Términos y Condiciones
Las presentes condiciones contractuales (en adelante “el Contrato”) se concluyen entre la sociedad EVENTTIA SAS (en adelante “Eventtia”), sociedad anónima colombiano con domicilio en la Carrera 35A #15B-35 y la entidad jurídica cuyos datos constan en el Presupuesto adjunto al presente Contrato (en adelante “el Cliente”) (individualmente una “Parte” y colectivamente las “Partes”).
1. Definiciones
El Contrato está compuesto por los documentos siguientes por orden jerárquico decreciente:
Los documentos enumerados a continuación constituyen la totalidad del acuerdo entre las partes, con respecto al objeto del Contrato y sustituyen y anulan cualesquiera declaraciones, negociaciones, compromisos, comunicaciones orales o escritas, aceptación, y acuerdos previos entre las partes, con respecto al mismo objeto. El Contrato prevalece sobre cualquier otro documento, incluyendo las condiciones generales de compra del Cliente.
- Las presentes Condiciones Generales
- El Presupuesto tal como lo acepta el Cliente
Los documentos enumerados a continuación constituyen la totalidad del acuerdo entre las partes, con respecto al objeto del Contrato y sustituyen y anulan cualesquiera declaraciones, negociaciones, compromisos, comunicaciones orales o escritas, aceptación, y acuerdos previos entre las partes, con respecto al mismo objeto. El Contrato prevalece sobre cualquier otro documento, incluyendo las condiciones generales de compra del Cliente.
2. Definiciones
“Aplicación” significa la plataforma aplicativa de gestión de eventos en modo SaaS (software as a servicio) desarrollada por Eventtia y puesta a disposición del Cliente y de sus usuarios autorizados en el marco del presente Contrato, cuyas funcionalidades y opciones se detallan exclusivamente en el Presupuesto.
“Presupuesto” significa y designa cualquier oferta o propuesta comercial emitida por vía escrita o electrónica por Eventtia para el Cliente con el fin de detallar el perímetro funcional de la Aplicación así como, en su caso, la descripción de los Servicios Profesionales ofertados al Cliente. Cualquier aceptación de Presupuesto compromete al Cliente.
“Datos del Cliente” significa el conjunto de los datos e informaciones suministrados, entrados, tratados o almacenados por el Cliente y los usuarios autorizados del Cliente en el momento de la utilización de la Aplicación, que incluye asimismo los datos personales de los usuarios y de las personas concernidas por los tratamientos realizados por el Cliente. Los datos del Cliente incluyen asimismo los elementos transmitidos por el Cliente a Eventtia a efectos de su integración en la Aplicación en el marco de la ejecución de los Servicios Profesionales.
“Fecha de Entrada en Vigor” significa la fecha tal como se estipula dentro del Presupuesto o, a falta de indicación, la fecha de aceptación del Presupuesto por el Cliente.
“Documentación” significa todas las instrucciones de parametrización/configuración y utilización de la Aplicación que puedan ser comunicadas por escrito al Cliente por Eventtia.
“Entregables” significa el conjunto de los entregables suministrados en su caso por Eventtia al Cliente en concepto de los Servicios Profesionales, que pueden incluir desarrollos específicos.
Prerrequisitos” significa los prerrequisitos, especialmente en términos de informaciones previas que deban ser obligatoriamente comunicados a Eventtia por el Cliente y a los cuales el Cliente debe atenerse en aplicación del Contrato, tal como se comunican por parte de Eventtia en el momento de la ejecución del Contrato.
“Servicios Profesionales” significa el conjunto de las prestaciones que puedan ser suministradas por Eventtia al Cliente además de la simple puesta a disposición de la Aplicación tales como especialmente los servicios de configuración de la Aplicación y de formación o las eventuales prestaciones de desarrollos informáticos, según se relacionan exclusivamente en el Presupuesto.
3.Derecho de utilización de la Aplicación.
A contar desde la Fecha de Entrada en Vigor, Eventtia concede al Cliente y a sus usuarios autorizados durante el período del presente Contrato y en concepto no-exclusivo y no-transferible, un derecho de utilización de la Aplicación y de los eventuales Entregables realizados en el marco de los Servicios Profesionales para sus propias necesidades, dentro del respeto de la Documentación y dentro del estricto respeto del perímetro funcional y de utilización previsto dentro del Presupuesto. Salvo en el marco de los límites expresamente previstos por otra parte dentro del presente Contrato, el Cliente se abstendrá (a) de modificar, adaptar o traducir la Aplicación o de crear cualquier programa informático derivado (b) de conceder sublicencias, alquilar, prestar, o transferir la Aplicación o los derechos concedidos, de cualquier forma que sea, a un tercero, salvo si dicho tercero forma parte de los Usuarios Autorizados. El Cliente reconoce asimismo que Eventtia se reserva expresamente el derecho de corregir los errores de la Aplicación.
4.Acceso a la Aplicación.
El acceso por el Cliente o por cualquier usuario autorizado a la Aplicación se efectúa a partir de cualquier ordenador y/o terminal móvil y mediante identificadores definidos por el usuario o suministrados por Eventtia. El Cliente deberá informar inmediatamente a Eventtia de cualquier utilización no autorizada de sus identificadores. Eventtia no puede ser considerada responsable de cualquier pérdida o daño resultante de la negligencia del Cliente en la protección de sus identificadores de conexión y/o de sus Datos. El Cliente garantiza asimismo que los usuarios autorizados respetarán las condiciones generales de utilización de la Aplicación y de la Documentación.
5.Servicios Profesionales.
En cuanto el Cliente haya efectuado el correspondiente pedido a Eventtia, y con reserva del respeto por parte del Cliente de los Prerrequisitos comunicados por Eventtia al Cliente, los Servicios Profesionales serán ejecutados por Eventtia en conformidad con las condiciones contempladas en el Presupuesto correspondiente. En función de las necesidades expresadas por el Cliente, Eventtia se compromete a aportar toda su pericia y todo el cuidado requerido en la ejecución de las tareas que le incumben. En este sentido, Eventtia procurará asignar los medios y los recursos necesarios a
estos efectos. En el marco de la ejecución de los Servicios Profesionales, corresponde al Cliente (i) aportar a Eventtia toda su asistencia con respecto a la definición de sus necesidades, (ii) comunicar a Eventtia el conjunto de las informaciones de interés para la ejecución de los Servicios Profesionales y (iii) colaborar plenamente con Eventtia en la ejecución de los Servicios Profesionales. Queda entendido que Eventtia hará los máximos esfuerzos con el fin de cumplir con los plazos que le son impuestos en la ejecución de los Servicios Profesionales y el suministro de los Entregables asociados, estando condicionada dicha obligación al cumplimiento, por parte del Cliente, de sus propias obligaciones.
estos efectos. En el marco de la ejecución de los Servicios Profesionales, corresponde al Cliente (i) aportar a Eventtia toda su asistencia con respecto a la definición de sus necesidades, (ii) comunicar a Eventtia el conjunto de las informaciones de interés para la ejecución de los Servicios Profesionales y (iii) colaborar plenamente con Eventtia en la ejecución de los Servicios Profesionales. Queda entendido que Eventtia hará los máximos esfuerzos con el fin de cumplir con los plazos que le son impuestos en la ejecución de los Servicios Profesionales y el suministro de los Entregables asociados, estando condicionada dicha obligación al cumplimiento, por parte del Cliente, de sus propias obligaciones.
6.Soporte/Mantenimiento.
En caso de disfunción de la Aplicación, Eventtia hará los máximos esfuerzos después de la recepción de una notificación del Cliente dirigida al soporte de Eventtia, para aportar una solución de corrección o una alternativa en un plazo razonable. El Cliente reconoce y acepta que Eventtia se reserva el derecho de corregir cualquier eventual defecto de la Aplicación mediante la instalación automática de actualizaciones. El Cliente está informado de que las disfunciones que no bloqueen una utilización normal de la Aplicación no darán forzosamente lugar a una corrección. El mantenimiento previsto en concepto del presente Contrato sólo se refiere a las prestaciones de mantenimiento correctivo y preventivo. En el marco del mantenimiento evolutivo, actualizaciones, modificaciones o mejoras aportadas a la Solución podrán ser implementadas automáticamente por Eventtia a su discreción o según las estipulaciones previstas en el marco de una cláusula adicional escrita o un Presupuesto acordado por las partes y que sea objeto de una cláusula adicional al presente Contrato. Eventtia no asumirá ninguna obligación de mantenimiento en caso de incumplimiento por el Cliente de las instrucciones de la Documentación o si el Cliente no ha implementado los Prerrequisitos.
7.Condiciones Financieras
7.1 Precio.
El Cliente se compromete a cumplir con el pago de las cantidades fijas y periódicas contempladas en el Presupuesto. Cualquier aceptación del Presupuesto compromete al Cliente. Los precios se expresan sin impuestos.
7.2 Modalidades de pago.
Todas las cantidades adeudas en concepto del presente Contrato deberán liquidarse conforme a los vencimientos previstos en el Presupuesto dentro de los quince (15) días que sigan a la fecha de recepción de la factura. Sin perjuicio de los otros derechos de Eventtia, cualquier defecto o retraso de pago en la fecha de vencimiento de la factura conllevará inmediatamente la aplicación de penalizaciones de retraso con un tipo correspondiente al tipo de refinanciación del Banco Central Europeo incrementado en siete (7) puntos y la Aplicación de una indemnización global para gastos de cobro de un importe de cuarenta (40) euros.​
7.3
En caso de retraso en el cumplimiento de su obligación de pago y sin perjuicio de los otros derechos de Eventtia (i) el Cliente podrá, además, verse desposeído de cualquier aplazamiento para todos los pagos que se tengan que producir y que se convertirán en exigibles de inmediato y/o (ii) en cuanto el retraso de pago supere los 15 días, Eventtia tendrá el derecho, sin más formalidades que el envío de una notificación escrita, de suspender el acceso del Cliente a la Aplicación o a la ejecución de los Servicios Profesionales hasta el pago completo de las cantidades adeudadas.
8.Garantías
8.1 Garantías Eventtia.
Eventtia garantiza que la Aplicación se pondrá a disposición del Cliente según las modalidades exclusivamente estipuladas en el Presupuesto, especialmente en lo que se refiere al perímetro funcional de la Aplicación. Eventtia garantiza asimismo que ejecutará el Contrato con todo el cuidado necesario, destinando al mismo todos los recursos y medios necesarios y respetando las especificaciones acordadas entre las partes. En concepto del presente Contrato, queda expresamente acordado que aunque Eventtia haga todos los esfuerzos razonables con el fin de que la Aplicación funcione de una forma sustancialmente conforme con las condiciones del Presupuesto y de la Documentación, no puede sin embargo garantizarlo totalmente. Eventtia no garantiza en este sentido que la Aplicación esté libre de anomalías o funcione sin interrupción.
8.2 Garantías del Cliente.
El Cliente será plenamente responsable ante Eventtia y se compromete a indemnizarle por cualquier perjuicio y/o pérdida financiera, con respecto a cualquier procedimiento iniciado en su contra relacionado con la no-conformidad de los datos del Cliente con la reglamentación vigente y especialmente por su carácter ilícito o que atente a derechos de terceros o que incumpla cualquier reglamentación aplicable a la utilización de la Aplicación. En este sentido, se recuerda que el Cliente se hace plenamente responsable de la configuración y de la explotación de la Aplicación ante sus usuarios y las personas concernidas por los eventos gestionados a través de la Aplicación, declinando Eventtia cualquier responsabilidad en este concepto. El Cliente reconoce por otra parte que tiene todas las autorizaciones legales que permiten explotar la Aplicación y todas las licencias que permiten a la Aplicación y a Eventtia utilizar y/o interactuar con paquetes de programas y software que pertenezcan a editores terceros. Las partes acuerdan finalmente que los datos del Cliente serán alojados por Eventtia dentro de la Aplicación. El Cliente sigue siendo sin embargo el responsable de realizar las copias de seguridad de sus Datos.
9.Responsabilidad
9.1.
La responsabilidad de Eventtia sólo podrá verse comprometida en base a una falta probada y exclusiva en la realización del daño. En este sentido, se recuerda que Eventtia no podrá ser considerada responsable en concepto de las tareas o de los suministros que incumben al Cliente o a terceros. Como simple prestatario técnico proveedor de una plataforma aplicativa, Eventtia no puede en ningún caso ser considerada responsable de ningún daño relacionado con la organización o el desarrollo de los eventos del Cliente organizados a través de la Aplicación. Eventtia no podrá tampoco ser considerada responsable en caso de daños causados por el incumplimiento por parte del Cliente de los Prerrequisitos y/o de la Documentación comunicados por Eventtia. Cualquiera que sea la base de la reclamación, la responsabilidad de Eventtia por cualquier daño, incluso en relación con cualquier medida de sustitución, corrección, reembolso o descuento en el precio o ejecución forzosa que pudiera ser solicitada y/o ordenada por el Cliente, se limita, para todos los siniestros, al importe de las cantidades, sin impuestos, cobradas por Eventtia en concepto del Presupuesto en el año de ocurrencia del hecho generador de responsabilidad. Queda entendido que, siendo dicha limitación para la totalidad de los siniestros, ésta debe entenderse con deducción de cualquier importe resultante de hechos generadores anteriores. El Cliente dispone en cualquier caso de un plazo máximo de un (1) año a contar desde el conocimiento por parte del Cliente de dicho incumplimiento, para comprometer la responsabilidad de Eventtia.
9.2
Eventtia no podrá ser obligada a la indemnización de los daños indirectos y de lucro cesante tales como, especialmente, pérdida de contratos o de clientela, pérdida de explotación, interrupción del servicio vinculada a la utilización de la Aplicación, pérdidas financieras vinculadas con el tiempo pasado para paliar el incumplimiento observado, atentado contra la imagen de marca, pérdida o corrupción de datos y/o de ficheros. Cualquier perjuicio sufrido por un tercero se asimila a un daño indirecto. Los daños eventuales encontrados en el momento de la organización y/o del desarrollo de los eventos del Cliente se consideran asimismo asimilados a perjuicios indirectos. Eventtia no puede ser considerada además responsable de ningún incumplimiento de sus obligaciones que resulten de un acontecimiento de fuerza mayor o que escapen a su control y especialmente las averías de material informático o eléctrico o fallo de las redes de telecomunicaciones. La ejecución del Contrato está basada sobre el uso de la red Internet y el Cliente reconoce que Eventtia no puede garantizar (i) el buen funcionamiento de Internet ni por este mismo motivo la ausencia de cortes o de degradación de servicios, (ii) la ausencia de cualquier riesgo de intrusiones, de pirateos de datos y de contaminación mediante virus informáticos. Si Eventtia hace los máximos esfuerzos para garantizar un porcentaje de disponibilidad de la Aplicación sin discontinuidad importante, no podrá ser considerada responsable por ninguna indisponibilidad de la Aplicación ligada a la disfunción de las redes de Internet o en caso de operaciones de mantenimiento.
10.Confidencialidad
10.1
Las partes se comprometen a considerar como estrictamente confidenciales y a tratar como tales cualesquiera informaciones de naturaleza comercial, financiera o técnica correspondientes a la otra parte, cualquier que sea su soporte, comunicadas o recogidas durante la ejecución del Contrato. Todas las informaciones conocidas del público se consideran no-confidenciales. Las partes se comprometen a no divulgar o permitir que se divulguen, directamente o por persona interpuesta, en su totalidad o en parte, las informaciones confidenciales de la otra parte, a cualquier tercero, con excepción de los empleados y/o subcontratistas que necesiten informaciones para la ejecución de sus obligaciones. Cada parte se compromete a restituir a la otra parte, con reserva de la perfecta ejecución de las obligaciones de ésta, cualesquiera documentos u otros soportes que contengan informaciones.
10.2 Referencia.
Eventtia está autorizada a utilizar los signos distintivos del Cliente con fines de referencia de clientes en sus soportes de comunicación publicitaria o promocional.
11. Propiedad Intelectual/ Usurpación.
La Aplicación así como los softwares y programas, marcas, dibujos y modelos, las imágenes, los textos, las fotos, los logos, las cartas gráficas, las bases de datos, los sonidos, los vídeos, los nombres de dominios, el diseño y cualquier otro contenido puesto a disposición del Cliente por Eventtia, sin que esta lista sea exhaustiva, son propiedad exclusiva de Eventtia y están protegidos por las disposiciones del derecho de autor, del derecho de las marcas o
de cualquier otro derecho de propiedad intelectual o industrial aplicable. Eventtia defenderá asimismo, a cargo suyo, al Cliente contra cualquier demanda judicial presentada por un tercero en su contra y que estuviera basada sobre el carácter falsificador de la Aplicación con respecto a derechos de propiedad intelectual del tercero concernido y se compromete a hacerse cargo de las condenas dictadas en contra del Cliente en concepto de una resolución judicial firme y sin posibilidad de recurso o de una transacción concluida y aprobada previamente por Eventtia. Esta garantía está expresamente supeditada a las condiciones de que (i) el Cliente haya inmediatamente notificado por escrito a Eventtia la reclamación del tercero, (ii) que Eventtia disponga del control exclusivo de los medios de defensa y de cualquier solución amistosa, (iii) que el Cliente se abstenga de cualquier reconocimiento de responsabilidad y (iv) que colabore activa y lealmente con Eventtia en este marco. En el caso de que la Aplicación sea susceptible, según Eventtia, de constituir un atentado a derechos de terceros, el Cliente se compromete, con los fines de conservar el beneficio de la garantía, a acatar estrictamente las instrucciones de Eventtia, que puedan consistir especialmente en la suspensión temporal o definitiva de la explotación de la Aplicación. Cualquier garantía en concepto de atentados a derechos de terceros queda excluida siempre que esté fundada sobre (i) una utilización de la Aplicación no conforme con las estipulaciones contractuales acordadas (ii) una utilización de la Aplicación en combinación con cualquier otro producto, material, software o cualquier otro dato no suministrado por Eventtia, en la medida en que el atentado a los derechos de terceros resulte de esta combinación y no de la Aplicación considerada de forma aislada.
de cualquier otro derecho de propiedad intelectual o industrial aplicable. Eventtia defenderá asimismo, a cargo suyo, al Cliente contra cualquier demanda judicial presentada por un tercero en su contra y que estuviera basada sobre el carácter falsificador de la Aplicación con respecto a derechos de propiedad intelectual del tercero concernido y se compromete a hacerse cargo de las condenas dictadas en contra del Cliente en concepto de una resolución judicial firme y sin posibilidad de recurso o de una transacción concluida y aprobada previamente por Eventtia. Esta garantía está expresamente supeditada a las condiciones de que (i) el Cliente haya inmediatamente notificado por escrito a Eventtia la reclamación del tercero, (ii) que Eventtia disponga del control exclusivo de los medios de defensa y de cualquier solución amistosa, (iii) que el Cliente se abstenga de cualquier reconocimiento de responsabilidad y (iv) que colabore activa y lealmente con Eventtia en este marco. En el caso de que la Aplicación sea susceptible, según Eventtia, de constituir un atentado a derechos de terceros, el Cliente se compromete, con los fines de conservar el beneficio de la garantía, a acatar estrictamente las instrucciones de Eventtia, que puedan consistir especialmente en la suspensión temporal o definitiva de la explotación de la Aplicación. Cualquier garantía en concepto de atentados a derechos de terceros queda excluida siempre que esté fundada sobre (i) una utilización de la Aplicación no conforme con las estipulaciones contractuales acordadas (ii) una utilización de la Aplicación en combinación con cualquier otro producto, material, software o cualquier otro dato no suministrado por Eventtia, en la medida en que el atentado a los derechos de terceros resulte de esta combinación y no de la Aplicación considerada de forma aislada.
12. Duración y Rescisión
12.1 Duración.
El Contrato entra en vigor a contar desde la Fecha de Entrada en vigor y se concluye por la duración estipulada en el Presupuesto.
12.2 Rescisión.
En caso de incumplimiento por una de las partes de una de sus obligaciones substanciales en concepto del Contrato, que no se haya reparada en un plazo de quince (15) días a contar desde la fecha de recepción de la notificación del incumplimiento en cuestión, el Contrato quedará rescindido de pleno derecho y todo ello, sin perjuicio de los otros derechos de la parte no incumplidora. El incumplimiento por el Cliente de sus obligaciones de pago y de colaboración constituye incumplimientos a obligaciones esenciales conforme a la presente.
12.3 Efectos de la rescisión.
A contar desde la rescisión del Contrato, por cualquier causa, (i) todas las cantidades adeudadas a la sociedad Eventtia en concepto del Contrato, especialmente en concepto del período de compromiso que se precisa en el Presupuesto, se convertirán en inmediatamente exigibles y (ii) se negará al Cliente cualquier utilización de la plataforma y de sus servicios.
13.Reversibilidad.
En caso de rescisión del Contrato por cualquier motivo, Eventtia se compromete a asegurar la reversibilidad de los datos del Cliente. Eventtia restituirá por lo tanto al Cliente la totalidad de los datos del Cliente, según modalidades de restitución que se tienen que acordar entre las partes, y no conservará ninguna copia. Cualquier prestación de reversibilidad que exceda la simple restitución de los datos del Cliente, especialmente de las prestaciones de transferencia de competencias, deberán ser aceptadas por Eventtia y serán facturadas según modalidades a acordar entre las partes.
14.Datos personales.
Con el fin de permitir al Cliente y a los usuarios utilizar la Aplicación y los servicios suministrados a través de la Aplicación, Eventtia recogerá, a través de su filial francesa y de sus prestatarios, datos de carácter personal, en calidad de subcontratista del Cliente que actúa como responsable del tratamiento. Conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de los datos personales (RGPD), las partes tienen la obligación de concluir el acuerdo de subcontratación relativo al tratamiento de datos de carácter personal reproducido en el anexo al presente Contrato.
15.Estipulaciones Generales
15.1 Cesión / Subcontratación.
El Contrato se concluye y no puede ser objeto de una cesión o de una transferencia por el Cliente, a título gratuito u oneroso, en beneficio de un tercero sin el acuerdo previo y escrito de Eventtia.
15.2 No captación de personal.
Salvo estipulación contraria acordada por Eventtia, el Cliente se abstendrá, durante todo el período del Contrato y por un período de un año a contar desde su cese, de captar o de contratar a un empleado de Eventtia, tanto directamente como por mediación de un tercero. El incumplimiento de esta prohibición dará lugar al abono por el Cliente en beneficio de Eventtia de una penalización por un importe equivalente a las cantidades sin impuestos cobradas por Eventtia en concepto del Presupuesto correspondiente.
15.3 No-renuncia.
El hecho para una u otra de las partes de no prevalecerse de un incumplimiento de la otra parte a cualquiera de sus obligaciones en concepto del Contrato no podrá ser interpretado como una renuncia a la obligación en cuestión.
15.4 No-validez parcial.
Si una o varias estipulaciones del Contrato se consideran ilegales o inaplicables o se consideran como tales en aplicación de una ley, de un reglamento o de una resolución judicial firme, se considerarán como no escritas y las otras estipulaciones seguirán vigentes.
15.5 Independencia de las partes.
Cada una de las partes suscribe el Contrato en calidad de contratista independiente y no en calidad de agente o de socio de la otra parte. Ninguna de las partes podrá pretender, con respecto a terceros, que tiene el poder de representar a la otra parte.
15.6 Derecho aplicable y atribución de competencia.
El Contrato está sometido a la ley mercantil colombiana. A falta de acuerdo amistoso, las diferencias que llegasen a producirse con respecto a la validez, la interpretación, la ejecución o la no-ejecución, la interrupción o la rescisión del presente Contrato, se someterán a un procedimiento de mediación según modalidades a definir entre las partes. En caso de fracaso de la mediación o de falta de acuerdo sobre la organización de la mediación, se atribuye la competencia exclusiva a la Cámara de Comercio de la Ciudad de Medellín, a pesar de la pluralidad de demandados o solicitudes de garantías, incluso para los procedimientos de urgencia o los procedimientos cautelares. A pesar de lo que antecede, Eventtia conservará la facultad de hacer valer cualquier petición de medida cautelar o de urgencia, especialmente sobre el fundamento de sus derechos de propiedad intelectual o informaciones confidenciales, ante cualquier otra jurisdicción competente de su elección.
ANEXO A - ACUERDO DE SUBCONTRATACIÓN DE DATOS DE CARACTER PERSONAL
Eventtia se verá obligada a tratar datos personales de cuyo tratamiento es responsable el Cliente y actuará en consecuencia en base a las únicas instrucciones del Cliente, conforme al papel de subcontratista de Eventtia en virtud de la reglamentación aplicable en materia de protección de datos de carácter personal.
Para las necesidades del presente contrato, los términos “tratamiento”, “Responsable de tratamiento”, “subcontratista”, “personas concernidas”, y “datos de carácter personal” tienen el sentido dado por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal y a la libre circulación de estos datos (en adelante, el “RGPD”).
Para las necesidades del presente contrato, los términos “tratamiento”, “Responsable de tratamiento”, “subcontratista”, “personas concernidas”, y “datos de carácter personal” tienen el sentido dado por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo del 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de los datos de carácter personal y a la libre circulación de estos datos (en adelante, el “RGPD”).
1.Descripción del tratamiento que es objeto de la subcontratación
Eventtia está autorizada a tratar, por cuenta del responsable del tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para suministrar el o los servicio(s) siguiente(s):
Tipos de datos de carácter personal tratados: Datos de identificación, datos de contacto, respuestas a cuestionarios y retornos de experiencia sobre los eventos gestionados por el Cliente, datos de conexión
Categorías de personas concernidas: Personas concernidas por los eventos organizados por el Cliente
Duración de los tratamientos subcontratados: Duración del contrato + tiempo eventual de restitución de los datos de carácter personal o a contar desde la supresión de los datos que se pueda sin embargo realizar en cualquier momento por el Cliente. El Cliente es responsable del respeto de los períodos de conservación aplicables a los tratamientos subcontratados a través de la supresión.
- Puesta a disposición de una plataforma de gestión de eventos
- Recogida y gestión de los datos personales de las personas concernidas por los eventos del Cliente
- Notificación y cuestionario a los participantes en los eventos
- Naturaleza de los tratamientos: Recogida, registro, consulta, comunicación y borrado
Tipos de datos de carácter personal tratados: Datos de identificación, datos de contacto, respuestas a cuestionarios y retornos de experiencia sobre los eventos gestionados por el Cliente, datos de conexión
Categorías de personas concernidas: Personas concernidas por los eventos organizados por el Cliente
Duración de los tratamientos subcontratados: Duración del contrato + tiempo eventual de restitución de los datos de carácter personal o a contar desde la supresión de los datos que se pueda sin embargo realizar en cualquier momento por el Cliente. El Cliente es responsable del respeto de los períodos de conservación aplicables a los tratamientos subcontratados a través de la supresión.
2.Obligaciones generales de Eventtia en su calidad de subcontratista conforme al RGPD con respecto al Cliente
En su calidad de subcontratista, Eventtia se compromete a implementar las medidas necesarias que permitan al Cliente cumplir con el RGPD y la reglamentación aplicable en materia de protección de los datos de carácter personal.
Estos datos personales serán conservados por Eventtia únicamente durante el período del Contrato y, a petición del Cliente, serán destruidos o restituidos a su término, a menos que Eventtia tenga la obligación legal de conservarlos.
A este respecto Eventtia se compromete a:
Estos datos personales serán conservados por Eventtia únicamente durante el período del Contrato y, a petición del Cliente, serán destruidos o restituidos a su término, a menos que Eventtia tenga la obligación legal de conservarlos.
A este respecto Eventtia se compromete a:
- tratar los datos de carácter personal en el marco estricto y necesario de los servicios previstos en concepto del Contrato y, de una manera general, a actuar solamente en base a las instrucciones escritas y documentadas del Cliente;
- informar inmediatamente al Cliente si una de sus instrucciones constituye un incumplimiento de la reglamentación aplicable en materia de protección de datos de carácter personal y suspender la ejecución de dicha instrucción hasta confirmación o modificación de la instrucción por el Cliente;
- asegurarse de que las personas autorizadas a acceder a los datos de carácter personal tienen conocimiento de las instrucciones del Cliente y se comprometen a tratarlos solamente dentro del estricto cumplimiento de éstas;
- procurar que las personas autorizadas para acceder a los datos de carácter personal reciban la formación necesaria en materia de protección de datos de carácter personal;
- no conceder, alquilar, ceder o comunicar de cualquier otra forma a ninguna persona, todos o parte de los datos de carácter personal, incluso a título gratuito, así como, más generalmente, no utilizar los datos de carácter personal para fines que no sean estrictamente los previstos en el Contrato;
- en su caso, ayudar al Cliente a la realización de análisis de impacto relativos a la protección de los datos de carácter personal;
- en su caso, ayudar al Cliente a la realización de consultas previas de la autoridad de control;
3.Subcontratación posterior / Transferencias de datos fuera de Europa
En el marco de la gestión operativa de la Aplicación y de los datos personales del Cliente, Eventtia recurrirá a los servicios suministrados por su filial francesa, Eventtia, y su filial colombiana, Eventtia SAS, situada en Colombia. Por contra, la sociedad Open Doors Software., firmante del presente Contrato, no dispone de ningún equipo o personal ubicados en México que pueda acceder a los datos personales.
Con el fin de suministrar los servicios previstos en el Contrato, Eventtia puede también recurrir a determinados prestatarios terceros, que puedan tener acceso en el marco de su actividad a los datos personales entregados por el Cliente.
Los servicios suministrados por dichos prestatarios son necesarios para el funcionamiento de la Aplicación tales como, en particular, el alojamiento de los datos, el enrutamiento de emails, la gestión de los logs de conexión así como, más generalmente, el soporte y la asistencia técnica suministrados a los usuarios de la Aplicación.
Algunos de sus prestatarios así como la filial colombiana de Eventtia están ubicados en países como los Estados Unidos y Colombia. En una situación de este tipo, el Cliente autoriza que se suscriban, en su nombre y representación con la sociedad concernida, las cláusulas contractuales tipo aprobadas que enmarcan la transferencia de los datos personales hacia un país tercero.
Conforme al RGPD, estas filiales de Eventtia y estos prestatarios tienen la calidad de subcontratistas posteriores de Eventtia.
Eventtia puede recurrir a otro subcontratista durante el Contrato (en adelante, “el subcontratista posterior”) para realizar actividades de tratamiento específicas. En este caso, Eventtia informará previamente y por escrito al Cliente de cualquier cambio contemplado con respecto al añadido o a la sustitución de otros subcontratistas. Esta información debe indicar claramente las actividades de tratamiento subcontratadas, la identidad y los datos del subcontratista y las fechas del contrato de subcontratación. El Cliente dispone de un plazo máximo de un (1) mes a contar desde la fecha de recepción de esta información para presentar sus objeciones. Dicha subcontratación sólo puede ser efectuada si el responsable de tratamiento no ha emitido ninguna objeción durante el plazo acordado.
Eventtia se asegurará de que cualquier subcontratista posterior presente las mismas garantías suficientes en lo que se refiere a la implementación de medidas técnicas y organizativas apropiadas de tal manera que el tratamiento responda a las exigencias del RGPD. Eventtia sigue siendo en cualquier caso plenamente responsable ante el Cliente de la ejecución por cualquier otro subcontratista de sus obligaciones.
Con el fin de suministrar los servicios previstos en el Contrato, Eventtia puede también recurrir a determinados prestatarios terceros, que puedan tener acceso en el marco de su actividad a los datos personales entregados por el Cliente.
Los servicios suministrados por dichos prestatarios son necesarios para el funcionamiento de la Aplicación tales como, en particular, el alojamiento de los datos, el enrutamiento de emails, la gestión de los logs de conexión así como, más generalmente, el soporte y la asistencia técnica suministrados a los usuarios de la Aplicación.
Algunos de sus prestatarios así como la filial colombiana de Eventtia están ubicados en países como los Estados Unidos y Colombia. En una situación de este tipo, el Cliente autoriza que se suscriban, en su nombre y representación con la sociedad concernida, las cláusulas contractuales tipo aprobadas que enmarcan la transferencia de los datos personales hacia un país tercero.
Conforme al RGPD, estas filiales de Eventtia y estos prestatarios tienen la calidad de subcontratistas posteriores de Eventtia.
Eventtia puede recurrir a otro subcontratista durante el Contrato (en adelante, “el subcontratista posterior”) para realizar actividades de tratamiento específicas. En este caso, Eventtia informará previamente y por escrito al Cliente de cualquier cambio contemplado con respecto al añadido o a la sustitución de otros subcontratistas. Esta información debe indicar claramente las actividades de tratamiento subcontratadas, la identidad y los datos del subcontratista y las fechas del contrato de subcontratación. El Cliente dispone de un plazo máximo de un (1) mes a contar desde la fecha de recepción de esta información para presentar sus objeciones. Dicha subcontratación sólo puede ser efectuada si el responsable de tratamiento no ha emitido ninguna objeción durante el plazo acordado.
Eventtia se asegurará de que cualquier subcontratista posterior presente las mismas garantías suficientes en lo que se refiere a la implementación de medidas técnicas y organizativas apropiadas de tal manera que el tratamiento responda a las exigencias del RGPD. Eventtia sigue siendo en cualquier caso plenamente responsable ante el Cliente de la ejecución por cualquier otro subcontratista de sus obligaciones.
4.Derecho de información y ejercicio de los derechos de las personas concernidas
El Cliente garantiza a Eventtia que ha cumplido con el conjunto de las obligaciones necesarias para el tratamiento de los datos personales recogidos, que le incumben especialmente en virtud del RGPD y que ha informado a las personas concernidas del uso que se hace de dichos datos personales a través de la Aplicación.
En la medida de lo posible, Eventtia ayudará al Cliente a cumplir con su obligación de atender a las demandas de ejercicio de los derechos de las personas concernidas: derecho de acceso, de rectificación, de borrado y de oposición, derecho a la limitación del tratamiento, derecho a la portabilidad de los datos, derecho de no ser objeto de una decisión individual automatizada (incluyendo la elaboración de perfiles). Cuando las personas concernidas ejercen ante Eventtia demandas de ejercicio de sus derechos, Eventtia remitirá estas demandas en cuanto las reciba por correo electrónico al Cliente a la dirección indicada en el Presupuesto.
En la medida de lo posible, Eventtia ayudará al Cliente a cumplir con su obligación de atender a las demandas de ejercicio de los derechos de las personas concernidas: derecho de acceso, de rectificación, de borrado y de oposición, derecho a la limitación del tratamiento, derecho a la portabilidad de los datos, derecho de no ser objeto de una decisión individual automatizada (incluyendo la elaboración de perfiles). Cuando las personas concernidas ejercen ante Eventtia demandas de ejercicio de sus derechos, Eventtia remitirá estas demandas en cuanto las reciba por correo electrónico al Cliente a la dirección indicada en el Presupuesto.
5.Notificación de los incumplimientos de datos de carácter personal
Eventtia notifica al Cliente cualquier violación de datos de carácter personal dentro de un plazo máximo de 72 horas después de haber tenido conocimiento de ello y por cualquier medio de contacto adecuado, especialmente por e-mail o teléfono. Esta notificación se acompañará de cualquier documentación de interés con el fin de permitir al Cliente, si es necesario, que notifique dicho incumplimiento a la autoridad de control competente.
6.Medidas de seguridad tomadas con respecto al tratamiento
Durante el período del Contrato, las partes deberán tomar todas las medidas técnicas y organizativas apropiadas con el fin de proteger los datos de carácter personal contra cualquier destrucción accidental o ilícita, pérdida accidental, deterioro, difusión o acceso no autorizado, especialmente durante el proceso de transmisión de datos en una red, y contra cualquier tratamiento ilegal.
Eventtia implanta por otra parte las medidas específicas siguientes para asegurar la seguridad de los datos de carácter personal que le han sido confiados por el Cliente:
- Tecnología de encriptación para las transferencias de datos,
- Verificación de la actividad en la Aplicación gracias a un sistema de logs y de análisis,
- Tests de la Aplicación por los prestatarios de Eventtia con el fin de verificar la seguridad de la misma (tests de penetración, scans de seguridad, detección de amenazas…)
- Revisión de los códigos y procedimientos de cambios para verificar la conformidad de cualquier cambio en los procedimientos de seguridad,
- Cifrado de las contraseñas.
- Los servidores están situados en infraestructuras protegidos que garantizan:
Eventtia implanta por otra parte las medidas específicas siguientes para asegurar la seguridad de los datos de carácter personal que le han sido confiados por el Cliente:
- Tecnología de encriptación para las transferencias de datos,
- Verificación de la actividad en la Aplicación gracias a un sistema de logs y de análisis,
- Tests de la Aplicación por los prestatarios de Eventtia con el fin de verificar la seguridad de la misma (tests de penetración, scans de seguridad, detección de amenazas…)
- Revisión de los códigos y procedimientos de cambios para verificar la conformidad de cualquier cambio en los procedimientos de seguridad,
- Cifrado de las contraseñas.
- Los servidores están situados en infraestructuras protegidos que garantizan:
- Un cifrado de los datos alojados,
- Medios que permiten garantizar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la resiliencia constantes de los sistemas y de los servicios de tratamiento,
- Medios que permiten restablecer la disponibilidad de los datos de carácter personal y el acceso a los mismos en unos plazos adecuados y como máximo en veinticuatro horas en caso de incidente físico o técnico,
- Procedimientos destinados a testar, a analizar y a valorar con regularidad la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
7.Asistencia y Auditoría
Eventtia pone a disposición del Cliente la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de todas sus obligaciones y para permitir la realización de auditorías, incluso de inspecciones, por el Cliente o por otro auditor que haya designado, y contribuir a dichas auditorías.
Se aclara sin embargo que estas auditorías se realizarán a cargo del Cliente y quedan estrictamente limitadas a la auditoría de las medidas tomadas en materia de protección de datos de carácter personal, dentro del límite de una auditoría por año y que se notificará por adelantado a Eventtia.
Se aclara sin embargo que estas auditorías se realizarán a cargo del Cliente y quedan estrictamente limitadas a la auditoría de las medidas tomadas en materia de protección de datos de carácter personal, dentro del límite de una auditoría por año y que se notificará por adelantado a Eventtia.
8.Destino de los datos de carácter personal
Al término del Contrato, Eventtia se compromete, según elija el Cliente que tiene que ser notificado, durante un plazo máximo de dos (2) meses a contar desde la fecha de notificación de la rescisión del Contrato, a destruir los datos de carácter personal (con exclusión de los datos anónimos que serán conservados con fines estadísticos) o a restituirlos al Cliente en un formato y según modalidades de restitución que se acordarán entre las partes.
La devolución debe ir acompañada de la destrucción de todas las copias existentes en los sistemas de información de Eventtia. Una vez destruidos, Eventtia justificará por escrito dicha destrucción.
La devolución debe ir acompañada de la destrucción de todas las copias existentes en los sistemas de información de Eventtia. Una vez destruidos, Eventtia justificará por escrito dicha destrucción.
9.Obligaciones del Cliente con respecto a Eventtia
El Cliente se compromete a:
- documentar por escrito cualquier instrucción relativa al tratamiento de los datos por Eventtia,
- velar, previamente y durante todo el período del tratamiento, por el cumplimiento de las obligaciones previstas por el RGPD, especialmente con respecto a personas concernidas por los tratamientos;
- supervisar el tratamiento, incluyendo la realización de las auditorías y de las inspecciones ante Eventtia.
- cumplir con las obligaciones de duración de conservación de los datos personales al suprimir los datos personales en la Aplicación, cuando se alcanza la duración de conservación de los datos permitida.