Marketing Événementiel

Comment rédiger un communiqué de presse pour votre événement

Elsa Joseph
juin 3, 2022

En marketing événementiel, un communiqué de presse formel peut être un atout très important. Un communiqué de presse bien rédigé permet de garantir une bonne connaissance de votre événement par les médias qui, à leur tour, feront passer l’information auprès du public, et en particulier auprès de votre public cible.

Un autre atout intéressant du communiqué de presse, c’est son coût relativement bas comparé à celui des autres techniques de marketing. Cependant, un communiqué de presse ne sera valorisé que s’il est correctement rédigé. Si vous envoyez un texte médiocre, il y a de fortes chances que le journaliste l’ignore.

La rédaction d’un bon communiqué de presse peut ressembler à un vrai casse-tête, pourtant, sur le long terme, cela en vaut vraiment la peine, non seulement pour s’assurer une bonne couverture par la presse, mais également pour avoir la garantie que le bon message est envoyé à votre public cible.

Vous voulez améliorer vos communiqués de presse ? Vous êtes au bon endroit !

Vous apprendrez dans ce guide, entre autres choses :

  • Comment optimiser la lisibilité de votre communiqué de presse ;
  • Comment vous assurer que votre communiqué de presse est attractif avec une accroche efficace ;
  • Comment avoir la certitude que votre communiqué de presse sera lu et vous aidera à attirer plus de participants.

Commençons sans plus attendre par les données de base.

Qu’est-ce qu’un communiqué de presse et à quoi sert-il ?

En quelques mots, un communiqué de presse est un document écrit relativement court (généralement pas plus d’une ou deux pages), qui porte une annonce officielle auprès des médias.

L’objectif d’un communiqué de presse est de fournir des informations officielles, dans le cas présent, à propos de votre événement, pour que les médias puissent retransmettre ces informations au public (nos futurs participants). Ainsi le public connaîtra l’existence de l’événement, disposera des informations correctes, et enfin, sera suffisamment intéressé pour acheter un billet ou s’inscrire à l’événement.

Il est possible d’utiliser des communiqués de presse pour différentes raisons, voici quelques-uns des objectifs les plus courants dans le domaine de la programmation d’événement et du marketing événementiel :

  • Obtenir une bonne couverture de votre événement par les médias :
  • Construire la réputation et la reconnaissance de votre marque ;
  • Profiter d’un moyen peu cher de promouvoir votre événement et attirer des participants ;
  • Générer des backlinks de qualité depuis des sites de médias reconnus à des fins de SEO.

Pour atteindre ces objectifs, il faut cependant un communiqué de presse bien rédigé et c’est ce que nous allons découvrir dans la suite de ce guide.

Les éléments essentiels d’un communiqué de presse efficace

Vous pouvez structurer votre communiqué de presse de nombreuses manières, mais tout communiqué de presse efficace devrait contenir les éléments suivants :

1. En-tête

Cela va sans dire, vous devez avoir un en-tête accrocheur qui attirera le journaliste autant que votre public cible. Si vous avez également des objectifs SEO, assurez-vous d’optimiser également l’en-tête avec vos mots clé. Google indexera 60 caractères alors assurez-vous de placer vos mots clés au début à chaque fois que c’est possible.

Il faut bien entendu y inclure le nom ou la marque de l’événement et, si possible, le lieu et/ou la thématique de l’événement.

L’en-tête doit rester concise et aller droit au but. Évitez de donner trop de détails au début (c’est là que le corps du communiqué de presse entre en jeu).

2. Résumé

Vous devez proposer un résumé bien rédigé qui rassemble tous les points importants du communiqué de presse en quelques phrases. Il vaut mieux rédiger cette section en dernier, après avoir finalisé le brouillon de votre communiqué de presse .

3. Chapô

Cette courte introduction doit comporter une section de 20 à 30 mots qui présente toutes les informations de date et de lieu pour l’événement. Cette section doit être au format suivant : ville où se tiendra l’événement, État, (nom du média ou du site web qui publie le communiqué de presse), jour, mois, et année. Vous pouvez ajouter d’autres informations dans cette section mais elle doit rester courte.

4. Corps de texte

C’est assez clair également, le corps du communiqué de presse doit en être la plus longue partie, c’est là que vous fournirez autant d’informations (intéressantes) que possible sur votre événement. Cependant, le corps du communiqué de presse doit rester court et concis : il vaut mieux un court communiqué de presse réellement bon plutôt qu’un long communiqué de presse que personne ne lira.

Vous pouvez généralement donner les informations essentielles en seulement deux ou trois paragraphes. Indiquez en particulier qui est votre public cible, et citez en particulier les conférenciers, les exposants, et les grandes lignes remarquables qui méritent d’être signalée. Indiquez également les valeurs et les avantages de la participation à l’événement pour persuader le public cible.

Mentionnez tout élément remarquable ou intéressant à propos de l’événement, de la salle, de la date de l’événement, et tout autre détail notoire. À nouveau, pensez à optimiser cette section pour la rendre aussi attractive que possible.

5. À propos

La section « à propos », ou section passe-partout dans le jargon journalistique, est également très importante et vous devez l’optimiser au maximum.

Écrivez-la exactement comme une section « à propos » de site Internet, vous devez fournir des informations sur votre entreprise : qui vous êtes, quels sont les services que vous fournissez, quels sont les événements précédents que vous avez organisés, votre mission et votre vision et, si nécessaire, nommez les principaux cadres de votre entreprise. C’est la carte de visite professionnelle de votre entreprise que vous diffusez pour les médias et le grand public, alors optimisez-la bien.

6. Vos coordonnées

À la lecture de votre communiqué de presse, les journalistes peuvent avoir besoin de vous contacter directement. Pour leur simplifier cette opération, créez une carte avec toutes les coordonnées les plus importantes du porte-parole ou de la personne qui a rédigé le communiqué de presse.

La meilleure structure pour un communiqué de presse lisible

Vous pouvez utiliser différents formats pour votre communiqué de presse, mais voici notre recommandation afin qu’il soit bien optimisé pour améliorer sa lisibilité.

  1. En-tête
  2. « Pour diffusion immédiate »
  3. Informations de contact pour la presse :
    1. Nom
    2. Date
    3. Numéro de téléphone
    4. Adresse e-mail
    5. Autres détails utiles, restez synthétique
  4. Résumé sous forme de liste à puces
  5. Chapô (ville où se tiendra l’événement, État, (nom du média ou du site web qui publie le communiqué de presse), jour, mois, et année.)
  6. Corps de texte
    1. Le premier paragraphe présente ce dont parle votre communiqué de presse (la ligne directrice de l’événement).
    2. Rentrez un peu plus dans les détails dans le second paragraphe. Ajoutez une citation pertinente si possible.
    3. Le troisième paragraphe sert à fournir toute information complémentaire sur l’événement.
  7. Section à propos/passe-partout

Bonnes pratiques de rédaction pour un communiqué de presse

Maintenant que nous avons décrit le format idéal d’un communiqué de presse qui annonce un événement, voici quelques conseils et bonnes pratiques pour le développement du communiqué de presse idéal.

  • La première impression compte

Les journalistes qui lisent les communiqués de presse sont des gens occupés, si votre communiqué de presse ne les intéresse pas dès les premiers mots, il est probable que leur réaction soit simplement de passer au communiqué de presse suivant dans la pile. Démarrez fort et rendez votre texte aussi attractif que possible dès les premiers mots.

  • Facilitez l’accès aux informations

Facilitez autant que possible l’accès aux informations pertinentes pour les journalistes. Votre communiqué de presse doit rester court et aller droit au but, idéalement, il ne doit pas dépasser 800 mots. Encore une fois, évitez de faire perdre un temps précieux aux journalistes.

  • Évitez la voix passive

Utilisez la voix active sauf si c’est absolument impossible. La voix active permet en général à la personne qui lit d’obtenir des informations plus claires et cela peut également participer à entretenir l’engagement.

  • Ne vous survendez pas

Tenez-vous en aux informations pertinentes. Vous n’avez pas à vendre votre événement comme étant « le meilleur du monde », ou autres clichés.

  • Identifiez les personnes clés

Faites en sorte que la personne référente pour votre événement, à qui les destinataires peuvent adresser leurs questions et demandes, soit clairement identifiable.

  • Le timing est un point central

Le moment où vous envoyez le communiqué de presse est en réalité très important. Envoyez-le trop tôt avant le lancement de des inscriptions et votre public cible aura oublié lorsque vous démarrerez. Envoyez-le trop tard et vous risquez de ne pas toucher les participants ciblés. En général, envoyez le communiqué de presse deux à trois semaines avant le lancement de l’événement.

  • Faites preuve de professionnalisme

Vous pouvez utiliser un ton informel de temps en temps, selon la nature de votre événement, mais il vaut mieux utiliser un ton professionnel tout au long du communiqué de presse. À nouveau, évitez de survendre votre événement et concentrez-vous sur l’information.

  • Ciblez les publications

Envoyez le communiqué de presse aux publications dont le lectorat (ou les spectateurs) est semblable à votre public cible. Pensez également à la localisation géographique.

Les choses à éviter lors de la rédaction d’un communiqué de presse

Voici quelques erreurs à éviter lors de la rédaction et de l’envoi d’un communiqué de presse d’événement.

  • Évitez de donner toutes les informations possibles, ce qui rendrait le communiqué de presse trop long. Vous pouvez renvoyer vers votre site web ou vos profils sur les réseaux sociaux pour plus d’informations, ce qui est en réalité plus efficace et suscite plus de conversions.
  • Pour la publication en ligne, évitez d’inclure votre adresse e-mail, sauf si c’est absolument nécessaire. La boîte mail pourrait devenir la cible de robots de spam, ce qui serait contreproductif.
  • N’utilisez pas plus d’un hyperlien pour une publication en ligne, les moteurs de recherche pourraient considérer le communiqué de presse comme un spam.
  • N’utilisez pas de séries de points d’exclamation, de jargon, clichés ou autres éléments qui pourraient faire baisser la crédibilité du communiqué de presse. Faites preuve de professionnalisme.
  • Évitez d’utiliser trop de listes à puces. Les communiqués de presse sont plus efficaces lorsqu’ils sont présentés sous forme de paragraphes. Trop de listes à puces peuvent également être considérées par Google et les moteurs de recherche comme une tentative de sur-optimiser le SEO.

Conclusion

Vous disposez désormais de toutes les techniques et tous les outils dont vous avez besoin pour créer un communiqué de presse attractif et optimisé pour votre événement.

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Elsa Joseph
Head of Events
Passionnée par l’événementiel, Elsa a organisé des événements d’entreprise, activation de marques, festivals de musique puis s’est ensuite spécialisé dans l’organisation d’événements virtuels et hybrides afin de créer des expériences inoubliables accessible à tous.

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