Plannification d’événement

Comment créer des kits sponsors attractifs pour votre événement virtuel

Victoria Rudi
novembre 23, 2020

Vous pensiez avoir bouclé votre sponsoring pour vos événements mais il y a eu la pandémie et il faut tout à coup repenser l’ensemble pour basculer tout ça vers un événement virtuel.

Alors que l’utilisation du hall d’exposition, des stands et d’autres objets promotionnels est en suspens pour les semaines à venir, il reste de nombreuses autres offres de sponsoring traditionnel. Si vous mélangez tout ça avec tous les goodies supplémentaires qui peuvent être créés dans le monde numérique, vous commencerez à découvrir que de nombreux choix sont possibles.

Découvrez les différentes offres de sponsoring pour événement en ligne, comment les structurer en kits et, plus important encore, comment les faire valoir auprès de vos sponsors. Jetons-y un œil.

Qu’est-ce qu’un kit de sponsoring et comment fonctionne-t-il ?

Commençons par les bases. Le kit de sponsoring de votre événement sert principalement d’argument pour inciter les sponsors potentiels à vous choisir.

Pour cela, vous devez déterminer les objectifs de vos sponsors, qui peuvent être à peu près n’importe quoi, de l’amélioration de la visibilité de leur marque à la publicité de leurs produits en passant par le contact avec leurs employés. Avant tout, vous devez être en mesure de monter le retour sur investissement que les sponsors peuvent attendre en se séparant d’une partie de leur argent durement gagné. Il est donc très important de pourvoir à tous leurs besoins potentiels à travers les différentes offres qui composent les kits de sponsoring de votre événement.

Nous allons explorer tout ceci en détails plus loin, mais voici déjà les deux structures les plus répandues de kits de sponsoring :

  1. À plusieurs niveaux : une grande diversité d’options sont incluses dans les offres des kits de sponsoring de l’événement, en fonction du niveau d’investissement du sponsor.
  2. À la carte : la souplesse et la personnalisation du kit de sponsoring sont très importants pour offrir aux sponsors des réponses à leurs besoins spécifiques ou leurs objectifs.

Qu’est-ce qui est différent (ou pas) dans le cas des événements en ligne ?

Virtual-Event-Get-TogetherLes deux principales différences entre un événement en ligne et un événement en présentiel sont l’environnement et l’organisation dans le temps.

Pour ce dernier point, il n’y pas d’organisation temporelle stricte pour les événements en ligne, ce qui permet aux sponsors d’entrer en contact avec les participants pendant plus longtemps, clairement par du contenu à la demande disponible après l’événement. Pour le premier point, sans l’espace d’exposition physique, il n’y a plus de stand, de cabine photo au d’autres éléments commercialisables que vous avez l’habitude d’utiliser.

Ce que vous pouvez espérer voir cependant, ce sont leurs équivalents numériques comme le placement de logo sur la scène virtuelle, les sessions sponsorisées, les happy hours, les expériences en ligne, les bannières, les vidéos, les lots, le networking et même la livraison de nourriture.

Alors comme vous pouvez le voir, il y a de nombreuses options de ce côté, il suffit de faire preuve de créativité et de repousser les frontières de ce qui peut être fait sur un environnement en ligne.

Bien connaître vos offres

Les sponsors ne vont pas se séparer de leur argent sans une bonne raison, alors attendez-vous à de nombreuses questions. Préparez-vous bien en vous assurant que vous connaissez tous les tenants et les aboutissants de votre événement. Passez en revue les plus petits détails de l’événement en détaillant tout depuis la personnalité de vos participants jusqu’à la marque de votre événement et assurez-vous de porter une attention particulière à l’espace virtuel.

Plus vous en savez sur votre événement en ligne et les offres proposées aux sponsors, plus il sera facile d’identifier le type d’entreprises qui sont parfaitement en accord avec votre marque pour leur présenter vos arguments. Sur le long terme, cela vous fera économiser beaucoup de temps et donner de meilleurs résultats.

Identifiez vos sponsors (les anciens comme les nouveaux)

Identify-SponsorsSi vous avez déjà organisé des événements physiques dans le passé, votre première étape doit être de reprendre contact avec tous vos précédents sponsors. En effet, lorsque vous avez investit autant de temps pour construire ces relations avec vos sponsors, il est naturel qu’ils soient votre première ressource.

Prenez la température et estimez leur intérêt. Il est probable que vous obteniez une réponse mitigée et c’est pour cela qu’il est important d’avoir une liste de sponsors potentiels préalablement identifiés. Si vous révisez bien et que vous connaissez vos offres, vous devriez déjà avoir une bonne idée de qui vont être ces marques.

Enfin, il est également utile d’envisager qu’un bon sponsor ne va pas nécessairement vous aider financièrement : il y a de nombreux sponsors qui peuvent proposer des services de programmation, de marketing ou autres, qui amélioreront votre événement en ligne, gardez bien cela en tête.

Préparez votre argumentaire

La base d’un argumentaire efficace est de communiquer sur la valeur ajoutée et le meilleur moyen de le faire est de connaître les bénéfices que les entreprises peuvent tirer de leur action de sponsoring. Comme pour tout autre argumentaire de vente, tout doit tourner autour de l’entreprise. C’est pour cela qu’il est si important de bien vous préparer.

Pensez au type d’information que vous souhaitez proposer. Combien de participants attendez-vous ? Quelles sont les données démographiques les concernant ? Avez-vous déjà organisé un événement dans le passé ? Dans ce cas, qui l’a sponsorisé ? Quels ont été le ROI et le ROO (retour sur objectif) ?

Pensez ensuite à la manière dont vous pouvez ajuster tout cela pour répondre aux besoins spécifiques de chaque sponsor. Un argumentaire convainquant devrait toujours être personnalisé et parler volumes avec l’entreprise.

En règle générale, assurez-vous que votre argumentaire se compose de trois parties : la valeur ajoutée pour le sponsor, une description approfondie de l’événement et les différents kits de sponsoring (les deux sont décrits ci-dessous).

Expliquer les avantages de l’espace virtuel

Sponsors-PanelPour rebondir sur le point précédent, il est crucial que vous soyez en mesure d’expliquer les avantages de l’espace virtuel. C’est déjà un argumentaire en soi. En effet, pour de nombreux sponsors, ce seront leurs premiers pas dans les événements en ligne. Vous pouvez donc vous attendre à rencontrer un peu d’incertitude.

 

La meilleure façon de dépasser ces incertitudes est de produire des vidéos de démonstration et une présentation qui guidera les sponsors à travers chacune des offres. De cette manière, il est beaucoup plus facile pour eux d’envisager comment tout s’articule et, plus important encore, la valeur ajoutée qu’ils pourraient dégager en sponsorisant votre événement.

Enfin, gardez toujours en tête que vos sponsors peuvent s’attendre à ce que votre événement ressemble plutôt à un webinaire avec des possibilités limitées en matière de branding, d’attractivité et d’opportunités de sponsoring. Alors assurez-vous de consacrer un peu de temps à leur expliquer pourquoi ce n’est pas le cas.

Offrez aux sponsors la possibilité de prendre la parole lors des conférences

Parmi toutes les propositions faites aux sponsors pour les événements en ligne, la plus prisée est assurément la possibilité de s’adresser directement aux participants. Donner l’occasion à un sponsor de venir parler de sa marque, des ses produits ou de ses services sera toujours plus efficace qu’un simple logo ou une session sponsorisée.

Bien mieux que tous les logos, vidéos ou sessions sponsorisées, la prise de parole permet un contact direct avec les participants. Quand on cherche à générer du bénéfice, c’est assurément l’un des meilleurs moyens de parvenir à ses fins, alors assurez-vous de proposer cette option.

Proposez une dynamique de matchmaking à vos sponsors

B2B-matchmakingTout comme lors d’événements en présentiel, vous pouvez proposer aux sponsors une dynamique de mise en relation ciblée pour leur permettre de rencontrer leurs prospects. La seule différence cette fois est que ces rencontres auront lieu en visioconférence et via une fonction de matchmaking B2B que vous trouverez sur une plateforme de gestion d’événements en ligne comme Eventtia.

Au delà de la mise en avant de la marque, c’est un moyen bien éprouvé pour les sponsors d’attirer les affaires et d’augmenter leur résultat net. De plus, en termes de ROI, c’est habituellement l’une des propositions les plus importantes pour vos sponsors. Cela signifie qu’ils peuvent approcher des prospects au moment où leur intérêt est particulièrement actif et proposer les bonnes solutions aux bonnes personnes.

Structurez vos kits de sponsoring

Pour terminer, nous allons revenir sur la manière d’organiser vos kits de sponsoring avec des offres par niveaux et à la carte. Pour le premier type d’offre, il est habituel d’avoir au moins trois niveaux de kits, et pour le deuxième, vos sponsors créent leur propre kit en sélectionnant les offres qu’ils souhaitent utiliser.

Pour aller au plus simple, il vaut mieux choisir la tarification à plusieurs niveaux qui réduit la confusion et où tout est standardisé. Ainsi vous ne perdez pas de temps et vous n’aurez pas à gaspiller votre énergie et votre temps pour personnaliser vos offres. Cependant, gardez tout de même à l’esprit que les kits à la carte rapportent plus de volume aux sponsors et permettent donc de recueillir plus de fonds de leur part.

Pour vous prendre un exemple, voici comment nous avons abordé nos kits de sponsoring pour notre premier événement en ligne, Get Together.

Conclusion

Event-PlanningPour le moment, les événements en ligne restent un phénomène nouveau pour les sponsors et c’est pourquoi il est extrêmement important de leur démontrer le ROI et la valeur ajoutée qu’ils peuvent retirer de votre événement. Passez du temps à bien penser vos offres, trouvez le meilleur argumentaire pour les présenter, et vous devriez avoir un ticket gagnant.

Discutez avec un(e) de nos expert(e)s événementiels pour apprendre comment Eventtia peut vous aider à simplifier vos événements.

Victoria Rudi
Marketing director
Possédant un master en gestion d’événements et adepte des technologies Saas. Victoria est experte en contenu événementiel, elle rédige des articles perspicaces et précieux pour le blog d’Eventtia et plus encore.

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