Bien qu’au départ il était considéré comme une tendance passagère, le concept de “l’événement marketing” a évolué vers un investissement auquel les entreprises investissent une grosse somme d’argent et de nombreuses ressources.
Interactifs et captivants, ces événements ont gagné du terrain sur les campagnes des réseaux sociaux en devenant un outil de communication incontournable pour toutes les marques.
Toutefois, un événement marketing présente beaucoup de difficultés pour les équipes Marketing internes. Parmi ces difficultés se trouve celle de la logistique de l’événement. Si vous n’avez pas d’expérience ou si vous n’êtes pas équipés des bons outils digitaux, organiser des événements peut s’avérer difficile.
D’autre part, les agences événementielles sont bien préparées pour optimiser la logistique, ce qui vous facilitera grandement l’organisation de l’événement.
Évidemment, ceci est une autre dépense que l’entreprise doit prévoir, puisque l’externalisation massive de la logistique pour un événement peut coûter assez cher. Mais dans certains cas, ne pas le faire peut non seulement entraîner un retour sur investissement négatif, mais cela peut aussi engendrer une série d’expériences désagréables pour les participants qui peut endommager l’image de votre marque.
La décision la plus importante que vous devez prendre est de choisir si vous allez faire appel aux services d’une agence externe ou non.
Comment savoir si effectivement vous pouvez gérer l’organisation en interne ou si vous avez besoin d’avoir recours à une agence événementielle?
Pour vous aider dans votre choix, nous avons établi une liste de critères que vous souhaiteriez prendre en compte au moment où vous déciderez de la manière dont vous allez organiser votre prochain événement.
#1. Type d’événements
Avez-vous l’intention d’organiser un atelier ou une conférence? Voulez-vous lancer un nouveau produit ou voulez-vous plutôt organiser un séminaire pour vos partenaires de référence?
Vous pouvez évaluer les besoins en aide externe selon le type d’événements que vous voulez organiser.
Par exemple, il est probable que vous organisiez vous-même un atelier, un team-building dynamique , ou une réunion de conseil. Toutefois, si on parle de plus grands événements, par exemple un congrès ou même un salon commercial, il vous faudra vraiment l’aide d’une agence événementielle.
Pour pouvoir organiser de grands événements, vous aurez besoin de l’aide d’une équipe qui peut jongler avec plusieurs facteurs tout en restant aligné avec votre stratégie d’événement et les objectifs de votre entreprise en même temps.
À part cela, les professionnels de l’événementiel peuvent vous aider à gérer vos tâches quotidiennes et vous conseiller en ce qui concerne la conception des différents formats des meetings qui vous aidera à augmenter le nombre de vos participants, dans le but d’améliorer vos résultats.
#2. Les complexités de la logistique
Disons que vous organisez une conférence pour vos clients actuels. Il s’agit d’un grand événement, n’est-ce pas?
Cependant, cette conférence d’un jour n’est autre que deux sessions de table ronde séparées d’une pause café. En d’autres termes, vous devez aussi gérer la procédure d’inscription, les intervenants, la restauration et l’équipe audiovisuelle.
D’habitude, ces aspects ne nécessitent pas beaucoup d’effort, surtout quand vous utilisez des logiciels de gestion d’événement efficaces.
En revanche, si vous changez un peu les configurations, vous allez courir le risque d’échouer.
Supposons qu’au lieu d’une conférence d’un jour, vous devez organiser une conférence d’une semaine, comportant des sessions de travail, une petite exposition, quelques B2B networking dynamique, et un programme social intensif.
Dans ce cas, il est évident que vous aurez besoin des services d’une agence événementielle pour vous aider à gérer avec succès les complexités de la logistique.
#3. Plusieurs fournisseurs pour l’événement
Quand vous organisez un événement où la logistique est plus complexe, vous allez devoir travailler et collaborer avec différents fournisseurs, par exemple les équipes audiovisuelles et celle responsable de l’éclairage, le service-traiteur, l’entreprise de nettoyage, les décorateurs professionnels, l’agence de recrutement, etc.
Si vous n’avez pas encore une liste de fournisseurs, chercher des entreprises fiables peut prendre beaucoup de temps. Il est plus facile d’engager une agence événementielle qui a déjà des connexions établies.
#4. Le nombre de participants
Il y a une grande différence entre accueillir 100 personnes lors d’un événement et organiser une conférence ou lancer un produit pour plus de 500 participants.
De la relance de paiement des participants à leur segmentation en différentes catégories pour des raisons de communication, gérer les participants peut être exténuant.
Ce problème peut s’amplifier davantage si vous avez d’autres tâches à accomplir.
Donc n’hésitez pas à faire appel aux services d’une agence événementielle professionnelle à chaque fois que vous accueillez un grand nombre de participants. Elle saura gérer vos participants et vous épargnera du stress et de la perte de temps.
#5. Stratégie d’événement floue
D’après Kevin Van der Straeten “ les agences événementielles ont une vision objective de votre entreprise et sont par conséquent mieux placées pour exploiter vos points forts et minimiser vos points faibles. Il est plus probable que votre propre équipe ne soit pas assez objective pour trouver ces derniers! En plus, une agence est un sparring partner ainsi qu’un comité de réflexion idéale pour l’échange et le développement de nouvelles idées.”
Ainsi, quand vous avez du mal à concevoir une stratégie satisfaisante, vous pourriez avoir besoin d’une agence événementielle pour vous aider à explorer les objectifs de l’entreprise et les aligner avec votre conférence ou le lancement de votre produit.
#6. Objectifs d’entreprise ambitieux
Lancer un nouveau produit et attirer des prospects chauds et qualifiés pour votre événement sont deux choses totalement différentes.
Vous pourriez employer de vrais professionnels qui peuvent mettre en place des techniques intelligentes pour réussir selon la complexité des objectifs de votre entreprise.
#7. Autres deadlines majeurs
Si l’organisation d’un événement coïncide avec d’autres missions ou d’autres deadlines majeurs, n’hésitez pas à engager une agence événementielle.
Autrement, vous n’arriverez pas à jongler entre la logistique et vos obligations professionnelles, et cela peut provoquer une baisse de qualité de votre travail, une perte de concentration et d’enthousiasme, ou pire, un burn-out.
#8. Concevoir une expérience de marque
L’une des raisons pour laquelle l’événement marketing est si efficace, c’est sa capacité à fournir des expériences de marque spécifiques qui peuvent mettre en valeur la nature de vos affaires et révéler la vraie valeur de votre entreprise.
En revanche, concevoir des dynamiques efficaces de marque qui capteront l’attention de vos participants et les plongeront en immersion dans l’expérience nécessite un savoir-faire et une grande compétence.
Evidemment, il est difficile de concevoir une expérience de marque sans avoir de l’expérience en organisation d’événement.
C’est pourquoi il est nécessaire de se tourner vers une agence événementielle pour tout mettre en place.
#9. De meilleurs résultats
Parfois, après avoir organisé plusieurs événements, vous n’arrivez pas encore à atteindre vos objectifs ou bien vos souhaits en termes de retour sur investissement.
Cela peut vouloir dire qu’il y a quelque chose qui manque.
Cela pourrait être une différence entre le message que vous voulez transmettre et les vrais besoins de vos participants. Il est également possible que l’expérience ne soit pas assez satisfaisante pour vos participants. Pour éviter que cela n’arrive, et pour obtenir de meilleurs résultats, engagez une agence événementielle.
#10. Événements internationaux
Que ce soit pour une conférence, un festival, un networking dynamique, lors de la gestion d’un événement international, vous devez montrer dix fois plus d’expertise et de performance.
Cela implique plus de travail et beaucoup moins de certitude. En plus de devoir vous aventurer dans des environnements non familiers et contrôler le stress en sus, vous allez devoir faire face à encore plus de challenges : comprendre les habitudes du business local, déterminer les taxes sur la valeur ajoutée, les barrières linguistiques potentielles … et ce ne sont encore que des exemples.
Le facteur d’incertitude peut prendre le dessus sur votre confiance en vous et paralyser vos actions. Une équipe organisatrice d’événements en interne peut vous aider à relever tous les défis en termes de logistiques.
Pour conclure
À chaque fois que vous vous demandez s’il faut faire appel aux services d’une agence événementielle ou non, il faut toujours que vous considériez la quantité de travail à faire et les compétences requises pour votre prochain événement.
Faites attention au type d’événement, au lieu (local ou international), au nombre de participants qui sera présent. Demandez-vous quelles sont les difficultés dans le cadre de la logistique et du nombre de fournisseurs nécessaires pour assurer les objectifs attendus.
Soyez honnête avec vous-même concernant votre stratégie d’événement et évaluez si une meilleure approche est nécessaire. Pour finir, assurez-vous que vous n’avez pas d’autres deadlines à respecter.Si après cette évaluation, vous décidez de vous faire aider par une agence événementielle, commencer à chercher l’idéale tout de suite.
Parfois, se croire capable de tout gérer soi-même ne peut que porter préjudice à vos objectifs, mais cela peut aussi causer des répercussions négatives sur votre santé et votre niveau de stress.
