Étude de cas

Ace of M.I.C.E : passer à l’hybride et organiser un événement B2B marquant

Elsa Joseph
juillet 6, 2022

Commençons par poser le contexte : l’objectif de cet événement et ses organisateurs 

Les professionnels des secteurs du MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) et du tourisme se sont rassemblés pour la neuvième fois lors de du salon ACE of MICE du 25 au 27 mai 2022. Cet événement s’est déroulé au Centre des Congrès d’Istanbul. Centré sur le thème de l’avenir durable, l’événement visait à augmenter le volume commercial des entreprises du secteur tout en offrant une expérience originale MICE aux professionnels.

L’organisateur, Turizm Medya Grubu, a débuté son action en 2007 pour assurer le développement et la croissance du secteur du MICE. Son entreprise fait office de clé de voûte du secteur en assurant l’intégration du marché turc sur la scène internationale du MICE. Le salon ACE of M.I.C.E. est organisé depuis 2014 par Turkish Airlines.

Cet événement rassemble des milliers de professionnels du tourisme et de l’événementiel venus de tous les coins de la Türkiye et leur permet de mettre en avant les dernières tendances et les dernières avancées technologiques du secteur. Cette année, Turizm Medya Grubu a travaillé avec l’agence de création de contenu Infiniti Visual Fx Studio.

Il est intéressant de noter que le salon ACE of M.I.C.E. est devenu hybride pour la première fois.

“La solution centralisée et les références internationales nous on fait bonne impression.”

Nous avons rapidement créé un partenariat avec Turizm Medya Grubu sur l’utilisation de la plateforme de gestion d’événement Eventtia pour les cinq prochaines années afin de couvrir l’ensemble de leurs événements à venir.

Rassembler les secteurs du MICE et du tourisme pour un premier événement hybride.

Eventtia propose un ensemble complet d’outils qui ont permis à Turizm Medya Grubu d’organiser son premier événement hybride. Voici quelques fonctionnalités qui ont fait le succès du salon ACE of M.I.C.E. organisé par Turkish Airlines en 2022 :

  • Appli de vérification des billets: les organisateurs ont pu scanner les QR codes des participants à l’entrée de l’événement pour suivre la participation, non seulement sur l’événement, mais également à toutes les activités proposées.
  • Scène virtuelle: le public en ligne a pu assister à chacune des conférences ou activités qui étaient diffusées, interagir avec d’autres participants et prendre des rendez-vous en ligne pour discuter d’éventuels partenariats commerciaux.
  • Appli mobile: les participants sur site pouvaient accéder à des modules d’information, par exemple, des précisions sur les conférenciers, le plan du site, ou même programmer des entretiens individuels et répondre à des sondages.
  • Outil de matchmaking 1:1 : l’un des objectifs principaux de cette grande rencontre était de permettre des mises en relation significatives entre les professionnels des deux secteurs. L’outil de matchmaking d’Eventtia a facilité ce processus.
  • Chat: l’interaction est le facteur clé de réussite d’un événement professionnel. Eventtia a permis aux participants de créer différents canaux, ce qui a renforcé l’implication et l’interaction.
  • Sondage: les organisateurs ont créé des sondages depuis la plateforme Eventtia pour réunir les remarques des participants.
  • Stands virtuels pour sponsors et exposants: en plus d’avoir leur propre stand sur site, les sponsors et les exposants pouvaient présenter leur offre et entrer en contact avec des partenaires commerciaux potentiels via leur stand virtuel.
  • Prospects: les exposants pouvaient rapidement capter les coordonnées des participants en scannant leur QR code et vice-versa. Voici comment l’information récupérée est présentée sur le profil des participants. Ils avaient également un autre avantage intéressant : la possibilité d’ajouter des notes à propos de chaque contact.
  • Reporting:

les fonctionnalités de reporting et d’analyse des données proposées par Eventtia permettent à l’organisateur de proposer des chiffres en temps réel sur les activités de l’événement et même de télécharger un rapport complet sur les performances après l’événement.

Mise en lumière des événements 

L’application mobile pour programmer des rencontres

C’est dans l’ADN de ACE of M.I.C.E. de fournir un espace accueillant aux acheteurs et aux exposants pour se rencontrer, apprendre à connaître les produits et services de chacun et engager une collaboration commerciale. Il semblait donc capital de fournir un outil convivial pour les inciter à programmer des rencontres avec leurs pairs directement depuis leur téléphone. Les organisateurs ont communiqué avant et pendant l’événement sur le téléchargement de l’application et la manière de l’utiliser. L’application mobile, 100 % personnalisée à l’image de la marque, a été largement adoptée par la majorité des participants. Nous avons pu mesurer son succès à travers le nombre de rencontres programmées qui s’élève à 1 351. Les participants ont apprécié la possibilité de programmer des rencontres, de créer des agendas, de visualiser le lieu de réunion et l’accès à un questionnaire de satisfaction à la fin e chaque rencontre.  

L’application de vérification des billets

Turizm Medya Grubu a particulièrement apprécié que la solution proposée par Eventtia couvre l’ensemble des besoins en matière d’organisation qui leur a permis de n’utiliser qu’un seul outil. Les organisateurs d’événements ont également noté que l’appli de vérification des billets d’Eventtia fluidifiait les mouvements à l’intérieur du salon. Ils pouvaient scanner les QR codes des participants avec leur tablette pour leur donner accès aux salles de conférence spécifiques. L’appli de vérification des billets d’Eventtia a également été utilisée pour gérer les espaces VIP lors de la soirée AMEzing et son after.

Nous avons beaucoup apprécié l’expérience et la robustesse de la technologie. Nous la voyons se développer dans la région.

Volkan Ataman, Président de Turizm Medya Grub

  

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Elsa Joseph
Head of Events
Passionnée par l’événementiel, Elsa a organisé des événements d’entreprise, activation de marques, festivals de musique puis s’est ensuite spécialisé dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides afin de créer des expériences inoubliables accessible à tous.

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