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Empoderando el trabajo de los mejores empresarios a través el mundo.

Más allá de las expectativas: esta es la historia de éxito de Endeavor y cómo la organización logró superar los desafíos de la gestión de eventos, reconfigurar la experiencia de sus asistentes y mejorar el impacto de sus eventos.

EL GENOMA EMPRESARIAL DE ENDEAVOR

La empresa Endeavor es conocida por apoyar a empresarios de alto impacto para que puedan construir marcas prósperas, emplear a miles de personas, generar miles de millones de dólares en salarios y servir como modelos para otros.

Operando en Asia, África, Europa, América del Norte, América Latina y Medio Oriente, la organización trabaja para impulsar el crecimiento económico a largo plazo seleccionando y asesorando a los empresarios con mejores resultados en todo el mundo.

A través de un riguroso proceso de selección de múltiples pasos, Endeavor examina anualmente a miles de empresarios de todo el mundo para identificar a aquellos con el mejor talento y el mayor potencial de impacto. Los emprendedores de Endeavor han escalado con éxito sus negocios y han creado oportunidades importantes de riqueza y trabajo en casi todas las industrias y regiones del mundo.

Actualmente, Endeavor está utilizando Eventtia para llevar a cabo ocho eventos anuales del Panel de Selección Internacional y conferencias de tres días.

PLANIFICAR UN EVENTO NO ERA UNA EXPERIENCIA MUY AGRADABLE

INSCRIPCIONES INCOMPLETAS

Los organizadores de Endeavor notaron que varios asistentes no suelen entregar toda la información necesaria durante el proceso de registro. Por ejemplo, algunas de las personas no pueden adjuntar sus breves biografías, mientras que otras se olvidan de enviar sus fotos según lo solicitado. Aunque el sistema los registraría como asistentes, la información incompleta tuvo un impacto negativo en el trabajo de los gestores de eventos, ya que tuvieron que multiplicar los esfuerzos para obtener los datos faltantes.

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FACTURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PAGOS

Un desafío importante fue facilitar el procedimiento de los pagos. El objetivo principal era garantizar una administración de pagos sin esfuerzo generando y enviando automáticamente las facturas en línea. Otro problema estaba relacionado con los retrasos en los pagos, lo que olbigaba a los organizadore de los eventos Endeavor a rastrear manualmente y enviar recordatorios a quienes aún no habían pagado.

PROGRAMAS COMPLICADOS

Un objetivo adicional era hacer que el acceso de los asistentes a la información fuera lo más fácil posible. Esto era una gran prioridad, especialmente cuando la agenda contenía muchos presentadores y mucha información. Endeavor registró casos con hasta 18 reuniones en paralelo. Si los asistentes querían consultar la agenda del día, tenían que escanear una tabla de Excel sobrecargada con información. Este procedimiento llevó mucho tiempo e implicaba un grado significativo de esfuerzo que afectaba las experiencias de los asistentes.

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FALTA DE CONTROL Y AUTONOMÍA

Finalmente, los organizadores buscaban una herramienta que les ayudara a administrar los cambios de último minuto sin tener que depender de terceros que a veces eran ineficientes. La intención principal era encontrar un sistema que permitiera a los planificadores actualizar automáticamente la información relacionada con el evento en tiempo real.

SOLUCIONES INNOVADORAS DE EVENTTIA

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FORMULARIOS DE REGISTRO EFICIENTES

Hemos ofrecido un procedimiento de registro significativamente mejorado y fácil de usar. Nuestro software equipó a los planificadores de Endeavor con las herramientas necesarias para configurar formularios de registro flexibles pero efectivos. Este nuevo enfoque significaba que los asistentes podían cambiar y actualizar sus perfiles en cualquier momento y proporcionar todos los datos necesarios, fotos o biografías cortas, según los requisitos del evento.

SISTEMA DE PAGO DE ULTIMA HORA

Para garantizar una experiencia impecable, Eventtia proporcionó una solución de pago y facturación. Esto le permite a los asistentes pagar con un clic rápido usando sus tarjetas de crédito u otros métodos populares. Al pagar la factura, los asistentes recibien automáticamente una confirmación de pago.

Además, este módulo permitió encontrar fácilmente la lista de facturas y clasificar a los participantes en categorías "Pagado" y "Pendiente". Si alguno de los asistentes se inscribe sin pagar la factura, los organizadores del evento pueden enviar una breve notificación con el llamado a la acción "Pagar con tarjeta", facilitando todo el procedimiento. Esta característica también ayudó a los organizadores a rastrear rápidamente a los asistentes que aún no habían pagado la factura para invitarles a completar el pago.

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PROGRAMAS DIGITALES

Con el deseo de proporcionar el máximo valor, los organizadores de Endeavor suelen incluir eventos con muchas actividades, sesiones y dinámicas. Para evitar que los asistentes se abrumen, equipamos a los organizadores con las herramientas necesarias para configurar una agendas de eventos digitales. Ahora, los asistentes pueden navegar el programa y acceder más fácilmente a la información sobre los panelistas, oradores o sesiones.

AUTONOMÍA Y CONTROL ABSOLUTO

Una de las mayores ganancias fue la administración fácil de los cambios de último minuto. Dado que nuestro software permite actualizaciones inmediatas, los organizadores no tuvieron que perder tiempo en modificar manualmente la información actual. Un cambio rápido es suficiente para actualizar todo el sistema. Además, estas actualizaciones no requieren la ayuda de terceros, lo que le dió a los gestores de Endeavor el control total de la planificación.

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ENCUESTAS CON DISEÑO AGRADABLE

Una de las características más exitosas de Eventtia es la capacidad de diseñar y enviar automáticamente encuestas atractivas. Al utilizar este extra, los organizadores de Endeavor se despidieron de los formularios estándar de Google y ahora pueden diseñar encuestas visualmente agradables. Además de eso, pueden enviar instantáneamente las encuestas directamente desde la plataforma.

SOLUCIONES A MEDIDA

Para una administración sencilla de los datos relacionados con el evento, Eventtia desarrolló una solución a la medida y ayudó a los planificadores de Endeavor a generar automáticamente un PDF, que contenía toda la información necesaria sobre los asistentes al evento.

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TESTIMONIOS

Alana Chin, Directora de Eventos y Asociaciones en Endeavor

Este fue un verdadero cambio. Lo que más nos sorprendió de Eventtia fue el acceso inmediato a soluciones que resolverían desafíos que ni siquiera habíamos considerado antes. Además de eso, al adoptar Eventtia, logramos ahorrar mucho tiempo y centramos en tareas menos redundantes o aburridas, al la vez obteniendo el control absoluto de la personalización del evento.

AYÚDANOS A AYUDARTE

Nos encantaría ayudarte a superar tus desafíos en la gestión de eventos.