Vous avez un événement à organiser. Accompagné d’une multitude d’institutions et de marques, vous saisissez l’importance du véritable pouvoir du marketing événementiel et accordez beaucoup de temps et de ressources dans l’organisation de la logistique. Vous avez une équipe organisatrice (qui n’est peut-être pas constituée d’organisateurs professionnels) et vous avez convenu d’un calendrier des événements que vous essaierez d’assurer pendant toute l’année.
Ce qui est déjà un bon début ; cependant, vous allez bientôt découvrir que planifier quelque chose (ou plusieurs événements de marque, si vous avez un calendrier d’événement chargé ou avez une grande entreprise ) nécessite beaucoup d’efforts.
À part cela, vous réaliserez peut-être que votre équipe n’a pas vraiment les connaissances requises ou les moyens nécessaires pour atteindre le maximum de leur potentiel et rationaliser le workflow de l’organisation, ce qui peut causer un manque d’efficacité et une mauvaise gestion des ressources.
Alors, comment allez-vous améliorer le workflow de l’organisation au sein de votre équipe et assurer que les résultats attendus soient bien atteints avec moins de problèmes et de difficultés ?
Ci-dessous quelques recommandations que vous pourriez prendre en considération:
Conseil #1. Soyez attentifs aux besoins de votre équipe
Si vous n’êtes pas directement impliqué dans la logistique et la communication de l’événement, vous raterez les principaux obstacles que votre équipe organisatrice pourrait rencontrer. Une fois que l’équipe commence à organiser un événement, elle va probablement rencontrer de nombreux problèmes.
De la création d’un site web sympa à la conception des formulaires d’inscription pour automatiser le paiement des factures, sans parler de se mettre d’accord sur la procédure d’enregistrement, l’équipe rencontrera plusieurs obstacles.
Votre tâche prioritaire est de déterminer à quel moment votre équipe rencontre de vraies difficultés pour pouvoir y travailler ensemble et trouver des solutions. En d’autres termes, il faudra organiser une réunion exhaustive avec votre équipe pour discuter et analyser tout le processus d’organisation de l’événement et identifier les points sensibles qui doivent être éliminés pour améliorer le workflow.
Conseil #2. Établissez une communication qui ne souffre aucune distraction
La manière dont votre équipe travaille ensemble pour résoudre les soucis logistiques de l’événement peut influencer le résultat final. Cela est encore plus important quand des membres opérationnels clés font partie de différentes équipes de l’entreprise ( par exemple, si une personne fait partie du département de marketing et les autres venant d’autres départements administratifs).
Ils pourraient passer leur journée entière à répondre à des emails pour faire office de relayeurs d’information. Cette approche ne fera que les distraire et les empêcher de concevoir des expériences inédites pour les futurs participants.
Votre devoir est de fournir à votre équipe un espace (physique et virtuel) où elle pourra échanger ensemble sans aucune distraction.
Par exemple, vous pourriez configurer une plateforme de dialogue (par exemple, sur Slack) spécialement dédiée à la planification de l’événement, ou désigner une salle où votre équipe pourra se rassembler et régler tous les aspects logistiques sans distraction.
Conseil #3. Automatisez certaines missions
C’est une erreur de croire que le but de votre équipe est de s’assurer que la logistique soit parfaite. Il y a quelques années, c’était effectivement le cas. De nos jours cependant, la mission d’une équipe est de se concentrer sur la conception d’expériences mémorables durant un événement, d’organiser un grand événement de stratégie marketing qui s’aligne parfaitement avec les objectifs de votre marque, de trouver le moyen d’attirer des prospects durant l’événement, de mettre en place des stratégies qui mèneront à de fortes relations professionnelles avec les participants.
Cependant, dans la plupart des cas, la logistique de l’événement nécessite tout le temps et les ressources disponibles, ne laissant aucune marge de temps pour la mise en place des étapes stratégique.
Que devriez-vous faire dans ce cas ?
Pensez à aider votre équipe en automatisant quelques tâches. Il y a plusieurs plateformes de gestion d’événement et outils digitaux qui pourront vous aider. Dirigez une analyse marketing (en considérant les besoins de votre équipe) et optez pour la solution qui vous semblera être le mieux.
Conseil #4. Optez pour un guichet unique, au lieu de plusieurs applications
Votre capacité à gérer la numérisation de la logistique à l’aide d’un dashboard unique aidera grandement votre équipe. En d’autres termes, au lieu d’acheter plusieurs applications pour résoudre un problème, il est conseillé de chercher un logiciel pour gérer l’événement au complet.
Il est faux de croire que de nombreuses d’applications à fonction unique ou plusieurs outils digitaux sont meilleurs qu’une plateforme massive. Cela pourrait être vrai pour d’autres industries ou pour d’autres problèmes.
Cependant, quand on parle de planification d’événement, il y a des logiciels qui prennent en main l’ensemble de la chaîne logistique de l’événement et qui fournissent toutes les solutions et les fonctions nécessaires.
rationaliser le workflow de votre équipe de planification, optez pour une service tout-en-un qui gérera tous les aspects et caractéristiques de l’événement.
Conseil #5. Aidez votre équipe à mettre en place un protocole de planification
Quelles sont les différentes étapes de la planification d’un événement? Quelle est la première phase? Quelle est la seconde? Comment devriez-vous mener la campagne marketing?
Il y a un protocole spécifique à suivre dans la planification de plusieurs événements pour une entreprise ou pour populariser une marque. Pour uniformiser l’efficacité de la planification de votre équipe événementielle, présentez un protocole étape par étape qui aidera tout le monde à comprendre exactement chaque prochaine étape.
Conseil #6. Mettre en place un OKRs (objectifs clés) clair
Quelle est la raison pour laquelle vous planifiez ces événements? Voulez-vous attirer de nouveaux prospects, ou augmenter le positionnement de votre marque dans le milieu des affaires, ou renforcer la fidélité de vos clients existants? Et le plus important, comment vous allez mesurer le succès de votre événement?
Les réponses à ces questions dirigeront les efforts fournis par votre équipe de planification pour atteindre les bons objectifs et pour savoir quels objectifs et quels résultats clés suivre. Cela leur fournira une vision claire et leur montrera les indicateurs clés pour évaluer leurs efforts.
Conseil #7. Aidez votre équipe à reproduire l’événement précédent
Au lieu de planifier un événement de A à Z, donnez à votre équipe les outils fondamentaux pour reproduire l’événement précédent, à adapter et intégrer les nouvelles données au nouvel événement. Ceci est possible à l’aide de plateformes de gestion d’événements qui permettent aux équipes de simplement copier un événement existant et d’en créer un nouveau.
À retenir
Investir tout votre temps et vos efforts à assurer la logistique parfaite n’est pas la clé du succès de vos événements. Au contraire, cet aspect doit prendre le moins de temps et de ressources possible.
À la place, votre équipe de planification devrait se concentrer sur le développement d’un événement de stratégie marketing bien aligné avec les objectifs de la marque et concevoir d’excitantes expériences pour vos participants afin qu’ils ne risquent pas de vous oublier.
Pour atteindre ces résultats, il est crucial de rationaliser la planification du workflow en utilisant des approches différentes et des outils digitaux et permettre à votre équipe de se concentrer sur les choses qui comptent vraiment.
