Que ce soit pour remercier des membres de votre personnel de leur implication ou pour reconnaître des professionnels de votre secteur pour leur réussite, une cérémonie de remise des prix est une excellente occasion de rassembler des gens. Nous allons montrer dans cet article comment programmer une cérémonie de remise des prix exceptionnelle.
La saison des récompenses 2019-2020 bat désormais son plein dans de nombreux secteurs. Chaque année, au cours du quatrième trimestre, de nombreuses sociétés se rassemblent pour valoriser les meilleurs éléments de leur secteur. Programmer une cérémonie de remise des prix représente une prise en charge considérable et, comme tout événement, exige une préparation très importante. Les cérémonies de remise des prix représentent une excellente occasion de rendre hommage aux professionnels d’un secteur pour la qualité de leur travail, leur implication et leur réussite.
Un banquet de remise des prix est également un bon moyen d’augmenter la visibilité, de mettre votre marque en avant, de développer de nouveaux partenariats et même de lever des fonds pour votre propre entreprise ou votre organisation.
Si vous envisagez de donner une cérémonie de remise des prix et que vous souhaitez faire un maximum d’effet, voici tout ce que vous devez prendre en considération lors de l’organisation de cet événement à succès.
Commencez à vous organiser longtemps à l’avance
Si vous voulez réussir à organiser une cérémonie de remise des prix extraordinaire, commencez le processus de programmation au moins 9 à 12 mois à l’avance. Un événement bien mené est destiné à réussir du début à la fin. Pour organiser une cérémonie réussie, vous devez investir du temps en amont et penser à votre objectif final. En premier lieu, définissez des objectifs et des cibles spécifiques, réalistes et qui puissent être atteints. Ces objectifs spécifiques doivent comprendre les éléments suivants :
Disposer d’une chronologie d’exécution et d’une planification
Pour qu’un événement se déroule aussi bien que prévu, identifiez les étapes et les échéances nécessaires pour atteindre le succès optimal. Travaillez avec les différentes parties prenantes pour déterminer le périmètre de l’événement, les ressources nécessaires, les livrables et la chronologie prévue. Écrivez toutes les tâches qui doivent être effectuées au cours de la phase d’exécution du processus d’organisation. Les tâches, comme la réservation du traiteur ou de la salle, peuvent être découpées en mini-projets et affectées à différentes personnes.
Évaluez les besoins du marché
Avant de vous lancer dans les méandres de la programmation d’une cérémonie de remise des prix, évaluez le besoin d’un tel événement dans votre secteur d’activité. D’autres cérémonies de ce type sont-elles déjà organisées ? Quand vos concurrents organisent-ils leur événement ? Il est essentiel de prendre en compte tous ces éléments avant de commencer le processus de programmation de l’événement. Si de nombreuses cérémonies de remise de prix sont déjà organisées, la promotion de votre événement risque d’être difficile.
Établir le budget
Le budget est la première chose que vous devez déterminer dans le processus de programmation. Cela n’a aucun sens d’organiser une cérémonie somptueuse si vous ne pouvez financer qu’une réception plus modeste. Les éléments suivants doivent figurer parmi les principales lignes budgétaires : coût de la location de la salle, restauration et buvette, interventions, décoration, trophées, animations en direct, sécurité, et installations audio-visuelles. Tous ces éléments peuvent consommer votre budget.
Vous devez également réfléchir aux coûts marketing impliqués par la promotion de votre événement. Est-ce que vous devrez payer pour promouvoir votre événement ? Cela peut représenter un budget important, selon le nombre de personnes que vous essayez de toucher.
Lorsque vous aurez une estimation de ce que vous coûtera l’organisation du banquet, vous pourrez déterminer la tarification des billets et les besoins de sponsoring.
Organisez une commission d’organisation
Si c’est vous qui accueillez l’événement, c’est à vous de recruter une équipe pour vous aider à l’organiser. Comme nous l’avons indiqué plus haut, l’organisation d’une cérémonie de remise des prix demande beaucoup de travail et plus vous aurez d’aide, mieux ce sera. Il arrive que l’organisation repose sur une seule personne. Le soutient d’une commission d’experts volontaires et de talent réduira votre niveau de stress et augmentera vos chances de concrétiser votre idée de départ. Répartissez les rôles et les responsabilités entre les membres de la commission. Vous devez avoir un responsable de l’événement et des sous-commissions en charge du sponsoring, du marketing, de la restauration, etc.
Réservez un lieu et une date
Lors du choix de la salle pour votre cérémonie de remise des prix, vous devez tenir compte de votre budget et du nombre de personnes que vous voulez inviter. La plupart des cérémonies de remise de prix professionnels se tiennent dans des lieux historiques et haut de gamme. Cela peut augmenter le budget. Recherchez un lieu qui dispose d’une offre tout en un avec restauration sur place et prise en charge de l’audio-visuel. Cela vous évitera d’avoir à chercher un traiteur externe. Assurez-vous également que la salle dispose d’excellentes prestations en termes d’éclairage, d’ambiance et de sonorisation.
Le choix de la date est tout aussi important que celui du lieu. Assurez-vous que l’événement ne tombe pas un jour férié ou en même temps qu’une fête religieuse. Vérifiez également les autres événements qui se tiennent le même mois dans le même secteur d’activité. Si les gens doivent parcourir une longue distance pour participer, il est probable qu’un seul événement dans le secteur retiendra leur attention pour le même mois.
Choisissez les catégories de récompenses
Le principal objectif d’une cérémonie de remise des prix est de féliciter les destinataires des prix pour leur réussite. Avant l’ouverture du processus de nomination, déterminez les catégories dans lesquelles vous voulez donner des récompenses. Souvenez-vous que plus vous aurez de catégories, plus l’événement durera longtemps. Évitez à vos participants une cérémonie mondaine et assommante en limitant la présentation à une heure et demie, deux heures au maximum. Déterminez par ailleurs si vous inviterez les destinataires des prix à faire un discours. Si c’est l’orientation que vous souhaitez donner à l’événement, limitez les discours à trois minutes pour éviter de déborder.
Choisissez un jury
La sélection du parfait jury peut être un excellent moyen d’améliorer la fréquentation de votre cérémonie de remise de prix. Trouver un jury composé d’experts reconnus du secteur ajoutera de la crédibilité à votre événement. Les juges peuvent venir de différents horizons et vous pouvez réduire votre sélection par secteur ou par domaine de compétence.
Cherchez à présenter des jurés d’horizons variés qui peuvent apporter des perspectives différentes autour de la table lors de la sélection des personnes à récompenser. Contactez les universités locales, les magazines, et les cadres des entreprises du classement Fortune 500. Il n’existe pas de guide pour trouver les jurés parfaits. Cependant, gardez en tête votre objectif final lorsque vous déciderez qui participera à la sélection des lauréats.
Pensez également à proposer une catégorie « choix du public » qui permettra aux personnes présentes de choisir un lauréat. La catégorie « choix du public » est un excellent moyen d’augmenter la participation en ligne et de générer du buzz externe autour de votre événement.
Associez-vous avec un partenaire médiatique
Si vous voulez attirer l’attention des médias sur votre événement, associez-vous avec un leader de la publication sectorielle pour présenter l’événement. Une composante du partenariat peut être, pour le magazine, de publier un article de présentation ainsi que la liste
des personnes récompensées. Cela renforcera l’image de votre marque comme expert reconnu du secteur.
En conclusion
L’organisation d’une cérémonie de remise des prix implique de nombreuses questions, mais vous avez désormais toutes les cartes en mains pour monter un événement qui en mettra plein la vue. Rappelez-vous que votre objectif final est que ce soit une expérience formidable pour les personnes récompensées et celles qui seront là pour les soutenir. C’est également une excellente occasion d’augmenter la présence de votre marque et de réjouir toutes les personnes présentes.
