar estos resultados.
Preguntas en escala Likert (Likert Scale) para encuestas post-evento
Cuando hacemos preguntas en la escala Likert, es crucial explicar qué representará el rating numérico, por ejemplo, “1-muy decepcionado” y “5-muy satisfecho”, o “1-no muy importante” y “5-extremadamente importante”.
No especificar esto de forma clara puede producir data confusa/basura, así que asegúrate de poner mucho énfasis en las instrucciones que le das a los participantes.
Aquí hay algunos ejemplos de preguntas de encuestas en la Likert scale
- ¿Cómo calificarías a cada uno de los oradores (o expositores)?
- ¿Qué tan probable es que asistas a nuestro próximo evento? (o, a este mismo evento el próximo año)
- ¿Qué tan probable es que le recomiendes este evento a un amigo o a un colega?
- ¿Qué tan satisfecho estás con este evento?
- ¿Qué tan beneficiosa fue la información presentada en esta conferencia?
- ¿Qué tan positivamente impactará tu vida este evento? (o tu vida profesional)
- ¿Cómo calificarías la comida y las bebidas servidas?
- ¿Qué tan probable es que asistas a otros eventos nuestros?
Preguntas Si/No para encuestas post-evento
Puedes expandir una pregunta de tipo si/no en una pregunta de opción múltiple (con tres o más opciones) cuando lo necesites, aquí tienes algunos ejemplos:
- ¿Has asistido a un evento similar antes? (o, ¿has asistido a este evento antes?)
- ¿Has asistido a alguno de nuestros otros eventos antes?
- ¿Cómo te enteraste del evento? (brinda múltiples opciones, ejm: A) redes sociales B) a través de amigos C) publicidad)
- ¿El evento cumplió tus expectativas?
- ¿La fecha y la hora del evento fueron convenientes para ti?
- ¿Qué sponsors del evento recuerdas? (dales múltiples opciones)
- Preguntas de datos demográficos (su profesión, edad, industria, etc.)
Para terminar
Tanto las encuestas pre y post-evento son una gran forma de reunir un mayor feedback sobre tu evento y la gestión de este.
Obviamente recibir un feedback negativo puede ser difícil de asumir, pues la naturaleza humana es no admitir los errores. Sin embargo, aprender tanto del feedback positivo, como del negativo, es esencial si realmente quieres mejorar tus próximos eventos.
Realiza tus encuestas con confianza haciendo preguntas para la encuesta del evento que la gente disfrute responder y que abarquen la mejora continua.
