Le plus important pour ces sondages, c’est de créer des questions auxquelles on a plaisir à répondre et c’est ce que nous allons aborder dès maintenant dans ce guide.
Pour les organisateurs d’événements, l’évaluation des performances d’un événement est un enjeu capital. Elle permet de programmer des événements encore meilleurs en apprenant de nos erreurs et en développant ce qui avait bien fonctionné.
Cela étant dit, proposer des enquêtes reste l’une des meilleures méthodes pour découvrir objectivement ce que vos participants pensent de votre événement, connaître le degré de satisfaction de vos sponsors, savoir s’ils sont prêts à accompagner votre prochain événement, etc.
Les questions destinées aux sondages avant l’événement sont essentielles à la phase de programmation de l’événement et vous permettent de mesurer les attentes des différents intervenants à propos de l’événement.
Les sondages post-événement peuvent vous apporter des informations importantes sur vos participants, sponsors, et autres intervenants qui, sans cela, resteraient dans l’ombre. Ces informations s’avèreront essentielles pour l’optimisation de votre prochain événement et l’évaluation des performances de votre équipe.
Le plus important pour ces sondages, c’est de créer des questions auxquelles on a plaisir à répondre et c’est ce que nous allons aborder dès maintenant dans ce guide.
Questions pour sondage post événement : que demander ?
Avant même d’aborder le type de questions qui doivent être posées dans le sondage d’événement, il faut tout d’abord savoir à qui nous allons les poser. Les différents groupes de personnes qui sont susceptibles de fournir des remarques nécessiteront différents types de questions. On peut distinguer trois principaux groupes à prendre en compte :
1. Vos coéquipiers
Vous avez tout intérêt à recueillir les remarques de votre propre équipe en interne, y compris les bénévoles. C’est une source d’information extrêmement importante pour savoir ce qui a plus ou moins bien fonctionné tout au long de la préparation et du déroulement effectif de l’événement.
Même s’il n’est pas vraiment nécessaire d’envoyer un véritable sondage aux membres de votre équipe ou aux bénévoles (par exemple, vous pouvez leur demander leurs impressions lors de l’entretien d’évaluation), il est conseiller d’envoyer des e-mails individuels afin de les remercier pour leur travail et leur demander de vous faire leurs remarques.
Vous pourrez ainsi recueillir des informations sur le déroulement de l’événement et sa préparation qui pourraient vous surprendre et qui risqueraient autrement d’être perdues.
2. Sponsors
C’est assez évident, vos sponsors sont probablement les intervenants les plus importants de votre événement, il est donc très sensé de leur demander leurs impressions également.
L’envoi de sondages post-événement aux sponsors (ou au moins leur envoyer des e-mails pour leur demander leurs impressions) est particulièrement important si vous devez héberger d’autres événements à l’avenir. Il est important de vous rendre compte si vous avez fait quelque chose que l’un des sponsors n’a pas apprécié de façon à éviter de le reproduire lors d’événements futurs.
Par ailleurs, en demandant leur avis, vous leur donnerez le sentiment d’être mieux reconnus et vous leur montrerez que leur participation est importante, ce qui permet de maintenir une relation positive.
3. Participants
Enfin, les participants, votre public cible, les plus importants.
C’est littéralement pour ces personnes que vous avez conçu et produit l’événement. Il est donc crucial d’effectuer un sondage après l’événement si vous souhaitez connaître leur expérience avant, pendant et après l’événement.
Tout comme pour les sponsors, il est important de savoir ce qui a plus ou moins bien fonctionné pour votre public afin de sécuriser les participants pour de futurs événements. Les événements sont comparables aux restaurants : s’ils ne sont pas satisfaits de leur expérience lors de votre événement, les participants ne reviendront pas. Les sondages sont donc d’une importance capitale pour assurer le succès du marketing de votre événement.
Différents types de questions pour votre sondage d’événement
Il existe bien évidemment d’innombrables types de questions qui peuvent être posées aux intervenants d’un événement. Cependant, nous pouvons organiser ces questions en trois principaux types :
1. Les questions ouvertes : également appelées questions qualitatives, pour lesquelles les personnes interrogées peuvent formuler leurs propres phrases dans les réponses. Plus difficiles à analyser, elles peuvent cependant fournir des renseignements qualitatifs de grande valeur. Par exemple : « décrivez vos sentiments au cours de l’événement »
2. Les questions à choix multiple et les questions avec une échelle de Likert : dans ce type de question, les participants peuvent noter un élément selon une échelle numérique. Par exemple : « Quel est votre degré de satisfaction pour cet événement » (choisissez entre 1 et 5). Par ailleurs, nous pouvons poser de simples questions à choix multiple qui peuvent être mesurées quantitativement. Par exemple « Quels conférenciers avez-vous préféré ? » (Choisissez entre A, B et C).
3. Questions fermées : elles se passent d’explication, ce sont des questions auxquelles les participants peuvent répondre par oui ou par non. Par exemple « Assisteriez-vous à un événement similaire à l’avenir ? » (oui ou non)
Les différents types de questions peuvent être combinés, par exemple, une question fermée suivie d’une question ouverte. Sur la base du même exemple, la question « Assisteriez-vous à un événement similaire à l’avenir ? » (oui ou non), peut-être suivie de la question « pourquoi ? » qui est une question ouverte.
En évoquant ci-dessous différents exemples de questions pour sondages, nous allons également suggérer le type de question le plus approprié.
Exemples de questions qui donnent envie d’y répondre pour un sondage avant l’événement
Ce sont des questions qu’il est recommandé de poser avant l’événement. Il y a différentes façons de le faire, voici les plus populaires :
- Effectuer un sondage en ligne sur les réseaux sociaux ou votre site Internet. Les questions doivent rester aussi simples et binaires que possible, comme des questions fermées ou basées sur une échelle de Likert.
- Au cours du processus d’inscription ou de vente des billets. C’est une excellente méthode pour poser une question à laquelle vous souhaitez que tous les participants répondent, comme les questions sur l’hébergement.
- Écran de confirmation de d’inscription. Une autre excellente manière de rassembler des informations sur les attentes des participants pour l’événement.
On le voit, les sondages avant l’événement sont principalement destinés aux participants. Voici quelques exemples de questions :
1. Comment avez-vous eu connaissance de l’événement ? (Type : choix multiple)
2. Pour quelle raison avez-vous assisté à cet événement ? (Type : question ouverte)
3. Avez-vous assisté à un événement similaire ou à cet événement (pour un événement annuel) auparavant ? (Type : oui/non)
4.Quels sont les événements, expositions, conférenciers qui vous intéressent le plus ? (Type : choix multiple)
5. Y a-t-il des informations de type médical dont vous souhaitez nous informer ? (Type : question ouverte),
6. Avez-vous des besoins ou restrictions particuliers que nous devrions connaître ? (Type : question ouverte)
7. Y a-t-il des restrictions alimentaires dont vous souhaitez nous informer ? (Type : question ouverte)
8. Certaines informations à propos de l’événement sont-elles trop compliquées à trouver ? (Type : question ouverte)
Sondage après l’événement : les objectifs et intentions des questions de votre sondage
Lors de l’élaboration des questions d’un sondage, il est capital de commencer par identifier l’objectif ou l’intention de chaque question.
En général, les questions doivent couvrir trois intentions différentes :
1. Les plus
Demander quelle partie de l’événement a apporté le plus de satisfaction, ce qui a été considéré comme le plus grand succès de votre événement et pourquoi. Il est important de comprendre pourquoi c’est un succès afin de pouvoir le reproduire à l’avenir.
2. Les moins
De la même manière, il est important de prendre conscience de ce que les intervenants ont considéré comme le plus gros échec et ou le plus ennuyeux de l’événement. L’objectif de ces questions est de comprendre comment améliorer la programmation et la gestion de futurs événements.
Recevoir des commentaires négatifs n’est évidemment pas agréable, mais c’est capital si vous voulez vraiment améliorer vos futurs événements et optimiser vos chances de succès.
3. Niveau de satisfaction général
Les questions pour sondage d’événement doivent permettre de mesurer objectivement le niveau général de satisfaction. C’est ici que les questions basées sur une échelle de Likert peuvent être utiles et permettre de mesurer les réponses de manière quantitative.
Exemples de questions à poser après l’événement
Questions ouvertes après l’événement
Voici quelques exemples de questions ouvertes à poser dans un sondage après l’événement :
- Qu’est-ce qui ressort de cet événement d’après vous ?
- Qu’avez-vous préféré lors de cet événement ?
- Avez-vous des suggestions pour notre prochain événement (ou pour la prochaine édition du même événement) ?
- Quel a été votre moment préféré au cours de l’événement ?
- Cet événement vous a-t-il aidé ? De quelle manière ?
- Avez-vous des conférenciers à nous suggérer pour le prochain événement ?
- Comment pourrions-nous améliorer cet événement ?
Il faut éviter de poser trop de questions ouvertes dans votre sondage. Ces questions demandent du temps aux participants et peuvent conduire à un taux d’abandon plus élevé. Par ailleurs, il est difficile d’analyser les questions qualitatives en masse puisqu’on ne peut pas quantifier les résultats.
Questions basées sur une échelle de Likert après l’événement
Lors de l’utilisation de questions avec échelle de Likert, il est très important de préciser ce que signifient les différents niveaux, par exemple, « 1 – Très décevant » et « 5 - Très satisfaisant », ou « 1 – Pas très important » et « 5 - Extrêmement important ».
Si cela n’est pas précisé, les utilisateurs peuvent être perdus et les données polluées, alors portez une attention particulière à la clarté des instructions que vous fournissez aux participants.
Voici quelques exemples de questions à échelle de Likert :
- Comment évalueriez-vous chaque conférencier (ou chaque exposant) ?
- Quelle est la probabilité que vous assistiez à notre prochain événement (ou la prochaine édition de cet événement l’année prochaine) ?
- Recommanderiez-vous cet événement à vos amis ou à vos collègues ?
- Comment évaluez-vous votre satisfaction par rapport à cet événement ?
- Quel bénéfice retirez-vous des informations présentées lors de cette conférence ?
- À quel point cet événement a-t-il eu un effet positif sur votre vie (ou votre vie professionnelle) ?
- Comment évaluez-vous la nourriture et les boissons servies ?
- Quelle est la probabilité que vous assistiez à nos autres événements ?
Questions ouvertes après l’événement
Si besoin, vous pouvez étendre les questions binaires vers des questions à choix multiple (avec au moins trois choix). Voici quelques exemples :
- Avez-vous assisté à un événement similaire auparavant ?(Ou avez-vous déjà assisté à cet événement ?)
- Avez-vous assisté à l’un de nos autres événements auparavant ?
- Comment avez-vous eu connaissance de l’événement ? (Proposez différents choix comme A) réseaux sociaux ; B) par des amis ; C) message publicitaire)
- L’événement a-t-il répondu à vos attentes ?
- Est-ce que la date et l’heure de l’événement étaient pratiques pour vous ?
- De quel(s) sponsor(s) vous souvenez-vous pour cet événement ? (Proposez plusieurs choix)
- Questions pour les données démographiques (poste occupé, âge, secteur d’activité, etc.)
Conclusion
Les sondages avant ou après l’événement peuvent se révéler être de bons moyens pour recueillir les impressions sur votre événement et pour la gestion de l’événement.
Bien entendu, il peut être difficile de recevoir des remarques négatives, c’est dans la nature humaine de ne pas admettre nos erreurs. Cependant, il est essentiel de s’appuyer aussi bien sur les remarques négatives que sur les retours positifs si vous voulez vraiment améliorer vos événements à venir.
Effectuez vos sondages en toute confiance en posant des questions auxquelles les gens auront envie de répondre et optez pour l’amélioration continue.
